Alles, was Sie über Event-CRMs wissen müssen

In einem früheren Beitrag habe ich gefragt , ob Sie lieber Veranstaltungsortbuchungen verwalten oder Kundenbeziehungen pflegen möchten. Heute möchte ich tiefer in die Materie einsteigen und untersuchen, was ein Event-CRM ist, welche Vorteile es für Veranstaltungsorte bieten kann und worauf Sie beim Kauf eines Event-CRM achten sollten.

Es ist kein Geheimnis, dass CRMs zahlreiche Vorteile bieten. Wie WebFX berichtet, konnten Unternehmen, die CRM-Systeme einsetzen, eine Steigerung der Lead-Konversionen um 17 %, eine Erhöhung der Kundenbindung um 16 % und eine Verbesserung der Mitarbeiterproduktivität um 21 % verzeichnen.  

Standard-CRM-Software (Customer Relationship Management) wird branchenübergreifend eingesetzt, um Kundeninformationen zu organisieren und Unternehmen dabei zu unterstützen, ihren potenziellen und bestehenden Kunden einen besseren Service zu bieten. Das Ziel eines CRM-Systems ist es, unterschiedliche Systeme zu ersetzen und Anwendern wichtige Einblicke in Kundendaten zu verschaffen, damit sie fundierte Entscheidungen treffen können, um die Kundenzufriedenheit zu steigern und das Geschäftswachstum voranzutreiben.

Sie fragen sich vielleicht, ob ein Standard-CRM für das Veranstaltungs- und Eventmanagement geeignet ist. Angesichts all der Herausforderungen, denen Fachleute im Veranstaltungs- und Eventmanagement heutzutage gegenüberstehen, bin ich davon überzeugt, dass speziell entwickelte Event-CRMs entscheidend sind, um den Ablauf von Veranstaltungen zu optimieren und einen außergewöhnlichen Kundenservice zu bieten. Lesen Sie weiter, damit ich Ihnen dies näher erläutern kann.

Was ist ein Event-CRM?

Im Gegensatz zu herkömmlichen CRMs sind Event-CRMs speziell entwickelte Plattformen, die dazu dienen, die Beziehungen zwischen Veranstaltungsorten, Veranstaltern und wichtigen Event-Akteuren (d. h. Teilnehmern, Sponsoren, Ausstellern usw.) zu verwalten und zu pflegen. Zu den wichtigsten Funktionen von Event-CRM-Technologien gehören:

• Kontakt- und Lead-Management  
• Veranstaltungsmöglichkeiten und Buchungen 
• Live-Kalender und Verfügbarkeitstabelle für Veranstaltungsorte
• Vertriebsmanagement und Analytik
• Aktivitäts- und Kommunikationsprotokolle (d. h. Vertriebsaufgaben, E-Mails, Telefonate, SMS usw.)
• Dashboards und Berichterstellung
• Aufgaben- und Workflow-Management
• Automatisierung
• Dokumenten- und Vertragsmanagement
• Angebote und Rechnungen
• Integrationen und mehr

Kurz gesagt, ein Event-CRM bietet Veranstaltungsorten und Veranstaltern die Tools, die sie benötigen, um dauerhafte Beziehungen zu allen Beteiligten aufzubauen, gleichzeitig die Effizienz zu steigern und die Ergebnisse der Veranstaltung zu maximieren.

Warum benötigen Veranstaltungsorte Event-CRMs?

Veranstaltungsorte, die sich auf manuelle Tools wie Tabellenkalkulationen und freigegebene Ordner verlassen, begeben sich in eine gefährdete Position. Diese veralteten Systeme schränken die Produktivität ein, erhöhen das Risiko menschlicher Fehler und schränken letztendlich das Serviceniveau ein, das Veranstaltungsorte und Veranstalter ihren Kunden bieten können, was zu schlechten Veranstaltungserlebnissen führen kann.

Es reicht jedoch nicht aus, dass Veranstaltungsorte einfach irgendein CRM-System kaufen. Veranstaltungsorte benötigen speziell entwickelte Event-CRMs, die auf ihre spezifischen Geschäftsanforderungen zugeschnitten sind. Hier sind die fünf wichtigsten Gründe, warum Veranstaltungsorte spezielle Event-CRMs benötigen:

Pflegen Sie dauerhafte Kundenbeziehungen

Dank vollständiger Transparenz hinsichtlich der Kontaktdaten der Kunden, früherer Buchungsdetails und weiterer Informationen verfügen Veranstaltungsorte und Eventveranstalter über alle Informationen, die sie benötigen, um ihren Kunden einen besseren Service zu bieten. Dies hilft ihnen, dauerhafte Beziehungen zu pflegen und Wiederbuchungen zu fördern.

Bessere Event-Erlebnisse bieten

Zentralisierte Veranstaltungsinformationen erleichtern Veranstaltungsorten und Veranstaltungsteams den Zugriff auf aktuelle Informationen zu ihren aktuellen und bevorstehenden Buchungen. So wird sichergestellt, dass alle Mitarbeiter und Lieferanten auf dem gleichen Stand sind und im Vorfeld einer Veranstaltung nichts übersehen wird.

Effizienz steigern und Geschäftswachstum vorantreiben

Veranstaltungsorte müssen moderne Event-CRM-Systeme einführen, um veraltete manuelle Prozesse zu ersetzen und dauerhafte Kundenbeziehungen zu pflegen. Event-CRMs automatisieren und optimieren Abläufe, verbessern das Kundenerlebnis während des gesamten Veranstaltungszyklus und steigern gleichzeitig die Rentabilität, indem sie Kosten senken und die Effizienz steigern.

Was Sie beim Kauf eines Event-CRM beachten sollten

Bei der Anschaffung eines Event-CRM müssen Sie berücksichtigen, welche Funktionen Sie benötigen, um Ihre organisatorischen Ziele zu erreichen und Ihre Eventmanagement-Prozesse zu unterstützen. Hier finden Sie eine umfassende Liste mit Aspekten, auf die Veranstaltungsorte und Eventveranstalter beim Kauf eines Event-CRM achten sollten:

1. Merkmale und Funktionalität

Stellen Sie sicher, dass das Event-CRM über die grundlegenden Funktionen und Merkmale verfügt, die Sie jetzt und vor Ort für Ihr Unternehmen benötigen. Ein guter Ausgangspunkt ist die Erstellung einer Checkliste mit Funktionen, die Sie bei der Prüfung potenzieller Lösungen verwenden können .

2. Potenzial für Anpassungen

Überprüfen Sie bei Bedarf, ob die von Ihnen gewählte Software es Ihnen ermöglicht, das System an Ihre individuellen Veranstaltungsprozesse, Ihr Branding oder andere geschäftliche Anforderungen anzupassen.

3. API- und Integrationsfunktionen

Ihr Event-CRM sollte zwar als einzige Quelle für alle Ihre Veranstaltungsdaten dienen, dennoch ist es wichtig zu berücksichtigen, wie es mit allen anderen Anwendungen in Ihrem Unternehmen zusammenwirkt, beispielsweise mit Buchhaltungspaketen, Personalmanagement-Tools, Marketing-Systemen und mehr. Vergewissern Sie sich, dass der von Ihnen gewählte Anbieter eine robuste API anbietet, damit Sie Ihr Event-CRM nahtlos in Ihr Technologie-Ökosystem integrieren können.

4. Benutzerfreundlichkeit und Benutzeroberfläche

Unabhängig davon, wie viele Funktionen ein Event-CRM bietet, wenn es nicht einfach zu erlernen und zu bedienen ist, wird Ihr Team sich wahrscheinlich dagegen sträuben, es zu verwenden. Testen Sie die von Ihnen ausgewählte Plattform unbedingt, um sicherzustellen, dass das Design intuitiv und benutzerfreundlich ist, damit Ihr Team sie gerne nutzt.

5. Barrierefreiheit

Barrierefreiheit ist ein weitreichendes Thema, aber letztendlich müssen Sie herausfinden, welche Einschränkungen für Ihre Benutzer beim Zugriff auf das System bestehen. Hier sind einige Punkte, die Sie berücksichtigen sollten:

• Ist es cloudbasiert oder kann man nur vor Ort auf das System zugreifen?
• Ist es auf Mobilgeräten reaktionsfähig?
• Ist es WCAG 2-konform?

6. Skalierbarkeit

Bei der Suche nach der richtigen Lösung für Veranstaltungsorte und Veranstaltungsmanagement für Ihr Unternehmen sollten Sie berücksichtigen, wie diese Ihr Geschäft jetzt und in Zukunft unterstützen wird. Stellen Sie sicher, dass das von Ihnen gewählte Veranstaltungs-CRM mit dem Wachstum Ihres Unternehmens mitwachsen kann und das steigende Volumen und die zunehmende Komplexität von Veranstaltungen bewältigen kann, ohne die Leistung zu beeinträchtigen.

Neben der Funktionalität sollten Sie bei der Auswahl des richtigen Veranstaltungs-CRM für Ihr Unternehmen auch folgende Aspekte berücksichtigen:

• Kundensupport und Schulungen
• Datensicherheit und Compliance
• Kosten- und Preisstruktur  
• Kundenreferenzen und Bewertungen
• Produkt-Roadmap
• Leistung und Zuverlässigkeit
• Community und Nutzerbasis

Bieten Sie einen außergewöhnlichen Kundenservice mit einem speziell für Veranstaltungsorte entwickelten Event-CRM.

Veranstaltungsorte können es sich nicht mehr leisten, sich auf veraltete manuelle Prozesse zu verlassen, um dauerhafte Kundenbeziehungen zu pflegen. Stattdessen benötigen sie robuste Event-CRMs, die ihnen helfen, ihre Prozesse zu automatisieren und zu optimieren, damit sie ihren Kunden vor, während und nach Veranstaltungen einen besseren Service bieten können. Mit einer Veranstaltungsort-Management-Software mit vollständig integriertem Event-CRM können Sie Ihre Vertriebseffizienz steigern und Kundenbeziehungen wirklich pflegen.

Sind Sie bereit, Ihre Kundenbeziehungen zu verbessern und Ihre Veranstaltungsabläufe zu optimieren?  

Kontaktieren Sie uns noch heute und erfahren Sie, wie unser branchenführendes Event-CRM Ihr Unternehmen verändern kann.