Qu'est-ce que la gestion des risques événementiels ?

La gestion des risques liés aux événements est une priorité pour de nombreux sites et services événementiels. Et pour cause : de nombreux imprévus peuvent survenir lors d'événements en direct.  

Les bousculades sont devenues plus fréquentes, d'Astroworld à Itaewon Halloween, en passant par le Cameroun. La violence liée aux armes à feu, bien qu'elle soit moins importante qu'en 2021, reste élevée à travers les États-Unis. Les conditions météorologiques deviennent également un facteur de plus en plus influent, que vous vous inquiétiez de l'impact de la pluie sur un événement en plein air ou du vent qui pourrait détruire les infrastructures temporaires d'un site. La sûreté et la sécurité sont toujours une préoccupation majeure pour les organisateurs d'événements lorsqu'ils choisissent un lieu pour des événements temporaires et lorsqu'ils cherchent à atténuer les menaces sur les sites permanents. 

Trop souvent, les sites et les organisations ne donnent pas la priorité aux éléments préventifs de la gestion des risques liés aux événements avant qu'une catastrophe ne se produise. S'il est important de disposer de plans d'intervention en cas d'urgence, une compréhension approfondie des éléments opérationnels qui influencent la prévention des risques permettra d'élaborer un plan de résilience plus complet, garantissant des événements plus sûrs et inoubliables sur votre site. 

Qu'est-ce que la gestion des risques événementiels ?

La gestion des risques liés aux événements semble concerner tous les aspects de la sécurité, mais ce n'est pas le cas. La définition du terme « risque » est assez large et ne se limite pas aux incidents liés à la sécurité. 

La gestion des risques liés aux événements couvre tout ce qui peut mal tourner lors d'un événement : 

• Incidents météorologiques (par exemple, il pleut le jour de votre événement en plein air). 

• Événements liés aux conférenciers, comme leur absence ou leur retard. 
• Problèmes d'alimentation, tels qu'une coupure de courant. 
• Risques liés à la sécurité, tels que bousculades, incendies, etc. 
• Le service d'alcool et son contrôle éventuel. 

La liste des risques ci-dessus n'est en aucun cas exhaustive, car les risques varient en fonction du type d'événement, du lieu et de l'impact du risque survenu.  

La gestion des risques événementiels consiste à évaluer les risques avant qu'ils ne surviennent et à élaborer un plan visant à atténuer chacun d'entre eux par la prévention et/ou la préparation. En général, une combinaison de ces stratégies constitue l'approche la plus efficace, en particulier pour les risques les plus importants.  

Une gestion efficace des risques nécessite également de hiérarchiser les risques à l'aide d'un processus appelé analyse des risques. Cela permet d'établir l'importance relative de chaque risque et de prendre de meilleures décisions, même avec des ressources limitées. 

Conseils pour gérer les risques liés aux événements

Chaque événement, chaque lieu et chaque public sont différents, ce qui rend difficile la prévention totale des risques. Vous pouvez toutefois prendre plusieurs mesures pour garantir la sécurité maximale de votre public tout en organisant un événement mémorable. 

Effectuer une évaluation des risques

La première étape de tout plan de gestion des risques consiste à réaliser une évaluation des risques. Au cours de cette évaluation, examinez chaque événement à venir et tenez compte des éléments suivants : 

• Le lieu: quels sont les risques spécifiques liés au lieu ? S'agit-il d'un lieu en plein air ? Est-il situé dans un endroit très fréquenté et populaire ? Le lieu dispose-t-il d'une alimentation électrique de secours ? Quelles sont les menaces qui pèsent sur ce lieu et y a-t-il des endroits particulièrement vulnérables ?
  
• Transport: Comment les participants se rendront-ils sur le lieu de l'événement ? Si vous fournissez le transport, avez-vous prévu un plan d'urgence au cas où celui-ci serait annulé ? Le lieu de l'événement est-il facile d'accès ?
  
• Contrôle des foules: y a-t-il des problèmes liés aux points d'accès pour l'entrée, la sortie ou la circulation des foules ? Les bousculades sont de plus en plus fréquentes lors des événements musicaux, il est donc important de réfléchir à la manière dont les participants sont assis ou debout. Y a-t-il suffisamment d'espace pour que les gens puissent se déplacer, avec des issues de secours facilement accessibles ?
  

• Météo: La météo aura-t-elle une incidence sur cet événement ? S'il s'agit d'un événement en plein air, disposez-vous d'un moyen de couvrir l'espace dédié à l'événement ou d'un espace de secours où vos participants pourront se rendre ? Le vent, la température, la pluie et la foudre sont des facteurs très importants à prendre en compte, en particulier pour les événements en plein air. 
  
• Personnel: Le personnel joue un rôle essentiel dans la gestion des risques liés aux événements, car de nombreuses interventions opérationnelles nécessitent une réponse structurée de la part du personnel et des bénévoles. Disposez-vous d'un nombre suffisant d'employés ou de bénévoles ? Y a-t-il du personnel supplémentaire disponible si certaines personnes ne peuvent pas venir ? Certains membres du personnel sont-ils qualifiés pour fournir une assistance spécialisée à ceux qui en ont besoin ? Ont-ils été correctement formés et préparés pour remplir efficacement leur rôle ? 

Créer un groupe de travail

Une fois les risques évalués, il est temps de constituer une équipe. Identifiez et impliquez les parties prenantes concernées par la gestion des risques liés à l'événement et créez un groupe de travail. Chaque partie prenante doit être responsable d'un risque ou d'un groupe de risques spécifique et diriger les efforts nécessaires pour atténuer les risques et intervenir en cas de problème. 

Les parties prenantes types peuvent inclure votre équipe événementielle interne, des spécialistes de la sécurité et des fournisseurs tiers qui participent à l'événement, etc. 

Chaque partie prenante devrait également contribuer à l'élaboration de plans d'urgence, le cas échéant, pour chaque risque. 

Évaluez chaque risque identifié en fonction de sa probabilité et de sa gravité.

Passez en revue la liste que vous avez créée à l'étape précédente et classez chaque risque événementiel en fonction de sa gravité et de sa probabilité. Placez les éléments les plus susceptibles de se produire ou ceux qui présentent le niveau de gravité ou de risque le plus élevé en haut de la liste et classez-les par ordre de priorité. 

Au cours de cette étape, vous devez également désigner les parties prenantes ou les responsables pour chaque risque ou catégorie de risques. Réfléchissez aux parties prenantes les plus concernées par le risque lié à l'événement en question, puis contactez-les afin de leur confier la responsabilité de ce risque. 

Élaborer des plans d'urgence

Élaborez des plans d'urgence pour les risques liés aux événements en fonction de leur classement dans votre liste. Ceux qui sont les plus susceptibles de se produire ou ceux qui présentent la plus grande gravité doivent être traités en priorité. 

Les parties prenantes précédemment identifiées doivent contribuer à l'élaboration de plans d'urgence pour chaque risque pertinent, en collaboration avec votre équipe événementielle, afin de garantir la mise en place d'un plan de secours raisonnable. 

Par exemple, si un traiteur tiers fournit la nourriture, il doit être en mesure de présenter un plan de secours précisant ce qu'il fera s'il vient à manquer d'un certain produit, s'il est en retard, etc. 

En ce qui concerne plus particulièrement les fournisseurs tiers, il est également judicieux de prévoir un plan de secours en dehors du plan du fournisseur. Bien que le fournisseur puisse et doive fournir un plan d'urgence pour X, Y, Z, votre équipe doit disposer d'un plan de secours au cas où le fournisseur ne serait pas en mesure de le faire. Y a-t-il un fournisseur de secours en attente ? Une entreprise locale capable de vous aider ? 

Remarque: il n'est pas toujours possible d'avoir un plan d'urgence pour chaque risque lié à un événement. Atténuez ce que vous pouvez, en particulier les éléments figurant en haut de la liste. Pour tout le reste, assurez-vous simplement que votre personnel est conscient des risques et prêt à aider si quelque chose tourne mal. Le recours à une assurance est une solution de dernier recours, mais importante. Assurez-vous que chaque fournisseur dispose d'une assurance appropriée et qu'il peut fournir un certificat de validité pour prouver que sa couverture est en vigueur. 

Si possible, testez vos plans d'urgence.

Bien que cela ne soit pas toujours possible, selon la nature du plan de secours, il est judicieux de tester vos plans d'urgence. Cela peut être aussi simple que de vous asseoir à une table avec vos parties prenantes et de passer en revue le plan, étape par étape, afin de détecter d'éventuels blocages ou points de défaillance potentiels. 

Par exemple, supposons que vous souhaitiez tester un plan d'urgence en cas d'intempéries. Réunissez toutes les parties prenantes concernées et passez en revue le processus étape par étape. Le jour J, il pleut. Que faire ? Qui se charge de déplacer l'événement vers un autre lieu ou de veiller à ce que des bâches soient installées ? Quels problèmes pourraient survenir au cours de ces processus ? 

Simplifier la gestion des risques liés aux événements

La gestion des risques liés aux événements est essentielle à la réussite à long terme de votre site ou de votre organisation. Une seule catastrophe suffit pour que les gens perdent confiance en votre entreprise, voire pire. En prenant les mesures appropriées, vous pouvez mettre en place des processus qui contribuent à réduire la probabilité que les risques se concrétisent, tout en continuant à organiser des événements exceptionnels. 

De plus, un logiciel de gestion des risques événementiels adapté peut rendre vos processus encore plus efficaces. 

Le risque et l'incertitude deviennent des facteurs de plus en plus importants pour les organisateurs d'événements et les responsables de sites. Entre la fréquence croissante des phénomènes météorologiques extrêmes et l'amplification des risques pour la réputation via les réseaux sociaux, il n'a jamais été aussi important de maîtriser et de hiérarchiser nos efforts en matière de gestion des risques. Anticipez les risques et n'attendez pas qu'ils se concrétisent pour réagir. 

Momentus Risk Manager vous permet de rationaliser la gestion des risques grâce à plusieurs fonctionnalités : 

• Questionnaire de dépistage des risques qui génère un score de risque. 
• Outils d'analyse et d'évaluation des risques qui comparent les risques sur la base d'un score. 

• Outil de mesure de l'atténuation des risques qui simplifie la sélection des contrôles. 
• Mises à jour en temps réel des parties prenantes sur les risques et les activités connexes. 
• Surveillance des risques de bout en bout, couvrant toutes les étapes, de la planification à l'après-événement. 

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