Veranstaltungsorte und Branchenführer aus über 20 Ländern berichten darüber, wo der aktuelle Stand der KI ist, was die Nachfrage antreibt und was die Branche daran hindert, ihre wertvollsten Anwendungsfälle zu realisieren.
KI ist längst keine Theorie mehr. Sie hält zunehmend Einzug in den täglichen Geschäftsbetrieb. Die Frage ist nicht mehr, ob sie Auswirkungen auf diese Branche haben wird, sondern ob Unternehmen bereit sind, sie so einzusetzen, dass sie die Buchung, Personalplanung und Durchführung von Veranstaltungen tatsächlich verbessert.
Die KI entwickelt sich rasant weiter, doch ihre Einführung im Veranstaltungs- und Eventmanagement befindet sich noch in den Anfängen. Die Branche ist sich der Chancen bewusst, setzt diese jedoch noch nicht in großem Maßstab um.
64 % halten KI für äußerst wichtig, doch nur 7 % führen derzeit aktiv Pilotprojekte durch oder setzen sie in größerem Umfang ein. Der Einsatz beschränkt sich größtenteils auf Aufgaben mit geringer Auswirkung und nicht auf Kerngeschäftsprozesse.
75 % wünschen sich, dass KI bei der Dateneingabe und bei Verwaltungsaufgaben hilft. 62 % wünschen sich bessere Einblicke in den Betriebsablauf und Entscheidungshilfen. Unternehmen wünschen sich Entlastung von manuellen Arbeiten und intelligentere Entscheidungen.
Unternehmen machen dort Fortschritte, wo sich KI am einfachsten einsetzen lässt – bei der Dateneingabe und der Entlastung der Verwaltung. In den Bereichen Personalwesen, Echtzeit-Abläufe und Risikovorhersage stehen sie jedoch noch am Anfang.
Sicherheit und Vertrauen stehen an erster Stelle, dicht gefolgt von Integration und Veränderungsmanagement. Die Herausforderung besteht nicht darin, KI einzuführen, sondern sie in den täglichen Betriebsablauf zu integrieren.
Die meisten Veranstaltungsorte verfügen bereits über die entsprechende Technologie. Das Problem liegt nicht bei den Tools, sondern bei der Messung: 55 % geben an, dass ihre Betriebsdaten begrenzt oder unvollständig sind. KI ist auf zuverlässige Eingaben angewiesen, um zuverlässige Ergebnisse zu liefern.
66 % bevorzugen ein Modell, bei dem KI die menschliche Entscheidungsfindung unterstützt. Die Unternehmen, die am schnellsten damit beginnen, KI in ihre Betriebsabläufe zu integrieren, werden einen messbaren Wettbewerbsvorteil erzielen.
Das größte Hindernis sind nicht mangelndes Interesse, sondern Vertrauen, Sicherheit und Tools, denen das nötige Fachwissen fehlt. Veranstaltungsorte, die ihre Abläufe – von der Buchung über die Personalplanung bis hin zur Durchführung – miteinander vernetzen und heute eine einheitliche Datenbasis schaffen, sind am besten aufgestellt, um den vollen Nutzen der KI auszuschöpfen. Jetzt ist der richtige Zeitpunkt, sich diesen Vorteil zu sichern.
Auf Makroebene schreitet die KI rasch voran, doch die meisten Veranstaltungsorganisatoren stehen bei der praktischen Umsetzung noch am Anfang. Das Interesse ist groß, doch die Umsetzung ist begrenzt und beschränkt sich oft auf Anwendungsfälle mit geringer Wirkung. Bei der KI geht es nicht mehr um das „Ob“, sondern um das „Wann“ – und dieses „Wann“ rückt immer näher.
Die Unternehmen, die jetzt aktiv werden, schaffen die operativen Voraussetzungen, um bereit zu sein, wenn der Rest des Marktes aufholt.
Unternehmen wissen, was sie von KI erwarten: weniger manuelle Arbeit und intelligentere Entscheidungen. 75 % möchten, dass KI bei der Dateneingabe und bei Verwaltungsaufgaben hilft. 62 % wünschen sich operative Einblicke und Zusammenfassungen, um bessere Entscheidungen in Bezug auf Personalbesetzung, Terminplanung und Veranstaltungsvorbereitung zu treffen – und zwar in Echtzeit, nicht erst im Nachhinein.
Auf die Frage, welche operative Belastung sie als Erstes beseitigen würden, nannten 42 % die manuelle Koordination zwischen den Teams und 29 % die Berichterstattung und Abstimmung nach Abschluss eines Vorfalls. Der größte Hemmschuh für den Betriebsablauf ist der Zeitaufwand für Aufgaben, die automatisiert werden sollten.
Unternehmen gehen dabei nach dem Prinzip der Einfachheit vor, nicht nach dem des Nutzens. Die Automatisierung der Dateneingabe und der Verwaltungsaufgaben steht an erster Stelle – während die Bereiche Personalbesetzung, Echtzeitüberwachung und Risikovorhersage noch kaum in Angriff genommen wurden. Die erste Welle der KI-Einführung ist bereits im Gange. Die zweite, schwierigere Welle hat noch nicht begonnen.
52 % geben an, dass KI-Tools zu wünschen übrig lassen, weil ihnen branchenspezifisches Fachwissen fehlt – und genau deshalb bleiben die wertvollsten Anwendungsfälle für die meisten Unternehmen unerreichbar.
48 % nennen zudem eine unzureichende Echtzeit-Situationserkennung als wesentliche Lücke. Solange KI-Tools nicht in der Lage sind, die Komplexität einer Live-Veranstaltungsumgebung zu bewältigen, bleiben die wirkungsvollsten Arbeitsabläufe unerreichbar.
Unternehmen stehen KI zwar offen gegenüber, doch praktische Hindernisse – Sicherheitsbedenken, Integrationsprobleme und das Veränderungsmanagement – verlangsamen die Einführung und schränken die Wirkung ein.
Datenschutz und Vertrauen stehen im Vordergrund. Die Integration und die Akzeptanz durch die Teams stellen große Hürden dar. Die Herausforderung besteht nicht darin, KI einzuführen, sondern sie in den täglichen Arbeitsablauf zu integrieren.
Die meisten Unternehmen haben in Technologie investiert. Die Herausforderung liegt nicht in der Infrastruktur – vielmehr sind die Systeme nicht miteinander vernetzt, die Akzeptanz ist abteilungsübergreifend uneinheitlich, und die Betriebsdaten sind nach wie vor zu lückenhaft, um KI zuverlässig zu unterstützen. Unternehmen, die ihre Abläufe auf vernetzten Plattformen bündeln, sind am besten aufgestellt, um den Nutzen der KI zu nutzen, sobald diese verfügbar ist.
55 % der Unternehmen geben an, dass ihre betrieblichen Messungen begrenzt oder unvollständig sind. Solange sich daran nichts ändert, verfügt die KI über keine verlässlichen Daten, auf denen sie aufbauen kann.
Unternehmen wollen Menschen nicht durch KI ersetzen. Vielmehr wollen sie die menschliche Entscheidungsfindung optimieren und die Umsetzung durch mehr Transparenz und Unterstützung verbessern. Bevorzugt wird ein Modell, bei dem Technologie das menschliche Urteilsvermögen unterstützt, ohne den menschlichen Faktor bei der Umsetzung von Projekten auszuschalten.
Die Unternehmen, die am schnellsten damit beginnen, KI in ihre Betriebsabläufe zu integrieren, werden einen messbaren Wettbewerbsvorteil erzielen – nicht, indem sie ihre Teams ersetzen, sondern indem sie sie stärken.
Künstliche Intelligenz wird die Menschen, die großartige Veranstaltungen organisieren, nicht ersetzen. Sie wird ihnen etwas bieten, was sie bisher nicht hatten: die Möglichkeit, auf der Grundlage eines umfassenden Überblicks über ihre Abläufe in Echtzeit zu handeln, ohne den Verwaltungsaufwand, der sie derzeit ausbremst.
Der Einsatz beschränkt sich größtenteils noch auf Aufgaben mit geringer Tragweite. Die Branche zeigt Interesse – doch die Umsetzung steckt noch in den Kinderschuhen.
Die Kluft zwischen der heutigen Situation und der Zukunft der Branche ist das entscheidende Zeitfenster. Die Unternehmen, die jetzt handeln, werden bestimmen, wie die nächste Ära aussehen wird.
Die größte Chance liegt nicht in der Automatisierung von Aufgaben, sondern darin, das Potenzial der Menschen dahinter voll zur Geltung zu bringen. Ihre Teams bringen bei jeder Veranstaltung unersetzliches Urteilsvermögen, Beziehungen und Kreativität mit. KI verschafft ihnen die Zeit und den Freiraum, diese Fähigkeiten voll auszuschöpfen. Ihre Mitarbeiter sind Ihr größter Wettbewerbsvorteil. Die Frage ist, was sie leisten könnten, wenn sie nicht durch operative Reibungsverluste behindert würden.
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Basierend auf einer Umfrage unter Fachleuten aus dem Veranstaltungs- und Eventmanagement – darunter Führungskräfte, Direktoren und Betriebsleiter –, die im ersten Quartal 2026 in über 20 Ländern in Nordamerika, EMEA und im asiatisch-pazifischen Raum durchgeführt wurde. Die Befragten vertreten Kongress- und Messezentren, Veranstaltungsorte für darstellende Künste, Stadien und Arenen, Konferenz- und Veranstaltungszentren, Hochschulen, Veranstaltungsräume für Unternehmen sowie andere Arten von Veranstaltungsorten.
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