J'ai eu le plaisir de diriger des équipes événementielles et j'ai travaillé dans et autour de dizaines de sites. Les professionnels qui gèrent les événements et les sites ont l'un des métiers les plus difficiles au monde, et pourtant, ils sont aussi centrés sur le client que toutes les personnes que j'ai rencontrées.
Leur travail est ardu en raison d'horaires rigoureux, de clients exigeants et de tâches administratives fastidieuses, autant d'éléments qui peuvent compromettre la qualité de leurs événements. De nombreuses équipes chargées de l'organisation d'événements et de la gestion de sites rencontrent plus de difficultés qu'elles ne le devraient, car elles ne disposent pas des technologies efficaces pour les aider.
Dans cet article, nous explorons cette énigme, son impact sur le secteur et la manière dont des solutions innovantes de gestion des lieux et des événements peuvent libérer les professionnels de l'événementiel et des lieux afin qu'ils puissent se concentrer sur ce qu'ils font le mieux : orchestrer des événements extraordinaires. Plongeons-nous dans le vif du sujet.
Pourquoi les gestionnaires d'événements sont-ils coincés dans des tâches administratives ?
Les gestionnaires d'événements sont constamment submergés par les tâches administratives habituelles tout au long du processus de gestion d'événements.
En conséquence, les professionnels de l'événementiel voient souvent leurs journées accaparées par des tâches organisationnelles plutôt que par des interactions constructives avec leurs clients, non seulement pendant leurs heures de travail, mais aussi après.
Selon un récent rapport sur les réservations en ligne publié par MICE et VenueSuite, 28 % des demandes de renseignements sur des événements effectuées via le site web d'un lieu de réception ont lieu en dehors des heures d'ouverture. Et, comme le souligne le rapport, il existe un lien direct entre le temps de réponse et les taux de conversion, puisque 70 % des demandes traitées dans l'heure qui suit aboutissent à une réservation confirmée. Cela signifie que si les lieux de réception ne traitent pas rapidement les demandes de réservation, les clients risquent de se tourner vers d'autres prestataires.
Pour rationaliser les tâches fastidieuses, 85 % des gestionnaires d'événements ont recours à des logiciels de gestion d'événements afin de faciliter la gestion et la planification des événements. MICE et VenueSuite indiquent que les outils de réservation intégrés aident les sites à répondre à 81 % des demandes de renseignements et des appels d'offres (RFP) dans les 24 heures. Ces outils traitent 48 % de ces demandes en seulement une heure.
Cela permet non seulement de faciliter le bon déroulement des événements, mais aussi d'alléger la charge de travail des responsables événementiels.
Mais pourquoi ce fossé existe-t-il ?
1. Adoption limitée de la technologie
Certains lieux ou équipes de gestion d'événements peuvent ne pas avoir adopté les technologies modernes et les logiciels de gestion d'événements qui rationalisent le processus de réservation. Cela peut entraîner une forte dépendance aux méthodes manuelles.
2. Systèmes obsolètes
Si les systèmes de réservation du lieu sont obsolètes ou ne disposent pas de fonctionnalités d'automatisation, les responsables événementiels peuvent se retrouver confrontés à des tâches manuelles chronophages, telles que la saisie de données, les communications par e-mail et la planification.
3. Procédures de réservation complexes
Si les procédures de réservation du lieu sont complexes et impliquent plusieurs étapes ou parties prenantes, les gestionnaires d'événements peuvent avoir du mal à gérer manuellement ces subtilités, en particulier si le volume d'événements est élevé.
4. Contraintes en matière de ressources
Certains lieux peuvent ne pas disposer du personnel dédié ou des ressources suffisantes pour investir dans des systèmes de réservation automatisés. Dans ce cas, les responsables événementiels peuvent être amenés à recourir à un traitement manuel en raison du nombre limité d'alternatives.
5. Défis liés à l'intégration
Les problèmes d'intégration entre les différents systèmes utilisés dans la gestion d'événements, tels que les outils CRM, financiers et de planification, peuvent entraver la circulation fluide des informations et obliger les gestionnaires d'événements à traiter les réservations manuellement.
5 façons dont la technologie de gestion d'événements permet de nouer des relations
Établir et entretenir des relations avec les clients est essentiel pour assurer le succès à long terme dans le secteur de la gestion d'événements. Voici plusieurs raisons pour lesquelles les gestionnaires de sites devraient privilégier le développement de relations solides avec leurs clients plutôt que de se concentrer uniquement sur les réservations :
1. Fidéliser la clientèle
Des relations solides contribuent à la fidélité des clients. Les clients fidèles sont moins enclins à explorer d'autres espaces événementiels, ce qui garantit un flux de revenus constant pour votre établissement.
2. Créer des opportunités de recommandation
Les clients satisfaits sont plus enclins à recommander vos services à d'autres personnes. Le bouche-à-oreille est un outil marketing puissant qui peut déboucher sur de nouvelles opportunités commerciales intéressantes.
Selon les prévisions mondiales pour les réunions et événements en 2024 d'American Express Global Business Travels, 59 % des réunions devraient se dérouler en présentiel en 2024 et 67 % des experts en événementiel prévoient une augmentation des budgets pour répondre à la demande. Par conséquent, des expériences exceptionnelles et des clients satisfaits peuvent facilement déboucher sur de nouvelles réservations.
3. Inculquer la défense de la marque
Les clients qui se sentent fortement liés à votre entreprise deviennent les ambassadeurs de votre établissement. Leurs témoignages et recommandations positifs peuvent considérablement améliorer votre réputation dans le secteur.
4. Gestion de crise
En période de crise ou face à des défis imprévus, une relation client solide constitue une base de confiance. Les clients sont plus enclins à collaborer et à travailler ensemble pour trouver des solutions lorsqu'une relation de confiance est établie.
5. Renforcer sa réputation
L'accent mis sur les relations avec les clients contribue à une réputation positive dans le secteur de l'événementiel. Une excellente réputation attire davantage de clients et d'opportunités en général.
Comment passer plus de temps avec les clients
Certains lieux gèrent l'espace dans lequel ils accueillent les gens, mais pas les relations avec les personnes présentes dans cet espace. La réservation ne se limite pas à la salle où se déroule l'événement. Vous réservez un espace avec des personnes. Si vous souhaitez réserver plus d'espace, plus fréquemment et avec plus de précision, vous avez besoin d'une technologie qui permet à la fois de réserver l'espace et de gérer vos relations avec les personnes présentes dans cet espace.
C'est là qu'interviennent les outils de vente intégrés tels que les systèmes de gestion de la relation client (CRM). Les CRM aident les gestionnaires de sites à maximiser leurs revenus tout en augmentant leur efficacité. Comment ? En permettant aux utilisateurs de gérer les ventes, de la demande à la réservation, tout en suivant les progrès réalisés par rapport aux objectifs prédéfinis. Les gestionnaires de sites peuvent également utiliser les CRM pour générer des propositions et des contrats avec des composants de signature électronique, ce qui se traduit par un nombre accru de contrats conclus plus rapidement.
Comment votre établissement gère-t-il ses relations clients ? Avez-vous l'impression d'avoir dépassé les capacités limitées de votre système logiciel actuel, qui ne permet que la réservation d'espaces ?
Notre plateforme a été conçue par des professionnels de l'événementiel et des lieux événementiels pour des professionnels de l'événementiel et des lieux événementiels. Laissez-nous vous montrer comment notre logiciel de gestion de lieux événementiels spécialement conçu et basé sur le cloud peut vous aider à éliminer les tâches fastidieuses et à rationaliser vos opérations événementielles afin que vous puissiez vous concentrer sur ce qui est vraiment important : vos clients.
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