Conseils pour se conformer au projet de loi SB 553 du Sénat californien : comment mettre en place un plan de prévention de la violence au travail

En septembre 2023, la Californie a franchi une étape importante en matière de sécurité au travail avec l'adoption du projet de loi sénatorial n° 553 (SB 553), qui impose aux employeurs la mise en place d'un plan de prévention de la violence au travail (WVPP). Entrée en vigueur le 1er juillet 2024, cette législation souligne l'importance de créer un environnement de travail plus sûr et définit des lignes directrices claires en matière de conformité. 

Que prévoit le projet de loi SB 553 ?

En vertu de la loi californienne SB 553, les employeurs de tout l'État, y compris les établissements publics et les organisateurs d'événements, sont tenus d'adopter une approche plus structurée en matière de sécurité au travail par le biais d'un plan officiel de prévention de la violence au travail (WVPP).

‍

En résumé, cela signifie que les employeurs doivent identifier les risques potentiels de violence au travail, mettre en place des procédures visant à prévenir les incidents et veiller à ce que les employés soient correctement formés pour savoir comment réagir en cas d'incident.

‍

Plus précisément, le projet de loi SB 553 impose aux employeurs d'élaborer et de tenir à jour un plan écrit de prévention de la violence au travail (WVPP) comprenant des procédures pour signaler les incidents, réagir aux menaces et associer les employés aux efforts de prévention. Les employeurs doivent également dispenser une formation afin que le personnel comprenne les risques liés à la violence au travail et sache comment réagir dans différents scénarios.

‍

En outre, les organisations sont tenues de conserver des registres détaillés des incidents de violence au travail, de tenir des registres permettant de suivre les tendances ou les risques, et de procéder à des révisions régulières de leur plan afin de s'assurer qu'il reste efficace au fil du temps.

‍

Ces exigences sont appliquées par la Division californienne de la sécurité et de la santé au travail (Cal/OSHA), ce qui fait de leur respect non seulement une bonne pratique, mais aussi une obligation légale.

‍

Si vous vous sentez dépassé par ces exigences, vous n'êtes pas le seul. Dans cet article, nous allons vous expliquer en détail ce que la loi SB 553 implique pour les lieux d'accueil et les équipes événementielles, et comment vous pouvez prendre des mesures concrètes pour vous mettre en conformité en toute confiance.

Qu'est-ce que la violence au travail ?

La violence au travail désigne « tout acte de violence ou menace de violence qui se produit sur le lieu de travail ». Elle comprend : 

• La menace ou l'usage de la force physique contre un employé qui entraîne ou est susceptible d'entraîner des blessures, un traumatisme psychologique ou un stress, que l'employé subisse ou non des blessures. 
• Tout incident impliquant la menace ou l'utilisation d'une arme à feu ou d'une autre arme dangereuse, y compris l'utilisation d'objets courants comme armes, que l'employé ait subi ou non une blessure. 

Comme vous pouvez le constater à partir des définitions ci-dessus, la violence au travail englobe divers scénarios, allant de la force physique causant des blessures aux menaces induisant du stress ou des traumatismes. Elle ne se limite pas non plus aux interactions entre employés. Elle s'étend à toute personne entrant sur le lieu de travail, y compris les clients, les visiteurs, ou même toute personne ayant ou ayant eu une relation personnelle avec un employé.  

‍

Un commentaire potentiellement menaçant de la part d'un client, d'un proche ou d'un collègue, qu'un employé perçoit subjectivement comme traumatisant ou stressant, peut être qualifié de « violence au travail » et nécessiter une enquête et une réponse de la part de l'employeur.

Qui est concerné par la loi SB 553 ? 

Il est essentiel de bien comprendre la portée de la loi SB 553. Elle ne s'applique pas aux employeurs déjà couverts par la norme relative à la prévention de la violence au travail dans le secteur de la santé (ou aux employeurs qui se conforment déjà à cette norme). Elle ne couvre pas non plus les lieux de travail comptant moins de 10 employés, les configurations de télétravail échappant au contrôle de l'employeur et ceux couverts par des normes spécifiques existantes en matière de violence au travail.

Éléments clés d'un plan de prévention de la violence au travail 

Il existe quatre éléments clés pour développer, mettre en œuvre et maintenir un WVPP dans votre établissement. Votre plan doit inclure :

1. Procédures sur le lieu de travail: description détaillée des protocoles relatifs à la consultation, à la gestion des urgences, à l'évaluation des risques, à la gestion des incidents et aux révisions périodiques.

2. Enregistrement des incidents: consigner tous les incidents violents, y compris les incidents évités de justesse, afin d'identifier les tendances et les risques.

3. Formation du personnel : doter les employés des connaissances et des outils nécessaires pour identifier, signaler et réagir face à des situations de violence.

4. Tenue des registres : conserver les registres des évaluations des risques, des registres des incidents et des enquêtes pendant au moins un an.

5 façons de se préparer à la conformité 

À l'approche de la date limite du 1er juillet 2024, il est essentiel de prendre dès maintenant des mesures proactives pour assurer votre succès cet été. Voici les cinq principales mesures que vous pouvez prendre dès maintenant pour aider votre établissement à se conformer à la loi SB 553 lorsqu'elle entrera en vigueur.

‍

1. Évaluez les risques de violence au travail au sein de votre organisation.

Tout d'abord, vous devez évaluer le risque global de violence au travail dans votre établissement. Chaque établissement est unique et votre WVPP doit être adapté à l'environnement de votre organisation. Identifiez toutes les causes prévisibles de violence au travail qui sont possibles dans votre établissement. Ensuite, évaluez l'ampleur, les conséquences et la probabilité du danger. Cela vous aidera à être proactif dans la réduction des menaces et des risques potentiels.

‍

2. Créer des mesures d'atténuation de la violence au travail

Ensuite, vous devez déterminer comment vous allez réagir aux différents actes de violence au travail qui pourraient se produire dans votre établissement. Comme indiqué précédemment, la violence au travail englobe divers scénarios et tous ne nécessitent pas la même réponse. La gestion des risques consiste à sélectionner et à mettre en œuvre des contrôles, également appelés mesures ou solutions d'atténuation des risques, afin de minimiser ou d'éliminer les risques.

‍

3. Établir des procédures d'enregistrement et de rapport

L'enregistrement et le signalement des incidents de violence au travail constituent une étape cruciale de votre programme WVPP. Cela permet de garantir la conformité de votre établissement, de le tenir informé des activités et de surveiller les risques émergents.

‍

4. Élaborer un programme de formation du personnel

Une fois que vous aurez finalisé les procédures relatives à la violence au travail dans votre établissement, vous devrez mettre en place un programme de formation solide pour vos employés. Tout comme l'enregistrement et le signalement, cette étape est un processus continu. Il est essentiel que l'ensemble de l'organisation s'engage à respecter votre WVPP et comprenne les protocoles à suivre en cas d'incident.

‍

5. Outils technologiques de recherche

Ce n'est certainement pas la dernière tâche de votre liste. En réalité, il serait préférable de s'y atteler le plus tôt possible. Les technologies, en particulier les logiciels d'évaluation des risques, peuvent rationaliser l'ensemble du processus d'identification, d'évaluation et de maîtrise des risques prévisibles sur votre site – et pas seulement en matière de violence au travail. Des solutions telles que le logiciel de gestion de site Momentus offrent un moyen centralisé de suivre les incidents, de tenir à jour les dossiers de conformité et de soutenir votre programme global de prévention de la violence au travail (WVPP), ce qui vous permet d'adopter plus facilement une approche proactive plutôt que réactive.

Ensemble pour la sécurité

La loi SB 553 n'est pas seulement une obligation légale, c'est aussi un engagement à favoriser un environnement de travail sûr pour tous. Pour garantir véritablement la sécurité, les lieux de travail doivent disposer d'un plan de gestion des risques non seulement pour la violence au travail, mais aussi pour toute menace potentielle. Cela vous aidera à définir le risque comme « l'effet de l'incertitude sur les objectifs ». En établissant ces objectifs lorsque vous êtes confronté à des décisions difficiles, en déterminant leur impact et leur probabilité de survenue, vous pourrez hiérarchiser les décisions qui correspondent aux buts et objectifs généraux.

Si vous êtes un organisateur d'événements ou un lieu événementiel en Californie et que vous avez besoin d'aide pour développer et mettre en œuvre le WVPP, Momentus peut vous aider. Contactez-nous dès aujourd'hui pour découvrir comment nos solutions logicielles de pointe peuvent vous aider à mieux planifier la prévention des incidents à risque en simplifiant l'évaluation des risques.