Veranstaltungsorte, Kongresszentren und Firmengelände stehen oft vor der Wahl zwischen einer effizienten Verwaltung von Buchungen und der Pflege langfristiger Kundenbeziehungen. Dieser Artikel befasst sich mit der Frage, was ein Event-CRM ist, wie es Veranstaltungsorte und Event-Teams unterstützt und was bei der Auswahl der richtigen Lösung zu beachten ist.
Kundenbeziehungsmanagement-Plattformen werden branchenübergreifend eingesetzt, um die Vertriebsleistung, die Kundenbindung und die betriebliche Effizienz zu verbessern. Wie WebFX berichtet, konnten Unternehmen, die CRM-Systeme einsetzen, eine Steigerung der Lead-Konversionen um 17 %, eine Erhöhung der Kundenbindung um 16 % und eine Verbesserung der Mitarbeiterproduktivität um 21 % verzeichnen.
Standard-CRM-Software (Customer Relationship Management) wird branchenübergreifend eingesetzt, um Kundeninformationen zu organisieren und Unternehmen dabei zu unterstützen, ihren potenziellen und bestehenden Kunden einen besseren Service zu bieten. Das Ziel eines CRM-Systems ist es, unterschiedliche Systeme zu ersetzen und Anwendern wichtige Einblicke in Kundendaten zu verschaffen, damit sie fundierte Entscheidungen treffen können, um die Kundenzufriedenheit zu steigern und das Geschäftswachstum voranzutreiben.
Eine häufig gestellte Frage ist, ob ein Standard-CRM die komplexen Anforderungen des Veranstaltungsort- und Eventmanagements erfüllen kann. Aufgrund der operativen Komplexität von Veranstaltungen setzen viele Organisationen auf speziell entwickelte Event-CRM-Software, die speziell zur Unterstützung von Veranstaltungsorten, Buchungen, Stakeholdern und Vertriebsabläufen konzipiert wurde.
Was ist ein Event-CRM?
Ein Event-CRM ist eine speziell entwickelte Plattform zur Verwaltung der Beziehungen zwischen Veranstaltungsorten, Veranstaltern und wichtigen Stakeholdern (d. h. Teilnehmern, Sponsoren, Ausstellern usw.). Event-CRM-Software zentralisiert Vertriebs-, Buchungs- und Beziehungsdaten in einem System und ermöglicht es Veranstaltungsorten und Veranstaltungsteams, den gesamten Lebenszyklus einer Veranstaltung von der Akquise bis zur Durchführung zu verwalten. Kurz gesagt, ein Event-CRM hilft Veranstaltungsorten und Veranstaltungsteams dabei, Beziehungen zu verwalten, Abläufe zu optimieren und den Umsatz sowie die Veranstaltungsergebnisse zu verbessern.
Wichtige Funktionen von Event-CRMs
Ein leistungsstarkes Event-CRM kann mehr als nur Kontaktdaten speichern. Es dient als zentrales Aufzeichnungssystem, das Vertrieb, Buchung, Betrieb und Finanzen miteinander verbindet und Teams einen vollständigen Überblick über jeden Kunden und jedes Event bietet. Die effektivsten Plattformen kombinieren Beziehungsmanagement mit Veranstaltungsort- und Event-Workflows und helfen Unternehmen dabei, Anfragen schneller, genauer und konsistenter von der Anfrage bis zur Umsetzung zu bearbeiten.
Im Folgenden finden Sie die wichtigsten Funktionen, die moderne Event-CRMs zur Unterstützung des gesamten Event- und Veranstaltungsortmanagements bieten.
Zentralisierte Kontakt- und Kontoverwaltung
Event-CRMs organisieren alle Informationen zu Kunden, Interessenten, Sponsoren und Partnern an einem Ort. Teams können Kontaktdaten, Kommunikationsverlauf, Buchungsaktivitäten und zugehörige Dokumente in einem einzigen Datensatz einsehen, sodass alle mit denselben Informationen arbeiten.
Verfolgung von Leads, Verkaufschancen und Vertriebspipeline
Von der ersten Anfrage bis zur bestätigten Buchung unterstützen Event-CRMs strukturierte Vertriebsabläufe. Teams können Opportunities, Angebote, Verträge und Genehmigungen über definierte Pipeline-Phasen hinweg verfolgen und so die Transparenz hinsichtlich Umsatz und Prognosen verbessern.
Integrierte Buchung und Raumverwaltung
Ein zentrales Merkmal von ereignisorientierten CRMs ist der Echtzeit-Zugriff auf die Verfügbarkeit von Veranstaltungsorten und die Raumnutzung. Live-Buchungskalender und Raummanagement-Tools helfen dabei, Doppelbuchungen zu vermeiden, die Raumnutzung zu optimieren und die Terminplanung über mehrere Standorte hinweg zu vereinfachen.
Einheitliche Ereignis- und Betriebsabläufe
Event-CRMs verbinden Vertriebsaktivitäten direkt mit der Durchführung von Veranstaltungen. Sobald eine Veranstaltung gebucht ist, erstrecken sich die Arbeitsabläufe auf Planung, Personalbesetzung, Serviceaufträge und Logistik, wodurch Übergaben reduziert und manuelle Dateneingaben zwischen den Abteilungen minimiert werden.
Kommunikation und Aktivitätsverfolgung
Alle E-Mails, Anrufe, Aufgaben und Notizen werden in Kunden- und Ereignisdatensätzen erfasst. Dadurch entsteht eine vollständige Historie der Interaktionen, die Zusammenarbeit zwischen Teams wird unterstützt und die Kontinuität bei Personalwechseln gewährleistet.
Dokumenten-, Vertrags- und Finanzmanagement
Führende Plattformen unterstützen die Erstellung und Verwaltung von Angeboten, Verträgen, Rechnungen und Zahlungsplänen innerhalb der CRM-Umgebung. Die Verknüpfung von Finanz- und Rechtsdokumenten mit Kunden- und Veranstaltungsdatensätzen verbessert die Genauigkeit und Überprüfbarkeit.
Berichterstattung und Leistungsanalyse
Integrierte Dashboards und Berichtstools bieten Einblicke in Buchungstrends, den Zustand der Pipeline, die Umsatzentwicklung, die Raumnutzung und die betriebliche Effizienz. Diese Analysen helfen Führungskräften, datengestützte Entscheidungen zu treffen und Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren.
Workflow-Automatisierung und Genehmigungen
Event-CRMs optimieren sich wiederholende Prozesse durch konfigurierbare Workflows. Automatisierte Nachverfolgungen, Aufgabenverteilungen und Genehmigungswege helfen Teams, schneller voranzukommen und gleichzeitig einheitliche Standards einzuhalten.
Tools für die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit
Durch die Zusammenführung von Vertriebs-, Betriebs-, Finanz- und Standortdaten unterstützen Event-CRMs die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit. Rollenbasierter Zugriff und gemeinsame Dashboards stellen sicher, dass jedes Team über die benötigten Informationen verfügt, ohne die Governance zu beeinträchtigen.
Integrationen und Systemkonnektivität
Moderne Event-CRMs lassen sich in Buchhaltungssysteme, ERP-Plattformen, akademische Planungstools, Facility-Management-Systeme und andere Unternehmensanwendungen integrieren. Diese Integrationen reduzieren Datensilos und unterstützen ein vernetztes Technologie-Ökosystem.
Skalierbarkeit und Konfiguration
Wenn Unternehmen wachsen, müssen sich Event-CRMs anpassen. Konfigurierbare Felder, Workflows, Berechtigungen und Berichtsstrukturen ermöglichen es Plattformen, alles zu unterstützen, von einzelnen Veranstaltungsorten bis hin zu großen, standortübergreifenden Operationen.
Warum benötigen Veranstaltungsorte Event-CRMs?
Veranstaltungsorte, die sich auf manuelle Tools wie Tabellenkalkulationen und freigegebene Ordner verlassen, sind häufig mit betrieblichen Ineffizienzen und Dateninkonsistenzen konfrontiert. Diese veralteten Systeme schränken die Produktivität ein, erhöhen das Risiko menschlicher Fehler und schränken letztendlich das Serviceniveau ein, das Veranstaltungsorte und Veranstalter ihren Kunden bieten können, was zu schlechten Veranstaltungserlebnissen führen kann. Nicht alle CRM-Systeme sind für die Unterstützung von Veranstaltungsort- und Veranstaltungsabläufen ausgelegt. Veranstaltungsorte benötigen speziell entwickelte Veranstaltungs-CRMs, die auf ihre spezifischen Geschäftsanforderungen zugeschnitten sind. Hier sind die fünf wichtigsten Gründe, warum Veranstaltungsorte spezielle Event-CRMs benötigen:
Pflegen Sie dauerhafte Kundenbeziehungen
Durch den zentralen Zugriff auf Kundendaten, Buchungshistorie und Kommunikation erhalten Veranstaltungsorte und Eventteams einen vollständigen Überblick über die Kundenbeziehungen, was ihnen dabei hilft, dauerhafte Beziehungen zu pflegen und Wiederbuchungen zu fördern.
Bessere Event-Erlebnisse bieten
Zentralisierte Veranstaltungsdaten stellen sicher, dass alle Teams Zugriff auf genaue Echtzeitinformationen zu ihren aktuellen und bevorstehenden Buchungen haben. So sind alle Mitarbeiter und Lieferanten auf dem gleichen Stand und es wird im Vorfeld einer Veranstaltung nichts übersehen.
Effizienz steigern und Geschäftswachstum vorantreiben
Moderne Event-CRM-Software ersetzt manuelle Prozesse und isolierte Tools und fördert dauerhafte Kundenbeziehungen. Event-CRMs automatisieren und optimieren Abläufe, verbessern das Kundenerlebnis während des gesamten Veranstaltungszyklus und steigern gleichzeitig die Rentabilität, indem sie Kosten senken und die Effizienz steigern.
Was Sie beim Kauf eines Event-CRM beachten sollten
Bei der Bewertung von Event-CRM-Software sollten Unternehmen überlegen, welche Funktionen ihre operativen Ziele am besten unterstützen. Hier ist eine umfassende Liste von Aspekten, auf die Veranstaltungsorte und Eventveranstalter beim Kauf einer Event-CRM-Software achten sollten:
1. Merkmale und Funktionalität
Stellen Sie sicher, dass das Event-CRM die Kernfunktionen und -merkmale enthält, die für die Unterstützung des Veranstaltungsort- und Eventbetriebs heute und in Zukunft erforderlich sind. Die Erstellung einer Funktionscheckliste kann Veranstaltungsorten und Eventteams dabei helfen, Event-CRM-Software objektiv zu bewerten und Lösungen effektiver zu vergleichen.
2. Potenzial für Anpassungen
Event-CRM-Software sollte konfigurierbar sein, um individuelle Event-Workflows, Branding-Anforderungen und betriebliche Prozesse zu unterstützen.
3. API- und Integrationsfunktionen
Ein Event-CRM sollte zwar als zentrales System für Veranstaltungs- und Kundendaten dienen, muss sich aber auch nahtlos in andere Geschäftssysteme wie Buchhaltungsplattformen, Personalmanagement-Tools, Marketing-Systeme und Berichtsanwendungen integrieren lassen. Eine robuste API ermöglicht die Integration der Event-CRM-Software in das gesamte Technologie-Ökosystem und reduziert gleichzeitig die manuelle Dateneingabe und Fehler.
4. Benutzerfreundlichkeit und Benutzeroberfläche
Selbst funktionsreiche Event-CRM-Software muss intuitiv sein, um die Akzeptanz in Vertriebs-, Betriebs- und Event-Teams zu fördern. Eine intuitive Benutzeroberfläche reduziert die Einarbeitungszeit und unterstützt die einheitliche Einführung des Systems in allen Abteilungen.
5. Barrierefreiheit
Die Zugänglichkeit bestimmt, wie einfach Veranstaltungsorte und Veranstaltungsteams über verschiedene Standorte und Geräte auf das Veranstaltungs-CRM zugreifen können. Hier sind einige Dinge zu beachten:
- Ist es cloudbasiert oder kann man nur vor Ort auf das System zugreifen?
- Ist es auf Mobilgeräten reaktionsfähig?
- Ist es WCAG 2-konform?
6. Skalierbarkeit
Bei der Auswahl einer Event-CRM-Software ist es wichtig zu prüfen, inwieweit die Plattform sowohl aktuelle Anforderungen als auch langfristiges Wachstum unterstützt. Die richtige Event-CRM-Software sollte mit steigendem Veranstaltungsvolumen, zunehmender Datenkomplexität und wachsenden Nutzeranforderungen skalierbar sein, ohne dabei an Leistung einzubüßen.
Neben der Funktionalität sollten Sie bei der Auswahl des richtigen Event-CRM für Ihr Unternehmen auch folgende Aspekte berücksichtigen:
- Kundensupport und Schulungen
- Datensicherheit und Compliance
- Kosten- und Preisstruktur
- Kundenreferenzen und Bewertungen
- Produkt-Roadmap
- Leistung und Zuverlässigkeit
- Community und Nutzerbasis
Bieten Sie einen außergewöhnlichen Kundenservice mit einem speziell für Veranstaltungsorte entwickelten Event-CRM.
Veranstaltungsorte können es sich nicht mehr leisten, sich auf veraltete manuelle Prozesse zu verlassen, um dauerhafte Kundenbeziehungen zu pflegen. Stattdessen benötigen sie robuste Event-CRMs, die ihnen helfen, ihre Prozesse zu automatisieren und zu optimieren, damit sie ihren Kunden vor, während und nach Veranstaltungen einen besseren Service bieten können. Veranstaltungsort-Management-Software und Event-Management-Software mit einem vollständig integrierten Event-CRM ermöglichen es Ihnen, die Vertriebseffizienz zu steigern und Kundenbeziehungen wirklich zu pflegen.
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