De la pénurie de personnel aux problèmes liés à la chaîne d'approvisionnement, de nombreux facteurs contribuent à l'augmentation des coûts à l'échelle mondiale, ce qui signifie que les entreprises et les particuliers disposent généralement d'un budget moins important à consacrer aux réunions et aux événements. Par conséquent, aujourd'hui plus que jamais, les lieux d'accueil doivent proposer des offres compétitives aux clients potentiels tout en maximisant leurs revenus, en générant des profits et en offrant des expériences événementielles mémorables.
Dans cet article, nous passerons en revue la conjoncture économique actuelle et son impact sur les dépenses événementielles. Nous explorerons également différentes stratégies que les lieux peuvent et doivent mettre en œuvre pour maximiser leurs profits tout en restant compétitifs pour les acheteurs potentiels disposant d'un budget événementiel limité.
3 facteurs principaux ayant une incidence sur les budgets événementiels
Selon Technavio, le secteur mondial de l'événementiel devrait connaître une croissance de 614,33 milliards de dollars américains, avec un taux de croissance annuel composé (TCAC) de 10,59 % entre 2021 et 2026. Cependant, malgré cette croissance estimée, les sites événementiels seront confrontés à trois défis majeurs qui auront un impact sur les dépenses événementielles dans les années à venir, notamment :
1. Augmentation des coûts
Le Fonds monétaire international a révélé, dans cet article, que le coût moyen de la vie a augmenté davantage au cours des 18 mois compris entre le début de 2021 et juillet 2022 qu'au cours des cinq années précédentes combinées. Les prix des denrées alimentaires et de l'énergie ont été les principaux moteurs de l'inflation, ce qui est une mauvaise nouvelle pour les lieux d'accueil, car ceux-ci jouent un rôle important dans les événements.
2. Fonds limités
La hausse des coûts continue d'avoir des répercussions sur les entreprises et les consommateurs individuels, ce qui se traduit par une diminution des fonds disponibles pour les réunions et les événements. Les lieux d'accueil doivent donc trouver des moyens créatifs pour offrir des expériences mémorables avec des budgets limités.
3. Menace des événements virtuels
Les entreprises et les particuliers qui organisent des événements à petite échelle se tournent vers les événements virtuels ou hybrides en raison de leur rentabilité. Pour les événements à grande échelle destinés à un public international, les événements virtuels constituent une option plus durable pour rassembler un grand nombre de personnes tout en réduisant considérablement les émissions de carbone associées (c'est-à-dire les déplacements, le gaspillage alimentaire, la consommation d'électricité, etc.).
Comment les lieux événementiels peuvent-ils s'adapter à la réduction des budgets événementiels ? Découvrez les meilleures stratégies que chaque lieu événementiel peut mettre en œuvre pour réduire ses coûts, accroître sa rentabilité et garantir le succès de ses événements et la satisfaction de ses clients.
Comment les sites événementiels luttent contre la hausse des coûts et les budgets événementiels limités pour améliorer leur rentabilité
Il existe plusieurs domaines clés qui peuvent aider les sites à surmonter la hausse des coûts et à s'adapter aux budgets événementiels limités tout en augmentant leur rentabilité. Il s'agit notamment de minimiser les coûts et d'augmenter le chiffre d'affaires, la productivité et l'efficacité. Voici quelques exemples pratiques que les sites peuvent mettre en œuvre pour aborder chacun de ces quatre domaines et stimuler leurs profits et leur croissance :
1. Tirer parti de l'automatisation pour réduire les coûts et augmenter la productivité et l'efficacité
En tirant parti de la technologie, les sites peuvent automatiser les processus de gestion des événements, réduire considérablement les coûts de main-d'œuvre et améliorer la productivité et l'efficacité. Cette approche rationalisée atténue les erreurs humaines et optimise la gestion des événements, ce qui se traduit par une meilleure organisation des événements et un service client amélioré.
2. Maximiser le taux d'occupation et gérer le rendement
Les lieux événementiels doivent maximiser leur taux d'occupation et optimiser la gestion du rendement afin d'augmenter leurs revenus et leurs bénéfices. Tirer parti des périodes creuses et proposer des incitations pour stimuler les réservations hors saison est un exemple de stratégie permettant de maximiser votre taux d'occupation. Cette stratégie est particulièrement avantageuse pour les clients disposant d'un budget événementiel limité, car elle leur permet de choisir des dates rentables qui correspondent à leurs besoins.
Optimisez le rendement de votre établissement en évaluant l'utilisation de vos espaces. Cherchez à comprendre pourquoi certains espaces sont les plus utilisés et d'autres les moins utilisés. En rendant les espaces moins attractifs plus attrayants et en répartissant uniformément la fréquentation de vos événements dans votre établissement, vous équilibrerez le rendement de chaque espace. L'évaluation du rendement de chaque salle permettra également d'identifier celles qui pourraient avoir besoin d'être rafraîchies en raison de l'usure des espaces les plus utilisés.
3. Proposer des formats d'événements hybrides
Les lieux événementiels devraient privilégier les événements en présentiel, mais envisager un format hybride leur permet d'élargir leur public potentiel et d'augmenter leurs opportunités de revenus. Proposer des formules d'événements à distance ou virtuels permet non seulement de répondre aux attentes des clients soucieux du développement durable, mais aussi d'élargir la portée et l'impact des événements, tout en respectant le budget alloué.
4. Réduisez les coûts alimentaires et les émissions de carbone grâce à des options de menus à base de plantes.
Pour les lieux qui proposent un service de restauration, les menus à base de plantes constituent une excellente solution pour respecter les budgets limités des événements. Non seulement les menus sans viande réduisent les coûts alimentaires, mais ils contribuent également à diminuer les émissions de carbone liées aux événements en présentiel, s'inscrivant ainsi dans une démarche durable. Si possible, les restaurants ou lieux proposant des produits « de la ferme à la table » offrent de nombreux avantages. Avec ce concept, vous soutenez les fermes locales, réduisez les émissions causées par le transport des aliments et vous assurez que les aliments sont de qualité et proviennent de sources responsables.
Réduisez les coûts alimentaires et le gaspillage en obtenant un nombre d'invités aussi précis que possible. Si possible, demandez aux gens de réserver leur repas à l'avance, en prévoyant un peu plus au cas où des invités de dernière minute se présenteraient. Un menu limité contribuera également à réduire les coûts alimentaires, car vous pourrez plus facilement prévoir les coûts alimentaires en raison du nombre réduit de variables alimentaires.
5. Forfaits compétitifs
Les lieux doivent élaborer des offres événementielles compétitives adaptées aux budgets limités afin de renforcer leur attractivité auprès des clients potentiels. Cela peut passer par des tarifs réduits pendant les périodes creuses, des menus saisonniers et des offres spéciales/promotions. Ces stratégies sont essentielles pour rester compétitif et attirer les organisateurs d'événements potentiels en maximisant ce qu'ils obtiennent avec un budget événementiel limité.
6. Événements payants
Les événements payants constituent un moyen simple pour les lieux d'événements de diversifier leurs sources de revenus, plutôt que de dépendre uniquement des réservations de clients externes. En gérant leurs propres événements, les lieux d'événements ont un contrôle total sur les prix et les détails des événements, ce qui leur permet de mieux gérer leurs coûts et d'augmenter leur potentiel de revenus. Cette approche permet non seulement d'accroître la rentabilité, mais aussi d'améliorer le taux d'occupation des lieux et d'augmenter la rentabilité.
7. Partenariats, collaborations et événements éphémères
Si les événements payants ne sont pas envisageables, les lieux peuvent choisir de s'associer ou de collaborer avec une agence événementielle externe, une marque, un chef ou un traiteur pour organiser un événement éphémère. Dans le cadre d'événements éphémères, la partie externe gère les détails de l'événement, et le lieu se contente de fournir l'espace et d'accepter des frais de location ou un pourcentage des recettes. Sans avoir à gérer directement l'événement, votre équipe peut se concentrer sur d'autres sources de revenus supplémentaires.
Réduisez les coûts et augmentez vos profits grâce à une plateforme efficace de gestion des lieux et des événements.
Le paysage événementiel évolue, mettant l'accent sur la durabilité et des événements uniques plus mémorables, ce qui rend la rentabilité cruciale. Bien que l'avenir reste incertain, il est clair que l'utilisation d'un logiciel de gestion des sites et des événements est essentielle pour prospérer dans l'environnement actuel et assurer la pérennité de votre organisation de manière rentable.
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