Lösungen für moderne Veranstaltungs- und Veranstaltungsortverwaltung

Technologie kann Ihren Veranstaltungsort und Ihren Veranstaltungsbetrieb durch Automatisierung, Rationalisierung und Standardisierung Ihrer Veranstaltungsmanagementprozesse verändern. Wenn Ihr Unternehmen sich von manuellen Prozessen verabschiedet, kann es schwierig sein, zu verstehen, welche Funktionen eine moderne Lösung für Veranstaltungsort- und Veranstaltungsmanagement bieten sollte. Und selbst wenn Sie wissen, was Sie brauchen, wie finden Sie die richtige Lösung für Veranstaltungsort- und Veranstaltungsmanagement für Ihr Unternehmen?

Wenn Sie sich die Zeit für sorgfältige Recherchen und Planungen nehmen, können Sie Ihre Ziele klar definieren und eine fundierte Entscheidung treffen. Dieser Ansatz erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass die Lösung einen langfristigen Mehrwert liefert, die betriebliche Effizienz unterstützt und in Verbindung mit einer klaren Change-Management-Strategie eine bedeutende Kapitalrendite erzielt.

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Wo sollten Unternehmen also beginnen? Der Prozess lässt sich mit einem strukturierten Ansatz vereinfachen. Mit unserem dreistufigen Prozess lernen Sie schnell, die richtige Venue- und Eventmanagement-Software Ihr Unternehmen zu analysieren, zu bewerten und auszuwählen. Aber lassen Sie uns zunächst die Vorteile von Business-Venue-Lösungen für Ihr Unternehmen hervorheben.

Was eine Lösung für Geschäftsräume leisten sollte

Die heutigen Veranstaltungsorte und Eventteams sind für weit mehr als nur die Buchung von Räumlichkeiten verantwortlich. Von der Koordination interner Meetings und groß angelegter Konferenzen bis hin zur Unterstützung hybrider Erlebnisse und externer Kunden – die richtige Lösung für das Veranstaltungsort- und Eventmanagement vereint all diese beweglichen Teile in einem vernetzten System.

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Moderne Plattformen kombinieren Terminplanungs-, Planungs- und Betriebswerkzeuge, um die Verwaltung von Veranstaltungen von der Anfrage bis zur Durchführung zu vereinfachen. Durch die Zentralisierung von Daten und die Automatisierung von Arbeitsabläufen können Unternehmen manuelle Arbeit reduzieren, die Zusammenarbeit verbessern und sowohl Planern als auch Teilnehmern ein einheitlicheres Erlebnis bieten.

Wichtige Funktionen der Business Venue Software:

Zentrale Buchung und Terminplanung

Verwalten Sie Verfügbarkeit, Verträge und Genehmigungen in einem System, um leichter den richtigen Raum zur richtigen Zeit zu sichern.

Integrierte Planungstools

Unterstützen Sie Präsenz- und Hybridveranstaltungen mit digitalen Grundrissen, Ressourcenplanung und Echtzeit-Updates für Teams und Stakeholder.

Workflow- und Vertriebsmanagement

Optimieren Sie Anfragen, Angebote und Veranstaltungsaufträge mit integrierten Tools für die Verwaltung von Ausschreibungen, Kundenkommunikation und Umsatzverfolgung.

Operative und logistische Unterstützung

Koordinieren Sie Personal, Ausrüstung, Raumgestaltung und Vor-Ort-Services, um einen reibungslosen Ablauf jeder Veranstaltung zu gewährleisten.

Flexible Veranstaltungskonfiguration

Passen Sie Layouts, Zeitpläne und Dienstleistungen basierend auf der Art der Veranstaltung, der Größe des Publikums und den Zielen der Organisation an.

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Zusammen helfen diese Funktionen Veranstaltungsorten und Veranstaltungsteams dabei, schneller voranzukommen, organisiert zu bleiben und in jeder Phase des Planungsprozesses zuverlässigere, hochwertigere Erlebnisse zu schaffen.

3 Schritte zur Auswahl der richtigen Veranstaltungsort-Software 

Phase 1. Bedarfsanalyse

Bevor Sie neue Software für Ihren Veranstaltungsort oder Ihre Veranstaltungsorganisation kaufen, sollten Sie zunächst Ihre aktuellen Herausforderungen identifizieren. Legen Sie dann fest, welche Funktionen Sie von einem Veranstaltungsmanagementsystem erwarten, um diese Herausforderungen zu bewältigen. Dieser Prozess wird als Bedarfsanalyse bezeichnet. 

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Im Folgenden finden Sie einige Tipps, die Ihnen dabei helfen, Ihre Herausforderungen zu identifizieren und zu erkennen, wie eine neue Lösung für Veranstaltungsorte und Veranstaltungsmanagement zur Lösung dieser Herausforderungen beitragen kann: 

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1. Beziehen Sie alle wichtigen Stakeholder ein: Stellen Sie eine Gruppe wichtiger Stakeholder zusammen, die von der neuen Technologie betroffen sind, um bei der Bedarfsanalyse zu helfen. Dazu gehören häufig Betriebsteams, Vertriebsmitarbeiter, die Finanzabteilung, die IT-Abteilung und die Geschäftsleitung.‍
2. Bewerten Sie den aktuellen Stand: Überprüfen Sie Ihre aktuellen Systeme und Prozesse und fragen Sie Ihre Stakeholder nach ihren Herausforderungen, wo sie die größten Verbesserungsmöglichkeiten sehen und welche Funktionen sie sich in einem neuen System wünschen. Dieser Schritt hilft dabei, Ineffizienzen und Lücken zu identifizieren, die mit moderner Veranstaltungs- und Eventtechnologie behoben werden können. ‍
3. Definieren Sie Ihre Ziele: Sobald Sie die wichtigsten Herausforderungen Ihres Unternehmens und die Bedürfnisse der Nutzer ermittelt haben, setzen Sie diese Informationen in klare Ziele für die Implementierung einer neuen Softwarelösung um.‍
4. Legen Sie Ihr Budget fest: Um den richtigen Veranstaltungsort und die richtige Eventmanagement-Lösung für Ihr Unternehmen zu finden, ist es entscheidend, dass Sie Ihr Budget genau kennen. Arbeiten Sie mit der Geschäftsleitung und den Finanzteams zusammen, um ein Budget festzulegen, das die erwartete Kapitalrendite und Zeitersparnis widerspiegelt, die Sie sich nach der Umsetzung erhoffen.
5. Funktionscheckliste: Erstellen Sie eine Checkliste mit spezifischen Funktionsanforderungen (ähnlich einer Einkaufsliste), um Softwarelösungen zu bewerten und sicherzustellen, dass sie den Anforderungen Ihrer Stakeholder entsprechen.  
   

Stufe 2. Bewertung verschiedener Lösungen

Sobald Sie Ihre Bedarfsanalyse abgeschlossen haben, können Sie mit der Recherche und Bewertung von Systemen beginnen. Die meisten Softwareanbieter bieten eine maßgeschneiderte Demonstration an, um Sie durch die wichtigsten Funktionen zu führen und die Vorteile des Systems hervorzuheben. Um das Beste aus der Demonstration herauszuholen, ist es wichtig, dass Sie: 

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1. Senden Sie dem Softwareanbieter Ihre Funktionscheckliste und bitten Sie ihn, die Demonstration so anzupassen, dass sie zeigt, wie seine Lösung Ihre spezifischen Probleme und Herausforderungen lösen kann, die Sie bei Ihrer Bedarfsanalyse festgestellt haben.
2. Beziehen Sie so viele Interessengruppen wie möglich ein, die an der Bedarfsanalyse während der Demonstration beteiligt waren. 
3. Stellen Sie während der Vorführung Fragen. Seien Sie aufmerksam und machen Sie sich Notizen, damit Sie eine fundierte Entscheidung treffen können. 
4. Vereinbaren Sie nach der Vorführung ein Treffen mit Ihren wichtigsten Stakeholdern, um Bedenken oder positive Aspekte zu besprechen. 

Profi-Tipp: Die Bewertung von Software kann überwältigend sein, insbesondere für Teams ohne technischen Hintergrund. Hier sind einige wichtige Begriffe, die Ihnen helfen, zu verstehen, was Sie kaufen, bevor Sie einen Vertrag unterzeichnen:  

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• Best-of-Breed-Ansatz: Eine Strategie, bei der Unternehmen nach den besten Lösungen für bestimmte Geschäftsanforderungen suchen, anstatt sich für eine einzige Plattform zu entscheiden, die alle ihre Geschäftsanforderungen nur teilweise erfüllt (z. B. Verwendung von Outlook-Kalendern zur Verwaltung von Veranstaltungsbuchungen anstelle einer speziellen Veranstaltungsmanagement-Plattform).  
• On-Premise-Lösung (On-Prem): Software , die am physischen Standort eines Unternehmens (d. h. auf lokalen Computern oder Servern) installiert ist und nicht in der Cloud oder auf gehosteten Servern in einer entfernten Einrichtung. 
• Cloud-Lösung: Im Gegensatz zu lokalen Lösungen werden Cloud-Lösungen in entfernten Rechenzentren gehostet und von einem Cloud-Dienstleister (oder CSP) verwaltet. Cloud-Lösungen bieten On-Demand-Zugriff über das Internet. 
• Standardlösungen: Standardlösungen sind vorgefertigte Plattformen. Sie sind einfach zu implementieren und enthalten vorgegebene Workflows, die auf Best-Practice-Prinzipien basieren. 
• Anpassbare Lösung: Im Gegensatz zu Standardlösungen bieten anpassbare Lösungen Unternehmen die Flexibilität, ihre Arbeitsabläufe entsprechend ihren individuellen Anforderungen zu definieren. 

• SaaS (Software as a Service): Ein Modell für die Lizenzierung und Bereitstellung von Software, bei dem der Zugriff auf die Software online über ein Abonnement erfolgt, anstatt sie zu kaufen und auf einzelnen Computern zu installieren. 
• API (Application Program Interface): Eine Reihe von Regeln und Protokollen, die es verschiedenen Softwareprogrammen ermöglichen, Daten auszutauschen (z. B. den Austausch von Zahlungsinformationen zwischen einer Veranstaltungsmanagement-Software und einem Kassensystem). 
• Integration: Integration ist der Prozess der Synchronisierung von Informationen zwischen einer Softwareanwendung und einer anderen, in der Regel über APIs. 
• Technologie-Ökosystem: Bezieht sich auf alle Systeme, die ein Unternehmen zur Unterstützung verschiedener Aspekte seines Geschäfts einsetzt (z. B. Point-of-Sale-Plattformen, Marketing-Systeme, Personalmanagement-Tools, E-Mail-Systeme, Lösungen für das Veranstaltungs- und Veranstaltungsortmanagement usw.).  
• Datenmigration: Übertragung von Daten von einem Speichersystem oder einer Computerumgebung in ein anderes. 

Stufe 3. Auswahl Ihres bevorzugten Lieferanten

Nutzen Sie die Gelegenheit, die Unternehmenswerte, Erfahrungen, Vertragsbedingungen und Kundenbewertungen Ihres bevorzugten Anbieters zu überprüfen, bevor Sie sich zum Kauf entschließen. Hier sind einige Dinge, die Sie über den von Ihnen gewählten Veranstaltungsort und die gewählte Eventmanagement-Lösung wissen sollten:  

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• Wem gehört das Unternehmen? 
• Was sind ihre Grundwerte?  
• Wie lange ist das Unternehmen schon im Geschäft? 
• Wer wird während der Implementierung und darüber hinaus Ihr primärer Ansprechpartner sein? 
• Verfügt das Unternehmen über Erfahrung in der Bereitstellung von Software für andere Kunden in Ihrer Branche?  

• Kennen Sie deren Produkt-Roadmap? 
• Hält sich das Unternehmen an die lokalen Datenschutzgesetze und -vorschriften? 
• Wie lauten die Vertragsbedingungen? 

Wenn nach Überprüfung dieser Kriterien weiterhin Bedenken bestehen, können diese auf potenzielle Risiken bei der Implementierung oder langfristigen Nutzung hinweisen. Der Vergleich mehrerer Anbieter kann Unternehmen dabei helfen, eine Lösung auszuwählen, die ihren operativen und strategischen Zielen am besten entspricht.

Die richtige Lösung für Ihren Geschäftsstandort finden

Herausforderungen bei der Umsetzung entstehen oft durch Lücken im Bewertungs- und Auswahlprozess. Wenn Sie die drei oben beschriebenen Schritte befolgen, können Sie sicher sein, dass Sie die richtige Veranstaltungsort- und Eventmanagement-Lösung für Ihr Unternehmen auswählen. Anschließend können Sie daran arbeiten, die Zustimmung wichtiger Stakeholder zu gewinnen, um unnötigen Widerstand während der Umsetzung zu vermeiden . 

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