Les responsables événementiels de l'enseignement supérieur ont pour mission de tirer le meilleur parti des événements organisés dans les espaces du campus, qu'il s'agisse de salles de sport, de théâtres, de salles de classe ou de salles de concert. Malheureusement, il s'agit d'un défi complexe en raison de la diversité des espaces et des ressources, ainsi que du nombre de types d'événements.
Il est essentiel de rationaliser la gestion des espaces et des événements sur les campus et d'améliorer la visibilité et la communication entre les équipes afin de garantir que ces établissements tirent le meilleur parti de leurs espaces. Les équipes chargées des installations, les responsables événementiels et les dirigeants institutionnels ont besoin d'un moyen centralisé pour gérer ces espaces.
Dans cet article, nous explorons les complexités de la gestion d'événements dans l'enseignement supérieur. Nous mettons en avant plusieurs opportunités pour les responsables dans ce domaine d'adopter un outil numérique fondamental pour les événements sur les campus afin d'améliorer les ventes et d'obtenir les meilleurs résultats possibles.
Commencez par améliorer la communication et la coordination.
Le défi le plus courant dans ces établissements est peut-être la difficulté à communiquer et à coordonner les différentes équipes. La longue liste d'événements potentiels, notamment les compétitions sportives, les activités des anciens élèves, les symposiums et bien d'autres, ainsi que la nécessité de remplir les espaces et de générer des revenus, entraînent des opportunités manquées. Il peut s'agir d'espaces sous-utilisés et de mauvaises performances événementielles.
C'est pourquoi de nombreuses institutions centralisent ces fonctions à l'aide d'outils numériques. Des portails numériques spécialement conçus et basés sur les rôles permettent à chaque membre de l'équipe de visualiser les espaces disponibles et les événements prévus, qu'il s'agisse d'un coordinateur d'événements, d'un représentant commercial ou d'un administrateur. L'accès à ces informations en temps réel améliore considérablement la communication et la coordination entre les membres de l'équipe.
Définir les indicateurs importants et les points clés d'intérêt (KPI)
Le succès de chaque événement dépend de la capacité des responsables à définir des indicateurs de performance clés et à aligner les activités de l'équipe sur les KPI dans ces domaines. Par exemple, les responsables peuvent souhaiter atteindre un certain niveau de dons pour une collecte de fonds, un taux de participation correspondant et un niveau de satisfaction des invités lors de l'événement.
La centralisation de ces indicateurs, leur alignement sur les actions clés et les directives, ainsi que la mise à disposition des équipes des moyens nécessaires pour rendre compte des résultats, permettent aux équipes événementielles d'optimiser leurs chances de réussite. Un outil numérique peut également garantir que chacun prenne les mesures appropriées pour atteindre les objectifs de l'événement.
Se concentrer sur la réduction de la responsabilité et des risques
Compte tenu de la grande diversité des événements potentiels, les institutions doivent se préparer à une variété encore plus grande de risques et de responsabilités potentiels. Il peut s'agir de risques importants, tels que des blessures corporelles ou des problèmes juridiques, ainsi que de risques clés liés aux objectifs, tels que des problèmes de performance, une faible fréquentation et d'autres facteurs susceptibles de compromettre les résultats de l'événement.
Heureusement, un outil numérique adapté permet aux équipes événementielles d'identifier à l'avance les risques potentiels et de définir des directives claires sur la manière dont chacun doit réagir. Par exemple, les membres de l'équipe événementielle sur place peuvent utiliser une application mobile pour se connecter à une plateforme centralisée, qui contient des listes de contrôle prédéfinies et des outils de signalement pour chaque risque ou incident en cas de problème. Les accidents arrivent, mais cela ne signifie pas que les équipes événementielles ne peuvent pas se préparer à en atténuer l'impact et à garantir un signalement adéquat lorsqu'ils se produisent.
Aligner chaque événement sur un reporting et une stratégie efficaces
L'un des plus grands défis liés à la gestion d'événements consiste à visualiser les résultats et à les améliorer à l'avenir. Mais lorsque les dirigeants de l'organisation et les équipes chargées des événements utilisent la même plateforme, ils peuvent enregistrer les données clés de chaque événement dans un référentiel numérique. Les outils de reporting permettent aux dirigeants de l'organisation de visualiser de manière centralisée les performances, les incidents et les résultats des événements. Cela leur offre davantage d'opportunités d'améliorer leur stratégie événementielle et d'obtenir de meilleurs résultats pour tous les événements futurs.
Passer à l'étape suivante est plus facile que vous ne le pensez.
L'adoption de nouvelles technologies institutionnelles peut être un processus intimidant, en particulier dans les établissements d'enseignement supérieur. Heureusement, la plateforme numérique adéquate s'intègre aux outils préférés des équipes, ce qui facilite son adoption tant par les utilisateurs que par l'organisation. Les équipes chargées de l'organisation d'événements peuvent ainsi obtenir rapidement de meilleurs résultats, et le retour sur investissement peut être rapidement réalisé sur l'ensemble du campus.
Logiciel de gestion d'événements pour l'enseignement supérieur
Momentus est une plateforme numérique spécialement conçue pour la gestion d'événements dans l'enseignement supérieur, qui répond aux besoins et aux exigences spécifiques des équipes événementielles de ces établissements. Les universités et les établissements d'enseignement supérieur choisissent Momentus pour optimiser la coordination, les ventes, la planification et la stratégie afin de maximiser le succès de leurs événements sur le campus.
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