Dans un précédent article, je vous ai demandé si vous préfériez gérer les réservations de salles ou entretenir les relations avec les clients. Aujourd'hui, je souhaite approfondir le sujet et explorer ce qu'est un CRM événementiel, les avantages qu'il peut apporter aux salles et les critères à prendre en compte lors de l'achat d'un CRM événementiel.
Ce n'est un secret pour personne que les CRM présentent de nombreux avantages. Comme le rapporte WebFX, les entreprises qui utilisent des systèmes CRM ont constaté une augmentation de 17 % des conversions de prospects, une hausse de 16 % de la fidélisation des clients et une amélioration de 21 % de la productivité des agents.
Les logiciels standard de gestion de la relation client (CRM) sont utilisés dans tous les secteurs pour organiser les informations sur les clients et aider les entreprises à fournir un meilleur service à leurs clients potentiels et existants. L'objectif d'un CRM est de remplacer les systèmes disparates et d'aider les utilisateurs à obtenir des informations essentielles sur les clients afin qu'ils puissent prendre des décisions éclairées pour améliorer la satisfaction des clients et stimuler la croissance de l'entreprise.
Vous vous demandez peut-être si un CRM standard convient à la gestion des lieux et des événements. Compte tenu de tous les défis auxquels sont confrontés les professionnels de la gestion des lieux et des événements dans le monde actuel, je pense que les CRM spécialement conçus pour les événements sont essentiels pour rationaliser les opérations événementielles et offrir une expérience client exceptionnelle. Poursuivez votre lecture pour que je vous explique pourquoi.
Qu'est-ce qu'un CRM événementiel ?
Contrairement aux CRM standard, les CRM événementiels sont des plateformes spécialement conçues pour gérer et entretenir les relations entre les lieux d'événements, les organisateurs et les principaux acteurs (participants, sponsors, exposants, etc.). Les principales fonctionnalités des technologies CRM événementielles sont les suivantes :
- Gestion des contacts et des prospects
- Opportunités événementielles et réservations
- Calendrier en direct et tableau des disponibilités des salles
- Gestion des ventes et analyse
- Journaux d'activité et de communication (c'est-à-dire tâches commerciales, e-mails, appels téléphoniques, SMS, etc.)
- Tableaux de bord et rapports
- Gestion des tâches et des flux de travail
- Automatisation
- Gestion des documents et des contrats
- Devis et factures
- Intégrations et plus encore
En bref, un CRM événementiel fournit aux lieux d'accueil et aux organisateurs d'événements les outils dont ils ont besoin pour établir des relations durables avec toutes les parties prenantes, tout en améliorant leur efficacité et en optimisant les résultats des événements.
Pourquoi les lieux événementiels ont-ils besoin d'un CRM événementiel ?
Les lieux qui s'appuient sur des outils manuels tels que des tableurs et des dossiers partagés se mettent dans une position vulnérable. Ces systèmes obsolètes limitent la productivité, augmentent le risque d'erreurs humaines et, en fin de compte, limitent le niveau de service que les lieux et les organisateurs d'événements peuvent offrir à leurs clients, ce qui peut nuire à la qualité de l'expérience événementielle.
Cependant, il ne suffit pas que les sites achètent n'importe quel CRM. Ils ont besoin de CRM événementiels spécialement conçus pour répondre à leurs besoins commerciaux spécifiques. Voici les cinq principales raisons pour lesquelles les sites ont besoin de CRM événementiels dédiés :
Entretenir des relations durables avec les clients
Grâce à une visibilité complète sur les coordonnées des clients, les détails des réservations passées et bien plus encore, les lieux et les organisateurs d'événements disposent de toutes les informations nécessaires pour offrir un meilleur service à leurs clients, ce qui leur permet de nouer des relations durables et d'encourager les réservations répétées.
Offrez de meilleures expériences événementielles
La centralisation des informations relatives aux événements permet aux sites et aux équipes événementielles d'accéder plus facilement à des informations actualisées sur leurs réservations en cours et à venir, ce qui garantit que tout le personnel et tous les fournisseurs sont sur la même longueur d'onde et que rien n'est oublié dans la préparation d'un événement.
Augmentez votre efficacité et stimulez la croissance de votre entreprise
Les lieux événementiels doivent adopter des systèmes CRM modernes pour remplacer les processus manuels obsolètes et entretenir des relations durables avec leurs clients. Les CRM événementiels automatisent et rationalisent les opérations, améliorant ainsi l'expérience client tout au long du cycle de vie de l'événement, tout en augmentant la rentabilité grâce à la réduction des coûts et à l'amélioration de l'efficacité.
Ce qu'il faut rechercher lors de l'achat d'un CRM événementiel
Lorsque vous recherchez un CRM événementiel, vous devez tenir compte des fonctionnalités dont vous avez besoin pour atteindre vos objectifs organisationnels et faciliter vos processus de gestion événementielle. Voici une liste complète des éléments que les lieux d'accueil et les organisateurs d'événements peuvent rechercher lorsqu'ils achètent un CRM événementiel :
1. Caractéristiques et fonctionnalités
Assurez-vous que le CRM événementiel dispose des caractéristiques et fonctionnalités de base dont vous avez besoin pour soutenir votre activité aujourd'hui et sur place. Un bon point de départ consiste à rédiger une liste de contrôle des fonctionnalités que vous pourrez utiliser lorsque vous examinerez les solutions potentielles.
2. Possibilités de personnalisation
Si nécessaire, vérifiez si le logiciel que vous avez choisi vous permet de personnaliser le système afin qu'il s'adapte aux processus propres à votre événement, à votre image de marque ou à d'autres exigences commerciales.
3. API et capacités d'intégration
Si votre CRM événementiel doit servir de source unique et fiable pour toutes vos données événementielles, il est important de réfléchir à la manière dont il interagira avec toutes les autres applications de votre entreprise, telles que les logiciels de comptabilité, les outils de gestion des ressources humaines, les systèmes marketing, etc. Vérifiez que le fournisseur que vous avez choisi propose une API robuste qui vous permettra d'intégrer de manière transparente votre CRM événementiel dans votre écosystème technologique.
4. Facilité d'utilisation et interface utilisateur
Peu importe le nombre de fonctionnalités offertes par un CRM événementiel, s'il n'est pas facile à prendre en main et à utiliser, votre équipe risque de refuser de l'utiliser. Assurez-vous de tester la plateforme que vous avez choisie afin de vous assurer que sa conception est intuitive et conviviale, afin d'encourager votre équipe à l'adopter.
5. Accessibilité
L'accessibilité est un vaste sujet, mais vous devrez finalement déterminer quelles sont les limites auxquelles vos utilisateurs sont confrontés lorsqu'ils accèdent au système. Voici quelques éléments à prendre en considération :
- S'agit-il d'un système basé sur le cloud ou pouvez-vous uniquement y accéder sur place ?
- Est-il adapté aux appareils mobiles ?
- Est-il conforme aux normes WCAG 2?
6. Évolutivité
Lorsque vous recherchez la solution de gestion d'événements et de lieux adaptée à votre organisation, réfléchissez à la manière dont elle soutiendra votre activité aujourd'hui et à l'avenir. Assurez-vous que le CRM événementiel que vous choisissez peut évoluer au rythme de la croissance de votre organisation et gérer le volume et la complexité croissants des événements sans compromettre les performances.
Outre les fonctionnalités, voici d'autres éléments à prendre en compte lors du choix du CRM événementiel adapté à votre entreprise :
- Assistance clientèle et formation
- Sécurité et conformité des données
- Coût et structure tarifaire
- Références et avis clients
- Feuille de route du produit
- Performance et fiabilité
- Communauté et base d'utilisateurs
Offrez un service client exceptionnel grâce à un CRM événementiel spécialement conçu pour les lieux événementiels.
Les lieux événementiels ne peuvent plus se permettre de s'appuyer sur des processus manuels obsolètes pour entretenir des relations durables avec leurs clients. Ils ont désormais besoin de CRM événementiels robustes pour les aider à automatiser et rationaliser leurs processus afin de pouvoir offrir un meilleur service à leurs clients avant, pendant et après les événements. Un logiciel de gestion de lieux événementiels doté d'un CRM événementiel entièrement intégré vous permet d'améliorer l'efficacité commerciale et d'entretenir véritablement vos relations avec vos clients.
Prêt à améliorer vos relations clients et à rationaliser vos opérations événementielles ?
Contactez-nous dès aujourd'hui pour découvrir comment notre CRM événementiel de pointe peut vous aider à transformer votre entreprise.
.svg)