Choisir un système de billetterie pour votre salle de spectacle

Quand la billetterie fonctionne avec trois outils différents

Lors de la soirée d’ouverture d’un théâtre communautaire de 300 places, le responsable de salle s’en rend compte : une location enregistrée dans le calendrier partagé sur tableur chevauche un déchargement que personne n’avait remarqué du côté de la billetterie. Les billets sont vendus via une seule plateforme, les répétitions et les locations sont gérées dans ce tableur, et les dons sont enregistrés dans un troisième système. Pour une équipe artistique réduite, chaque outil isolé implique des heures de double saisie, ainsi que des chiffres moins fiables pour les rapports au conseil d’administration et les demandes de subventions. Le choix du bon système de billetterie dépend de la taille de votre salle, de votre budget et de la nécessité pour votre équipe de centraliser le suivi des donateurs, les abonnements et la gestion du calendrier au sein d’une même solution. Vous trouverez ci-dessous les principaux types de plateformes, les fonctionnalités et les tarifs pertinents pour les théâtres, ainsi que des conseils pour choisir entre un logiciel de billetterie dédié et une plateforme intégrée de gestion de salle.

Points clés à retenir

• Les plateformes hébergées conviennent à la plupart des petits théâtres, car c'est le fournisseur qui se charge de la maintenance.
• Achetez en fonction du niveau réel de votre établissement, et non de celui qui le précède ou le suit.
• Le prix annoncé par billet reflète rarement le coût total.
• Les salles qui proposent régulièrement des locations et des programmes au-delà de leur propre saison tirent davantage parti d'une plateforme intégrée.
• La propriété des données clients et un processus de paiement fluide sont tout aussi importants qu'un bon plan de salle.

Hébergées ou auto-hébergées : les deux modes de déploiement des plateformes de gestion des tickets

Les plateformes de billetterie se divisent en deux catégories selon l’endroit où le logiciel est exécuté et qui en assure la maintenance. Les plateformes hébergées, ou SaaS, fonctionnent sur les serveurs du fournisseur et offrent une mise en place rapide, des plans de salle intégrés, des outils de billetterie et une maintenance continue. La plupart facturent des frais par billet ou un pourcentage sur chaque vente, et les logiciels hébergés d’inscription aux événements et de billetterie constituent la solution par défaut pour les théâtres de petite et moyenne taille, car aucun membre du personnel n’a à se charger de la maintenance des serveurs.

Les logiciels auto-hébergés fonctionnent sur un site web géré par l’établissement, souvent sous WordPress associé à un plugin de e-commerce. L’intérêt est réel : vous êtes pleinement propriétaire des données de vos spectateurs et vous évitez les frais liés aux plateformes de vente ou par billet. Le hic : l’hébergement, la configuration, la sécurité et le dépannage incombent entièrement à votre équipe. Le problème, c’est que ces économies sont souvent absorbées par le temps de travail du personnel, qui est la ressource la plus rare pour un théâtre comptant deux ou trois employés à temps plein.

Choisir une scène adaptée à la taille de votre salle et à votre programmation

La plupart des logiciels de billetterie sont conçus pour s'adapter à l'un des trois types de salles existants ; opter pour une formule qui ne correspond pas à votre catégorie revient à payer pour des fonctionnalités inutilisées ou à se retrouver limité par le système au bout d'une ou deux saisons.

Théâtres communautaires, scolaires et de petite et moyenne taille

• Conçues pour être faciles à utiliser et peu coûteuses à l'achat, elles ne comportent souvent ni frais d'installation ni engagement contractuel.
• La réservation de places, les inscriptions aux cours et aux stages, le suivi des bénévoles, la collecte de dons et les lettres d'information sont souvent associés à la billetterie.
• La tarification repose généralement sur des frais par billet que le lieu peut prendre en charge ou répercuter sur le spectateur ; le logiciel ne coûte donc souvent rien à l'organisme.

Organismes de spectacle vivant de taille moyenne à grande et grandes entreprises

• Conçu pour les théâtres régionaux, les opéras et les associations à but non lucratif à forte fréquentation qui s'appuient sur les abonnements, les cartes flexibles et la fidélisation des donateurs.
• Recherchez des bases de données CRM et de donateurs détaillées, un suivi de l'engagement, des campagnes d'e-mailing ciblées et des pages de paiement en marque blanche sur le site web de l'organisateur.
• Préparez-vous à un investissement plus important et à davantage de formation ; la mise en place de systèmes d'entreprise intégrant la billetterie, la collecte de dons importants et la gestion de la relation client (CRM) peut prendre plusieurs mois.

Cinémas et lieux commerciaux accueillant un grand nombre de visiteurs

• Les cinémas, les salles de spectacle itinérantes de Broadway et les grandes salles commerciales optent pour ces systèmes afin d'assurer la sécurité des recettes et de se prémunir contre la fraude.
• Les systèmes de cinéma intègrent des points de vente de snacks, des bornes interactives et des programmes de fidélité, tandis que les plateformes commerciales gèrent d'importants volumes de ventes, mais limitent les possibilités de personnalisation et la maîtrise des données clients.

Les fonctionnalités les plus importantes pour les cinémas

Les listes de fonctionnalités sont pratiquement identiques d'une plateforme à l'autre ; demandez donc quelles sont les fonctionnalités à privilégier dans un logiciel de gestion d'événements afin d'alléger la charge de travail manuel d'une petite équipe de théâtre.

1 : Places réservées interactives

Les plans de salle doivent permettre de réserver un siège pendant qu'un spectateur est en train de finaliser son achat, afin qu'aucune autre personne ne puisse l'acheter. La flexibilité de l'agencement est essentielle si votre salle passe d'une configuration « proscenium » à une configuration « cabaret » ou à une configuration « places libres ».

2 : Outils de gestion de la billetterie et des entrées

Notre logiciel de billetterie, conçu sur mesure pour votre équipe, gère les ventes en guichet, les retraits sur place, les commandes par téléphone et la lecture rapide des codes QR sur mobile, le tout en s'appuyant sur le même stock en temps réel que celui utilisé pour les ventes en ligne.

3 : Abonnements saisonniers et forfaits flexibles

Proposez des formules comprenant plusieurs spectacles, gérez les renouvellements et permettez aux détenteurs d'abonnements flexibles de choisir leurs représentations sans que la billetterie ait à réémettre manuellement les billets.

4 : Gestion de la relation client (CRM) pour les donateurs et les mécènes

Les acheteurs de billets et les donateurs doivent figurer dans un même fichier, afin que l'équipe chargée du développement puisse consulter l'historique des présences d'un spectateur avant de lui adresser une demande de don. De nombreux outils destinés aux petites salles présentent des lacunes à cet égard ; assurez-vous donc de bien connaître les informations qu'un CRM dédié aux événements doit suivre avant de vous engager.

5 : Propriété des données des abonnés et processus de paiement fluide

Vous devez disposer de tous les droits nécessaires pour exporter et commercialiser vos produits auprès de votre public. L'expérience d'achat est tout aussi importante : un processus de paiement court et adapté aux appareils mobiles sur votre propre site web évite que les clients n'abandonnent leur panier au milieu de la sélection de leurs places. Chaque écran supplémentaire ou redirection vers un site tiers risque de vous faire perdre la vente.

Ce que coûte réellement la billetterie à une petite salle de spectacle

La tarification de la billetterie suit généralement l’un des trois modèles suivants : un pourcentage majoré d’un montant forfaitaire par billet vendu (5 % plus 0,75 $, par exemple), un montant forfaitaire par billet sans commission, ou un abonnement mensuel ou annuel ; de nombreuses solutions vous permettent de répercuter ces frais sur le spectateur. Le traitement des paiements fait souvent l’objet de frais distincts, s’élevant parfois à environ 3 % par transaction en ligne ; le tarif annoncé ne reflète donc pas le coût total. Renseignez-vous pour savoir si le traitement des paiements est inclus, dans quels délais les fonds sont versés, et comment les différentes solutions de paiement pour les salles et les événements gèrent les versements. La bonne nouvelle ? Les billets gratuits et payés en espèces ne sont souvent soumis à aucun frais, et les billets à bas prix peuvent bénéficier d'un tarif réduit, ce qui est important pour les théâtres pour la jeunesse et les programmes communautaires.

Cela dit, les coûts les plus importants apparaissent rarement sur une page de tarifs. La migration de l’historique des spectateurs prend du temps. Il en va de même pour la formation du personnel et la ressaisie hebdomadaire des données dans différents outils de gestion des calendriers, de comptabilité et de gestion des donateurs. Pour une équipe réduite, ce temps coûte souvent plus cher que ne le fera jamais le prix d’un billet.

Un logiciel dédié à la billetterie ou une plateforme intégrée de gestion des sites événementiels ?

C'est là le véritable enjeu pour la plupart des petites salles artistiques, et la réponse dépend moins du budget que de la part de votre activité qui se déroule en dehors de la billetterie.

1 : Quand un logiciel de billetterie dédié suffit

Un théâtre à scène unique, doté d’une petite équipe, qui commercialise principalement ses propres productions et loue rarement ses locaux, peut très bien se contenter d’un outil autonome. La mise en place est rapide, les coûts sont prévisibles et il y a moins de choses à apprendre. En règle générale, les salles organisant moins d’une cinquantaine d’événements par an et ne proposant pas de locations régulières trouvent généralement leur bonheur avec un logiciel dédié. Le compromis : le calendrier, les contrats, la facturation et les rapports sont gérés ailleurs, ce qui oblige quelqu’un à regrouper les données manuellement.

2 : Quand une plateforme intégrée s'avère plus judicieuse

Les salles qui proposent des locations, des programmes éducatifs, des galas et des événements communautaires en plus de leur propre saison tirent davantage parti d’un système unique où le calendrier, les contrats, la billetterie et les rapports s’appuient sur une base de données commune. Un logiciel de gestion d’événements conçu de cette manière élimine les doubles saisies et détecte les conflits de réservation, comme celui de la soirée d’ouverture évoqué plus haut, avant même qu’ils ne se produisent. Comme chaque réservation figure déjà dans un calendrier des événements centralisé, les chiffres relatifs au taux d’occupation et aux recettes demandés par les conseils d’administration et les bailleurs de fonds sont disponibles sans qu’il soit nécessaire de refaire un tableur. Ce système est également évolutif : l’ajout d’un deuxième espace ou d’une saison plus longue ne nécessite pas de changer de système.

Comment Momentus relie la billetterie au reste de votre salle

Le choix entre une solution dédiée et une solution intégrée dépend en réalité de l’emplacement où sont stockées les données de votre salle. La plupart des petites équipes artistiques n’ont pas besoin de plus d’outils. Elles ont besoin d’un système de billetterie qui connaisse déjà le programme, les contrats en cours et les recettes générées par chaque événement. Momentus Ticketing fonctionne au sein de la même plateforme que votre agenda, vos contrats et vos rapports ; ainsi, un spectacle ajouté à l’agenda est immédiatement disponible à la vente et ses ventes sont directement intégrées aux rapports de recettes. Ce que nous entendons régulièrement de la part des responsables du secteur culturel, c’est que l’outil de billetterie n’a jamais été le problème. Le problème, c’était tout ce avec quoi il ne communiquait pas.

Les équipes des arts du spectacle utilisent Momentus pour trouver un équilibre entre une programmation axée sur leur mission et des locations génératrices de revenus, tandis que les équipes de programmation s’appuient sur cet outil pour présenter à leur conseil d’administration et à leurs bailleurs de fonds des données claires sur l’utilisation des salles et les résultats obtenus. Pour les équipes réduites qui souhaitent accélérer la production de rapports destinés au conseil d’administration et aux bailleurs de fonds, notre guide sur les outils de reporting et de prévision basés sur l’IA explique comment l’IA peut automatiser les synthèses de performance et prévoir la fréquentation. Le logiciel de gestion de salles de Momentus est utilisé par des salles telles que l’Apollo Theater. Fondée en 1985, Momentus accompagne plus de 90 000 utilisateurs dans plus de 57 pays. En 2023, Ungerboeck est devenue Momentus Technologies, regroupant ainsi EventBooking, Priava, Showorks et Risk Manager au sein d’une seule et même plateforme. L’objectif est d’offrir une vision claire des performances passées, présentes et futures afin que vous puissiez faire de chaque instant un moment inoubliable. Réservez une démonstration

FAQ

Est-il difficile de changer de système de billetterie ?

La transition est gérable à condition de bien s'y prendre. Les tâches les plus importantes consistent à transférer l'historique des spectateurs et des donateurs, à recréer les plans de salle et à former à nouveau le personnel de billetterie ; c'est pourquoi la plupart des salles programment cette transition entre deux saisons. Renseignez-vous sur le niveau d'accompagnement pratique proposé par le prestataire pendant cette période.

Un logiciel de gestion des tickets peut-il s'intégrer à des outils de comptabilité et de messagerie électronique ?

Oui. La plupart des plateformes actuelles s'interfacent avec des outils de comptabilité, de marketing par e-mail et de gestion de la relation client (CRM), mais le niveau d'intégration de ces logiciels événementiels varie considérablement. Les intégrations natives offrent une synchronisation plus fiable que les solutions de contournement basées sur des exportations ou des intermédiaires logiciels ; demandez donc aux fournisseurs quelles connexions sont intégrées.

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