Die Organisation von Veranstaltungen ist keine leichte Aufgabe. Ganz gleich, ob Sie als interner Veranstaltungsmanager für ein Fortune-500-Unternehmen tätig sind, als Veranstaltungsleiter einer Hochschule arbeiten, für Ihren Veranstaltungsort werben möchten oder eine ähnliche Position innehaben – die Organisation von Veranstaltungen und Veranstaltungsorten ist mit zahlreichen Aufgaben und potenziellen Hindernissen verbunden.
Früher brauchte man nur einen Stift und Papier, um Veranstaltungen erfolgreich zu organisieren. Dazu kam noch ein Team von Spezialisten und ein Telefon. Heutzutage sind Veranstaltungen komplexer und größer geworden, die Anforderungen zwingen zu kürzeren Zeitplänen, es besteht Bedarf an optimierten Buchungsprozessen und es wird mehr Wert auf Sicherheit gelegt – und das alles bei immer knapperen Budgets.
Die Veranstaltungsbranche ist größer denn je und wächst weiter. Was in der Vergangenheit funktioniert hat, reicht heute einfach nicht mehr aus. Für ein erfolgreiches Veranstaltungs- und Veranstaltungsortmanagement ist in der heutigen Zeit ein digitaler Ansatz erforderlich. Veranstaltungsmanagement-Software und Veranstaltungsortmanagement-Software sind die Lösung.
Was ist Eventmanagement-Software?
Eventmanagement-Software ist eine digitale Plattform, die Unternehmen dabei hilft, Veranstaltungen in einem zentralen System zu planen, zu buchen, durchzuführen und zu analysieren. Sie ersetzt manuelle Tools und isolierte Systeme durch eine optimierte Methode, um Veranstaltungsorte, Ressourcen und den Veranstaltungsablauf von Anfang bis Ende zu verwalten.
Es gab eine Zeit, in der praktisch das gesamte Veranstaltungs- und Eventmanagement über das berüchtigte „Big Book“ abgewickelt wurde. Für Uneingeweihte war dieses Buch die einzige Quelle der Wahrheit. Es enthielt alle Termine, Notizen zu Änderungen, finanzielle Details, Catering-Notizen und vieles mehr. Eventmanagement-Software ist letztlich das „Big Book“ und noch viel mehr.
Die Funktionen von Eventmanagement-Software variieren je nach Anbieter. Einige Plattformen konzentrieren sich auf die Buchung, andere auf die finanzielle Seite, wieder andere auf virtuelle Veranstaltungen und so weiter. Unabhängig vom Anbieter umfassen die wichtigsten Funktionen von EMS in der Regel eine oder mehrere der folgenden:
- Online-Buchung: Verwaltet Veranstaltungs- und Raumanträge, Terminplanung und Bestätigungen in einem System.
- CRM-bezogene Prozesse: Verwaltet Informationen für Kunden, Partner und interne Stakeholder.
- Rechnungsstellung und Zahlungen: Unterstützt die Rechnungsstellung, den Zahlungseinzug und die ereignisbezogene Finanzverfolgung.
- Catering-Management: Koordiniert Menüs, Teilnehmerzahlen und Ernährungsbedürfnisse für alle Veranstaltungen.
- Ausstattungsinventar: Katalogisiert die verfügbare Ausstattung, einschließlich AV-Geräten, Möbeln und Veranstaltungszubehör.
- Budgetanalyse: Verfolgt Kosten, überwacht Budgets und fasst die Gesamtausgaben für Veranstaltungen zusammen.
- Workflow-Automatisierung: Optimiert Genehmigungen, Aufgaben und wiederholbare Ereignisprozesse.
- E-Mail-Vorlagen: Ermöglichen einheitliche Veranstaltungsbestätigungen, Erinnerungen und Aktualisierungen.
Unabhängig von den Dienstleistungen, die eine bestimmte Veranstaltungsmanagement-Plattform anbietet, ist das Endziel oft dasselbe: den heutigen Veranstaltungsort- und Eventprofis dabei zu helfen, mit dem zunehmenden Tempo und den Maßstäben für den Erfolg im Veranstaltungsmanagement Schritt zu halten.
Warum Eventmanagement-Software verwenden?
Eventmanagement-Software bietet eine Reihe klarer Vorteile. Wenn das Buch jedoch als einzige Informationsquelle diente, fragt man sich natürlich, warum dieser Ansatz heute nicht mehr anwendbar ist. Dafür gibt es mehrere Gründe:
- Die heutigen Veranstaltungsprozesse sind größer und komplexer.
- Veranstaltungen können sich über mehrere Veranstaltungsorte erstrecken und ein digitales/virtuelles Element beinhalten.
- Sicherheit steht mehr denn je im Mittelpunkt und erfordert mehr Schutz und Compliance.
- Größere Veranstaltungen erfordern effizientere Buchungs- und Registrierungsprozesse.
- Die Budgets sind knapper, was eine höhere Effizienz in allen Bereichen erfordert.
- Die Personalbesetzung ist im Wandel begriffen, insbesondere infolge der Coronavirus-Pandemie.
Ein umfangreiches physisches Buch ist weder effizient noch ermöglicht es eine schnelle und einfache Verwaltung von externen Sicherheitsdienstleistern. Ein umfangreiches Buch erleichtert auch nicht die Zusammenstellung historischer Daten aus früheren Ereignissen und Geschäftsjahren.
Einfach ausgedrückt: Eventmanagement-Software ist besser in der Lage, mit dem heutigen Tempo und der Komplexität Schritt zu halten als manuelle Prozesse oder Methoden.
„Einige Unternehmen verwenden nach wie vor den Ansatz mit großen Büchern. Andere, die nach einer digitalen Lösung suchen, greifen auf Programme wie Excel zurück. Das ist zwar eine Verbesserung, aber viele Unternehmen stellen schnell fest, dass Excel keine historischen Daten oder Änderungsprotokolle bietet. Das bringt seine eigenen Probleme mit sich, weshalb viele Unternehmen letztendlich zu einer geeigneten Eventmanagement-Plattform wechseln.“ – Michelle Whittle, Teamleiterin für Lösungen und Technik bei Momentus
Vorteile der Verwendung einer Eventmanagement-Software
Da Veranstaltungen immer größer, häufiger und komplexer werden, hilft Veranstaltungsmanagement-Software Unternehmen dabei, Schritt zu halten. Anstatt sich auf manuelle Prozesse oder isolierte Tools zu verlassen, erhalten Teams eine strukturiertere und skalierbarere Möglichkeit, Veranstaltungen von Anfang bis Ende zu verwalten.
Verbesserte Sichtbarkeit über Veranstaltungen und Veranstaltungsorte hinweg
Einer der unmittelbarsten Vorteile einer Eventmanagement-Software ist die Transparenz. Veranstaltungsdetails, Buchungen, Finanzinformationen und die Verfügbarkeit von Ressourcen sind alle in einem einzigen System zusammengefasst. So können Teams jederzeit leichter nachvollziehen, was an den verschiedenen Veranstaltungsorten und bei den einzelnen Events gerade passiert, ohne sich auf E-Mails, Tabellen oder Papierunterlagen verlassen zu müssen. Durch die Zentralisierung der Informationen können Teams schneller auf Änderungen reagieren und Missverständnisse vermeiden.
Effizientere und konsistentere Prozesse
Eventmanagement-Software hilft dabei, die Planung und Durchführung von Veranstaltungen zu standardisieren. Automatisierte Workflows, Vorlagen und Genehmigungsprozesse reduzieren sich wiederholende manuelle Arbeiten und sorgen für eine einheitliche Abwicklung der Aufgaben. Dies ist besonders wertvoll für Unternehmen, die wiederkehrende Veranstaltungen, mehrere Veranstaltungsorte oder große Buchungsvolumina verwalten, wo sich kleine Ineffizienzen schnell summieren können.
Bessere Finanzaufsicht und Haushaltskontrolle
Mit integrierten Tools für Rechnungsstellung, Zahlungen und Budgetanalyse bietet Veranstaltungsmanagement-Software einen klareren Einblick in die Finanzen im Zusammenhang mit Veranstaltungen. Teams können Kosten einfacher nachverfolgen, Budgets überwachen und die finanzielle Performance einzelner Veranstaltungen oder Veranstaltungsorte besser nachvollziehen. Diese Transparenz ist entscheidend, wenn Budgets knapp sind und die Rechenschaftspflicht immer wichtiger wird.
Stärkere Koordination zwischen Teams und Stakeholdern
An Veranstaltungen sind oft mehrere interne Teams und externe Partner beteiligt. Eventmanagement-Software hilft dabei, alle Beteiligten aufeinander abzustimmen, indem sie Kommunikation, Dokumentation und Zeitpläne zentralisiert. Ob es um die Koordination des Caterings, der Ausrüstung oder der Raumgestaltung geht – ein gemeinsames System reduziert Verwirrung und sorgt dafür, dass nichts übersehen wird.
Einfacherer Zugriff auf historische Daten und Berichte
Im Gegensatz zu papierbasierten Systemen oder einfachen Tabellenkalkulationen speichert Veranstaltungsmanagement-Software Daten zu vergangenen Veranstaltungen. Anhand dieser historischen Daten können Teams Trends analysieren, die Leistung von Jahr zu Jahr vergleichen und fundiertere Entscheidungen für die Zukunft treffen. Mit der Zeit helfen diese Erkenntnisse Unternehmen dabei, ihre Planung zu verbessern, Investitionen zu rechtfertigen und ihre Veranstaltungsstrategien zu verfeinern.
Eine Grundlage, die mit der Nachfrage mitwachsen kann
Mit zunehmender Komplexität von Veranstaltungsprogrammen wird die Verwaltung manueller Systeme immer schwieriger. Veranstaltungsmanagement-Software bietet eine Grundlage, die sich an steigende Anforderungen, neue Veranstaltungsorte oder komplexere Veranstaltungsanforderungen anpassen lässt. Anstatt Prozesse ständig an die Tools anzupassen, erhalten Teams ein System, das auf langfristiges Wachstum ausgelegt ist. Zusammengenommen machen diese Vorteile Veranstaltungsmanagement-Software weniger zu einem Ersatz für ein Buch oder eine Tabellenkalkulation, sondern vielmehr zu einem System, das die Realitäten des modernen Veranstaltungs- und Veranstaltungsortmanagements unterstützt.
Sind alle Eventmanagement-Softwareplattformen gleich?
Keine zwei Eventmanagement-Plattformen sind gleich, viele tauschen eine Funktion gegen eine andere ein oder bevorzugen eine Art von Veranstaltung gegenüber einer anderen. Während sich einige Anbieter von Eventmanagement-Software auf das Veranstaltungsmanagement für darstellende Künste konzentrieren, passen andere ihre Angebote an virtuelle Veranstaltungen an und so weiter.
Aufgrund dieser Unterschiede ist es wichtig, die Arbeitsabläufe, die Zielgruppe, die Schwachstellen und weitere Aspekte Ihrer eigenen Organisation zu verstehen. Berücksichtigen Sie bei der Suche nach einem geeigneten Anbieter die folgenden Punkte:
- Anzahl der von Ihnen verwalteten Veranstaltungsräume.
- Die Komplexität Ihres Veranstaltungsbuchungsprozesses.
- Die Komplexität Ihrer Veranstaltungsanmeldung und Ticketverkaufsprozesse.
- Ob der Anbieter eine mobile App anbietet.
- Wenn der Anbieter Echtzeit-Einblicke und Analysen bereitstellt.
- Welche Art von Grundrissen verwalten Sie?
Das sind nur ein paar der vielen Dinge, die du beachten solltest. Wenn du mehr über den Auswahlprozess für Anbieter erfahren möchtest, lies unseren umfassenden Leitfaden zur Auswahl von Veranstaltungsorten und Eventmanagement.
Sobald Sie Ihre Anforderungen an das Veranstaltungsmanagement genau kennen, können Sie mit der Suche nach der richtigen Venue- und Eventmanagement-Software beginnen.
Häufig gestellte Fragen zu Veranstaltungsmanagement-Software
Was macht eine Eventmanagement-Software?
Eventmanagement-Software hilft Unternehmen dabei, Veranstaltungen in einem zentralen System zu planen, zu buchen, durchzuführen und zu analysieren. Sie vereint Terminplanung, Ressourcenkoordination, Finanzüberwachung und Kommunikation, sodass Teams Veranstaltungen von Anfang bis Ende effizienter verwalten können.
Welche verschiedenen Arten von Eventmanagement-Software gibt es?
Eventmanagement-Software kann sich je nach Schwerpunkt unterscheiden. Einige Plattformen sind auf die Buchung von Veranstaltungsorten und Räumlichkeiten spezialisiert, andere konzentrieren sich auf die Registrierung und Ticketausstellung, das Finanzmanagement oder virtuelle und hybride Veranstaltungen. Umfassendere Plattformen kombinieren mehrere dieser Funktionen, um den gesamten Lebenszyklus einer Veranstaltung zu unterstützen.
Was sind die vier Arten des Veranstaltungsmanagements?
Das Veranstaltungsmanagement wird häufig in vier Kernbereiche unterteilt: Planung und Koordination, Betrieb und Logistik, Finanzmanagement und Berichterstattung nach der Veranstaltung. Moderne Veranstaltungsmanagement-Software unterstützt alle vier Bereiche durch die Zentralisierung von Daten und die Standardisierung von Arbeitsabläufen.
Was sind die besten Eventmanagement-Softwareplattformen?
Die besten Eventmanagement-Softwareplattformen variieren je nach Branche und Anwendungsfall. Einige wurden speziell für Veranstaltungsorte und Hochschulen entwickelt, während andere sich auf Konferenzen, Firmenveranstaltungen oder Ticketverkäufe konzentrieren. Bei der Bewertung von Plattformen ist es wichtig, die Funktionalität, Skalierbarkeit und die Eignung der Software für die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens zu berücksichtigen.
Momentus Veranstaltungsmanagement-Software
Die Veranstaltungslandschaft entwickelt sich ständig weiter und stellt neue Anforderungen an die Teams, die immer mehr Veranstaltungen, engere Zeitpläne und immer komplexere Abläufe bewältigen müssen. Um Schritt zu halten, benötigen Unternehmen eine Plattform, die alles zusammenführt, und kein weiteres Tool, das die Komplexität noch erhöht.
Die Veranstaltungsmanagement-Software Momentus wurde entwickelt, um den gesamten Veranstaltungszyklus auf einer einzigen vernetzten Plattform zu unterstützen. Von der Online-Buchung und Raumverwaltung bis hin zur Finanzüberwachung, Ressourcenkoordination und Berichterstellung hilft Momentus Veranstaltungs- und Location-Teams dabei, effizienter zu arbeiten und gleichzeitig den Überblick über jedes Detail zu behalten. Dank zentralisierter Daten, automatisierter Workflows und skalierbarer Tools können Unternehmen heutige Veranstaltungen besser verwalten und sich gleichzeitig auf die Zukunft vorbereiten.
Wenn Sie Ihre Abläufe optimieren, einen besseren Einblick in die Veranstaltungsleistung gewinnen und einen nachhaltigeren Ansatz für das Veranstaltungs- und Veranstaltungsortmanagement entwickeln möchten, bietet Momentus einen praktischen Weg nach vorne.
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