Comment organiser des événements respectueux de l'environnement

 Avec le regain d'intérêt pour les événements en présentiel ces dernières années, leur impact environnemental fait l'objet d'une attention croissante. Bien que les études sur les déchets générés par ces événements soient rares, beaucoup aboutissent à la même conclusion : les participants à des événements en présentiel produisent souvent beaucoup de déchets. Un peu plus de 1,89 kg, selon certaines études. L'organisation d'événements respectueux de l'environnement devient une priorité pour les organisations qui souhaitent réduire leur empreinte écologique et répondre aux attentes des participants.

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La demande d'événements respectueux de l'environnement ne cesse de croître dans tous les secteurs. Soixante-six pour cent des entreprises s'efforcent d'utiliser davantage d'énergies durables. Et 87 % des consommateurs soutiennent les entreprises qui ont une mission et s'y tiennent. En conséquence, de nombreux organisateurs se concentrent sur des événements écologiquement durables qui réduisent les déchets, diminuent les émissions et font preuve d'une responsabilité environnementale mesurable.

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Mais l'organisation d'événements durables ne se résume pas à ce que l'on voit. Les événements sont complexes, avec de nombreux processus et variables qui rendent chacun d'entre eux unique. Et ce ne sont pas les seuls défis qui rendent difficile l'organisation d'événements durables. 

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Avant d'aborder les défis et les solutions, examinons de plus près les avantages liés à l'organisation d'événements durables. 

Les avantages des événements respectueux de l'environnement

L'objectif premier des événements respectueux de l'environnement est de réduire leur impact sur l'environnement tout en offrant des expériences enrichissantes aux participants. Si ces avantages sont indéniables pour les événements durables, il existe également d'autres atouts qui vont au-delà des aspects environnementaux. Il y a en outre des motivations financières et liées à l'image de marque. 

• 77 % des consommateurs sont plus enclins à soutenir les entreprises soucieuses de l'environnement. 

• Les consommateurs sont également plus enclins à faire confiance et à recommander les marques qui ont une mission environnementale. 
• Les organisations proposant des produits liés à l'environnement, au social et à la gouvernance (ESG) peuvent enregistrer jusqu'à 34 % de ventes répétées par rapport aux organisations qui ne proposent pas de produits ESG. 
• Entre 2017 et 2022, 89 % des consommateurs ont adopté des habitudes d'achat et un mode de vie plus durables. 

En mettant dès aujourd'hui l'accent sur des pratiques événementielles respectueuses de l'environnement, vous contribuez non seulement à réduire l'impact environnemental, mais vous vous positionnez également au sein d'un mouvement populaire en pleine expansion qui trouve un écho auprès d'une clientèle très diversifiée. 

Les défis liés à l'organisation d'événements respectueux de l'environnement

Les événements varient considérablement en termes de taille, de lieu et de public, ce qui rend la planification de leur durabilité plus complexe. Contrairement à la tâche consistant à rendre une chaîne de montage plus durable, où les variables sont moins nombreuses et plus prévisibles, l'organisation d'un événement durable est un processus nuancé qui comporte divers défis. 

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Au-delà de la variabilité des événements, le secteur est confronté à de multiples défis plus importants : 

• Déplacements en voiture: rien qu'aux États-Unis, les véhicules représentent environ 80 % des émissions de CO₂ du secteur des transports. Plus le nombre de personnes devant se déplacer pour assister à un événement est élevé, plus les émissions sont importantes. 
• Déchets: Des études remontant au milieu des années 2000 affirment que les participants à un événement génèrent environ quatre livres de déchets par jour. Les participants à un événement ont besoin de manger, ce qui rend difficile d'éviter le gaspillage alimentaire. 

• Énergie: La consommation d'énergie à des fins commerciales, y compris celle utilisée pour les événements, est restée largement stagnante depuis des décennies par rapport à d'autres secteurs. Qu'un événement se déroule à l'intérieur ou à l'extérieur, il nécessite de l'énergie, ce qui rend difficile de s'en passer. 
• Rapports: il n'existe pas de mesure convenue pour définir ce qu'est un événement durable. Il est donc difficile pour les entreprises de fixer des objectifs, de suivre les progrès et de rendre compte des résultats. 

On ne peut pas éviter complètement les déplacements, ni supprimer les besoins énergétiques et les déchets. Mais il existe des moyens d'atténuer l'impact des événements sur l'environnement. De nombreux organisateurs ont recours à des logiciels de gestion d'événements pour suivre les indicateurs de développement durable, coordonner les prestataires et gérer les données opérationnelles nécessaires à l'établissement de rapports sur le développement durable.

Stratégies pour des événements respectueux de l'environnement

Que vous soyez un lieu accueillant des événements ou un organisateur d'événements à la recherche de futurs sites, il existe plusieurs façons de contribuer à la mise en place d'événements durables. 

Faites appel à un traiteur local

Dans la mesure du possible, faites appel aux traiteurs les plus proches du lieu de votre événement. Cela réduira le nombre de trajets nécessaires pour transporter la nourriture, et donc l'empreinte carbone de votre événement. 

Exiger l'enregistrement des denrées alimentaires

Si le type et l'ampleur de l'événement le permettent, demandez à vos invités de préciser à l'avance leurs choix de repas. Cela vous évitera de commander trop de nourriture et d'avoir des restes. Si vous optez pour un buffet, collaborez avec votre traiteur pour vous assurer que la quantité de nourriture correspond au nombre de convives prévu. 

Recycler les aliments

Il est peu probable que toute la nourriture prévue pour votre événement soit consommée, quels que soient vos efforts de planification. Avant votre événement, vérifiez s'il existe des groupes dans votre région qui peuvent vous aider à donner les restes de manière sécuritaire à des refuges, des groupes communautaires, des soupes populaires, etc. 

Choisissez des lieux accessibles et durables

Si vous n'organisez pas l'événement dans vos propres locaux, choisissez un lieu situé à proximité des principaux axes de transport et des hébergements afin de réduire les émissions liées aux déplacements des participants. Cela inclut tout lieu situé près des principaux axes de transport, des restaurants, des lieux de divertissement et des hébergements. Demandez-vous si les participants ont vraiment besoin de s'éloigner du lieu de l'événement ou si tout ce dont ils ont besoin se trouve à proximité. 

Trouvez des lieux écoénergétiques

Si vous choisissez un lieu pour votre événement et que vous n'utilisez pas vos propres installations, recherchez-en un qui soit aussi économe en énergie que possible. Utilise-t-il des ampoules LED ? Est-il alimenté par l'énergie solaire ou une autre source renouvelable ? Recycle-t-il ? 

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Si vous gérez votre propre salle, prenez les mesures nécessaires pour optimiser son efficacité énergétique. Cela permet non seulement de préserver l'environnement, mais aussi de rendre votre salle plus attrayante pour ceux qui souhaitent organiser des événements durables. Les logiciels modernes de gestion des salles peuvent également aider les établissements à suivre leur consommation d'énergie, leurs programmes de réduction des déchets et leurs initiatives en matière de durabilité opérationnelle. 

Fournir des documents écologiques

Même si les cadeaux promotionnels peuvent être attrayants, de nombreux articles publicitaires traditionnels génèrent des déchets inutiles. Avant de commander votre prochain lot d'articles promotionnels, recherchez des options plus durables. 

• Au lieu de stylos en plastique portant votre marque, optez pour ceux fabriqués à partir de carton recyclé. 
• Trouvez des fournisseurs de chemises qui utilisent des matériaux recyclés et des pratiques de travail sûres. 

• Remplacez les bouteilles en plastique de marque par des bouteilles en bambou ou, à défaut, en plastique recyclé. 
• Distribuez des sacs réutilisables fabriqués à partir de matériaux recyclés, parfaits pour ceux qui souhaitent récupérer d'autres cadeaux promotionnels sur les stands ou faire quelques achats après l'événement. 
• Remplacez vos cartes de visite par des cartes fabriquées à partir de matériaux biodégradables, ou même par des cartes de visite écologiques pouvant être plantées, fabriquées à partir de papier ensemencé. 

De nombreuses options durables sont légèrement plus chères que leurs équivalents non écologiques. Même si le coût est plus élevé, pensez à l'impact positif que vous avez sur l'environnement et aux avantages que cela apporte à la réputation de votre organisation. 

Collaborez avec une organisation de compensation carbone

Même lorsque vous mettez en œuvre des pratiques événementielles respectueuses de l'environnement, s'associer à une entreprise spécialisée dans la compensation carbone est un excellent moyen de renforcer encore davantage votre contribution à la protection de l'environnement. 

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Gardez à l'esprit que certaines organisations proposant des compensations carbone ne sont pas aussi fiables que d'autres. Si vous optez pour cette solution, veillez à bien vous renseigner sur l'entreprise afin de vous assurer que vos efforts et vos fonds sont bien consacrés à la mission qu'elle promet de mener à bien. 

N'oubliez pas : nous ne pouvons pas compenser nos émissions à l'échelle planétaire. Les organisations de compensation carbone ne sont pas une carte « sortie de prison ». Vous devez toujours faire des efforts supplémentaires pour organiser des événements durables. 

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Quelles que soient les initiatives durables que vous décidez de mettre en place, il est important de les mettre en avant dans le cadre du marketing de l'événement, de vos communications avec les participants et de l'image de marque de l'événement lui-même. Si votre événement contribue à fournir de la nourriture à la région ou participe à un programme de recyclage, etc., faites-le savoir par le biais d'une publication qui détaille vos efforts pour être plus respectueux de l'environnement. 

Suivez et rendez compte des événements respectueux de l'environnement avec Momentus

Le logiciel de suivi de la durabilité Momentus simplifie le processus de planification et de suivi des événements respectueux de l'environnement, en vous offrant une suite d'outils et de tableaux de bord qui vous permettent de définir des objectifs, de suivre les progrès, de collaborer entre services et d'obtenir une visibilité complète sur vos initiatives en matière de durabilité. 

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