Gestion des risques liés aux événements : élaborez un plan pour votre site ou votre événement

La gestion d'événements est une activité risquée. Cependant, contrairement à d'autres secteurs à haut risque, les sites d'événements manquent souvent de plans efficaces de gestion des risques, ce qui peut les exposer à des menaces potentielles. Compte tenu des défis permanents liés à l'exercice d'activités dans un environnement complexe, incertain et parfois semé d'embûches, une approche proactive de la gestion des risques est essentielle pour garantir le bon déroulement et la sécurité des événements. 

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J'ai passé plus de 30 ans à travailler avec des sites événementiels du monde entier pour les aider à élaborer des plans de gestion des risques efficaces intégrant la législation en vigueur, les directives gouvernementales et les normes de bonnes pratiques du secteur. En tant que spécialiste des risques, j'ai pu constater de mes propres yeux les avantages que les sites événementiels peuvent tirer d'une approche proactive de la gestion des risques lors d'événements. De même, j'ai également été témoin des effets dévastateurs que peuvent subir les sites qui ne mettent pas en œuvre de stratégies efficaces de gestion des risques. Cet article explique comment les sites peuvent élaborer un plan efficace de gestion des risques liés aux événements, afin d'être préparés à toute éventualité.

Qu'est-ce que la gestion des risques événementiels ?

La gestion des risques événementiels consiste à identifier, évaluer et contrôler les risques prévisibles susceptibles d'avoir une incidence sur la réussite d'un événement. Ces risques prévisibles comprennent tout incident ou problème pouvant avoir une incidence sur les participants, les fournisseurs, le personnel ou le lieu lui-même. La gestion des risques événementiels est essentielle à la réussite et à la sécurité de tout événement. Découvrez ce qu'est la gestion des risques événementiels et comment vous pouvez organiser des événements sûrs et mémorables.

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Le diagramme ci-dessous illustre une approche exemplaire de la gestion des risques telle que développée par l'Organisation internationale de normalisation (ISO): 

Remarque : ces directives ne sont pas spécifiques aux événements, mais constituent plutôt une norme universelle pour toute gestion des risques. À ce titre, les sites doivent adapter ces directives au contexte de chaque événement. 

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Qu'est-ce qu'un plan de gestion des risques liés aux événements ?

Unplan de gestion des risques liés à un événement est un cadre documenté qui décrit comment un lieu ou une équipe événementielle identifiera, évaluera, atténuera et répondra aux risques potentiels avant, pendant et après un événement. Il garantit la cohérence, la responsabilité, la conformité et la préparation dans toutes les opérations liées à l'événement.

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Sans plan officiel de gestion des risques liés aux événements, les procédures de gestion des risques sont souvent réactives, incohérentes ou non documentées, ce qui augmente considérablement l'exposition aux défaillances juridiques, opérationnelles et sécuritaires.

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Pourquoi les sites ont-ils besoin de plans de gestion des risques liés aux événements ? 

Pour organiser des événements réussis, les sites doivent prendre des risques. Cela dit, la réussite d'un événement exige également que les exploitants des sites prennent en compte tous les risques potentiels, puis trouvent des moyens de les prévenir ou d'en minimiser l'impact afin de garantir à tous les participants, au personnel et aux fournisseurs la meilleure expérience possible et la plus sûre.  

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Quelle que soit l'ampleur de l'événement, les sites ne peuvent pas se permettre de relâcher leur vigilance en matière de risques et doivent toujours suivre les lignes directrices ISO 31000:2018 relatives à la gestion des risques. Ce faisant, ils peuvent être assurés que leurs plans de gestion des risques liés aux événements : 

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1. Promouvoir la sécurité : veiller à ce que l'ensemble du personnel, des fournisseurs et des participants soient en sécurité dans la mesure du possible pendant leur présence sur le site. 

2. Fournir une documentation et une formation adéquates : documenter et évaluer tous les risques potentiels, et former le personnel afin qu'il comprenne comment chaque risque doit être traité s'il survient.  

3. Minimiser l'impact : veiller à ce que tout incident puisse être traité rapidement afin d'en minimiser l'impact et d'assurer la continuité des activités. 

4. Assurer la conformité : élaborer des protocoles de gestion des risques conformes à la législation en vigueur et aux directives gouvernementales pertinentes. 

5. Éviter les sanctions : des plans de gestion des risques efficaces réduisent considérablement le risque d'implications juridiques potentielles résultant d'un échec de la gestion des risques. 

6. Répondre aux besoins des clients : comme le montre la hiérarchie des besoins de Maslow (voir schéma ci-dessous), la sécurité et la sûreté sont des besoins humains fondamentaux. La gestion des risques liés aux événements est donc essentielle pour répondre aux besoins de vos clients et leur offrir des expériences mémorables. 

Principes fondamentaux d'un plan efficace de gestion des risques liés aux événements 

Selon cet article de Tech Target, les échecs en matière de gestion des risques sont souvent présentés comme le résultat d'événements malheureux, d'un comportement imprudent ou d'un mauvais jugement, mais ils sont souvent le résultat de problèmes systémiques. D'après mon expérience, une mauvaise planification, la complaisance et le manque d'engagement sont les principaux facteurs qui contribuent à l'inefficacité de la gestion des risques événementiels.  

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Pour garantir le succès, suivez ces principes fondamentaux d'un plan efficace de gestion des risques liés aux événements :  

1. Vous devez être proactif afin d'être toujours prêt et de pouvoir prévenir un incident ou en réduire l'impact. 

2. Vous devez adopter une approche systématique pour vous assurer que vous avez couvert tous les aspects et que vous n'avez omis aucun détail important.  

3. Vous devez vous engager à améliorer continuellement vos plans en mesurant leur efficacité, en apportant les ajustements nécessaires et en tenant compte de tout nouveau risque qui pourrait apparaître. 

4. Vous devez vous assurer que toute votre équipe adhère au plan. Du personnel junior à la direction, chacun doit comprendre l'importance des plans et procédures de gestion des risques liés aux événements, ainsi que ses responsabilités. 

5. Chaque personne qui contribue à la maîtrise des risques doit être responsable de l'exécution de ses tâches dans les délais impartis et au mieux de ses capacités.  

Risques principaux que chaque site doit prendre en compte lors de la planification d'événements  

Des risques financiers à la santé publique, en passant par la conformité légale et les conditions météorologiques extrêmes, les événements comportent de nombreux risques potentiels. De plus, des risques imprévus surviennent à tout moment, et ce sont souvent ces risques rares ou inattendus que les sites ne parviennent pas à comprendre et auxquels ils ne parviennent pas à se préparer. Citons par exemple l'attentat à la bombe de Manchester lors du concert d'Ariana Grande et l'effondrement du toit de l'Apollo Theatre à Londres.  

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Lorsqu'on identifie les risques potentiels d'un événement, il est important de garder à l'esprit que les risques n'existent pas de manière isolée et qu'ils peuvent souvent avoir des répercussions sur plusieurs aspects de votre activité. Le diagramme suivant présente tous les risques que les sites doivent prendre en compte lorsqu'ils élaborent un plan efficace de gestion des risques liés aux événements, et montre comment ces risques sont interdépendants : 

Assistance à la gestion des risques liés aux événements 

Il est important d'être préparé et de planifier la prévention des incidents à risque. Assurez-vous de recenser les problèmes et veillez à ce que les processus de gestion des risques soient suivis, documentés et rapportés. Risk Manager de Momentus Technologies est une solution qui aide les parties prenantes des sites à gérer les risques liés aux événements.

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Risk Manager peut être intégré à tous les logiciels de gestion d'événements et de gestion de sites Momentus, permettant ainsi aux équipes de gérer les risques dans le cadre des mêmes flux de travail qu'elles utilisent déjà pour la planification, la réservation et les opérations. En intégrant la gestion des risques directement dans votre infrastructure technologique globale dédiée aux événements et aux sites, les équipes bénéficient d'une meilleure visibilité, d'une responsabilité accrue et d'une surveillance plus cohérente des risques pour chaque événement. Découvrez comment vous pouvez tirer parti de notre solution spécialement conçue pour améliorer la gestion des risques liés aux événements dans votre site. 

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