Le secteur de la gestion des sites et des événements continue de faire face à des exigences croissantes, tant en interne qu'en externe. En interne, de nombreux sites ont encore du mal à attirer et à retenir les professionnels de la gestion d'événements. En externe, les clients sont de plus en plus exigeants, qu'il s'agisse d'expériences personnalisées ou d'une plus grande flexibilité dans les options proposées pour les événements.
En conséquence, les acteurs du secteur doivent accélérer leurs progrès technologiques afin de rester à la pointe et de maximiser leurs opportunités de revenus à long terme.
L'intelligence artificielle (IA) est devenue ces dernières années une force de transformation dans la gestion des lieux et des événements. Selon AI Business, 95 % de toutes les interactions avec les clients seront assurées par l'IA d'ici 2025. Cette technologie a le potentiel de révolutionner la manière dont les événements sont planifiés, exécutés et gérés afin de répondre aux demandes en constante évolution des clients.
Mais comment l'IA va-t-elle exactement profiter au secteur de la gestion d'événements et de sites, et quels sont les défis liés à sa mise en œuvre ? Nous explorons ici la tendance croissante de l'IA, ses effets sur le secteur et ce que cela signifie pour l'avenir de la gestion de sites et d'événements.
L'essor de l'IA dans la gestion des sites et des événements
Le principal facteur déterminant l'adoption de l'IA dans la gestion des sites et des événements est la recherche de moyens innovants pour relever des défis croissants, qu'il s'agisse de satisfaire les demandes des participants, de lutter contre les inefficacités opérationnelles ou d'améliorer les solutions en matière de sécurité et de gestion des risques.
Selon les prévisions mondiales pour les réunions et événements en 2024, 42 % des personnes interrogées prévoient d'utiliser l'IA en 2024 pour automatiser leurs événements et relever ces défis. Les organisateurs d'événements utilisent déjà des plateformes d'IA telles que ChatGPT pour rationaliser les processus de création des invitations, des ordres du jour et des calendriers des événements, ce qui leur permet de gagner du temps et d'économiser des ressources tout en créant des événements plus attrayants.
4 avantages de l'IA dans la gestion des sites et des événements
Qu'il s'agisse d'améliorer l'expérience des participants ou de renforcer les pratiques de développement durable, l'IA a le potentiel de transformer la manière dont les événements sont planifiés et exécutés. Nous soulignons ici certains des principaux avantages que l'IA peut offrir :
Efficacité opérationnelle
Traditionnellement, la planification d'événements est un processus fastidieux qui repose largement sur le travail manuel. L'IA peut facilement surmonter ces défis courants, tels que la gestion logistique, la planification du personnel et le suivi de l'engagement des participants, grâce à sa capacité à évaluer rapidement et précisément de grandes quantités de données.
Selon McKinsey, l'IA générative actuelle peut automatiser près de 70 % des tâches des employés, leur laissant ainsi la liberté de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. Les planificateurs peuvent ainsi tirer efficacement parti de l'IA pour améliorer l'efficacité opérationnelle, prévoir l'agencement optimal des lieux et prendre des décisions fondées sur des données afin de gagner du temps et d'économiser des ressources à long terme.
Améliorer l'expérience des participants
L'une des demandes croissantes des participants ces dernières années concerne la personnalisation des expériences événementielles. Pour répondre à ces attentes, l'analyse événementielle basée sur l'IA peut être utilisée pour comprendre les comportements, les préférences et les interactions des participants. Cela permet aux organisateurs d'événements de proposer des événements personnalisés, adaptés aux besoins de leur public.
Les chatbots et assistants virtuels basés sur l'IA sont devenus des outils précieux pour interagir avec les participants en temps réel et recueillir des réponses pour l'analyse post-événementielle, tout en réduisant le travail manuel lié au service à la clientèle. Les chatbots peuvent automatiser 30 % des tâches généralement effectuées par les équipes du service clientèle, ce qui pourrait permettre d'économiser 23 milliards de dollars aux États-Unis. En utilisant la technologie IA, les professionnels de l'événementiel peuvent accroître l'engagement des participants, optimiser les ressources et améliorer l'expérience globale de l'événement.
Gestion transparente des risques
La gestion des risques est un aspect crucial de la planification d'événements, mais elle peut s'avérer intimidante en raison de nombreux facteurs tels que les contraintes budgétaires, les perturbations imprévues et bien d'autres encore, qui peuvent souvent échapper même aux gestionnaires de risques les plus expérimentés.
Grâce à l'IA, les gestionnaires de risques peuvent exploiter leurs analyses prédictives et leurs données historiques pour prévoir les risques potentiels et prendre rapidement des décisions éclairées. Cela permet d'améliorer la sécurité et la sûreté des participants, de gagner la confiance des parties prenantes et d'assurer une conformité réglementaire sans faille.
Renforcer les pratiques en matière de développement durable
Les événements ont inévitablement un impact sur l'environnement. Bien que des efforts concertés aient été déployés pour réduire la consommation et l'impact grâce au suivi et à l'optimisation de la durabilité, la technologie de l'IA peut encore améliorer ces bonnes pratiques afin de surmonter ces défis.
Par exemple, les systèmes d'automatisation des bâtiments (BAS) combinés à des algorithmes d'IA peuvent suivre et optimiser la consommation d'énergie, en fournissant des recommandations pour des options plus durables.
De plus, l'utilisation de solutions basées sur l'IA, telles que les robots de classification, peut aider à surveiller la gestion des déchets et fournir aux participants des informations sur la réduction des déchets lors d'événements. Ces technologies peuvent réduire considérablement l'impact environnemental des sites et des événements, les rendant ainsi plus durables.
Les défis liés à la mise en œuvre de l'IA
Considérations éthiques
L'un des principaux défis liés à la mise en œuvre de l'IA est la question de la confidentialité et de la sécurité des données, en particulier en ce qui concerne la collecte et l'analyse des données des participants, qui peut soulever d'importantes questions éthiques et juridiques. Les professionnels de l'événementiel peuvent relever ce défi en faisant preuve de transparence envers les participants et les parties prenantes quant aux données collectées et à leur utilisation.
Cela permet non seulement d'instaurer un climat de confiance, mais aussi de garantir le respect des réglementations et d'éviter d'éventuelles répercussions juridiques. À long terme, la mise en œuvre éthique de l'IA favorise des relations positives entre toutes les parties concernées, ce qui contribue à la pérennité de l'entreprise.
L'automatisation remplace l'interaction humaine
Les effets de la pandémie ont entraîné l'émergence de l'automatisation dans tous les secteurs de l'industrie de l'emploi, et la gestion des lieux et des événements ne fait pas exception. Avec des plateformes puissantes capables d'automatiser les événements et d'analyser les données, il existe des inquiétudes légitimes quant au fait que l'IA rende certains emplois obsolètes. Pour contourner ces risques potentiels, les leaders du secteur et les professionnels de l'événementiel doivent redéfinir le rôle de l'IA comme un outil plutôt que comme une menace.
À long terme, l'impact croissant de l'IA servira à compléter le travail humain. Selon SEO.ai, l'IA devrait créer des opportunités de reconversion professionnelle pour 120 millions de travailleurs d'ici 2030 afin de répondre à la demande. Cela ouvrira de nouvelles voies pour améliorer plutôt que réduire les capacités des professionnels de l'événementiel et ouvrira la voie à des possibilités de collaboration entre l'homme et l'IA.
Le secteur de la gestion d'événements repose encore largement sur les interactions en face à face et les expériences humaines, et l'IA peut aider le personnel chargé de l'organisation à simplifier certaines tâches afin qu'il puisse se concentrer sur des tâches stratégiques à forte valeur ajoutée. Ainsi, grâce à une formation adéquate à l'utilisation de l'IA, les organisateurs d'événements et leur personnel peuvent tirer parti des opportunités qui s'offrent à eux pour obtenir des résultats meilleurs et plus mémorables.
L'avenir des lieux et des événements grâce à l'IA
À mesure que la technologie IA progresse, elle devient un outil essentiel pour la gestion des lieux et des événements. À l'avenir, on peut s'attendre à voir apparaître une hyper-personnalisation, des analyses d'événements en temps réel et des événements hybrides et virtuels fluides grâce à l'IA. Cela souligne l'importance d'adopter ces technologies pour rester compétitif, ce qui rend crucial pour les leaders du secteur de se tenir informés de ces avancées.
L'avenir des lieux et des événements avec l'IA offre des possibilités infinies, et son rôle devrait connaître une croissance exponentielle à l'avenir. Avec une adaptation et une mise en œuvre appropriées, l'IA a le potentiel d'élever le secteur et d'offrir aux participants des expériences événementielles inoubliables. L'avenir est là, et il est temps pour les professionnels des lieux et des événements d'adopter l'IA et de façonner un avenir plus efficace, personnalisé et durable pour le secteur.
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De plus, en matière d'IA, Momentus devient compétitif. Des intégrations IA personnalisées sont en cours de développement afin de rationaliser les tests de qualité et de permettre aux gestionnaires d'événements et de sites d'en faire plus, plus rapidement et plus facilement que jamais.
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