Le glossaire ultime de la gestion d'événements et de lieux

Les logiciels de gestion des sites et des événements jouent un rôle essentiel dans la rationalisation des opérations et garantissent le succès de vos événements et la satisfaction de vos invités. Avec le bon logiciel, vous pouvez optimiser l'utilisation de votre site et minimiser les doubles réservations, garantissant ainsi une expérience fluide pour votre organisation et vos participants.  

Cependant, la terminologie relative aux logiciels de gestion des lieux et des événements peut prêter à confusion, même pour les professionnels chevronnés du secteur. Si vous êtes chargé de sélectionner un logiciel de gestion des lieux et des événements pour votre organisation, il est important que vous sachiez ce qu'il faut rechercher afin de trouver rapidement et facilement une solution qui réponde aux besoins de votre entreprise.  

Ce glossaire est une ressource précieuse pour les gestionnaires d'événements, les organisateurs d'événements, les professionnels de l'événementiel, les gestionnaires de sites et bien d'autres encore, qui leur permet de s'y retrouver dans le langage et les concepts complexes de ce domaine. Plongez-vous dans ce glossaire et enrichissez votre compréhension de la terminologie qui façonne le monde de la gestion d'événements et de sites.  

Glossaire de la planification d'événements, de la gestion d'événements et de la gestion de sites

De la conception et l'exploitation des sites à la planification, l'inscription, la logistique et les protocoles de sécurité des événements, nous avons compilé des définitions pour vous aider à mieux comprendre et communiquer au sein de ce secteur dynamique et diversifié qui émerveille les participants aux événements.  

Terminologie du secteur de l'organisation d'événements et de la gestion de sites  

• Audiovisuel (AV) : Éclairage, écrans, haut-parleurs et autres équipements techniques utilisés pour soutenir les présentations sonores et visuelles lors d'un événement.  
• Événement B2B : tout événement physique, virtuel ou hybride qui rassemble deux entreprises ou plus.
• Arrière-boutique (BOH) : Tout espace que les clients/participants ne voient généralement pas lors d'un événement, par exemple la cuisine, la salle verte, les salles de pause, les bureaux, etc.  
• Commande pour événement banquet (BEO)/Commande pour événement/Feuille de route : document généré par le système, répertoriant toutes les exigences et la logistique pour l'événement complet, du début à la fin.  
• Grand livre : avant l'essor des technologies événementielles, le secteur s'appuyait sur un livre physique qui servait de source principale pour toutes les informations relatives à un événement. Le grand livre contenait toutes les réservations, les détails des réceptions, les commandes de restauration et bien plus encore, écrits au crayon. Les équipes commerciales étaient responsables de la gestion du livre, se relayant pour passer les appels, effectuer les mises à jour et coordonner « le livre ».  
• Salles de réunion/salles de discussion : petites salles de réunion et espaces événementiels utilisés par les participants pour des réunions et des séances de réseautage en dehors des sessions principales/plénières lors de conférences et d'événements.  
• Salle de conférence : espace physique dédié aux réunions, équipé d'une seule grande table non déplaçable. La salle de conférence convient généralement aux réunions de petite et moyenne taille.  
• Restauration et ventes (C&S) : opérations sur site spécialement conçues pour gérer les événements avec des ressources telles que des salles de réunion, des espaces de pause, des repas, etc.  
• Certified Meeting Professional CMP/Certified Meeting Planner : personne titulaire d'une accréditation spécifique à l'industrie délivrée par l'Events Industry Council.  
• Sièges de type théâtre/Chevron : chaises disposées en rangées face à la scène. Configuration des chaises et des tables pour un événement ou une fonction particulière.  
• Disposition de type salle de classe/salle d'école : tables et chaises disposées en rangées face à une zone particulière de la salle de réunion. Cette disposition permet au public de prendre facilement des notes.  
• Événement d'entreprise : événement organisé par une entreprise à l'intention de ses employés ou de ses clients.
• Immobilier d'entreprise (CRE) : biens immobiliers utilisés par une entreprise à des fins opérationnelles.
• Covers/PAX : nombre de participants à un événement.  
• Production événementielle : mise en œuvre technique et créative d'un événement à l'aide de sons, d'éclairages, de vidéos, de designs et autres éléments visant à influencer l'ambiance parmi les participants.
• Planificateur/organisateur d'événements : combinaison de la gestion de projet et de l'organisation de rassemblements à petite et grande échelle, notamment des festivals, des conférences, des réceptions officielles, des concerts, des événements sportifs, des congrès, des salons, des événements d'entreprise, etc.
• Responsable événementiel/responsable de site : professionnels polyvalents chargés de superviser toutes les activités, les employés et les opérations commerciales liés à un site ou à un événement.
• Événement hybride : tout rassemblement combinant des aspects d'événements en direct et d'événements virtuels.
• Demande de proposition (RFP)/Demande de devis (RFQ)/Demande d'informations (RFI) : demande émanant d'un prospect ou d'un client décrivant les exigences relatives à la réservation d'un événement ou d'un lieu, y compris, mais sans s'y limiter, la restauration, l'inventaire, l'audiovisuel et d'autres éléments nécessaires à l'événement. Dans ce cas, le lieu doit répondre par une proposition/un devis officiel décrivant comment il peut répondre aux besoins du client.  
• Bloc de chambres : nombre défini de chambres réservées dans un établissement, tel qu'un hôtel, généralement à un tarif réduit.
• Cloisons/murs suspendus : système de séparation utilisé pour diviser de grandes pièces en espaces plus petits.  
• Schéma de la salle/Disposition de la salle/Plans de table : Configuration des tables et des chaises de la salle en fonction du type d'événement.  
• Temps d'installation/chargement/montage : temps nécessaire pour préparer la salle ou le hall en vue d'un événement. Pendant ce temps, aucun autre événement ne peut être réservé pour cet espace.  
• Gestion durable des événements/Écologisation des événements : les considérations environnementales, économiques et sociales dans la gestion des événements. Cela implique d'intégrer les principes du développement durable tout au long de la planification, de l'exécution et de la participation à l'événement, dans le but d'assurer une organisation responsable.  
• Salon professionnel : événement à grande échelle au cours duquel les entreprises d'un secteur particulier font la promotion de leurs produits et services.
• Disposition en U/en fer à cheval : les tables sont disposées en U, avec les chaises à l'extérieur, face à l'espace vide intérieur. 
• Événement virtuel : rassemblement organisé sous forme numérique.

Terminologie relative aux logiciels de gestion d'événements et de sites  

• Module complémentaire : fonctionnalité supplémentaire pouvant être ajoutée au système central afin d'étendre ses capacités.
• Interface de programmation d'application (API) : interface qui permet de synchroniser de manière transparente des informations entre différentes applications/systèmes/logiciels qui n'ont pas été explicitement conçus pour fonctionner ensemble.  
• Intelligence artificielle (IA) : intelligence dont font preuve les machines, en particulier les systèmes informatiques. Dans la gestion d'événements et de sites, l'IA est souvent utilisée pour rationaliser et prédire les tâches répétitives.
• Réalité augmentée : intégration d'informations ou d'images numériques dans l'environnement réel d'une personne.
• Gestion du changement : processus consistant à préparer et à accompagner les individus, les équipes et les organisations dans la mise en œuvre de changements organisationnels ou technologiques.  
• Cloud : Le cloud computing est un modèle de fourniture de logiciels dans lequel les ressources et les données sont accessibles à la demande via Internet. Le terme « cloud » (nuage) signifie que les informations sont disponibles à tout moment et en tout lieu, et que les utilisateurs n'ont pas besoin de se trouver à un endroit précis pour y accéder.  
• Gestion de la relation client (CRM): processus dans lequel une technologie automatisée gère les interactions d'une organisation avec ses clients, généralement à l'aide d'analyses de données permettant d'étudier de grandes quantités d'informations.  
• De niveau entreprise : logiciel évolutif et capable de prendre en charge un grand nombre d'utilisateurs.  
• La gestion des incidents événementiels est le processus qui consiste à réagir à un événement imprévu ou à une interruption et à y remédier.  
• La gestion des risques liés aux événements consiste à identifier, évaluer et atténuer les risques potentiels susceptibles d'avoir une incidence sur le déroulement d'un événement et la sécurité des participants.  
• Intégration : en matière de logiciels, l'intégration est un processus qui consiste à fusionner deux ou plusieurs systèmes à l'aide d'une synchronisation unidirectionnelle ou bidirectionnelle afin que les données/fonctionnalités circulent librement entre eux.  
• Diffusion en direct : transmission ou réception de vidéos et d'audio en direct sur Internet.
• Multi-tenant : une seule instance du logiciel qui prend en charge plusieurs locataires. Tous les locataires partagent une seule base de données, mais chacun d'entre eux est isolé, de sorte qu'ils sont invisibles les uns pour les autres.  
• Software-as-a-Service (SaaS) : parfois appelé « à la demande », le SaaS est un modèle de licence et de fourniture dans lequel les logiciels sont fournis via Internet sur la base d'un abonnement.  
• Sandbox : environnement dupliqué de la plateforme logicielle destiné à la formation et au test de nouvelles fonctionnalités.
• Écosystème technologique (Tech Ecosystem) : ensemble des technologies utilisées par une entreprise donnée pour exercer ses activités et, plus précisément, la manière dont ces solutions sont interconnectées.  
• Technologies utilisées (Tech Stack) : ensemble des technologies utilisées par une entreprise pour mener à bien ses activités.  
• Locataire : un locataire est un groupe d'utilisateurs qui partagent un accès commun avec des privilèges spécifiques à l'instance du logiciel.  
• Interface utilisateur : Point d'interaction entre l'utilisateur et le logiciel/système.

Acronymes relatifs aux événements, aux lieux et aux logiciels  

• Hébergement (ACM)  
• Arrivées et départs (AAD)  
• Arrière-boutique (BOH)  
• Diffusion (BRD)  
• Complexe de diffusion (BCC)  
• Bump In Bump Out (BIBO)  
• Restauration (CAT)  
• Restauration, nettoyage et déchets (CCW)  
  
• Cérémonies et intégration des torches (CER)  
  
• Groupe directeur municipal (GDM)  
• Programme de partenariat commercial (XPP)  
• Communications (COM)  
  
• Engagement communautaire (CEG)  
  
• Dessin assisté par ordinateur (CAO)  
  
• CRM, numérique et social (CDS)  
  
• Gestion de la relation client (CRM)  
  
• Jours restants (DTG)  
  
• Réunion d'enregistrement des délégations (DRM)  
  
• Numérique (DIG)  
  
• Outil de cartographie des événements (EMT)  
  
• Services événementiels (EVS)  
  
• Domaines fonctionnels (DF)  
  
• Terrain de jeu (FoP)  
  
• Avant-scène (FOH)  
  
• Mobilier, agencements et équipements (FFE)  
  
• Dispositions du Guide vert (GGS)  
  
• Conformité et opérations de l'hôte (HCO)  
  
• Opérations hôtelières (HOP)  
  
• Centre international de diffusion (IBC)  
  
• Intelligence (INT)  
  
• Personne bénéficiant d'une protection internationale (PPI)  
  
• Appel d'offres (ITT)  
  
• Indicateurs clés de performance (KPI)  
  
• Comité d'organisation local (LOC)  
  
• Logistique (LOG)  
  
• Centre logistique principal (MLC)  
  
• Centre des opérations principales (MOC)  
  
• Centre de presse principal (MPC)  
  
• Installation de criblage des matériaux (MFS)  
  
• Calendrier général de livraison (MDS)  
  
• Médias (MDA)  
  
• Media Hotel (MDH)  
  
• Médical (MED)  
  
• Mois restants (MTG)  
  
• Préparation opérationnelle (ORS)  
  
• Superposition et utilitaires (OVL)  
  
• Park & Ride (PAR)  
  
• Centre des opérations du parc (POC)  
  
• Bureau de gestion des programmes (PMO)  
  
• Programme / État de préparation opérationnelle (POR)  
  
• Réunions sur l'avancement du programme (PPM)  
  
• Approvisionnement (PRO)  
  
• Protocole (PRT)  
  
• Services technologiques de résultats (RTS)  
  
• Diffuseur détenteur des droits (RHB)  
  
• Programme de protection des droits (RPP)  
  
• Sécurité (SAF)  
  
• Sécurité (SEC)  
  
• Expérience spectateur (SPS)  
  
• Services aux spectateurs (SPS)  
  
• Dépôt de transport des spectateurs (STD)  
  
• Présentation sportive (SPN)  
  
• Durabilité (SUS)  
  
• Agent de liaison avec les équipes (ALE)  
  
• Billetterie (TIC)  
  
• Centre névralgique du tournoi (TCH)  
  
• Système d'information sur les tournois (TIS)  
  
• Lieux de formation (TRV)  
  
• Transport (TRA)  
  
• Centre de coordination des transports (TCC)  
  
• Gestion de la demande de transport (GDT)  
  
• Uniforme (UNI)  
  
• Centre des uniformes et des accréditations (UAC)  
  
• Centre d'accréditation du site (VAC)  
  
• Directeur général du site (VGM)  
  
• Contrat de location de salle (VHA)  
  
• Gestion des sites (VMA)  
  
• Centre multimédia du site (VMC)  
  
• Responsable des médias du site (VMM)  
  
• Opérations sur site (VOP)  
  
• Réunions de planification des lieux (VPM)  
  
• Processus de planification des lieux (VPP)  
  
• Responsable de la sécurité du site (VSM)  
  
• Services technologiques pour les lieux événementiels (VTS)  
  
• Contrat d'utilisation des locaux (VUA)  
  
• Personne très importante (VIP)  
  
• Bénévoles (VOL)  
  
• Travaux en cours (WIP)  
  
• Main-d'œuvre (WKF)  
  
• Centre des opérations de zone (ZOC)  

Naviguer dans le secteur de la gestion d'événements et de lieux  

En conclusion, notre glossaire complet des termes utilisés dans le secteur constitue une ressource précieuse pour les professionnels de la gestion d'événements et de sites. Nous espérons que ce glossaire vous apportera les connaissances nécessaires pour vous y retrouver dans les complexités de la planification d'événements, de l'exploitation de sites et bien plus encore.   

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