Guide pour les logiciels de gestion de sites

Notre module CRM est composé d'outils de vente intégrés. Ces outils vous permettent d'améliorer l'efficacité des ventes grâce à plusieurs avantages :

• Les outils avancés de vente et de réservation.
• La possibilité de générer des propositions, des contrats et des signatures électroniques.
• Le suivi des objectifs de la demande jusqu'à la réservation.
• La gestion des contacts pour l'ensemble de vos comptes.

Avec le module CRM de Momentus, vous pouvez éviter de perdre des données historiques sur les ventes à cause de systèmes disparates. L'intégration transparente de notre module CRM permet de suivre les performances des ventes et des événements et de prendre des décisions plus éclairées pour l'avenir.

Le portail web Momentus permet de rationaliser le déroulement des événements pour les utilisateurs finaux de plusieurs façons :

• Permettre aux utilisateurs de réserver rapidement des espaces.
• Rationaliser les commandes d'articles et de services de traiteur.
• Automatiser les processus de planification d'événements.

Le portail web Momentus vous permet d'éliminer certaines contraintes liées à la réservation, à l'inventaire et à la restauration. Ainsi, votre équipe pourra gagner un temps précieux et les utilisateurs auront une image plus positive de votre marque.

Le module de gestion d'événements Momentus permet une visibilité en temps réel et une gestion mobile des événements. Offrez une gestion d'événements de qualité supérieure grâce à :

• Des applications mobiles pour la gestion des événements.
• La possibilité de confirmer la livraison d'un bon de travail en cours de route.
• La gestion mobile de l'inventaire avec des fonctionnalités de check-in/check-out.

Le module de gestion d'événements Momentus peut aider votre équipe à se libérer du grand livre et des processus manuels, et lui permettre de travailler de manière mobile et de suivre l'évolution rapide du monde de l'événementiel moderne.

Le module de comptabilité Momentus vous permet de garder le contrôle sur la planification des ressources grâce à un certain nombre d'outils :

• Un logiciel de comptabilité entièrement intégré pour la gestion des événements.
• Une seule base de données pour toutes les données financières.
• Un accès aux comptes fournisseurs, au registre comptable, à l'inventaire et à plus encore.

Un programme de comptabilité séparé risque de vous empêcher d'avoir une vue d'ensemble et de poser des problèmes à votre équipe. Le module de comptabilité Momentus permet une comptabilité totalement transparente pour toutes les fonctions de la gestion d'événements.

Les rapports détaillés étaient autrefois un casse-tête dans la gestion des événements. Avec le module Momentus, ce n'est plus le cas.

• Accédez à des analyses sur les réservations d'événements, l'occupation des lieux et plus encore.
• Créez des rapports personnalisés adaptés à votre organisation.
• Trouvez rapidement les données dont vous avez besoin grâce aux informations en temps réel et aux tableaux de bord.

Les événements et le marché peuvent changer rapidement. Avec le module de reporting Momentus, vous pouvez éviter d'être pris au dépourvu et offrir des expériences vraiment inoubliables.

L'infrastructure utilisée par Jaarbeurs était composée de plusieurs systèmes disparates fonctionnant en silos sur les différents sites et au siège international de l'entreprise. Cela créait des problèmes opérationnels dans l'ensemble de l'organisation, ce qui nuisait à l'efficacité et empêchait l'entreprise d'être pleinement centrée sur le client. Jaarbeurs souhaitait résoudre ce problème de manière transparente, sans incidence sur les opérations en cours, ce qui nécessitait une solution clé en main capable de fournir un délai de rentabilisation rapide (TTV).

Momentus (anciennement Ungerboeck) répondait à ce besoin. Momentus offre une visibilité cohérente à l'ensemble de l'organisation et rationalise les opérations financières. Le logiciel évite également les processus manuels et simplifie les paiements et la facturation, ce qui permet au personnel de se concentrer sur la satisfaction des clients. Jaarbeurs a commencé par utiliser le module expositions et sites de la plateforme Momentus, puis a ajouté le module financier, et utilise maintenant presque toute la suite logicielle.

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L'experte Anne Wheat, directrice générale des opérations événementielles à l'espace événementiel Pier 57 de Google, explique les différences entre les événements publics et les événements d'entreprise. Elle partage également les meilleures pratiques de gestion d'événements qu'elle a apportées au milieu de l'entreprise et explique comment les événements d'entreprise évoluent.

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Live Nation Australia utilisait un ensemble de systèmes manuels et de feuilles de calcul qui prenaient beaucoup de temps et entraînaient des blocages internes, une augmentation des erreurs humaines et des erreurs de communication. La société souhaitait une solution unique de gestion d'événements capable de créer une cohésion entre tous les sites et départements, de s'intégrer aux technologies existantes et de produire des rapports précis permettant d'analyser les indicateurs clés de l'entreprise. Leurs opérations internes devaient être modernisées dans tous les départements, mais des temps d'arrêt n'étaient pas envisageables. L'équipe avait donc besoin d'un système qui pourrait être déployé sans avoir d'impact sur les activités quotidiennes.

Live Nation a choisi Momentus. La plateforme intuitive agit comme une source unique pour centraliser toutes les informations sur les événements à travers leur entreprise et standardiser leurs opérations événementielles. Momentus s'intègre même à l'infrastructure existante pour réduire le besoin de processus manuels, ce qui améliore la productivité du personnel, simplifie les rapports et aide à moderniser l'expérience client.

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L'Université de la Colombie-Britannique gère environ 500 réunions et événements et 18 000 réservations de salles individuelles par an dans plus de 1 600 espaces événementiels sur le campus. Lorsque la relation entre l'UBC et Momentus Technologies (anciennement Ungerboeck) a débuté en 1997, l'UBC était à la recherche d'un système de gestion d'événements et d'un CRM pour gérer les réservations de salles, stocker les informations sur les clients et produire des rapports afin de rationaliser le processus de vente d'événements.

Des demandes en ligne à l'inscription aux événements, en passant par les propositions de sessions de conférence et les paiements en ligne, chaque nouvelle fonctionnalité a permis à l'université de rationaliser davantage ses processus événementiels. Cela lui a également permis d'augmenter ses sources de revenus et de fournir un service de haute qualité à ses clients, qu'ils soient internes ou externes.

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L'Alerus Center est situé à Grand Forks, dans le Dakota du Nord. Il organise environ 400 événements par an. Avant Momentus, l'équipe de vente de l'Alerus Center envoyait aux clients un PDF de leur contrat de réservation. Le client devait imprimer et signer le contrat, le scanner et le renvoyer à l'Alerus Center. Après avoir numérisé le contrat, l'équipe interne devait répéter le processus et le numériser à nouveau pour son client. La procédure de signature et d'exécution des contrats d'Alerus Center était longue et comportait trop d'étapes.

Depuis l'implémentation de Momentus et de la signature électronique intégrée à DocuSign, l'équipe de vente de l'Alerus Center a gagné en efficacité et peut désormais signer des contrats partout où elle se trouve. Grâce à cette signature simplifiée, l'équipe peut traiter les contrats plus rapidement et même générer des rappels automatiques pour les clients qui n'ont pas encore signé.

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Lieu hybride et emblématique, Lille Grand Palais est un acteur majeur de l’évènementiel depuis bientôt 30 ans. Ce bâtiment au design audacieux est idéalement situé au cœur de la ville de Lille et incroyablement modulable. Il réunit en un seul lieu trois fonctions essentielles : un Palais des Congrès, un Parc d’Exposition et un Zénith. Afin de gérer au mieux l’ensemble de ses activités diverses et variées, Lille Grand Palais avait besoin d’une solution de gestion d’espaces et d’évènements moderne et robuste pour centraliser ses opérations et augmenter la productivité de ses équipes. Avec 75 utilisateurs en internes et 300 évènements annuels, l’organisation était confrontée à un délai serré pour la mise en place de la plateforme.

Grâce à Momentus, Lille Grand Palais dispose désormais d’une solution tout-en-un pour la gestion de ses opérations comprenant un CRM, un calendrier d’évènements, une gestion opérationnelle des évènements, des documents de filage, une gestion des achats et des stocks, un système de facturation, et bien plus. À la suite de l’implémentation réussie du logiciel, Lille Grand Palais travaille déjà avec Momentus sur la prochaine étape de la digitalisation de leurs services, avec la création et mise en place d’un web shop exposant pour moderniser leur expérience client et augmenter leur revenu.

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Basé à Telford, dans les Midlands du Royaume-Uni, le Southwater Event Group comprend le Telford International Centre qui dispose de 15 000 mètres d'espace pour les événements et les conférences, ainsi que des hôtels. Avant que le Southwater Event Group n'adopte Momentus en 2015, une grande partie du processus de planification des événements était effectuée à travers différents systèmes. Cependant, un changement dans le processus existant de l'équipe a créé quelques incertitudes avec l'équipe du site. Ainsi, gagner la confiance des collaborateurs était une priorité absolue au début du processus d'implémentation de Momentus.

La plateforme Momentus sert de source unique pour le Southwater Event Group, et les informations sont toujours exactes et à jour, ce qui permet à l'équipe de créer facilement des rapports pertinents. L'organisation a récemment migré vers le Cloud Momentus, et une fois de plus, une implémentation en douceur était de rigueur. Désormais, l'équipe de Southwater peut rationaliser la gestion des événements et même permettre aux exposants de gérer leurs propres commandes.

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Aschaffenburg est une ville de Bavière, en Allemagne, et constitue la voie vers les collines du Spessart. La ville accueille environ 400 événements par an à savoir des expositions, des événements culturels tels que des concerts, des spectacles d'humour et des pièces de théâtre. La mairie d'Aschaffenburg est cliente de Momentus depuis 2004 et a automatisé de nombreux processus de gestion de sites et d'événements. Cependant, le service des congrès et du tourisme d'Aschaffenburg partageait toutes les données des événements avec son département technique en utilisant un journal d'événements. Naturellement, ce processus présentait des inconvénients car les données étaient saisies manuellement et synthétisées dans un rapport qui était fourni à l'équipe technique sous format papier.

La plateforme Momentus a complètement remplacé le journal d'événement. Les erreurs qui se produisaient auparavant en raison de la saisie manuelle des données ont été éliminées dès le départ, et l'équipe peut désormais accéder aux données actualisées des événements de l'ensemble du site dans l'application via un téléphone portable ou une tablette.

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