Au cours de la dernière décennie, le paysage événementiel a connu de nombreux changements dans tous les secteurs d'activité. Les concerts sont plus importants et plus populaires que jamais depuis la pandémie, les entreprises accordent la priorité à l'engagement de leurs employés par le biais d'événements, les universités trouvent de nouvelles façons de louer des espaces et de générer des fonds, etc.
Étant donné que pratiquement tous les secteurs impliqués dans l'organisation d'événements sont en pleine mutation, il n'est pas surprenant que bon nombre des défis actuels liés à la gestion des sites et des événements soient relativement nouveaux.
La pandémie n'a été facile pour personne ni pour aucun secteur, et celui de l'événementiel n'a pas fait exception. Du recrutement à la gestion budgétaire, en passant par la reprise de la demande pour les événements en présentiel, les responsables événementiels sont confrontés à des défis sans précédent.
Heureusement, vous pouvez surmonter ces difficultés grâce à une bonne préparation et à une plateforme de gestion d'événements et de lieux adaptée.
« Quel que soit votre domaine d'activité, le secteur de l'événementiel connaît actuellement une croissance et des changements considérables. Les organisateurs d'événements d'entreprise se concentrent de plus en plus sur l'engagement, ceux qui organisent des concerts veulent des analyses sur la fréquence à laquelle les chansons sont interprétées, les gestionnaires de salles veulent des analyses plus approfondies sur l'utilisation des salles, etc. Le secteur de l'événementiel n'a jamais connu autant de changements ni autant de défis émergents. » — Steve Mackenzie, directeur de l'innovation chez Momentus
Les 7 plus grands défis en matière de gestion des sites et des événements
Le nombre de nouveaux défis liés à la gestion des lieux et des événements ne cesse d'augmenter et d'évoluer. Selon votre secteur d'activité et votre région, vous pouvez également être confronté à des défis qui vous sont propres. Mais il existe tout de même un certain nombre de défis communs en matière de gestion des lieux et des événements auxquels vous pouvez vous préparer dès maintenant.
1. Défis liés à la dotation en personnel
Pendant la pandémie de coronavirus, de nombreux services événementiels ont dû fermer leurs portes. Les événements en présentiel ont été suspendus partout dans le monde, mettant le secteur événementiel dans une situation difficile.
En raison de ces fermetures, il n'était pas rare que des spécialistes chevronnés de l'événementiel prennent une retraite anticipée. Cela a non seulement entraîné une pénurie de main-d'œuvre, mais aussi la perte de connaissances irremplaçables dans de nombreuses organisations.
Le secteur a perdu beaucoup de connaissances et d'expérience historiques dans le domaine de l'événementiel en raison de la pandémie. À Las Vegas, par exemple, certaines personnes qui avaient passé toute leur carrière comme serveurs de banquet ont décidé de prendre une retraite anticipée. Aujourd'hui, des départements entiers doivent repartir de zéro, les besoins et les coûts de formation ont augmenté, et les responsables événementiels démissionnent en raison du stress.
Surmonter ce défi : la dotation en personnel est une question complexe, il existe donc plusieurs stratégies que vous pouvez mettre en œuvre.
- Travaillez à améliorer la culture de votre entreprise, puis mettez-la en avant sur votre site et dans vos offres d'emploi. Cela peut avoir un impact considérable sur votre capacité à recruter et à fidéliser vos employés, 90 % des professionnels déclarant qu'ils se renseignent sur la culture d'entreprise avant d'accepter une offre.
- Formez vos employés à plusieurs postes afin que tous les membres de votre équipe événementielle sachent comment assumer les fonctions de leurs collègues. Cela facilite le remplacement des employés malades, favorise la mobilité ascendante et contribue à maintenir l'engagement de votre équipe.
- Tirez parti des logiciels de gestion d'événements et de sites pour rationaliser vos processus. Avec moins de personnel et plus de travail, il est essentiel de réduire au minimum les inefficacités. Le bon logiciel peut éliminer les cloisonnements, augmenter les marges et réduire le temps consacré aux tâches courantes de gestion d'événements.
Ci-dessus : un logiciel de gestion d'événements adapté peut réduire considérablement le temps consacré à diverses tâches.
Les problèmes de personnel prennent du temps à résoudre, mais les logiciels peuvent rapidement soulager les employés actuels. Associez cela à une formation polyvalente et à des améliorations culturelles, et vous serez sur la bonne voie pour disposer d'un service événementiel efficace.
2. Demandes croissantes en matière de logiciels
Comme nous l'avons mentionné précédemment, quel que soit votre secteur d'activité, les logiciels doivent offrir davantage de fonctionnalités qu'auparavant : des informations plus détaillées sur les performances des événements, des moyens de suivre l'utilisation des salles, des outils pour stimuler l'engagement, des outils de communication interdépartementaux, etc.
Le manque de personnel, la réduction des budgets et la complexité croissante des événements entraînent également un besoin universel de meilleurs logiciels de gestion des événements et des sites. Tout comme les processus manuels obsolètes d'antan, de nombreux logiciels disponibles sur le marché sont également dépassés par la vitesse de croissance des événements.
Surmonter ce défi : un logiciel adapté à la gestion d'événements et de lieux fait toute la différence. Certains fournisseurs proposent des solutions sur mesure pour un secteur spécifique ou ne prennent en charge qu'une petite partie de la gestion d'événements.
Même si trouver le bon logiciel de gestion de salle est un processus complexe, il y a quelques trucs rapides à garder en tête :
- Ne morcelez pas votre solution. Trouvez une plateforme qui rationalise tous les processus événementiels qui vous posent problème.
- Recherchez un fournisseur qui possède de l'expérience dans votre secteur d'activité ou votre niche, car cela lui permettra de vous offrir un meilleur soutien et un produit sur mesure.
- Vérifiez la crédibilité du fournisseur et assurez-vous qu'il bénéficie d'avis positifs et d'une bonne réputation.
Lisez notre blog sur la recherche du logiciel de gestion d'événements et de lieux adapté afin de vous assurer de faire le bon choix pour votre organisation unique.
3. Une attention accrue portée à la durabilité
Au cours des dernières décennies, la durabilité est devenue une priorité croissante pour de nombreux secteurs. Les véhicules électriques connaissent un essor dans l'industrie automobile, les entreprises manufacturières utilisent l'énergie solaire, etc. Les événements sont un domaine dans lequel les entreprises cherchent également à devenir plus durables.
- 83 % des spécialistes de l'événementiel considèrent désormais la durabilité comme une préoccupation centrale lors de la planification d'événements.
- 77 % des consommateurs prennent en compte la durabilité lorsqu'ils choisissent une marque.
Organiser des événements durables est plus facile à dire qu'à faire. Les organisateurs d'événements ne sont généralement pas préparés à lancer officiellement des initiatives en matière de développement durable, et encore moins à mesurer les progrès réalisés et à obtenir des résultats cohérents.
Surmonter ce défi : il est impossible de contourner la complexité des événements et le nombre de domaines dans lesquels les décisions axées sur la durabilité peuvent avoir un impact. Cependant, vous pouvez prendre certaines mesures pour commencer à organiser des événements plus durables dès cette année et au-delà.
- Élaborez un plan pour classer les efforts en matière de développement durable par catégories afin de pouvoir plus facilement concentrer vos efforts et en assurer le suivi.
- Ne négligez pas le rôle de la responsabilité sociale des entreprises et des efforts en matière de diversité, d'équité et d'inclusion dans le domaine du développement durable.
- Auditez vos propres processus internes et départements afin d'apporter des changements positifs qui amélioreront la vie de vos employés. Cela peut offrir une expérience plus engageante aux employés et contribuer à la réputation de votre organisation en tant qu'employeur responsable.
- Tirez parti des logiciels de développement durable pour rationaliser vos efforts de suivi et obtenir des résultats tangibles qui démontrent votre engagement à votre public.
La durabilité ne va cesser de gagner en importance. Prendre les bonnes mesures dès maintenant peut permettre à votre organisation de se préparer à un avenir plus sain et plus durable. Lisez notre livre électronique sur les événements durables pour vous assurer de ne négliger aucun aspect écologique.
4. Retour aux événements en présentiel
Pendant la pandémie, les services événementiels du monde entier ont dû se démener pour trouver des solutions afin d'organiser des événements virtuels. Aujourd'hui, l'accent est à nouveau mis sur les événements en présentiel.
Ce retour rapide aux événements en présentiel ne poserait normalement aucun problème aux services événementiels, mais comme de nombreux spécialistes chevronnés ont pris leur retraite pendant la pandémie, cette transition s'avère plus difficile qu'elle ne devrait l'être.
Surmonter ce défi : il y a de fortes chances que votre équipe événementielle ne soit pas au complet et ne soit pas aussi expérimentée qu'il y a quelques années. Heureusement, les mêmes conseils qui peuvent vous aider à relever vos défis en matière de recrutement peuvent également faire toute la différence dans ce domaine.
- Donnez la priorité à la formation polyvalente de votre personnel actuel, afin que votre équipe puisse intervenir et aider à accomplir davantage de tâches à mesure qu'elles se présentent.
- Utilisez un logiciel de gestion d'événements et de lieux afin de faciliter l'organisation d'événements, quelle que soit la taille de votre équipe et votre niveau d'expertise.
- Si vous avez des employés expérimentés, donnez-leur l'occasion de briller. Réservez-leur du temps pour qu'ils documentent les processus et facilitent la vie des employés moins expérimentés.
Enfin, en mettant l'accent sur l'expérience des employés, vous pouvez non seulement rendre votre organisation plus attrayante pour les employés potentiels, mais aussi améliorer l'efficacité globale de votre équipe événementielle actuelle.
5. Préoccupations croissantes en matière de sécurité lors des événements en direct
Alors que les événements reviennent largement à un format présentiel, l'accent est de plus en plus mis sur l'atténuation des risques et les questions de sécurité. Cela s'explique par plusieurs raisons.
- Augmentation de la violence armée.
- Augmentation de la fréquence des bousculades : Astroworld à Houston, Halloween à Séoul et concert d'Asake à Londres.
- Les violations de données sont plus coûteuses que jamais, avec un coût moyen de 4,35 millions de dollars par violation.
Chaque personne qui participe à l'un de vos événements vous fait confiance pour assurer sa sécurité. Et que vous organisiez des événements en présentiel, hybrides ou strictement virtuels, vos participants vous font confiance pour protéger leurs données dès qu'ils réservent ou s'inscrivent à votre événement.
Relever ce défi : la sécurité et la gestion des risques lors d'événements sont des questions complexes qui nécessitent une approche multidimensionnelle.
- Réalisez une évaluation de la gestion des risques liés à l'événement afin d'identifier les risques potentiels et commencez à élaborer des solutions.
- Suivez les directives de gestion des risques ISO 31000:2018 pour vous assurer que vous utilisez les meilleures pratiques en matière de gestion des risques.
- Simplifiez vos efforts grâce à un logiciel de gestion des risques événementiels adapté aux événements.
Trop souvent, les organisations attendent qu'une catastrophe se produise avant de prendre au sérieux la gestion des risques. Grâce aux mesures ci-dessus, vous pouvez minimiser les risques de catastrophe et organiser des événements mémorables et sécurisés.
6. Les rôles liés aux événements sont plus complexes
Plusieurs facteurs ont conduit à une complexification croissante des rôles des spécialistes événementiels :
- Les postes vacants dans les services événementiels ont entraîné une charge de travail supplémentaire pour le personnel actuel.
- À mesure que les événements gagnent en complexité et en ampleur, le travail nécessaire à leur organisation s'est accru et a alourdi la charge de travail des spécialistes de l'événementiel.
- Avec des budgets plus serrés, il est encore plus important de faire plus avec moins. Cela se traduit par une attention accrue portée à l'analyse et au reporting, qui incombent souvent aux membres du service événementiel.
Surmonter ce défi : tout comme pour les autres défis auxquels sont confrontés les événements, les méthodes utilisées pour aider à gérer des rôles de plus en plus complexes dans le domaine événementiel peuvent également être utiles dans d'autres domaines.
La formation polyvalente des employés contribuera à améliorer l'efficacité opérationnelle et à renforcer la collaboration au sein de l'équipe. Et à mesure que les employés découvriront de meilleures façons de gérer certains processus, ils pourront partager ces connaissances et faciliter la vie de tous.
Les logiciels de gestion des lieux et des événements vous aideront également à accomplir des tâches plus complexes. Avec la bonne plateforme, vous pouvez réduire le temps que votre équipe consacre à diverses tâches, favoriser la communication entre les services et, au final, rationaliser l'ensemble des événements.
7. Volonté de consolider la pile technologique
Avec la réduction des effectifs et des budgets, ce qui était autrefois une pile technologique acceptable peut désormais sembler difficile à gérer. Mais dans le contexte actuel, qui exige plus d'efficacité et de perspicacité, réduire votre pile technologique n'est pas aussi simple que de supprimer des logiciels, car cela peut entraîner la perte de fonctionnalités essentielles.
Surmonter ce défi : grâce aux différentes solutions de gestion d'événements lancées ces dernières années, les services ont pu facilement adopter des outils individuels pour résoudre un problème particulier. Aujourd'hui, la consolidation de votre infrastructure technologique est plus facile que jamais.
- Créez une liste de contrôle des fonctionnalités indispensables, des exigences en matière de sécurité et de toute autre exigence spécifique à votre organisation.
- Auditez votre pile technologique événementielle existante et recherchez les doublons entre les outils, ainsi que les outils offrant des fonctionnalités dont vous n'avez plus besoin.
- Signalez les outils dont vous n'avez plus besoin ou ceux qui ne répondent plus à vos critères supplémentaires (sécurité, exigences du système d'exploitation, etc.).
Enfin, envisagez de simplifier votre infrastructure technologique en adoptant une plateforme unique de gestion des événements et des lieux.
Une plateforme de gestion d'événements adaptée au contexte actuel
Momentus propose une véritable plateforme de gestion complète des lieux et des événements, conçue pour relever les défis d'aujourd'hui et de demain. Notre plateforme vous aide à rationaliser vos événements, quel que soit votre secteur d'activité, grâce à :
- Réservation d'événements en ligne
- Calendrier des événements
- Tableaux de bord avec analyses et informations
- CRM, modèles d'e-mails et gestion des contrats
- Schéma des pièces, inventaire des équipements et bons de travail
- Outils de gestion de la durabilité et des risques
- Et plus encore
Avec la plateforme Momentus, vous pouvez relever les défis actuels, simplifier votre infrastructure technologique et pérenniser votre service événementiel. Inscrivez-vous pour une démonstration gratuite et découvrez par vous-même comment nous pouvons aider votre organisation dès aujourd'hui.
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