Ce n'est un secret pour personne que l'évolution mondiale des comportements sur le lieu de travail a donné lieu à de nouvelles façons d'envisager l'immobilier d'entreprise, poussant les entreprises à rechercher des technologies permettant d'accroître leur efficacité et d'optimiser l'utilisation de leur portefeuille. C'est pourquoi les grandes entreprises créent des événements sur leur campus afin de connecter leurs employés à travers des « expériences employées », dans le but de réduire le turnover et de renforcer le sentiment d'appartenance à la culture d'entreprise et de connexion, ce qui encourage les employés à revenir au bureau autant que possible.
Les réunions et les événements sont essentiels à la réussite d'une entreprise. Qu'il s'agisse de former des équipes hautement performantes, de maintenir une culture d'entreprise saine, d'établir des relations positives avec les clients ou d'inciter le personnel à revenir sur le lieu de travail, votre espace de bureau est l'un des fondements de la réussite de vos réunions ou événements. Transformer la façon dont les employés perçoivent et utilisent vos espaces de bureau peut accroître l'engagement sur le lieu de travail, redynamiser la collaboration au sein des équipes et améliorer l'alignement sur les objectifs clés de l'entreprise afin de stimuler la croissance.
Pour créer des expériences employé, vous devrez améliorer votre approche de la gestion des réunions et des événements d'entreprise. Vous planifiez et gérez probablement vos réunions et événements internes à l'aide de systèmes qui ne sont pas conçus pour vos scénarios d'utilisation spécifiques, tels que des applications réactives de gestion des installations, des systèmes de gestion d'événements hérités ou même des e-mails, des feuilles de calcul et des dossiers papier. Aujourd'hui, les organisations avant-gardistes se tournent vers la mise en place de technologies stratégiques pour améliorer leurs opérations événementielles et permettre à leur personnel de réserver et de gérer leurs propres réunions et événements.
10 raisons pour lesquelles votre entreprise devrait investir dans un logiciel de gestion d'événements d'entreprise
1. Obtenir de meilleurs résultats commerciaux
Améliorez la visibilité, augmentez le taux d'utilisation, obtenez des informations plus précises, stimulez le moral des employés et entretenez de bonnes relations avec votre personnel et vos parties prenantes. En utilisant une solution spécialement conçue pour la gestion des événements et des sites d'entreprise, vous améliorez non seulement le déroulement de vos événements, mais vous contribuez également à la réussite de votre entreprise.
2. Entretenir des relations productives
L'accueil des clients et des parties prenantes est une source de motivation pour l'organisation d'événements. En utilisant un logiciel de gestion d'événements d'entreprise, vous pouvez être sûr que vos réunions et événements sur site se dérouleront comme prévu. Assurez-vous que l'espace choisi est suffisamment grand pour accueillir tous les participants, que l'équipement nécessaire est disponible, installé et en état de marche, et que votre commande de restauration est complète et livrée à temps. Chacun de ces éléments fait partie intégrante de chaque réunion ou événement. Disposer d'une solution unique pour obtenir une visibilité à 360 degrés sur tous les domaines vous permet de vous concentrer sur le réseautage et l'établissement de relations plutôt que sur la résolution des problèmes liés à l'événement.
3. Obtenir des informations sur l'occupation des lieux
En gérant votre siège social et vos espaces de réunion au sein d'un système centralisé, vous pouvez collecter et analyser les données d'occupation des lieux, ce qui vous permet de savoir où investir votre temps, vos efforts et votre budget. Par exemple, si une salle de conférence est réservée plus souvent que les autres, vous pouvez choisir de la rénover en priorité plutôt que d'allouer des ressources à des espaces moins fréquemment utilisés. À l'inverse, vous pouvez identifier les raisons pour lesquelles certains espaces ne sont pas utilisés, ne sont pas disponibles ou apporter des améliorations supplémentaires aux espaces sous-utilisés afin de les rendre plus attrayants pour les réunions et les événements.
4. Maximiser l'engagement des employés
Un bureau bien géré peut être plus qu'un simple lieu de travail, il peut devenir un lieu accueillant qui contribue à améliorer la satisfaction professionnelle, le moral des employés, la communication et la fidélisation du personnel, ce qui est particulièrement important pour les entreprises qui connaissent d'importantes pénuries de personnel après la pandémie. Les événements, les réunions et autres activités telles que les séances de team building et les célébrations jouent un rôle essentiel dans la transformation des bureaux en lieux de travail attractifs. Les employés qui se sentent impliqués dans leur travail sont plus enclins à se rendre au bureau et à être plus productifs, ce qui profite à tout le monde.
5. Simplifier les interactions avec les services de restauration
Les repas, boissons et collations offerts lors d'événements sont toujours considérés comme un avantage, mais la coordination avec le traiteur peut parfois s'avérer fastidieuse. Utilisez plutôt votre logiciel de gestion d'événements d'entreprise pour simplifier la commande de repas et de boissons pour les réunions et les événements, afin de satisfaire votre personnel et vos parties prenantes.
6. Améliorer la gestion du temps du personnel
En intégrant votre logiciel de gestion d'événements d'entreprise à Outlook, Google Agenda ou à l'agenda de votre choix, vos collaborateurs peuvent consulter les événements et les réservations à venir et hiérarchiser leur participation en fonction de leurs autres engagements professionnels.
7. Rationalisez vos processus opérationnels liés aux événements
Améliorez les processus de réservation des salles de réunion et des ressources grâce à un portail en ligne simplifié et en libre-service. À l'aide d'un logiciel de gestion des événements d'entreprise, vous pouvez mettre en place un portail de réservation en ligne en libre-service afin que le personnel puisse vérifier la disponibilité des salles de réunion et leur capacité d'accueil, commander des services de restauration et du matériel, et effectuer des transactions de paiement sécurisées sans jamais quitter le portail ni envoyer d'e-mail pour attendre une confirmation manuelle.
8. Limiter les allers-retours dans la communication
Éliminez les communications inutiles entre vos équipes événementielles et les autres membres du personnel, car toutes les informations nécessaires à la réservation et à la gestion d'une réunion ou d'un événement sont regroupées dans différents domaines. Une plateforme de gestion d'événements d'entreprise élimine les allers-retours entre les appels téléphoniques, les e-mails et les feuilles de calcul. Toutes les parties impliquées dans le processus de planification de l'événement peuvent facilement partager des documents, consulter les tâches, les calendriers et les messages en un seul endroit. Cela permet non seulement d'accroître l'efficacité, mais aussi de réduire considérablement les coûts de main-d'œuvre et d'encourager le personnel à réserver davantage d'événements afin d'augmenter l'utilisation des locaux.
9. Améliorer la visibilité des espaces de réunion
La disponibilité en temps réel des espaces de réunion permet à l'ensemble du personnel, aux organisateurs d'événements et aux responsables des installations de l'entreprise de vérifier quand un espace est libre afin d'éviter les conflits de réservation. Grâce à des calendriers spécifiques ciblés pour la visibilité et la réservation, vos équipes disposent des informations nécessaires pour examiner et effectuer des réservations avec une intégrité des données précise.
10. Réduire les risques commerciaux
L'exploitation des données et des informations sur le lieu de travail permettra à une organisation d'identifier les domaines dans lesquels elle doit concentrer ses efforts. La mise en évidence de l'utilisation et de la non-utilisation des ressources permet à l'équipe de comprendre où celles-ci sont allouées et de mettre en avant les risques qui doivent être examinés.
10 fonctionnalités clés d'un logiciel de gestion d'événements
Un logiciel moderne de gestion d'événements doit prendre en charge l'ensemble du cycle de vie de votre événement, de la demande initiale au rapport post-événementiel. Une plateforme spécialement conçue fournit les outils dont les organisations ont besoin pour fonctionner efficacement à grande échelle. Les fonctionnalités essentielles comprennent :
Améliorez l'expérience utilisateur des employés : créez des expériences de réservation idéales et optimales pour les employés afin qu'ils puissent réserver des espaces, commander des ressources, soutenir leur engagement, leur connectivité et leur productivité lorsqu'ils sont sur le campus, tout en optimisant l'immobilier et les équipements.
Augmentez votre efficacité : imaginez un processus métier dans lequel une demande d'employé vous parvient et où vous n'avez plus besoin de réinventer les données... celles-ci sont simplement transmises, prêtes à être soumises au processus d'approbation. Le temps gagné se traduit par davantage d'expériences « d'hospitalité haut de gamme », qui renforcent la culture de l'entreprise.
Portail de réservation en ligne : grâce à un portail de réservation en ligne, les employés peuvent accéder aux fonctions événementielles, aux commandes et aux communications entre employés et organisateurs. Des vues personnalisées peuvent être enregistrées en fonction du lieu, du service ou des rôles.
Diagramme de la salle : aménagez votre espace événementiel à l'aide d'une interface simple de type glisser-déposer. Commencez avec un modèle prédéfini ou une toile vierge. Vérifiez l'inventaire en temps réel afin de ne plus jamais surréserver du matériel. Vous pouvez également partager le plan de la salle avec les participants avant le jour de la réunion ou de l'événement.
Outils de reporting : capturez et analysez les données qui vous aident à améliorer l'expérience événementielle de votre organisation. Consultez des informations détaillées sur les tendances d'utilisation de l'espace et le suivi des ressources sur des tableaux de bord en couleur faciles à interpréter. Générez des rapports ponctuels ad hoc pour trouver la réponse à une question commerciale spécifique.
Gestion des stocks : ne soyez jamais à court du matériel dont vous avez besoin pour vos réunions ou événements grâce à des outils de prévision avancés et à des vérifications en temps réel des stocks pour tous les sites de votre organisation. Suivez l'emplacement des articles et gérez leur allocation afin de mettre en évidence les besoins en matière d'augmentation ou de diminution des stocks pour une utilisation future, ainsi que les besoins d'amélioration des espaces eux-mêmes.
Communications centralisées : tous les employés peuvent utiliser le logiciel comme source unique et actualisée d'informations fiables pour obtenir les dernières informations relatives à l'attribution des espaces de bureau, aux visiteurs de marque et aux communications urgentes. Les tâches peuvent être attribuées, les questions peuvent être répondues et tout le monde est toujours sur la même longueur d'onde.
Automatisation des flux de travail et approbations : configurez des flux de travail automatisés qui acheminent les demandes de réservation, les commandes de service et les demandes de modification vers les bonnes parties prenantes pour examen et approbation. Réduisez les goulots d'étranglement, maintenez la conformité avec les politiques internes et assurez-vous que rien ne passe entre les mailles du filet grâce à des pistes d'audit claires et au suivi des statuts.
Gestion financière et facturation : suivez les budgets, gérez les refacturations internes, générez des factures et surveillez les répartitions des revenus ou des coûts dans un seul système. Des outils financiers intégrés offrent une visibilité sur la rentabilité des événements, les dépenses des services et les performances opérationnelles globales sans avoir recours à des feuilles de calcul disparates.
Intégrations et connectivité du système : connectez votre logiciel de gestion d'événements à des calendriers, des systèmes CRM, des plateformes ERP, des systèmes de contrôle d'accès et des outils d'affichage numérique. Les intégrations transparentes éliminent la saisie de données en double, améliorent la précision des données et créent un écosystème technologique unifié dans toute votre organisation.
Prêt à transformer vos réunions et événements d'entreprise ?
Des réunions du conseil d'administration aux présentations clients, en passant par les conférences et les activités de team building, les lieux de travail d'aujourd'hui accueillent un large éventail d'événements. Pour faire face à cette complexité, les organisations ont besoin de plus que des processus manuels et des outils disparates. Un logiciel spécialement conçu pour la gestion des événements et des lieux permet aux équipes de réserver des espaces, de coordonner les ressources, de réduire la charge administrative et d'améliorer l'efficacité opérationnelle.
En centralisant la planification et l'exécution sur une seule plateforme, les organisations peuvent s'assurer que chaque événement se déroule non seulement sans heurts, mais contribue également à la réalisation d'objectifs commerciaux plus larges. Discutez avec un expert en gestion d'événements d'entreprise pour découvrir comment la solution adéquate peut soutenir votre stratégie en matière de lieu de travail.
.svg)