Meilleures pratiques pour la gestion et la réponse aux incidents lors de grands événements

Les équipes responsables d'événements de grande envergure doivent donner la priorité à la gestion des incidents et aux réponses à y apporter. Avec des stratégies formelles adéquates, les équipes peuvent limiter les risques et prévenir les dommages causés par les incidents, ce qui améliore les chances de réussite.

Mais les événements d'aujourd'hui exigent une gestion élaborée des incidents. Heureusement, une plateforme numérique moderne et conçue à cet effet peut aider les responsables d'événements à optimiser la façon dont les équipes réagissent aux incidents survenus sur leur site.

7 techniques pour optimiser votre plan de gestion des incidents

Nous présentons ici sept bonnes pratiques pour la gestion et la réponse aux incidents lors d'événements de grande envergure. Pensez à la manière dont vous pourriez appliquer ces techniques, associées à de nouveaux outils numériques, afin de rationaliser les processus et d'obtenir de meilleurs résultats lorsque vos équipes interviennent en cas d'incident.

1. Numériser le processus d'accueil pour une intégration plus rapide

Lors de la préparation d'un événement, les responsables doivent souvent intégrer et former rapidement de nouveaux collaborateurs et bénévoles, y compris les personnes en charge de la gestion et de la résolution des incidents. Des systèmes numériques complets, faciles à comprendre et à utiliser, permettent aux responsables d'événements de rationaliser leurs activités, de gagner du temps et d'améliorer les résultats. Ils peuvent établir une structure de commandement claire et veiller à ce que tous les membres de l'équipe comprennent les rôles de chacun pendant un incident et tout au long de l'événement.

2. Définir les incidents et établir les réponses appropriées

La plupart des responsables classent les incidents potentiels par catégories et établissent des protocoles sur la manière dont les membres de l'équipe doivent communiquer, réagir et rendre compte lorsque chaque incident se produit. Avec la bonne plateforme numérique, ils peuvent diffuser ces règles prédéfinies grâce à un outil numérique en temps réel, tel qu'une application mobile spécialement conçue pour les équipes chargées de grands événements. Ainsi, les membres de l'équipe disposent des bonnes informations lorsqu'un incident se produit et peuvent accéder à des listes de contrôle qui rationalisent leurs efforts de reporting et de réponse.

3.Remplacer les processus manuels par des outils numériques

D'innombrables organisateurs d'événements continuent de s'appuyer sur des processus manuels pour répondre aux incidents ; leurs équipes utilisent des documents papier et des outils de communication de faible technicité, même pour les scénarios à haut risque. Les outils numériques, conçus spécifiquement pour la gestion d'événements, peuvent améliorer la façon dont les membres de l'équipe se préparent aux événements et se coordonnent pendant leur déroulement.

4. Uniformiser les procédures et l’enregistrement des données

Remplacer les dossiers papier par une interface numérique unifiée permet d'assurer un reporting précis entre les équipes. Des rapports cohérents permettent aux responsables d'événements de conserver des enregistrements complets de tous les incidents et des actions menées par les membres de l'équipe pour y répondre. Les responsables peuvent ainsi analyser les résultats des événements de manière cohérente, que ce soit pour des événements individuels ou pour des événements multiples.

5. Rationaliser la communication et la coordination au sein de l'équipe

Les responsables d'événements peuvent exploiter des outils numériques spécialement conçus pour améliorer la communication en temps réel entre les équipes, et minimiser les risques et les dommages dus à des incidents pendant un événement. Les bons outils peuvent les aider à créer un réseau de communication solide qui relie le personnel de l'événement, la sécurité, les équipes médicales et même les autorités locales.

Les membres de l'équipe peuvent par exemple signaler des incidents en temps réel à l'aide d'une application mobile, ce qui permet aux équipes chargées des incidents de réagir plus rapidement et de réduire les dommages potentiels liés à l'incident. Cela permet d'apporter la meilleure réponse possible et de conserver des enregistrements appropriés en vue d'un examen ultérieur.

6. Optimiser les rapports et les analyses

Grâce à une communication et à des rapports standardisés et en temps réel, les responsables d'événements peuvent facilement analyser les résultats des incidents avec tous les autres aspects d'un événement. La plateforme numérique adéquate leur permet d'incorporer ces résultats de manière transparente dans les rapports. Ces données représentent les informations les plus fiables disponibles sur tous les événements, ce qui permet aux responsables d'événements d'améliorer la gestion et la réponse aux incidents futurs.

7. Établir des mesures uniques pour les événements futurs

À mesure que les priorités changent, la bonne plateforme numérique permet aux responsables d’événement d'introduire facilement de nouveaux paramètres pour mesurer le succès d'un événement. Ces indicateurs peuvent inclure de nouveaux paramètres de gestion des incidents et de réponse, tels que les temps de réponse pour des incidents spécifiques ou le pourcentage de membres de l'équipe qui ont participé à des formations spécifiques. Lorsque les responsables peuvent comparer les résultats d'un événement à l'autre, ils peuvent commencer à identifier des tendances qui les aident à optimiser les résultats associés à ces nouvelles mesures.

Une approche véritablement moderne de la gestion et de la réponse aux incidents

Le succès des opérations de gestion et de réponse aux incidents commence par la mise à disposition des bonnes ressources pour moderniser et améliorer vos événements. C'est pour cela que nous avons conçu Momentus, une solution numérique de premier ordre qui gère tous les aspects d'un événement sur une plateforme unique. Avec un seul système pour standardiser, communiquer, coordonner et enregistrer, le tout accessible par une interface utilisateur facile à utiliser, il n'y a pas de limite à la réussite d'un événement.