Guide de développement durable pour les conférences et les événements

Conseils pour réussir et erreurs à éviter lorsque vous vous lancez dans la transition écologique.

La durabilité des événements n'est plus une option. C'est une priorité stratégique pour les conférences et les événements de grande envergure.

Les événements de grande envergure, tels que les conférences, les concerts et les manifestations sportives, laissent une empreinte sur les communautés où ils se déroulent. « Une réunion ou une conférence type influence un certain nombre d’autres secteurs d’activité indépendants mais interdépendants qui, à leur tour, peuvent avoir un impact économique, social et environnemental direct à leur point de convergence », comme le souligne l’Agence américaine de protection de l’environnement (EPA). Lorsqu’ils sont bien organisés, ces événements peuvent générer d’énormes retombées en termes d’activité économique, d’inclusion, ainsi que des avantages sociaux, voire politiques.

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La durabilité événementielle vise à réduire l'impact environnemental tout en renforçant les retombées sociales et économiques pour les communautés d'accueil. Les conférences et les événements qui adoptent des pratiques durables préservent leur réputation, réduisent les risques et créent de la valeur à long terme.

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Les événements ont un impact environnemental considérable qui doit être géré de manière réfléchie.

Mais en matière d'environnement, l'impact est presque toujours négatif. Les participants, le personnel, les intervenants, les artistes et autres doivent parcourir de longues distances depuis différentes régions, souvent en avion ou en voiture. Les événements impliquent également l'acheminement de matériel, dont une grande partie est destinée à être jetée une fois l'événement terminé. Les organisateurs d'événements peuvent également passer à côté d'opportunités de générer un impact social, économique et en matière d'équité positif dans les régions où se déroulent leurs événements. Surtout, ils sont souvent mal préparés face aux attentes réglementaires et des consommateurs concernant ces questions, qui sont essentielles à leur succès à long terme. Heureusement, il existe des moyens concrets permettant aux organisateurs d'événements d'atténuer les effets néfastes et de générer des retombées positives dans chacun de ces domaines. Dans ce guide, nous vous proposons à la fois des informations et des mesures concrètes pour favoriser une durabilité à long terme dans le cadre de l'organisation de vos événements.

Événements et développement durable : une relation en constante évolution

Selon l'Association Meetings International (AMI), un participant à une conférence nationale génère à lui seul plus de 1,89 kg de déchets par jour, dont une grande partie finira dans des décharges. « Quiconque a déjà assisté à une conférence ou à un salon sait d'où proviennent ces déchets : des excédents alimentaires considérables, des tonnes de documents imprimés, des sacs cadeaux remplis de supports marketing [et] des espaces d'exposition construits de toutes pièces », explique l'AMI. À l'échelle mondiale, seul un très faible pourcentage d'événements est véritablement durable ou neutre en carbone sur le plan environnemental. Mais les événements peuvent avoir un impact positif considérable à d'autres égards, notamment en matière de création de liens communautaires, de promotion de l'inclusion et de stimulation de la croissance économique — par exemple, dans les régions où vivent des personnes à faibles revenus qui bénéficient des emplois générés par ces événements. Les organisateurs d'événements peuvent :

• Matériaux et ressources provenant d'entreprises locales.
• Recruter du personnel local, en particulier issu des communautés défavorisées.
• Participez à des actions caritatives locales ou à des activités bénévoles.
• Mettre en avant les éléments culturels de la région dans les communications et le marketing.
• Rassembler des communautés ou des dirigeants internationaux qui, autrement, seraient en désaccord.

Qu'est-ce que la durabilité événementielle ?

La durabilité événementielle désigne la planification stratégique et les pratiques opérationnelles visant à réduire l'impact environnemental tout en renforçant les retombées sociales et économiques positives. Elle englobe la réduction des déchets, la gestion du carbone, l'approvisionnement responsable, les initiatives en faveur de la diversité et la transparence dans le reporting. Une stratégie solide en matière de durabilité événementielle concilie responsabilité environnementale, performance financière et expérience des participants.

Définir la durabilité pour votre propre événement

Les Nations Unies ont donné une définition célèbre de la durabilité, qu’elles considèrent à la fois comme un objectif et une action : « répondre aux besoins du présent sans compromettre la capacité des générations futures à répondre à leurs propres besoins ». Cela constitue un repère utile et altruiste pour les organisateurs d’événements qui souhaitent, à long terme, susciter des changements positifs tant au niveau régional qu’à l’échelle mondiale. Mais des avantages à court terme, qu’ils soient régionaux, organisationnels ou financiers, sont également envisageables. Prouver que votre événement est véritablement durable améliore votre réputation auprès des consommateurs et des sponsors, renforce votre attractivité en tant qu'employeur et partenaire, et encourage les communautés et les sites d'accueil à accepter votre événement. Votre transformation ne peut se faire du jour au lendemain : mesurer les améliorations au fil du temps est la meilleure façon de commencer. Comme nous allons le démontrer, les organisateurs d'événements doivent fixer des objectifs, établir des indicateurs et créer des méthodes à la fois pratiques et réalisables pour atteindre ces résultats et atténuer l'impact négatif de leurs activités.

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Erreurs courantes chez les organisateurs d'événements

Bien que le développement durable soit un sujet central dans toutes les organisations, les organisateurs d’événements ne donnent souvent pas la priorité aux initiatives en la matière lorsqu’ils planifient leurs manifestations. Cela n’est probablement pas dû à de la négligence ou à de la mauvaise volonté. Leurs lacunes résultent plutôt souvent d’un ou plusieurs facteurs courants : ils ne connaissent pas les moyens concrets d’obtenir des résultats dans ces domaines ; ils ne savent pas quels indicateurs utiliser pour suivre leurs progrès ; ils ne parviennent pas à garantir une cohérence dans la manière dont le personnel met en œuvre ces objectifs. Compte tenu de ces facteurs, les organisateurs d'événements ne sont tout simplement pas prêts à lancer officiellement leurs initiatives de développement durable, sans parler de la manière de mesurer les progrès et d'obtenir des résultats cohérents. Cela peut conduire à un cercle vicieux d'erreurs dont il est difficile de sortir.

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Les erreurs à éviter

Se contenter de faire semblant de s'engager en faveur du développement durable. Les dirigeants abordent le développement durable comme une initiative de relations publiques, en privilégiant le marketing et les relations publiques plutôt que les résultats concrets. Confier cette mission à un membre de l'organisation — sans lui donner de directives. Les dirigeants nomment un « responsable du développement durable » ou un poste similaire à un employé existant qui n'a ni l'expérience ni la compréhension de ce que ce rôle exige, mais qui a la capacité d'apprendre rapidement. Mesurer les mauvais indicateurs. Les dirigeants accordent trop d'importance à des tâches et des indicateurs qui ne génèrent pas de résultats concrets en matière de développement durable, et encore moins de résultats mesurables. Négliger de mettre en place un processus de progrès cohérent. Les dirigeants ont des discussions initiales sur les tâches, les indicateurs clés de performance (KPI) et les objectifs nécessaires pour atteindre les objectifs de développement durable, mais ne parviennent pas à définir des repères, des « points de contrôle » ou des exigences de reporting pour le personnel chargé de ces résultats. Les responsables doivent combler le fossé entre les ambitions et les stratégies de développement durable, puis la valeur opérationnelle. Heureusement, des systèmes faciles à utiliser peuvent encourager les équipes à devenir proactives, à partager des informations et à travailler ensemble pour atteindre leurs objectifs de développement durable.

8 étapes pour garantir le succès de votre événement en matière de développement durable

Pour créer et mettre en place un programme de développement durable efficace dans le domaine de l'organisation d'événements, il faut d'abord ancrer les principes de développement durable au cœur des valeurs de l'entreprise, puis intégrer ces initiatives dans le fonctionnement même des événements. Voici un aperçu des principales mesures que les organisateurs d'événements peuvent prendre pour garantir la mise en œuvre concrète du développement durable et atteindre des objectifs à long terme clairement définis, tout en respectant les normes réglementaires et en répondant aux attentes de leur public.

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1. Faire du développement durable une priorité pour la direction.

Par définition, le développement durable est un objectif à long terme : ce n’est pas quelque chose que les organisations peuvent « régler » une fois pour toutes, puis mettre de côté. C’est pourquoi une approche véritablement efficace en matière de développement durable nécessite le soutien de la direction. Cela implique de définir des initiatives de développement durable s’inscrivant dans le cadre d’objectifs organisationnels plus larges, avec des indicateurs clés de performance (KPI) adaptés aux rôles spécifiques du personnel et des équipes. Les étapes clés sont les suivantes : collaborer avec des consultants en leadership pour déterminer la portée de vos initiatives. Identifier les principaux risques et opportunités au sein des opérations existantes. Élaborer une déclaration de mission avec des objectifs clairs basés sur ces conclusions. S'engager dans une transformation culturelle par le biais d'une approche itérative. Les responsables doivent également sélectionner une ou plusieurs personnes pour occuper des postes de direction en matière de développement durable. Mais surtout, ils doivent définir clairement le rôle de chaque personne et les critères de réussite associés. Les responsables du développement durable doivent également être en mesure de communiquer avec le personnel de manière à les aider à atteindre leurs KPI.

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2. Fixez les bons objectifs pour votre organisation et vos équipes.

Pour atteindre vos objectifs, il faut d'abord définir ce que signifie le « succès » pour vos équipes. Parmi ces objectifs, on peut citer notamment l'atteinte d'une empreinte carbone nette nulle, l'élimination totale des déchets mis en décharge et la réalisation des objectifs de recrutement en matière de diversité. Il est toutefois essentiel que les responsables d'événements établissent les bons indicateurs clés de performance (KPI) pour suivre les progrès vers chaque objectif, en développant des mesures adaptées à chaque branche de l'organisation. Voici quelques exemples d'objectifs potentiels et des services concernés : Production : réduire le gaspillage de matériaux d'une année sur l'autre, par exemple en créant des badges réutilisables ou en rationalisant les structures physiques. Ressources humaines : définir et atteindre des objectifs en matière de diversité, d'embauche locale et de passation de marchés. Finances : appliquer des mesures de réduction des coûts aux activités événementielles générant beaucoup de déchets. Achats : passer à des sources d'approvisionnement et à des méthodes d'expédition plus durables.

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3. Définissez les indicateurs de développement durable adaptés à chacune de vos équipes.

Les initiatives en matière de développement durable n'ont de sens que si elles produisent des résultats mesurables. C'est pourquoi les organisateurs d'événements performants investissent dans des systèmes qui leur permettent de suivre les indicateurs clés de performance (KPI) et de responsabiliser tous les membres de l'organisation quant à la réalisation de leurs objectifs. Voici quelques exemples d'indicateurs clés de performance (KPI) mesurables et réalisables : Réduire la masse de déchets mis en décharge par participant (kg). Privilégier l'utilisation d'électricité issue de sources d'énergie renouvelables (kWh). Augmenter la part des membres locaux et issus de la diversité dans l'effectif total (%). Accroître les dons caritatifs de l'organisation et des participants (en dollars).

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Il est difficile de piloter les résultats au quotidien, sans parler de les rendre compte avec précision. Mais grâce à des outils numériques adaptés, les organisateurs d'événements peuvent faciliter la communication des progrès réalisés auprès des membres de leur équipe, quel que soit leur rôle.

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4. Réalisez un bilan honnête en fonction de vos objectifs.

Une fois que vous avez déterminé les indicateurs qui comptent pour votre organisation, vous devez procéder à une évaluation honnête de votre situation actuelle dans ces domaines. Cela implique d'examiner vos données et pratiques actuelles afin de comprendre le chemin qu'il vous reste à parcourir pour atteindre vos objectifs de développement durable. À partir de là, il est essentiel d'élaborer une feuille de route pour progresser. Établissez un calendrier pour mettre en œuvre les différents volets de votre programme de développement durable et désignez les membres de l'équipe chargés de chaque domaine. Ne vous découragez pas si la tâche s'annonce ardue : même un petit progrès vaut mieux que rien du tout.

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5. Numérisez vos capacités.

Grâce aux logiciels modernes de gestion d'événements, les parties prenantes peuvent facilement définir les indicateurs qu'elles souhaitent suivre, puis attribuer les tâches correspondantes à des personnes ou à des équipes spécifiques. Les logiciels intégrés de gestion des sites aident également les équipes à surveiller la consommation d'énergie, l'utilisation de l'espace et la coordination des prestataires, dans le cadre des objectifs de développement durable. Les plateformes qui ne sont pas liées à des indicateurs spécifiques permettent aux organisations de définir leurs propres unités de mesure, de déterminer la fréquence idéale de leurs rapports, d'automatiser les rappels et les notifications destinés au personnel, et d'aligner les efforts de chacun directement sur les objectifs de l'organisation. Au final, une plateforme numérique dédiée peut devenir un élément utile des initiatives de développement durable à long terme. Par exemple, un logiciel de suivi du développement durable aide les organisateurs d'événements et les parties prenantes à enregistrer et à communiquer des indicateurs clés de performance (KPI) dans leur démarche vers plus de durabilité, tout en apportant un soutien approfondi à leurs efforts opérationnels plus larges sur le long terme.

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6. Intégrer la durabilité comme une fonction essentielle.

Souvent, le plus grand défi pour les organisateurs d'événements consiste simplement à encourager le personnel et à obtenir de sa part des informations sur l'avancement des indicateurs clés de développement durable. Les membres de l'équipe peuvent craindre de ne pas être à la hauteur ou avoir simplement du mal à intégrer les activités de développement durable dans leurs tâches quotidiennes. Les logiciels peuvent aider les organisateurs à responsabiliser le personnel et à mettre en évidence les lacunes dans la mise en œuvre de leurs initiatives. Ils permettent également d'automatiser les rappels et de simplifier l'accès du personnel aux outils qui l'aident à rester en phase avec ses objectifs de développement durable.

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7. Normaliser le reporting grâce à un ciblage par niveaux et à la gamification.

À terme, le reporting en matière de développement durable deviendra aussi courant et indispensable que l'est devenu le reporting financier dans toutes les organisations. D'un autre côté, les initiatives de développement durable sont bien plus inclusives que les objectifs financiers, qui sont souvent confiés aux équipes comptables et à la direction. Cette inclusivité — où chacun participe au développement durable de manière individuelle mais unifiée — offre des opportunités passionnantes en matière de gamification, de distinctions, de récompenses et de célébrations. Grâce à un logiciel adapté, les organisateurs d'événements peuvent : enregistrer les détails clés de leurs dernières réalisations en matière de développement durable. Partager les détails de ces réalisations en interne et en externe. Célébrer les étapes importantes, par exemple à travers des classements bronze, argent et or. Motiver les membres de l'équipe en leur présentant des résultats concrets en matière de développement durable (par exemple, réductions de CO2e, croissance économique locale).

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8. Mettez à profit vos nouvelles bonnes pratiques et vos réalisations pour en tirer un avantage financier.

Les progrès en matière de développement durable peuvent générer de réels avantages commerciaux pour les événements et leur permettre d'éviter les amendes liées à la réglementation. Les équipes de marketing et de relations publiques peuvent mettre en avant ces avancées dans leurs campagnes et même les monétiser grâce à des partenariats. Les événements qui font preuve de responsabilité sociale suscitent souvent davantage d'intérêt auprès des participants et exposants potentiels, ce qui génère également de nouvelles sources de revenus. Cela démontre que le développement durable est un choix stratégique judicieux qui profite au secteur — et au monde en général, bien au-delà de votre événement.

On ne peut s'améliorer tant qu'on ne s'y met pas.

Lorsque le développement durable fait partie intégrante du processus décisionnel — c'est-à-dire lorsque les indicateurs clés de développement durable sont pris en compte dans toutes les décisions prises au sein de l'organisation —, le succès à long terme est assuré. Il faut s'attendre à ne pas atteindre vos objectifs de durabilité au début. Vous aurez peut-être du mal à identifier les bons indicateurs, à motiver votre personnel ou à rendre compte de toutes leurs réalisations au départ. Mais avec les bons outils en place, vous positionnerez votre événement comme un leader dans votre domaine. Vous positionnerez votre organisation comme un leader en matière de durabilité événementielle au sein de votre secteur. Découvrez comment un logiciel de gestion événementielle intégré peut vous aider à suivre les indicateurs de durabilité événementielle, à gérer les ressources et à aligner les équipes autour d'objectifs mesurables.

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