Von Personalmangel bis hin zu Problemen in der Lieferkette – viele Faktoren tragen weltweit zu steigenden Kosten bei, was bedeutet, dass Unternehmen und Menschen im Allgemeinen weniger Budget für Meetings und Veranstaltungen zur Verfügung haben. Daher müssen Veranstaltungsorte heute mehr denn je wettbewerbsfähige Pakete für potenzielle Kunden anbieten und gleichzeitig ihre Einnahmen maximieren, Gewinne steigern und unvergessliche Veranstaltungserlebnisse bieten.
In diesem Beitrag werden wir die aktuelle Wirtschaftslage und deren Auswirkungen auf die Ausgaben für Veranstaltungen beleuchten. Außerdem werden wir verschiedene Strategien untersuchen, die Veranstaltungsorte umsetzen können und sollten, um ihre Gewinne zu maximieren und gleichzeitig für potenzielle Käufer mit begrenztem Veranstaltungsbudget wettbewerbsfähig zu bleiben.
3 Hauptfaktoren, die sich auf Veranstaltungsbudgets auswirken
Laut Technavio wird die globale Veranstaltungsbranche zwischen 2021 und 2026 voraussichtlich um 614,33 Milliarden US-Dollar wachsen, was einer durchschnittlichen jährlichen Wachstumsrate (CAGR) von 10,59 % entspricht. Trotz dieses prognostizierten Wachstums werden Veranstaltungsorte in den kommenden Jahren mit drei wesentlichen Herausforderungen konfrontiert sein, die sich auf die Ausgaben für Veranstaltungen auswirken werden, darunter:
1. Steigende Kosten
Der Internationale Währungsfonds gab in diesem Beitrag bekannt, dass die durchschnittlichen Lebenshaltungskosten in den 18 Monaten zwischen Anfang 2021 und Juli 2022 stärker gestiegen sind als in den vorangegangenen fünf Jahren insgesamt. Die Preise für Lebensmittel und Energie waren die Haupttreiber der Inflation, was für Veranstaltungsorte eine schlechte Nachricht ist, da diese eine wichtige Rolle bei Veranstaltungen spielen.
2. Begrenzte Mittel
Steigende Kosten wirken sich weiterhin auf Unternehmen und Privatkunden aus, was dazu führt, dass weniger Geld für Meetings und Veranstaltungen zur Verfügung steht. Daher müssen Veranstaltungsorte kreative Wege finden, um mit begrenzten Veranstaltungsbudgets unvergessliche Erlebnisse zu bieten.
3. Bedrohung durch virtuelle Veranstaltungen
Unternehmen und Einzelpersonen, die kleine Veranstaltungen organisieren, tendieren aufgrund ihrer Kosteneffizienz zu virtuellen oder hybriden Veranstaltungen. Bei Großveranstaltungen mit einem globalen Publikum bieten virtuelle Veranstaltungen eine nachhaltigere Möglichkeit, große Gruppen von Menschen zusammenzubringen und gleichzeitig die damit verbundenen CO2-Emissionen (z. B. durch Reisen, Lebensmittelverschwendung, Stromverbrauch usw.) erheblich zu reduzieren.
Wie können Veranstaltungsorte realistisch auf reduzierte Veranstaltungsbudgets reagieren? Mit den besten Strategien, die jeder Veranstaltungsort umsetzen kann, um Kosten zu senken, die Rentabilität zu steigern und stets erfolgreiche Veranstaltungen und gute Kundenerlebnisse zu bieten.
Wie Veranstaltungsorte steigende Kosten und begrenzte Veranstaltungsbudgets bekämpfen, um ihre Rentabilität zu steigern
Es gibt mehrere Schlüsselbereiche, die Veranstaltungsorten dabei helfen können, steigende Kosten zu bewältigen, begrenzte Veranstaltungsbudgets einzuhalten und gleichzeitig die Rentabilität zu steigern. Dazu gehören die Minimierung von Kosten und die Steigerung von Umsatz, Produktivität und Effizienz. Hier sind einige praktische Beispiele, die Veranstaltungsorte umsetzen können, um jeden dieser vier Bereiche anzugehen und Gewinne und Wachstum zu steigern:
1. Nutzen Sie Automatisierung, um Kosten zu senken und Produktivität und Effizienz zu steigern.
Durch den Einsatz von Technologie können Veranstaltungsorte ihre Veranstaltungsmanagementprozesse automatisieren, die Arbeitskosten erheblich senken und die Produktivität und Effizienz steigern. Dieser optimierte Ansatz verringert menschliche Fehler und optimiert das Veranstaltungsmanagement, was zu einer besseren Veranstaltungsdurchführung und einem verbesserten Kundenservice führt.
2. Maximierung der Auslastung und Ertragssteuerung
Veranstaltungsorte sollten ihre Auslastung maximieren und ihr Ertragsmanagement optimieren, um Umsatz und Gewinn zu steigern. Eine Möglichkeit zur Maximierung der Auslastung besteht darin, Nebensaisonzeiten zu nutzen und Anreize für Buchungen in der Nebensaison zu bieten. Diese Strategie ist besonders vorteilhaft für Kunden mit begrenztem Veranstaltungsbudget, da sie so kostengünstige Termine auswählen können, die ihren Anforderungen entsprechen.
Optimieren Sie die Auslastung Ihrer Veranstaltungsstätte, indem Sie die Nutzung Ihrer Räumlichkeiten evaluieren. Untersuchen Sie, warum die am häufigsten genutzten Räume gegenüber den am wenigsten genutzten Räumen bevorzugt werden. Indem Sie weniger attraktive Räume ansprechender gestalten und die Belegung Ihrer Veranstaltungsstätte gleichmäßiger verteilen, können Sie die Auslastung jedes Raums optimieren. Durch die Evaluierung der Auslastung jedes Raums wird auch deutlich, welche Räume aufgrund der Abnutzung der am häufigsten genutzten Bereiche eine Renovierung benötigen.
3. Hybride Veranstaltungsformate anbieten
Veranstaltungsorte sollten Präsenzveranstaltungen Vorrang einräumen, aber die Berücksichtigung eines hybriden Formats erweitert ihr potenzielles Publikum und steigert die Umsatzmöglichkeiten. Das Angebot von Remote- oder virtuellen Veranstaltungspaketen richtet sich nicht nur an nachhaltig denkende Kunden, sondern erweitert auch die Reichweite und Wirkung von Veranstaltungen, wobei gleichzeitig das Veranstaltungsbudget berücksichtigt wird.
4. Reduzieren Sie Lebensmittelkosten und CO2-Emissionen mit pflanzlichen Menüoptionen.
Für Veranstaltungsorte, die Catering anbieten, sind pflanzliche Menüoptionen eine hervorragende Lösung, um begrenzte Veranstaltungsbudgets einzuhalten. Fleischfreie Menüs senken nicht nur die Lebensmittelkosten, sondern tragen auch zur Verringerung der mit Präsenzveranstaltungen verbundenen CO2-Emissionen bei und stehen damit im Einklang mit nachhaltigen Praktiken. Wenn möglich, bieten Restaurants oder Veranstaltungsorte, die nach dem Prinzip „vom Erzeuger direkt zum Verbraucher” arbeiten, eine Reihe von Vorteilen. Mit diesem Konzept unterstützen Sie lokale Bauernhöfe, reduzieren die durch den Transport von Lebensmitteln verursachten Emissionen und stellen sicher, dass die Lebensmittel von hoher Qualität sind und aus verantwortungsbewusster Produktion stammen.
Reduzieren Sie Lebensmittelkosten und -abfälle, indem Sie eine möglichst genaue Teilnehmerzahl ermitteln. Wenn möglich, lassen Sie die Teilnehmer ihre Speisen im Voraus reservieren und planen Sie etwas mehr ein, falls sich in letzter Minute noch jemand anmeldet. Eine begrenzte Speisekarte trägt ebenfalls zur Senkung der Lebensmittelkosten bei, da Sie diese aufgrund der geringeren Variablen leichter vorhersagen können.
5. Wettbewerbsfähige Veranstaltungspakete
Veranstaltungsorte sollten wettbewerbsfähige Veranstaltungspakete für begrenzte Budgets schnüren, um ihre Attraktivität für potenzielle Kunden zu steigern. Dazu könnten reduzierte Preise für Nebenzeiten, saisonale Menüs und Sonderangebote/Werbeaktionen gehören. Diese Strategien sind entscheidend, um wettbewerbsfähig zu bleiben und potenzielle Veranstaltungsbucher anzulocken, indem sie das Maximum aus ihrem begrenzten Veranstaltungsbudget herausholen.
6. Veranstaltungen mit Eintrittskarten
Ticketierte Veranstaltungen sind eine einfache Möglichkeit für Veranstaltungsorte, ihre Einnahmequellen zu diversifizieren, anstatt sich ausschließlich auf externe Kundenbuchungen zu verlassen. Durch die Verwaltung interner Veranstaltungen haben Veranstaltungsorte die ultimative Kontrolle über die Preisgestaltung und Veranstaltungsdetails, was ein besseres Kostenmanagement und ein höheres Umsatzpotenzial ermöglicht. Dieser Ansatz steigert nicht nur die Rentabilität, sondern verbessert auch die Auslastung des Veranstaltungsortes und erhöht die Rentabilität.
7. Partnerschaften, Kooperationen und Pop-up-Events
Wenn Veranstaltungen mit Eintrittskarten keine Option sind, können Veranstaltungsorte eine Partnerschaft oder Zusammenarbeit mit einer externen Veranstaltungsagentur, einer Marke, einem Koch oder einem Caterer eingehen, um eine Pop-up-Veranstaltung zu organisieren. Bei Pop-up-Veranstaltungen kümmert sich die externe Partei um die Details der Veranstaltung, und der Veranstaltungsort stellt lediglich die Räumlichkeiten zur Verfügung und erhält eine Raummiete oder einen Prozentsatz der Einnahmen. Da Sie die Veranstaltung nicht direkt organisieren müssen, stehen Ihnen Ihre Teamressourcen für andere zusätzliche Einnahmequellen zur Verfügung.
Minimieren Sie Kosten und steigern Sie Gewinne mit einer effektiven Plattform für Veranstaltungsort- und Eventmanagement.
Die Veranstaltungslandschaft entwickelt sich weiter und legt den Schwerpunkt auf Nachhaltigkeit und unvergessliche, einzigartige Events, wodurch Kosteneffizienz zu einem entscheidenden Aspekt wird. Auch wenn die Zukunft ungewiss bleibt, ist klar, dass der Einsatz von Venue- und Eventmanagement-Software entscheidend Venue- und Eventmanagement-Software , um im heutigen Umfeld erfolgreich zu sein und Ihr Unternehmen kosteneffizient für die Zukunft zu rüsten.
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