Les dix principales erreurs en matière de gestion des lieux et des événements et comment les éviter

Les événements sont des environnements à haut risque, car ils sont limités dans le temps. Vous n'avez qu'une seule chance d'organiser un événement réussi, puis c'est terminé. C'est pourquoi les professionnels des lieux et des événements ne disposent que d'un laps de temps limité pour offrir des expériences exceptionnelles aux participants et les meilleurs résultats commerciaux possibles aux parties prenantes. Cela laisse peu de place à l'erreur et aux erreurs évitables dans la gestion des événements. 

Pourtant, des erreurs peuvent se produire lors d'événements, et c'est effectivement le cas. Parfois, ces erreurs sont tout à fait évitables ; d'autres fois, elles sont dues à un manque d'expérience ou à des circonstances imprévues. Le défi pour les entreprises événementielles qui réussissent consiste à éviter les erreurs courantes évitables, à limiter l'impact de tout autre incident qui survient et, en fin de compte, à garantir le succès de l'événement.  

Quelles sont les principales erreurs en matière de gestion d'événements ?

Les erreurs en matière de gestion des lieux et des événements varient en fonction de votre organisation et des types d'événements auxquels vous participez. Il existe toutefois certaines erreurs courantes en matière de gestion d'événements que vous rencontrerez presque certainement. 

1. Surréservation des espaces, des équipements et des ressources

L'une des erreurs les plus courantes commises par les organisateurs d'événements et les responsables de sites est le conflit de réservation. Qu'il s'agisse d'une double réservation d'un site, d'équipements audiovisuels ou de mobilier, les conflits de réservation sont source de stress inutile mais évitable pour les professionnels de l'événementiel.  

Pour minimiser les erreurs de réservation, vous devez disposer des bons outils de réservation de salles et de gestion des stocks afin que votre équipe puisse accéder à des informations précises sur les disponibilités lors de la réservation d'espaces et d'autres ressources.  

2. Absence d'un plan de secours approprié

Comme l'a dit Benjamin Franklin, « En ne vous préparant pas, vous vous préparez à échouer. »  

Les responsables de sites et d'événements qui ne disposent pas de solutions de secours efficaces se mettent eux-mêmes, ainsi que les participants et les principales parties prenantes, dans une situation très vulnérable. Qu'il s'agisse de ne pas prévoir d'alternative en cas de mauvais temps pour un événement en plein air ou de dépendre d'une seule source d'alimentation électrique sans générateurs de secours, de nombreuses erreurs courantes dans la gestion d'événements découlent d'un manque ou d'une insuffisance de plans de secours. 

Réalisez une évaluation approfondie des risques avant chaque événement. Couvrez tous les risques possibles, des questions de sécurité aux événements météorologiques en passant par les changements de lieu, etc. Ensuite, réfléchissez à des solutions de secours efficaces avant l'événement, plutôt que lorsque le problème survient pendant l'événement. 

3. Processus d'enregistrement inadéquats

On peut dire que l'une des plus grosses erreurs commises par les lieux d'accueil et les organisateurs d'événements est de ne pas reconnaître que l'expérience commence dès la réservation ou l'inscription, et non pas à l'arrivée sur place. Les lieux d'accueil et les entreprises événementielles qui s'appuient sur des systèmes manuels obsolètes risquent de perdre des inscriptions potentielles lorsque les utilisateurs sont frustrés par les processus d'inscription.  

Pour remédier à ce problème, optez pour une plateforme d'inscription moderne dotée d'une interface utilisateur simplifiée. La plateforme adéquate permet aux lieux et aux organisateurs d'événements d'encourager les participants potentiels à s'inscrire aux événements à venir, tout en simplifiant le processus lui-même. 

4. Mauvaise gestion des budgets et des fonds consacrés aux événements

Les organisateurs d'événements du monde entier ont du mal à maintenir leur rentabilité tout en faisant face à une augmentation des coûts. Les consommateurs disposent également d'un revenu disponible moindre en raison de l'augmentation du coût de la vie, ce qui a un impact supplémentaire sur le secteur de l'événementiel. Il n'y a jamais eu de pire moment pour commettre des erreurs dans la budgétisation des événements, mais il n'est pas rare que les services événementiels dépassent leur budget. 

Tout comme vous avez élaboré un plan de secours en examinant au préalable tous les risques possibles, vous devez établir un plan budgétaire. Détaillez vos coûts potentiels, demandez des devis à plusieurs fournisseurs et prévoyez une marge de manœuvre en cas de changements de dernière minute. 

5. Informations limitées

Qu'il s'agisse de comprendre vos performances passées ou de prévoir celles à venir, les équipes chargées des sites et des événements ont besoin d'accéder à des données précises et pertinentes pour prendre des décisions commerciales éclairées. Cela dit, les équipes de direction ne disposent souvent pas des outils adéquats pour surveiller et mesurer les performances commerciales de leurs événements. Elles ont donc une compréhension limitée des indicateurs clés de performance, ce qui les conduit à faire de mauvais choix pour leur entreprise et, dans les cas extrêmes, à commettre des erreurs critiques dans la gestion des événements. 

Si vous utilisez un logiciel événementiel, vérifiez s'il propose des données historiques et des analyses. Si ce n'est pas le cas, recherchez un logiciel de gestion événementielle qui offre des données multiplateformes, des analyses et des données historiques. Cela vous permettra de prendre des décisions plus éclairées, de prévoir votre budget, d'estimer vos ventes, etc. 

6. Gestion inefficace des ventes

Les exploitants de sites et d'événements sont connus pour manquer de temps et commettent souvent l'erreur de se concentrer excessivement sur la création d'expériences mémorables pour les participants aux événements. En conséquence, ils ne consacrent pas suffisamment de temps aux tâches administratives nécessaires, à la gestion des ventes et aux activités de développement commercial, telles que répondre aux nouvelles demandes et assurer le suivi des opportunités existantes. Cela peut entraîner la perte de réservations potentielles et de revenus importants, ce qui limite la croissance de l'entreprise. 

Impliquez les responsables commerciaux et les spécialistes CRM dans la planification à long terme des événements. Cela leur permettra de vous décharger d'une partie de votre travail, tout en favorisant la collaboration entre les services. C'est le moment idéal pour réfléchir ensemble au marketing événementiel, discuter des prospects et bien plus encore. 

7. Communication incohérente

Une communication efficace est essentielle à la réussite de toute entreprise. Les lieux et les événements ne font pas exception. Les événements sont sujets à des changements de dernière minute, ce qui rend la communication particulièrement importante. Pourtant, les services événementiels s'appuient souvent sur des rapports manuels et des canaux de communication disparates. Cette approche peut laisser certaines personnes dans l'ignorance et entraîner des erreurs. Par exemple, si l'équipe de restauration n'est pas informée des changements concernant le nombre final d'invités, certains invités peuvent se retrouver avec une expérience culinaire loin d'être idéale. 

Rationalisez les communications internes et externes afin que toutes les parties prenantes concernées soient informées de tout changement. Assurez-vous que tout le monde utilise la même plateforme de communication ou le même service de messagerie, envoyez régulièrement des rapports aux bonnes personnes et veillez à toujours prévoir une redondance, au cas où quelqu'un serait absent pour cause de maladie. La formation croisée de votre équipe à différentes fonctions est un excellent moyen de mettre en place cette redondance et de rendre l'organisation d'événements plus efficace dans son ensemble. 

8. Options de paiement obsolètes

De nombreux lieux et organisateurs d'événements commettent l'erreur de s'appuyer sur des systèmes de paiement obsolètes, tels que les virements bancaires et les transactions manuelles par carte de crédit, pour accepter les paiements liés à leurs événements. Le problème avec ces options de paiement est qu'elles sont fastidieuses, chronophages et présentent de nombreux problèmes de sécurité.   

En adoptant des portails de paiement en ligne sécurisés, les équipes chargées des sites et des événements peuvent rationaliser les flux de trésorerie et les rapprochements comptables tout en satisfaisant leurs clients grâce à des options de paiement conviviales. 

9. Ne pas donner la priorité aux commentaires des clients

Il est essentiel de recueillir, d'examiner et de donner suite aux commentaires des clients, qu'ils soient positifs ou négatifs, afin d'encourager la fidélisation de la clientèle et d'assurer le succès à long terme de l'entreprise. Une erreur courante commise par les gestionnaires de sites et d'événements est de ne pas demander l'avis des clients après chaque événement. Ils ne tirent donc pas parti des précieuses suggestions d'amélioration formulées par les clients. Dans certains cas, cela conduit également à la répétition d'erreurs qui auraient pu être évitées et nuit à la fidélisation de la clientèle.  

En envoyant des sondages ou des formulaires automatisés à tous vos clients et participants après vos événements, vous pouvez recueillir des informations précieuses qui vous aideront à hiérarchiser les domaines à améliorer. Ensuite, élaborez un plan pour hiérarchiser les commentaires pertinents et y donner suite.  

10. Recourir à des processus manuels et sous-utiliser l'automatisation

Les responsables d'événements et de sites ont tendance à être des perfectionnistes qui ont du mal à lâcher prise. Ainsi, parmi toutes les erreurs commises par les exploitants de sites et les organisateurs d'événements, celle qui a le plus d'impact est qu'ils assument souvent trop de responsabilités. Cette surcharge de travail peut entraîner un épuisement professionnel et se traduire par des erreurs d'organisation par négligence.  

En tirant parti de l'automatisation pour remplacer les tâches administratives de base et répartir la charge de travail entre les équipes concernées, les exploitants de sites et d'événements s'assurent que les processus critiques de gestion des événements sont réalisés dans les délais et selon les normes requises. Ce faisant, ils peuvent libérer un temps précieux qui peut être réinvesti dans des tâches essentielles telles que les activités de développement commercial, la satisfaction des clients et la mise au point de moyens innovants pour améliorer leurs événements. 

Évitez les erreurs courantes grâce à une solution tout-en-un de gestion d'événements

Il va sans dire qu'il vaut mieux prévenir que guérir. Il existe aujourd'hui des technologies innovantes qui vous aident à prévenir et à surmonter les erreurs courantes dans la gestion d'événements sur votre site ou dans l'organisation de vos événements.   

L'utilisation d'un logiciel de bout en bout peut simplifier la gestion complexe de vos sites ou événements à grande échelle et vous permettre d'augmenter vos revenus, de réduire vos coûts, de stimuler votre productivité, d'améliorer votre efficacité et d'assurer votre rentabilité à long terme. 

Contactez-nous dès aujourd'hui pour découvrir les possibilités qui s'offrent à vous pour votre lieu ou l'organisation de votre événement.