Buchhaltungssoftware für das Veranstaltungsmanagement: Was sie leistet und wie man die richtige auswählt

Ein Zentrum für darstellende Künste schließt sein Geschäftsquartal nach 40 Veranstaltungen ab. Die Ticketumsätze sind im Kassensystem erfasst, die Catering-Kosten in einer Tabelle des Anbieters, die Anzahlungen für die Galas im nächsten Frühjahr sind bereits auf dem Konto eingegangen, und im Hauptbuch erscheint ein einziger Posten „Veranstaltungsumsätze“ – daher kann die Finanzabteilung nicht sagen, welche Veranstaltungen tatsächlich Gewinn gebracht haben. Die Sache ist die: Die Buchhaltung an sich ist nicht der schwierige Teil. Standard-Buchhaltungsprogramme erfassen das Unternehmen als Ganzes, während Veranstaltungen einzeln nachverfolgt werden müssen – jede mit eigenem Budget, eigenen Lieferanten, eigenen Anzahlungen und eigener Marge. Buchhaltungssoftware für das Veranstaltungsmanagement schließt diese Lücke, indem sie jede Rechnung, jede Zahlung und jede Ausgabe der Veranstaltung zuordnet, aus der sie stammt, und die Ergebnisse anschließend mit der Buchhaltung synchronisiert. Im Folgenden wird erläutert, was die Software leistet, welche Funktionen ihr Geld wert sind, welche Haupttypen von Veranstaltungsbuchhaltungssoftware es gibt und für wen sie jeweils geeignet sind, sowie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Auswahl.

Was ist eine Buchhaltungssoftware für das Veranstaltungsmanagement?

Eine Buchhaltungssoftware für das Veranstaltungsmanagement vereint Veranstaltungsbudgetierung, Anmeldeverfolgung und Ticketverkauf mit der Finanzbuchhaltung – entweder integriert oder durch Anbindung an ein separates Buchhaltungssystem oder ERP-System. Sie schlägt eine Brücke zwischen zwei Bereichen des Betriebs, die selten ein gemeinsames System nutzen: die logistische Planung (Buchungen, Anmeldungen, Lieferanten, Ablaufplan) und die finanzielle Genauigkeit (Rechnungen, Anzahlungen, Umsatzrealisierung, Gewinn- und Verlustrechnung). In den meisten Organisationen gehören diese beiden Bereiche zu unterschiedlichen Teams, und gerade beim Übergang zwischen ihnen gehen Zahlen oft unbemerkt verloren. Eine gute Veranstaltungsmanagement-Software übernimmt die Aufgaben, die dazwischen liegen: projektbezogene Kostenrechnung pro Veranstaltung, Management von abgegrenzten Umsätzen für im Voraus eingezogene Tickets und Anzahlungen, Zahlungsabwicklung sowie automatische Datensynchronisation mit dem Hauptbuch oder dem ERP-System. Wenn sie mit Ihrer Anmeldesoftware für Veranstaltungen verbunden ist, wird jede Anmeldegebühr ohne erneute Dateneingabe der richtigen Veranstaltung zugeordnet.

Was es in der Regel nicht ist, ist ein Ersatz für das Unternehmensbuchhaltungssystem. Lohnabrechnung, Einhaltung der Unternehmenssteuervorschriften und Konzernabschlüsse verbleiben in der Regel in QuickBooks, Sage oder dem ERP-System. Die Ereignisschicht speist saubere, ereigniscodierte Daten in diese Systeme ein, sodass die Finanzabteilung diese am Monatsende nicht manuell neu erstellen muss. Einfach ausgedrückt: Stellen Sie sich die Ereignisschicht als Nebenbuch für Ereignisse vor. Das Hauptbuch beantwortet die Frage „Wie läuft das Geschäft?“, während die Ereignisschicht die Frage „Wie ist dieses Ereignis verlaufen und warum?“ beantwortet.

Warum allgemeine Buchhaltungsprogramme für Veranstaltungen nicht ausreichen

Allgemeine Buchhaltungssoftware basiert auf Konten und Abrechnungsperioden, während die Veranstaltungsbuchhaltung auf Projekten mit einem Start- und Enddatum sowie einem wöchentlich wechselnden Budget basiert. Diese Diskrepanz zeigt sich an vier vorhersehbaren Stellen.

Zeitlicher Ablauf der Umsatzerfassung: Bei einer Konferenz, für die Tickets bereits neun Monate im Voraus verkauft werden, fließt das Geld lange bevor der Umsatz erzielt wird. Ohne Kontrollen für abgegrenzte Umsätze werden die Erträge der laufenden Periode in der Buchhaltung zu hoch ausgewiesen.

Kostentransparenz: AV-Vermietungen, Catering, Personalkosten und Subunternehmer werden nicht der jeweiligen Veranstaltung, sondern bestimmten Kostenkategorien zugeordnet. Um die Marge pro Veranstaltung zu ermitteln, ist daher eine manuelle Neuberechnung erforderlich.

Manuelle Neueingabe: Registrierungsrechnungen und Lieferantenrechnungen werden aus einem System exportiert und in ein anderes System erneut eingegeben – genau hier entstehen Doppelbuchungen und versäumte Abrechnungen.

Verspätete Antworten: Wenn der Monat zu Ende geht, ist das Ereignis schon seit Wochen vorbei, und niemand kann mehr auf die Ergebnisse reagieren.

Dennoch muss man Tabellenkalkulationen zugutehalten: Sie sind flexibel, kostenlos und eignen sich gut für eine Handvoll Veranstaltungen. Sie versagen jedoch, sobald Versionskontrolle, mehrere Abteilungen und Dutzende von parallel laufenden Budgets ins Spiel kommen. Aus diesem Grund verlagern Teams, die sich an bewährte Verfahren im Veranstaltungsmanagement halten, die Budgetierung in der Regel schon lange bevor sie an diese Grenze stoßen in ein gemeinsames System.

Wichtige Funktionen, auf die Sie bei einer Buchhaltungssoftware für Veranstaltungen achten sollten

Diese sechs Kernfunktionen unterscheiden eine umfassende Buchhaltungssoftware für Veranstaltungen von einer einfachen Budgetvorlage mit Login-Funktion.

Budgetierung auf Veranstaltungsebene und projektbezogene Kostenrechnung

• Einnahmen (Eintrittsgelder, Sponsoring, Raumvermietung, Ausstellergebühren) und Ausgaben (Veranstaltungsort, Vermietung von AV-Ausrüstung, Catering, Personal, Subunternehmer) werden den einzelnen Veranstaltungen zugeordnet, sodass jede Veranstaltung eine eigene Gewinn- und Verlustrechnung aufweist.
• Budgetvorlagen für wiederkehrende Veranstaltungsarten verkürzen die Einrichtungszeit und ermöglichen einen Vergleich der diesjährigen Gala mit der des Vorjahres.
• Echtzeit-Kostenaktualisierungen zeigen die tatsächlichen Ausgaben im Vergleich zu den veranschlagten Ausgaben an, solange noch Zeit für Anpassungen bleibt – und nicht erst nach der Abrechnung. Wenn Sie Ihr Veranstaltungsbudget mit einem kleinen Team verwalten, ist dies die Funktion, die Ihnen am meisten Zeit spart.

Kontrollen für abgegrenzte Umsätze und die Umsatzrealisierung

• Bei Veranstaltungen, für die bereits Monate im Voraus Eintrittskarten verkauft oder Anzahlungen entgegengenommen werden, sollte die Software diese Beträge als abgegrenzte Umsatzerlöse verbuchen und erst dann ausweisen, wenn die Veranstaltung tatsächlich stattfindet.
• ASC 606 ist für jedes Unternehmen mit geprüften Jahresabschlüssen von Bedeutung. Einfach ausgedrückt: Umsatzerlöse werden erst dann erfasst, wenn die Leistung (das Ereignis) erbracht wurde, und nicht erst, wenn die Zahlung eingeht.
• Ratenrechnungen und Anzahlungspläne sollten automatisch in dieselbe Erfassungslogik einfließen, damit niemand sie in einer separaten Tabelle nachverfolgen muss.

Integration der Buchhaltung und ERP-Anbindung

• Anmelde-Rechnungen, Anzahlungen und Lieferantenrechnungen sollten ohne erneute Eingabe in das Hauptbuch gelangen. Dies geschieht entweder, weil die Buchhaltung in die Plattform integriert ist, oder über eine Anbindung an Ihr ERP-System.
• „Bidirektional“ ist das Stichwort, auf das man achten sollte. Der Zahlungsstatus sollte im Veranstaltungsdatensatz angezeigt werden, damit die Vertriebs- und Betriebsabteilungen sehen können, was bereits bezahlt wurde, ohne die Finanzabteilung fragen zu müssen.
• Fragen Sie nach, ob es sich um eine native Integration, eine API-basierte Integration oder einen planmäßigen Dateiexport handelt. Exporte funktionieren zwar, verursachen jedoch eine Verzögerung und erfordern einen Abgleichschritt.

Ticketverkauf, Zahlungsabwicklung und Rechnungsstellung

• Integrierte Zahlungslösungen für Veranstaltungsorte und Events zur Erfassung von Zahlungen, Anzahlungen und Restbeträgen der Teilnehmer.
• Die automatisierte Rechnungserstellung umfasst Kunden, Aussteller und Sponsoren, einschließlich Ratenzahlungsrechnungen und Zuschläge.
• Die automatische Nachverfolgung von Zahlungseingängen und der Kassenabgleich reduzieren den manuellen Erfassungsaufwand zwischen dem Zahlungsabwickler und der Buchhaltung. Wenn Sie an die Öffentlichkeit verkaufen, prüfen Sie, wie gut sich das System mit den Ticketverkaufs-Softwareplattformen verbinden lässt, die Sie bereits nutzen.

Lieferantenmanagement und Drei-Wege-Abgleich

• Wenn Sie mit vielen Drittanbietern zusammenarbeiten, fragen Sie nach, ob die Software einen Drei-Wege-Abgleich unterstützt, bei dem die Bestellung, die Budgetposition der Veranstaltung und die Lieferantenrechnung miteinander abgeglichen werden, bevor eine Zahlung erfolgt.
• Es erkennt doppelte Rechnungen, nicht zulässige Abrechnungen und Preisänderungen, die nie genehmigt wurden.
• Unternehmen sollten außerdem der Verwaltung von Firmenkreditkarten und der automatisierten Währungsumrechnung Priorität einräumen, um die Nachverfolgung und Abrechnung bei internationalen Veranstaltungen zu optimieren.

Rentabilitätsberichterstattung und Finanzanalytik

• Echtzeit-Berichte zu Nettomargen, ausstehenden Forderungen und Kostenentwicklungen, aufgeschlüsselt nach Abteilung, Veranstaltungsort, Räumlichkeiten, Veranstaltungsart oder einzelner Veranstaltung.
• Eine ROI-Analyse, die die Ausgaben für Veranstaltungen mit den Ergebnissen verknüpft, wodurch es wesentlich einfacher wird, den ROI von Veranstaltungen zu messen und das Budget für das nächste Jahr gegenüber der Unternehmensleitung zu begründen.
• Der Bericht ist nur so gut wie die Programmierung. Wenn jede Transaktion bereits an der Quelle einem Ereignis zugeordnet wird, wird Ihre Ereignisdatenanalyse zu einer einfachen Übersicht statt zu einem Projekt.

Arten von Software für das Veranstaltungsfinanzmanagement

Software für das Finanzmanagement von Veranstaltungen lässt sich im Allgemeinen in vier Kategorien einteilen, und die Wahl der richtigen Lösung hängt davon ab, wer die Veranstaltungen verwaltet und wie detailliert Ihre Projektverfolgung sein muss. Die wichtigste Entscheidung ist, ob Sie eine All-in-One-Veranstaltungsplattform mit integrierter Finanzsoftware oder ein einfacheres, spezialisiertes Buchhaltungstool wünschen. Keine der beiden Optionen ist grundsätzlich besser. Es kommt auf das Volumen, die Komplexität und die Anzahl der Systeme an, die Sie miteinander verknüpfen möchten.

Die meisten mittelgroßen und großen Unternehmen kombinieren letztendlich zwei Kategorien: eine Veranstaltungs- oder Veranstaltungsort-Plattform für die Abrechnung auf operativer und Projektebene sowie ein traditionelles Buchhaltungssystem oder ERP-System als Stammdatensystem. Die Integration zwischen diesen beiden Systemen ist der Bereich, in dem der größte Mehrwert (oder die größten Reibungspunkte) liegt. Aus diesem Grund sollte Unternehmenssoftware für das Veranstaltungsmanagement ebenso sehr anhand ihrer Schnittstellen wie anhand ihrer Funktionsliste bewertet werden. Kleinere Organisationen befinden sich am anderen Ende des Spektrums und benötigen oft viel eher Funktionen für das Freiwilligen- und Kontaktmanagement, die Dokumentenspeicherung für Audits sowie die Nachverfolgung von Sponsoren und Spenden als eine ERP-Integration oder ein vollwertiges Veranstaltungs-CRM.

Was Veranstaltungsorte brauchen, was Eventplaner nicht brauchen

Ein Veranstaltungsplaner kümmert sich jeweils um eine einzelne Veranstaltung. Ein Veranstaltungsort hingegen muss Hunderte von Veranstaltungen koordinieren – einschließlich gemeinsamer Räumlichkeiten, Personal und Inventar –, oft für Kunden, die bereits Anzahlungen für Termine im nächsten Jahr leisten. Aus diesem Grund muss Finanzsoftware für Veranstaltungsorte anders gestaltet sein, und vier Anforderungen unterscheiden in der Regel die speziell für Veranstaltungsorte entwickelten Tools von denen, die nicht für diesen Zweck konzipiert wurden.

Mit der Rechnungsstellung verknüpfte BEOs: Jede Speisen- und Getränkeliste auf einem Bankett-Auftrag sollte direkt in die Rechnung übernommen werden, sodass sich eine Änderung der Teilnehmerzahl automatisch auf die Rechnung auswirkt. Diese Verknüpfung ist das Herzstück jeder Bankett-Auftragssoftware, die eine Demo wert ist.

Personalkosten: Die Kosten für Veranstaltungspersonal, Sicherheitspersonal und Reinigungspersonal werden dem Kunden in Rechnung gestellt oder auf der Kostenseite der Veranstaltung verbucht.

Mindestumsätze für Speisen und Getränke sowie Raummiete: Beides wird vertragsgemäß erfasst, sodass Fehlbeträge in Rechnung gestellt und nicht vom Betreiber getragen werden.

Anzahlungspläne und Abrechnung nach der Veranstaltung: Verträge mit mehreren Zahlungen und die endgültige Abrechnung mit Veranstaltern oder Organisatoren werden über das System abgewickelt, wobei aufgeschobene Umsätze dabei korrekt berücksichtigt werden.

Die gute Nachricht? Wenn Buchungen, Verträge, BEOs und Abrechnungen in einem System zusammengefasst sind, entsteht die Rechnung automatisch aus dem Veranstaltungsdatensatz und ist kein separates Dokument mehr, das jemand extra erstellen muss. Aus demselben Grund behandelt die beste Verwaltungssoftware für Konferenzzentren die Finanzabwicklung als Teil der Veranstaltung und nicht als einen Schritt, der erst danach folgt.

So wählen Sie in 5 Schritten die richtige Finanzsoftware für Veranstaltungen aus

Die Wahl der richtigen Finanzsoftware für Veranstaltungen hängt von drei Fragen ab: Wer organisiert die Veranstaltungen, in welchem Umfang muss der Arbeitsablauf abgedeckt werden und mit welchem Buchhaltungssystem muss die Software kompatibel sein? Die folgenden fünf Schritte führen Sie durch diese Fragen und überprüfen anschließend die Antworten.

1: Legen Sie fest, wer Ihre Veranstaltungen organisiert

Eine Agentur, ein Veranstaltungsort oder ein Catering-Unternehmen, ein Team für Firmenveranstaltungen und eine gemeinnützige Organisation benötigen ganz unterschiedliche Hilfsmittel. Ordnen Sie Ihre Organisation zunächst einer der vier oben genannten Kategorien zu, da sich dadurch bereits ein Großteil der in die engere Wahl gekommenen Kandidaten ausschließen lässt.

2: Entscheiden Sie, welchen Umfang des Workflows Sie benötigen

Benötigen Sie neben der Buchhaltung auch Ticketverkauf, Anmeldung und Veranstaltungsmarketing oder nur den finanziellen Bereich? Eine All-in-One-Plattform reduziert die Anzahl der Integrationen, während ein reines Finanztool zwar schlanker ist, aber mehr Übergaben zwischen den Teams erfordert.

3: Planen Sie Ihre Buchhaltungsintegration

Geben Sie das von Ihnen bereits verwendete Buchhaltungssystem oder ERP-System an (QuickBooks, Xero, Sage, NetSuite, SAP) und bestätigen Sie die Art der Integration: nativ, bidirektionale Synchronisierung, API oder Dateiexport. Bitten Sie anschließend um eine Live-Demo, in der gezeigt wird, wie eine Rechnung aus dem Veranstaltungsdatensatz in das Hauptbuch übertragen wird, denn eine Folie zum Thema Integration sagt nicht viel aus.

4: Überprüfung der Umsatzrealisierung und Berichterstattung

Fragen Sie nach, wie das System mit einer neun Monate im Voraus geleisteten Anzahlung, einer Stornierung und einer Teilrückerstattung umgeht. Bitten Sie anschließend um Einsicht in eine Gewinn- und Verlustrechnung pro Veranstaltung sowie in einen Bericht über die Forderungen, gefiltert nach Veranstaltungsort oder Abteilung.

5: Skalierbarkeit einplanen

Zählen Sie Ihre Veranstaltungen pro Jahr – jetzt und in drei Jahren. Ein Tool, das für 20 Veranstaltungen geeignet ist, kann bei 400 Veranstaltungen an seine Grenzen stoßen, insbesondere wenn mehrere Veranstaltungsorte, Währungen oder Abteilungen beteiligt sind. Für einen tieferen Einblick in die Vorauswahl empfiehlt sich dieser Leitfaden zur Suche nach dem richtigen Veranstaltungsort und der richtigen Veranstaltungsmanagement-Lösung als nächste Lektüre. Dort können Sie die verschiedenen Optionen nebeneinander vergleichen, bevor Sie Demo-Termine vereinbaren.

Eine zentrale Informationsquelle für Veranstaltungen und Finanzen

Jede Funktion in diesem Leitfaden – von abgegrenzten Umsätzen bis hin zur Gewinn- und Verlustrechnung pro Veranstaltung – hängt von einer Sache ab: Momentus ist eine Veranstaltungsort-Management-Software, die Buchungen, Verträge, BEOs, Ticketverkauf, Zahlungen, Rechnungsstellung und Berichterstellung auf einer einzigen Plattform vereint und sich anschließend in die Buchhaltungssysteme integriert, auf die sich Finanzteams bereits verlassen. Jeder Posten bleibt mit der Veranstaltung, dem Veranstaltungsort und dem Kunden verknüpft, der ihn erstellt hat. Die Finanzteams der Veranstaltungsorte haben selten Probleme mit der Kalkulation. Sie haben vielmehr Schwierigkeiten, alle Zahlen an einem Ort zusammenzuführen.

Momentus wurde 1985 gegründet und betreut mehr als 90.000 Nutzer in über 57 Ländern. Wenn Sie einen Anhaltspunkt dafür suchen, wie andere Veranstaltungsorte diese Leistung messen, ist der Bericht „State of Venue Performance“ ein guter Ausgangspunkt. Ganz gleich, ob Sie es als Finanzsoftware für Veranstaltungsorte oder als Software für das Veranstaltungsfinanzmanagement bezeichnen – die richtige Plattform verwandelt die Veranstaltungsbuchhaltung von einer monatlichen Nachberechnung in eine Echtzeit-Übersicht. Das ist es, was jeden Moment zu etwas Besonderem macht.

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