La gestion d'événements n'est pas une mince affaire. Que vous soyez responsable événementiel interne d'une entreprise du Fortune 500, responsable événementiel d'un établissement d'enseignement supérieur, que vous cherchiez à promouvoir votre lieu ou que vous occupiez un poste intermédiaire, la gestion d'événements et de lieux est semée d'embûches et de tâches à accomplir.
Autrefois, un stylo et du papier suffisaient pour gérer efficacement des événements. Cela, ainsi qu'une équipe de spécialistes et un téléphone. Aujourd'hui, les événements ont gagné en complexité et en ampleur, avec des délais plus courts, des processus de réservation rationalisés et une importance accrue accordée à la sécurité, le tout avec un budget de plus en plus serré.
Le secteur de l'événementiel est plus important que jamais, et il ne cesse de croître. Ce qui fonctionnait par le passé ne suffit plus aujourd'hui. Pour réussir dans la gestion des lieux et des événements dans le contexte actuel, il faut passer au numérique. Les logiciels de gestion d'événements et de gestion de lieux sont la solution.
Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion d'événements ?
Un logiciel de gestion d'événements est une plateforme numérique qui aide les organisations à planifier, réserver, exécuter et analyser des événements dans un système centralisé. Il remplace les outils manuels et les systèmes déconnectés par une méthode plus rationalisée pour gérer les lieux, les ressources et les opérations événementielles du début à la fin.
Il fut un temps où la gestion des lieux et des événements se faisait presque exclusivement à l'aide du fameux grand livre. Pour les non-initiés, ce livre était la seule source d'informations fiables. Il contenait tous les rendez-vous, les notes sur les changements, les détails financiers, les notes sur la restauration, etc. Les logiciels de gestion d'événements sont en fin de compte le grand livre, mais en mieux.
Les fonctionnalités des logiciels de gestion d'événements varient selon les fournisseurs. Certaines plateformes se concentrent sur les réservations, d'autres sur l'aspect financier, d'autres encore sur les événements virtuels, etc. Quel que soit le fournisseur, les fonctions clés des EMS comprennent généralement tout ou partie des éléments suivants :
- Réservation en ligne : gère les demandes d'événements et d'espaces, la planification et les confirmations dans un seul système.
- Processus liés à la gestion de la relation client (CRM) : gère les informations relatives aux clients, aux partenaires et aux parties prenantes internes.
- Facturation et paiements : prend en charge la facturation, le recouvrement des paiements et le suivi financier lié aux événements.
- Gestion de la restauration : coordonne les menus, les effectifs et les exigences alimentaires pour tous les événements.
- Inventaire du matériel : répertorie le matériel disponible, y compris le matériel audiovisuel, le mobilier et les fournitures pour les événements.
- Analyse budgétaire : suit les coûts, contrôle les budgets et résume les dépenses globales liées à l'événement.
- Automatisation des flux de travail : rationalise les approbations, les tâches et les processus événementiels répétitifs.
- Modèles d'e-mails : permet d'envoyer des confirmations, des rappels et des mises à jour cohérents concernant les événements.
Quels que soient les services proposés par une plateforme de gestion d'événements donnée, l'objectif final est souvent le même : aider les professionnels actuels du secteur des lieux événementiels et de l'événementiel à suivre le rythme croissant et les critères de réussite en matière de gestion d'événements.
Pourquoi utiliser un logiciel de gestion d'événements ?
Les logiciels de gestion d'événements offrent un certain nombre d'avantages évidents. Mais si le livre constituait une source unique de vérité, on peut facilement se demander pourquoi cette approche n'est plus applicable aujourd'hui. Il y a plusieurs raisons à cela :
- Les processus événementiels actuels sont plus importants et plus complexes.
- Les événements peuvent se dérouler sur plusieurs sites et comporter un élément numérique/virtuel.
- La sécurité est plus importante que jamais, ce qui exige davantage de mesures de sécurité et de conformité.
- Les événements de grande envergure nécessitent des processus de réservation et d'inscription plus efficaces.
- Les budgets sont plus serrés, ce qui exige une plus grande efficacité à tous les niveaux.
- Les effectifs sont en pleine mutation, en particulier dans le contexte de la pandémie de coronavirus.
Un gros livre physique n'est pas efficace et ne permet pas non plus de gérer rapidement et facilement les prestataires de services de sécurité tiers. Un gros livre ne facilite pas non plus la collecte des données historiques des événements et des exercices financiers précédents.
En termes simples, les logiciels de gestion d'événements sont plus à même de suivre le rythme et la complexité actuels que n'importe quel processus ou méthode manuelle.
« Certaines organisations utilisent encore la méthode du grand livre. D'autres, à la recherche d'une solution numérique, se tournent vers des outils tels qu'Excel. C'est déjà une amélioration, mais beaucoup d'organisations se rendent rapidement compte qu'Excel ne permet pas de conserver les données historiques ni le journal des modifications. Cela pose des problèmes qui poussent finalement beaucoup de gens à se tourner vers une plateforme de gestion d'événements adaptée. » — Michelle Whittle, chef d'équipe Solutions et ingénierie chez Momentus
Avantages liés à l'utilisation d'un logiciel de gestion d'événements
Alors que les événements continuent de gagner en ampleur, en fréquence et en complexité, les logiciels de gestion d'événements aident les organisations à suivre le rythme. Plutôt que de s'appuyer sur des processus manuels ou des outils disparates, les équipes disposent ainsi d'un moyen plus structuré et évolutif pour gérer les événements du début à la fin.
Meilleure visibilité sur l'ensemble des événements et des sites
L'un des avantages les plus immédiats des logiciels de gestion d'événements est la visibilité. Les détails des événements, les réservations, les informations financières et la disponibilité des ressources sont tous regroupés dans un seul système. Cela permet aux équipes de mieux comprendre ce qui se passe dans les différents lieux et événements à tout moment, sans avoir à se fier aux e-mails, aux feuilles de calcul ou aux documents papier. Lorsque les informations sont centralisées, les équipes peuvent réagir plus rapidement aux changements et réduire les malentendus.
Des processus plus efficaces et cohérents
Les logiciels de gestion d'événements permettent de standardiser la planification et l'exécution des événements. Les workflows automatisés, les modèles et les processus de validation réduisent les tâches manuelles répétitives et garantissent une gestion cohérente des tâches. Cela s'avère particulièrement utile pour les organisations qui gèrent des événements récurrents, plusieurs sites ou un grand nombre de réservations, où les petites inefficacités peuvent rapidement s'accumuler.
Meilleure surveillance financière et meilleur contrôle budgétaire
Grâce à ses outils intégrés pour la facturation, les paiements et l'analyse budgétaire, le logiciel de gestion d'événements offre une vision plus claire des finances liées aux événements. Les équipes peuvent plus facilement suivre les coûts, contrôler les budgets et comprendre les performances financières de chaque événement ou site. Ce niveau de visibilité est essentiel lorsque les budgets sont serrés et que la responsabilité est de plus en plus importante.
Une coordination renforcée entre les équipes et les parties prenantes
Les événements impliquent souvent plusieurs équipes internes et partenaires externes. Les logiciels de gestion d'événements permettent à tout le monde de rester sur la même longueur d'onde en centralisant la communication, la documentation et les calendriers. Qu'il s'agisse de coordonner la restauration, l'équipement ou l'aménagement des salles, le fait de disposer d'un système partagé réduit la confusion et permet de s'assurer que rien n'est oublié.
Accès facilité aux données historiques et aux rapports
Contrairement aux systèmes papier ou aux tableurs basiques, les logiciels de gestion d'événements conservent une trace des événements passés. Ces données historiques permettent aux équipes d'analyser les tendances, de comparer les performances d'une année sur l'autre et de prendre des décisions plus éclairées pour l'avenir. Au fil du temps, ces informations aident les organisations à améliorer leur planification, à justifier leurs investissements et à affiner leurs stratégies événementielles.
Une base capable de s'adapter à la demande
À mesure que les programmes événementiels se développent, les systèmes manuels deviennent plus difficiles à gérer. Les logiciels de gestion événementielle fournissent une base capable de s'adapter à l'augmentation de la demande, aux nouveaux lieux ou aux exigences événementielles plus complexes. Plutôt que d'ajuster constamment les processus pour les adapter aux outils, les équipes bénéficient d'un système conçu pour soutenir la croissance à long terme. Pris dans leur ensemble, ces avantages font que les logiciels de gestion événementielle ne visent pas tant à remplacer un livre ou un tableur qu'à mettre en place un système qui prend en charge les réalités de la gestion moderne des événements et des lieux.
Toutes les plateformes logicielles de gestion d'événements sont-elles identiques ?
Il n'existe pas deux plateformes de gestion d'événements identiques, beaucoup d'entre elles échangeant une fonctionnalité contre une autre ou privilégiant un type d'événement plutôt qu'un autre. Alors que certains fournisseurs de logiciels de gestion d'événements se concentrent sur la gestion des salles pour les arts du spectacle, d'autres adaptent leurs offres aux événements virtuels, etc.
Ces différences rendent important de comprendre les flux de travail, le public, les points faibles et bien plus encore de votre propre organisation. Lorsque vous réfléchissez au type de fournisseur à rechercher, tenez compte des éléments suivants :
- Nombre d'espaces événementiels que vous gérez.
- La complexité de votre processus de réservation d'événements.
- La complexité de vos processus d'inscription à des événements et de billetterie.
- Si le fournisseur propose une application mobile.
- Si le fournisseur fournit des informations et des analyses en temps réel.
- Quel type de plans d'étage gérez-vous ?
Ce ne sont là que quelques-uns des nombreux éléments à prendre en considération. Pour un aperçu plus complet du processus de sélection des fournisseurs, consultez notre guide complet sur la sélection des lieux et la gestion d'événements.
Une fois que vous avez bien cerné vos besoins en matière de gestion d'événements, vous pouvez commencer à rechercher le lieu et la plateforme logicielle de gestion d'événements qui vous conviennent.
FAQ sur les logiciels de gestion d'événements
Que fait un logiciel de gestion d'événements ?
Les logiciels de gestion d'événements aident les organisations à planifier, réserver, exécuter et analyser des événements dans un système centralisé. Ils regroupent la planification, la coordination des ressources, le suivi financier et la communication afin que les équipes puissent gérer les événements plus efficacement du début à la fin.
Quels sont les différents types de logiciels de gestion d'événements ?
Les logiciels de gestion d'événements peuvent varier en fonction de leur orientation. Certaines plateformes sont spécialisées dans la réservation de lieux et d'espaces, d'autres se concentrent sur l'inscription et la billetterie, la gestion financière ou les événements virtuels et hybrides. Les plateformes plus complètes combinent plusieurs de ces fonctions pour prendre en charge l'ensemble du cycle de vie d'un événement.
Quels sont les quatre types de gestion d'événements ?
La gestion d'événements est souvent divisée en quatre domaines principaux : la planification et la coordination, les opérations et la logistique, la gestion financière et les rapports post-événementiels. Les logiciels modernes de gestion d'événements sont conçus pour prendre en charge ces quatre domaines en centralisant les données et en standardisant les flux de travail.
Quelles sont les meilleures plateformes logicielles de gestion d'événements ?
Les meilleures plateformes logicielles de gestion d'événements varient en fonction du secteur d'activité et du cas d'utilisation. Certaines sont spécialement conçues pour les lieux d'accueil et l'enseignement supérieur, tandis que d'autres se concentrent sur les conférences, les événements d'entreprise ou les expériences payantes. Lors de l'évaluation des plateformes, il est important de tenir compte des fonctionnalités, de l'évolutivité et de la capacité du logiciel à répondre aux besoins spécifiques de votre organisation.
Logiciel de gestion d'événements Momentus
Le paysage événementiel continue d'évoluer, imposant aux équipes de nouvelles exigences : gérer davantage d'événements, respecter des délais plus serrés et mener à bien des opérations de plus en plus complexes. Pour suivre le rythme, les organisations ont besoin d'une plateforme qui rassemble tous les éléments, et non d'un outil supplémentaire qui ajoute à la complexité.
Le logiciel de gestion d'événements Momentus est conçu pour prendre en charge l'ensemble du cycle de vie d'un événement sur une plateforme connectée unique. De la réservation en ligne et la gestion des espaces au suivi financier, en passant par la coordination des ressources et la création de rapports, Momentus aide les équipes chargées des événements et des sites à travailler plus efficacement tout en conservant une visibilité sur chaque détail. Grâce à des données centralisées, des flux de travail automatisés et des outils évolutifs, les organisations peuvent mieux gérer les événements actuels tout en se préparant pour l'avenir.
Si vous cherchez à rationaliser vos opérations, à mieux comprendre les performances de vos événements et à adopter une approche plus durable de la gestion des événements et des sites, Momentus vous offre une solution pratique.
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