Es ist kein Geheimnis, dass der weltweite Wandel im Arbeitsverhalten zu neuen Denkweisen in Bezug auf Unternehmensimmobilien geführt hat und Unternehmen dazu veranlasst, Technologien als Mittel zur Steigerung der Effizienz und zur Maximierung der Nutzung ihres Portfolios einzusetzen. Daher verbinden führende Unternehmen ihre Mitarbeiter mit „Mitarbeitererfahrungen“, indem sie Veranstaltungen auf dem Campus organisieren, um die Fluktuation zu verringern und das Gefühl der Unternehmenskultur und Verbundenheit zu stärken, das die Mitarbeiter dazu ermutigt, so oft wie möglich ins Büro zurückzukehren.
Meetings und Veranstaltungen sind für den Erfolg eines Unternehmens unverzichtbar. Ob es darum geht, leistungsstarke Teams zu fördern, eine gesunde Unternehmenskultur zu pflegen, positive Kundenbeziehungen aufzubauen oder Mitarbeiter zurück an den Arbeitsplatz zu holen – Ihre Büroräume sind Teil der Grundlage für den Erfolg Ihrer Meetings oder Veranstaltungen. Wenn Sie die Art und Weise verändern, wie Mitarbeiter Ihre Büroräume wahrnehmen und nutzen, können Sie das Engagement am Arbeitsplatz steigern, die Zusammenarbeit im Team neu beleben und die Ausrichtung auf wichtige Unternehmensziele verbessern, um das Wachstum voranzutreiben.
Um Mitarbeitererlebnisse zu schaffen, müssen Sie Ihren Ansatz für das Management von Unternehmensmeetings und -veranstaltungen verbessern. Höchstwahrscheinlich planen und verwalten Sie Ihre internen Meetings und Veranstaltungen mit Systemen, die nicht für Ihre spezifischen Anwendungsszenarien entwickelt wurden – wie reaktive Facility-Management-Anwendungen, veraltete Veranstaltungsmanagementsysteme oder sogar E-Mails, Tabellenkalkulationen und gedruckte Aktenordner. Heute setzen zukunftsorientierte Unternehmen auf strategische Technologie, um ihre Veranstaltungsabläufe zu verbessern und ihre Mitarbeiter in die Lage zu versetzen, ihre eigenen Meetings und Veranstaltungen zu buchen und zu verwalten.
10 Gründe, warum Ihr Unternehmen in eine Software für das Management von Firmenveranstaltungen investieren sollte
1. Bessere Geschäftsergebnisse erzielen
Verbessern Sie die Sichtbarkeit, steigern Sie die Auslastung, gewinnen Sie tiefere Einblicke, stärken Sie die Mitarbeitermoral und pflegen Sie die Beziehungen zu Ihren Mitarbeitern und Stakeholdern. Durch den Einsatz einer speziell entwickelten Lösung für die Verwaltung von Unternehmensveranstaltungen und -locations verbessern Sie nicht nur Ihre Veranstaltungsabläufe, sondern tragen auch zum Erfolg Ihres Unternehmens bei.
2. Produktive Beziehungen pflegen
Die Unterbringung von Kunden und Stakeholdern ist ein Motivationsfaktor für die Durchführung von Veranstaltungen. Durch den Einsatz einer Software für das Veranstaltungsmanagement in Unternehmen können Sie sicher sein, dass Ihre Meetings und Veranstaltungen vor Ort planmäßig ablaufen. Stellen Sie sicher, dass der von Ihnen gewählte Raum groß genug ist, um alle Teilnehmer unterzubringen, dass die erforderliche Ausrüstung verfügbar, installiert und funktionsfähig ist und dass Ihre Catering-Bestellung vollständig und pünktlich geliefert wird. All dies sind wesentliche Bestandteile jedes Meetings oder jeder Veranstaltung. Mit einer einzigen Lösung, die Ihnen einen 360-Grad-Überblick über alle Bereiche verschafft, können Sie sich auf das Networking und den Aufbau von Beziehungen konzentrieren, anstatt sich um die Behebung von Problemen zu kümmern.
3. Einblicke in die Auslastung des Veranstaltungsortes gewinnen
Durch die Verwaltung Ihrer Unternehmensbüros und Besprechungsräume in einem zentralen System können Sie Daten zur Raumbelegung erfassen und analysieren, die Ihnen Aufschluss darüber geben, wo Sie Ihre Zeit, Ihre Mühen und Ihr Budget investieren sollten. Wenn beispielsweise ein Konferenzraum häufiger gebucht wird als alle anderen, können Sie sich dafür entscheiden, diesen Raum zuerst zu modernisieren, anstatt Ressourcen für weniger häufig genutzte Räume aufzuwenden. Umgekehrt können Sie herausfinden, warum bestimmte Räume nicht genutzt werden oder nicht verfügbar sind, und zusätzliche Verbesserungen an wenig genutzten Räumen vornehmen, um sie für Meetings und Veranstaltungen attraktiver zu machen.
4. Maximieren Sie das Engagement Ihrer Mitarbeiter
Ein gut geführtes Büro kann mehr als nur ein Arbeitsplatz sein, es kann zu einem einladenden Ort werden, der zu einer höheren Arbeitszufriedenheit, einer besseren Arbeitsmoral, einer verbesserten Kommunikation und einer höheren Mitarbeiterbindung beiträgt – dies ist besonders wichtig für Unternehmen, die nach der Pandemie mit einem erheblichen Personalmangel zu kämpfen haben. Veranstaltungen, Meetings und andere Aktivitäten wie Teambuilding-Sessions und Feiern spielen eine wichtige Rolle dabei, Büros in attraktive Arbeitsorte zu verwandeln. Mitarbeiter, die sich bei der Arbeit engagiert fühlen, kommen eher persönlich ins Büro und sind produktiver – eine Win-Win-Situation.
5. Vereinfachung der Interaktionen im Cateringbereich
Kostenlose Speisen, Getränke und Snacks bei Veranstaltungen werden immer als Vorteil angesehen, aber die Koordination mit dem Caterer kann manchmal ein ineffizienter Prozess sein. Verwenden Sie stattdessen Ihre Unternehmenssoftware für das Veranstaltungsmanagement, um die Bestellung von Speisen und Getränken für Meetings und Veranstaltungen zu vereinfachen und Ihre Mitarbeiter und Stakeholder zu begeistern.
6. Zeitmanagement der Mitarbeiter verbessern
Durch die Integration Ihrer Unternehmens-Eventmanagement-Software mit Outlook, Google Kalender oder einem Kalender Ihrer Wahl können Ihre Mitarbeiter bevorstehende Veranstaltungen und Buchungen einsehen und ihre Teilnahme entsprechend ihren anderen beruflichen Verpflichtungen priorisieren.
7. Optimieren Sie Ihre Veranstaltungsabläufe
Verbessern Sie die Prozesse zur Buchung von Besprechungsräumen und Ressourcen mit einem vereinfachten Online-Portal zur Selbstbedienung. Mit einer Software für das Veranstaltungsmanagement in Unternehmen können Sie ein Online-Portal zur Selbstbedienung einrichten, über das Mitarbeiter die Verfügbarkeit von Besprechungsräumen mit Raumkapazitäten überprüfen, Catering-Dienstleistungen und Ausrüstung bestellen und sichere Zahlungsvorgänge durchführen können, ohne das Portal verlassen oder eine E-Mail senden zu müssen, um dann auf eine manuelle Bestätigung zu warten.
8. Begrenzen Sie die Kommunikation in beide Richtungen
Vermeiden Sie unnötige Kommunikation zwischen Ihren Veranstaltungsteams und anderen Mitarbeitern, da alle für die Buchung und Verwaltung der Besprechung oder Veranstaltung erforderlichen Informationen in verschiedenen Bereichen isoliert gespeichert sind. Eine Plattform für das Unternehmensveranstaltungsmanagement macht das Hin- und Her-Telefonieren, E-Mailen und Arbeiten mit Tabellenkalkulationen überflüssig. Alle am Veranstaltungsplanungsprozess beteiligten Parteien können Dokumente, Aufgaben, Zeitpläne und Nachrichten ganz einfach an einem Ort austauschen. Dies erhöht nicht nur die Effizienz, sondern senkt auch die Arbeitskosten erheblich und motiviert die Mitarbeiter, mehr Veranstaltungen zu buchen, um die Auslastung des Arbeitsplatzes zu erhöhen.
9. Sichtbarkeit von Besprechungsräumen verbessern
Dank der Echtzeit-Verfügbarkeit von Besprechungsräumen können alle Mitarbeiter, Veranstaltungsplaner und Facility Manager von Unternehmen überprüfen, wann ein Raum frei ist, um Buchungskonflikte zu vermeiden. Durch spezifische Kalender für die Sichtbarkeit und Buchung verfügen Ihre Teams über die erforderlichen Informationen, um Buchungen mit genauer Datenintegrität zu überprüfen und vorzunehmen.
10. Verringerung des Geschäftsrisikos
Durch die Nutzung von Daten und Arbeitsplatzinformationen kann ein Unternehmen erkennen, wo es seine Anstrengungen konzentrieren muss. Die Aufdeckung von Nutzung und Nichtnutzung gibt dem Team Einblick in die Verteilung der Ressourcen und zeigt auf, wo eine Risikoprüfung erforderlich ist.
10 wichtige Funktionen einer Veranstaltungsmanagement-Software
Moderne Eventmanagement-Software sollte den gesamten Lebenszyklus Ihrer Veranstaltung unterstützen, von der ersten Anfrage bis zum Bericht nach der Veranstaltung. Eine speziell entwickelte Plattform bietet die Tools, die Unternehmen benötigen, um effizient in großem Maßstab zu arbeiten. Zu den wesentlichen Funktionen gehören:
Verbessern Sie die Benutzererfahrung Ihrer Mitarbeiter: Schaffen Sie ideale und optimale Buchungserfahrungen für Mitarbeiter, damit diese Räume reservieren, Ressourcen bestellen, ihr Engagement, ihre Vernetzung und ihre Produktivität auf dem Campus fördern und gleichzeitig Immobilien und Einrichtungen optimieren können.
Effizienzsteigerung: Stellen Sie sich einen Geschäftsprozess vor, bei dem eine Mitarbeiteranfrage eingeht und Sie die Daten nicht mehr neu erfassen müssen ... sie fließen einfach weiter und sind bereit für den Genehmigungsprozess. Die eingesparte Zeit bedeutet mehr „erstklassige Gastfreundschaft“ und stärkt die Unternehmenskultur.
Online-Buchungsportal: Über ein Online-Buchungsportal können Mitarbeiter auf Veranstaltungsfunktionen, Bestellungen und die Kommunikation zwischen Mitarbeitern und Planern zugreifen. Benutzerdefinierte Ansichten können je nach Standort, Abteilung oder Rolle gespeichert werden.
Raumplanung: Gestalten Sie Ihren Veranstaltungsraum mithilfe einer einfachen Drag-and-Drop-Oberfläche. Beginnen Sie mit einer vorgefertigten Vorlage oder einer leeren Leinwand. Überprüfen Sie den Bestand in Echtzeit, damit Sie nie wieder zu viele Geräte reservieren. Sie können die Raumaufteilung auch vor dem Tag der Besprechung oder Veranstaltung mit den Teilnehmern besprechen.
Berichtstools: Erfassen und analysieren Sie Daten, mit denen Sie das Veranstaltungserlebnis Ihres Unternehmens verbessern können. Auf übersichtlichen, farbigen Dashboards finden Sie detaillierte Informationen zu Trends bei der Raumnutzung und zur Ressourcenverfolgung. Erstellen Sie einmalige Ad-hoc-Berichte, um Antworten auf bestimmte geschäftliche Fragen zu finden.
Bestandsverwaltung: Dank fortschrittlicher Prognosetools und Echtzeit-Bestandsüberprüfungen für alle Standorte Ihres Unternehmens müssen Sie nie wieder auf die für Ihre Besprechung oder Veranstaltung benötigte Ausrüstung verzichten. Behalten Sie den Überblick darüber, wo sich die Dinge befinden, und verwalten Sie die Zuweisung dieser Artikel, um den Bedarf an mehr oder weniger Artikeln für die zukünftige Nutzung sowie den Verbesserungsbedarf für die Räume selbst zu ermitteln.
Zentrale Kommunikation: Alle Mitarbeiter können die Software als aktuelle zentrale Informationsquelle für die neuesten Details zu Büroraumzuweisungen, hochrangigen Besuchern und dringenden Mitteilungen nutzen. Aufgaben können zugewiesen, Fragen beantwortet werden und alle sind immer auf dem gleichen Stand.
Workflow-Automatisierung und Genehmigungen: Konfigurieren Sie automatisierte Workflows, die Buchungsanfragen, Serviceaufträge und Änderungsanfragen zur Überprüfung und Genehmigung an die richtigen Stakeholder weiterleiten. Reduzieren Sie Engpässe, halten Sie interne Richtlinien ein und stellen Sie mit klaren Prüfpfaden und Statusverfolgung sicher, dass nichts übersehen wird.
Finanzmanagement und Rechnungsstellung: Verfolgen Sie Budgets, verwalten Sie interne Rückbuchungen, erstellen Sie Rechnungen und überwachen Sie Umsatz- oder Kostenverteilungen in einem einzigen System. Integrierte Finanztools bieten Transparenz hinsichtlich der Rentabilität von Veranstaltungen, der Ausgaben der Abteilungen und der gesamten Betriebsleistung, ohne dass Sie sich auf unzusammenhängende Tabellenkalkulationen verlassen müssen.
Integrationen und Systemkonnektivität: Verbinden Sie Ihre Veranstaltungsmanagement-Software mit Kalendern, CRM-Systemen, ERP-Plattformen, Zugangskontrollsystemen und Digital Signage-Tools. Nahtlose Integrationen vermeiden doppelte Dateneingaben, verbessern die Datengenauigkeit und schaffen ein einheitliches Technologie-Ökosystem in Ihrem gesamten Unternehmen.
Sind Sie bereit, Ihre Unternehmensmeetings und -veranstaltungen zu transformieren?
Von Vorstandssitzungen und Kundenpräsentationen bis hin zu Konferenzen und Teambuilding-Aktivitäten – an heutigen Arbeitsplätzen finden vielfältige Veranstaltungen statt. Um dieser Komplexität gerecht zu werden, benötigen Unternehmen mehr als manuelle Prozesse und isolierte Tools. Mit speziell entwickelter Software für das Veranstaltungs- und Veranstaltungsortmanagement können Teams Räume buchen, Ressourcen koordinieren, den Verwaltungsaufwand reduzieren und die betriebliche Effizienz verbessern.
Durch die Zentralisierung von Planung und Durchführung auf einer einzigen Plattform können Unternehmen sicherstellen, dass jede Veranstaltung nicht nur reibungslos abläuft, sondern auch zu den übergeordneten Geschäftszielen beiträgt. Sprechen Sie mit einem Experten für Unternehmensveranstaltungen, um zu erfahren, wie die richtige Lösung Ihre Arbeitsplatzstrategie unterstützen kann.
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