Qu'est-ce qu'un système intégré de gestion des locaux (IWMS) ?

Gérer un campus d'entreprise comprenant 15 bâtiments, 200 salles de réunion et 3 000 employés impliquait auparavant de jongler entre cinq plateformes logicielles différentes : une pour l'aménagement de l'espace, une autre pour les tickets de maintenance, une troisième pour la réservation d'événements, et des tableurs pour tout le reste. C'est exactement le genre de chaos opérationnel qu'un système intégré de gestion des espaces de travail a été conçu pour éliminer. Ce guide explique ce que fait un logiciel IWMS, pourquoi les organisations l'adoptent et comment choisir la plateforme adaptée à votre lieu de travail.

Qu'est-ce qu'un système intégré de gestion du lieu de travail ? 

Un système intégré de gestion des espaces de travail (IWMS) est une plateforme logicielle qui regroupe en un seul système la gestion des installations, l'aménagement de l'espace, les opérations de maintenance et les services liés aux espaces de travail. Au lieu de gérer les bâtiments, les espaces de travail et les événements liés à ces derniers à l'aide d'outils disparates, le logiciel IWMS offre aux équipes un point centralisé pour coordonner toutes ces tâches, des plannings de maintenance aux réservations de salles de réunion.

Dans le milieu des technologies d'entreprise, le terme « IWMS » est désormais couramment utilisé pour désigner les plateformes qui permettent de gérer la complexité opérationnelle liée à l'administration d'immeubles de bureaux, de campus d'entreprise, de centres de conférence et de grands espaces. Ces systèmes ont vu le jour parce que les organisations modernes ont besoin d'une meilleure visibilité sur l'utilisation réelle de leurs espaces physiques et doivent gérer ces derniers plus efficacement.

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Voici le problème : la plupart des équipes chargées de l'environnement de travail continuent de bricoler à partir de multiples solutions ponctuelles. Le service des installations utilise un système pour les bons de travail. Le service immobilier en utilise un autre pour l'aménagement de l'espace. Les RH réservent les salles de réunion via une troisième plateforme. L'IWMS permet justement d'unifier ces fonctions afin que les responsables des installations, les responsables de l'expérience sur le lieu de travail et les équipes opérationnelles puissent avoir une vue d'ensemble et prendre des décisions plus éclairées concernant leurs environnements physiques.

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Le besoin d'une telle intégration s'est accru à mesure que les entreprises adoptent des modèles de travail hybrides, optimisent leurs portefeuilles immobiliers et cherchent des moyens d'améliorer la productivité de leurs employés tout en maîtrisant les coûts. Lorsque vous gérez plusieurs bâtiments ou que vous essayez de déterminer quels étages sont sous-utilisés, la fragmentation des données devient très vite un véritable problème.

À quoi sert un système intégré de gestion des locaux ? 

Le logiciel IWMS assure les tâches quotidiennes indispensables au bon fonctionnement des lieux de travail : suivi des demandes de maintenance, réservation des salles de réunion, gestion de l'attribution des espaces et génération de rapports sur les performances des installations. La plateforme sert de centre névralgique où les équipes chargées de l'exploitation des lieux de travail peuvent gérer les services liés aux bâtiments, coordonner les événements et analyser l'utilisation des espaces au sein de l'organisation.

Le principal avantage réside dans le fait que ces systèmes relient des processus qui fonctionnent généralement en silos. Un gestionnaire d'installations peut ainsi voir quelles salles de réunion sont réservées pour des événements, tout en identifiant les unités de climatisation qui doivent faire l'objet d'une maintenance dans ces mêmes bâtiments. C'est ce type de visibilité opérationnelle qui distingue l'IWMS des outils autonomes.

Gestion des installations et des opérations immobilières

Les plateformes IWMS permettent de suivre en temps réel l'entretien des bâtiments, les ordres de travail et les services liés aux installations. Les équipes peuvent enregistrer les demandes d'entretien, les attribuer à des techniciens, planifier la maintenance préventive et surveiller les performances des actifs, le tout au sein du même système qui gère l'aménagement de l'espace et la planification des horaires de travail.

Soutien à l'aménagement de l'espace et à la gestion des horaires de travail

Les entreprises ont recours à un système de gestion intégrée des espaces de travail (IWMS) pour comprendre comment les espaces de bureau sont réellement utilisés, et pas seulement comment ils sont répartis sur un plan d'étage. Ce logiciel permet de suivre l'occupation des locaux, facilite la gestion des bureaux à la demande et l'aménagement des zones de travail, et aide les équipes immobilières à prendre des décisions fondées sur des données concernant la répartition des espaces lorsqu'elles envisagent d'agrandir ou de regrouper leurs bureaux.

Coordination des réunions, des événements et des services sur le lieu de travail

Le logiciel IWMS gère les salles de réunion, les espaces événementiels et les services associés : restauration, installation audiovisuelle, réaménagement des salles. Les employés peuvent réserver des espaces via la plateforme, tandis que les équipes chargées des locaux peuvent identifier les conflits d'horaires, coordonner la logistique des événements et suivre l'utilisation des ressources dans plusieurs bâtiments.

 Centralisation des données relatives au lieu de travail et des rapports

Ces systèmes collectent des données opérationnelles provenant de toutes les fonctions connectées : registres de maintenance, utilisation des espaces, participation aux événements, demandes d'intervention. Les équipes de direction s'appuient sur ces données pour prendre des décisions éclairées concernant la stratégie immobilière, les investissements dans les installations et l'amélioration de l'expérience sur le lieu de travail, plutôt que de se fier à des suppositions ou à des tableaux Excel obsolètes.

Principales fonctionnalités du logiciel IWMS

Lorsqu'elles évaluent les plateformes IWMS, la plupart des entreprises recherchent quelques fonctionnalités essentielles qui favorisent l'efficacité sur le lieu de travail et la planification à long terme. Toutes les plateformes IWMS n'offrent pas les mêmes fonctionnalités, mais les meilleurs systèmes proposent des outils intégrés pour la gestion des espaces, l'exploitation des installations, la coordination d'événements et l'analyse de données.

Outils de gestion de l'espace

Les plateformes IWMS aident les organisations à suivre l'utilisation des espaces de travail, qu'il s'agisse de bureaux individuels, de bureaux collectifs, de salles de réunion ou d'espaces communs. Les équipes utilisent ces outils pour planifier l'aménagement des bureaux, gérer les réservations d'espaces, faciliter la mise en place de programmes de bureaux partagés et identifier les zones sous-utilisées qui pourraient être réaménagées ou réduites afin de diminuer les coûts immobiliers.

Gestion des installations et de la maintenance

Ce logiciel gère les demandes d'intervention, les ordres de travail et les calendriers de maintenance préventive pour les bâtiments et les équipements. De nombreuses plateformes IWMS assurent également le suivi des actifs des installations, tels que les systèmes de chauffage, de ventilation et de climatisation, les ascenseurs et/ou l'éclairage, afin que les équipes puissent surveiller les performances, planifier les interventions avant que les équipements ne tombent en panne et garantir le respect des normes de sécurité.

Organisation d'événements et de réunions

Les entreprises utilisent les systèmes de gestion intégrée des espaces (IWMS) pour gérer les espaces événementiels, les salles de réunion et la logistique liée aux rassemblements sur le lieu de travail. Les outils de planification simplifient la réservation des salles, coordonnent les services tels que la restauration ou l'installation audiovisuelle, et offrent une vue d'ensemble de la disponibilité des espaces sur l'ensemble des sites ; un atout essentiel pour les entreprises qui organisent aussi bien des réunions générales que des événements clients.

Analyses et rapports sur le lieu de travail

Les plateformes IWMS fournissent des informations sur l'utilisation des espaces, les performances des installations, la consommation d'énergie et la prestation de services. Les équipes opérationnelles s'appuient sur des tableaux de bord et des rapports pour analyser les tendances en matière d'occupation, optimiser les performances des bâtiments et étayer leurs décisions immobilières par des données plutôt que par des hypothèses.

Avantages d'un système intégré de gestion des lieux de travail

Les entreprises adoptent des plateformes IWMS pour résoudre les problèmes de coordination que les outils isolés ne permettent pas de résoudre. Lorsque les équipes chargées des installations, de l'immobilier et de l'expérience sur le lieu de travail travaillent toutes à partir du même système, cela se traduit par une efficacité opérationnelle accrue, des économies de coûts et une meilleure expérience pour les employés.

Améliorer l'efficacité opérationnelle

Les systèmes centralisés éliminent la coordination manuelle qui fait perdre du temps aux équipes lorsqu'elles gèrent les installations à l'aide de chaînes d'e-mails et de tableurs. Une plateforme unique permet un traitement plus rapide des bons de travail, réduit les conflits d'horaires et diminue le temps consacré à la mise en concordance des données provenant de sources multiples.

Réduction des coûts d'installation et d'exploitation

Une meilleure gestion de l'espace permet aux entreprises d'identifier les étages sous-utilisés, de regrouper leurs sites et d'éviter des dépenses immobilières inutiles. Un suivi proactif de la maintenance permet d'éviter que de petits problèmes ne se transforment en réparations d'urgence coûteuses ou en remplacements d'équipements.

Améliorer l'expérience des employés et des visiteurs

Les services sur le lieu de travail s'améliorent lorsque les employés peuvent facilement réserver des salles de réunion, solliciter des services d'entretien et se déplacer sans difficulté dans les locaux. Nous avons constaté que les entreprises qui utilisent des plateformes intégrées font état d'un niveau de satisfaction plus élevé chez leurs employés, car le quotidien au bureau s'en trouve tout simplement amélioré.

Favoriser une meilleure prise de décision sur le lieu de travail

Les analyses fournissent aux responsables des espaces de travail les informations dont ils ont besoin pour prendre des décisions stratégiques concernant les portefeuilles immobiliers, les investissements dans les installations et les politiques relatives aux espaces de travail. Plutôt que de deviner quels bureaux rénover ou quels immeubles louer, les équipes s'appuient sur les données d'occupation et les indicateurs de performance des installations pour orienter leurs choix.

Système intégré de gestion du lieu de travail vs autres outils de gestion du lieu de travail 

Les systèmes de gestion des espaces de travail (IWMS) ne constituent pas la seule catégorie de logiciels destinés à la gestion des espaces de travail, ce qui peut rendre l'évaluation des différentes plateformes difficile. Comprendre en quoi les IWMS se distinguent des outils connexes permet de déterminer plus clairement dans quels cas ils constituent la solution la plus adaptée.

IWMS vs logiciel de gestion des installations

Les logiciels traditionnels de gestion des installations se concentrent principalement sur les opérations de maintenance : ordres de travail, maintenance préventive, suivi des actifs. L'IWMS intègre ces fonctionnalités tout en s'étendant à la gestion des espaces, à la coordination d'événements et à l'analyse des lieux de travail, ce qui en fait une solution plus complète pour les organisations qui doivent gérer à la fois l'exploitation des bâtiments et la manière dont les personnes utilisent ces espaces.

IWMS vs plateformes d'expérience au travail

Les plateformes dédiées à l'expérience sur le lieu de travail privilégient les fonctionnalités destinées aux employés, telles que la réservation de bureaux, la gestion des visiteurs et les avantages offerts sur le lieu de travail. L'IWMS adopte une vision opérationnelle plus large, en prenant en charge non seulement les services destinés aux employés, mais aussi les fonctions en coulisses telles que la gestion des installations et la planification immobilière ; il est conçu pour les équipes opérationnelles, et pas seulement pour les utilisateurs finaux.

IWMS vs logiciel de gestion des espaces

Les outils de gestion des espaces aident les organisations à planifier l'aménagement des locaux et à suivre leur occupation, mais ils ne gèrent généralement pas la maintenance, les événements ou l'exploitation des installations. Un système IWMS intègre la gestion des espaces comme l'un des modules d'un système plus vaste conçu pour coordonner tous les aspects de l'exploitation des lieux de travail.

Comment choisir le bon logiciel IWMS 

Pour évaluer les plateformes IWMS, il faut comprendre les besoins réels de votre organisation, et pas seulement se fier aux promesses des fournisseurs. La plupart des équipes chargées de l'environnement de travail devraient privilégier quelques facteurs clés lorsqu'elles comparent les différentes options.

Principaux critères à évaluer

Recherchez les fonctionnalités essentielles qui correspondent à vos priorités opérationnelles, telles que la gestion de l'espace si vous optimisez la superficie de vos bureaux, le suivi de la maintenance si la performance de vos installations est une préoccupation, ou la gestion d'événements si vous organisez de nombreuses réunions internes ou rencontres avec vos clients. Toutes les entreprises n'ont pas besoin de toutes les fonctionnalités ; concentrez-vous donc sur celles qui répondent aux principaux défis de votre équipe.

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 Intégration avec les systèmes existants

Le logiciel IWMS doit s'intégrer aux outils que vous utilisez déjà sur votre lieu de travail : des agendas comme Outlook ou Google Workspace, des plateformes de contrôle d'accès, ainsi que des systèmes de gestion technique des bâtiments (GTB). Une intégration insuffisante implique une saisie manuelle des données et les mêmes problèmes de coordination que vous essayez justement d'éliminer.

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Évolutivité pour les entreprises en pleine croissance

Choisissez une plateforme capable d'évoluer au rythme de votre entreprise, qu'il s'agisse d'ajouter de nouveaux bâtiments, de prendre en charge davantage d'utilisateurs ou d'intégrer progressivement de nouvelles fonctionnalités liées à l'environnement de travail. Les systèmes rigides qui fonctionnent bien pour 500 employés tombent souvent en panne lorsque l'on passe à 5 000 employés.

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 Expérience utilisateur et adoption

 Des systèmes intuitifs permettent de s'assurer que les employés utilisent réellement la plateforme pour réserver des salles et faire des demandes de service, et facilitent la gestion des flux de travail par les équipes opérationnelles sans nécessiter de formation approfondie. Les responsables des espaces de travail nous répètent sans cesse que l'adoption par les utilisateurs fait toute la différence entre un déploiement réussi d'un système de gestion intégrée des espaces (IWMS) et un système qui reste inutilisé, les équipes reprenant leurs anciennes habitudes.

Découvrez comment un logiciel IWMS simplifie la gestion des espaces de travail 

Les systèmes intégrés de gestion des lieux de travail offrent aux organisations la visibilité opérationnelle et la coordination dont elles ont besoin pour gérer efficacement des environnements physiques complexes. Lorsque la gestion des installations, l'aménagement de l'espace, la gestion des événements et les données relatives aux lieux de travail sont centralisés sur une seule plateforme, les équipes consacrent moins de temps à la coordination manuelle et davantage à l'amélioration de l'expérience des employés.

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C'est là qu'interviennent des plateformes telles que Momentus. Nous aidons des équipes de premier plan, notamment Google, Microsoft, Nike et des centaines de campus d'entreprises, à gérer leurs installations, à coordonner les événements sur le lieu de travail et à optimiser l'utilisation de l'espace grâce à un système intégré unique. Nos clients utilisent Momentus pour rationaliser tous leurs processus, des procédures de maintenance à l'organisation d'événements pour les employés, en s'appuyant sur des analyses qui permettent de prendre des décisions plus éclairées en matière d'immobilier et d'installations.

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Si vous êtes en train d'évaluer des logiciels de gestion intégrée des espaces de travail (IWMS) ou si vous recherchez une meilleure façon de gérer vos opérations sur le lieu de travail, nous serions ravis de vous montrer comment Momentus fonctionne dans la pratique. Réservez une démonstration pour découvrir comment une plateforme intégrée peut améliorer l'efficacité et la rentabilité de la gestion de vos installations et de vos espaces de travail.

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