Die besten Business-Intelligence-Tools für Veranstaltungsorte und Veranstaltungsteams

Generische BI-Lösungen wurden nicht für die Arbeitsweise von Veranstaltungsorten entwickelt

Stellen Sie sich den Finanzleiter eines Kongresszentrums vor, der in einem allgemeinen BI-Tool ein ausgefeiltes Umsatz-Dashboard erstellt hat. Der Haken daran? Die Buchungsdaten, mit denen es gespeist wird, stammen aus einer Tabelle, die das Vertriebsteam freitags aktualisiert, sodass die „Echtzeit“-Prognose immer eine Woche alt ist und niemand ihr voll und ganz vertraut. Die Sache ist die: Allgemeine BI-Plattformen sind darauf ausgelegt, Daten zu visualisieren, die bereits bereinigt und strukturiert sind, während Veranstaltungsortdaten – darunter Buchungen, Raumreservierungen, Verträge, Veranstaltungsaufträge, Catering und Vorfälle – in spezialisierten Arbeitsabläufen verwaltet werden, für deren Verarbeitung Standardtools nie konzipiert wurden. Dieser Leitfaden listet die besten Business-Intelligence-Tools für Veranstaltungsort- und Eventteams auf, beginnend mit dem Tool, das speziell für Veranstaltungsdaten entwickelt wurde. Sie erfahren, worauf Sie achten sollten, wie sich die führenden Plattformen im Vergleich schlagen, was Veranstaltungs-BI messen sollte und warum Veranstaltungsteams sich für Momentus entscheiden.

Das Wichtigste auf einen Blick

• Allgemeine BI-Plattformen sind darauf ausgelegt, bereinigte Daten zu visualisieren, sodass Dashboards für Veranstaltungsorte, die mit manuell exportierten Daten gespeist werden, immer einen Schritt hinterherhinken.
• Wenn Sie die führenden Business-Intelligence-Tools vergleichen, achten Sie auf ein ereignisorientiertes Datenmodell, Echtzeitdaten und Self-Service-Berichte, die speziell für Veranstaltungsabteilungen entwickelt wurden.
• Power BI, Tableau, Looker, Qlik und QuickSight sind leistungsstarke Plattformen, doch jede davon erfordert individuelle Anpassungen, bevor sie Berichte zu Buchungen, Räumlichkeiten und Veranstaltungsaufträgen erstellen kann.
• Momentus steht an erster Stelle, da die Berichterstellung auf derselben Plattform erfolgt, auf der auch Buchungen, Verträge und Veranstaltungsaufträge verwaltet werden.
• Die Veranstaltungsort-BI sollte das Buchungstempo für den Vertrieb, die Raumnutzung für den operativen Bereich und den Umsatz pro Veranstaltung für die Finanzabteilung erfassen.

Worauf Veranstaltungsorte und Veranstaltungsteams bei einem BI-Tool achten sollten

Die Wahl der richtigen BI-Plattform hängt von Ihrer Dateninfrastruktur, den technischen Fähigkeiten Ihres Teams und dem Umfang ab, in dem Sie KI einsetzen möchten – für Veranstaltungsorte ergeben sich daraus insgesamt sechs Kriterien.

• Ein veranstaltungsorientiertes Datenmodell: Das Tool sollte Buchungen, Räumlichkeiten, Veranstaltungstermine und Veranstaltungsreihenfolgen von Haus aus verstehen, damit ein Analyst diese Struktur nicht aus Rohdaten-Exporten neu aufbauen muss.
• Echtzeitdaten direkt an der Quelle: Dashboards sollten sich im Laufe der Arbeit der Mitarbeiter aktualisieren und nicht erst, wenn jemand daran denkt, eine Tabelle zu aktualisieren.
• Für die Veranstaltungsabteilungen erstellte Berichte: Der Vertrieb benötigt Angaben zum Buchungsrhythmus, der Betrieb Angaben zur Raumnutzung und die Finanzabteilung Angaben zum Umsatz pro Veranstaltung – alles sofort einsatzbereit, ohne dass individuelle Anpassungen erforderlich sind.
• Selbstbedienung für nicht-technische Teams: Vertriebsleiter und Veranstaltungskoordinatoren sollten Antworten erhalten, ohne SQL oder LookML schreiben zu müssen.
• KI und Fragen in natürlicher Sprache: Die Abfrage in einfachem Englisch – ein Merkmal, das Käufer bei Copilot und QuickSight oft hervorheben – ist für vielbeschäftigtes Veranstaltungsteam noch wichtiger.
• Sicherheit, Governance und mobiler Zugriff: Zu den Veranstaltungsdaten gehören Kundenverträge, Zahlungsdetails und Teilnehmerinformationen. Daher sind rollenbasierte Zugriffsrechte, dokumentierte Sicherheitsmaßnahmen und mobile Dashboards für das Personal vor Ort unerlässlich. Dies ist eines der wichtigsten Merkmale, auf die man bei einer Veranstaltungsmanagement-Software achten sollte.

Die besten Business-Intelligence-Tools für Veranstaltungsorte und Veranstaltungsteams

Hier sind die besten Business-Intelligence-Tools für Veranstaltungsorte und Veranstaltungsteams, geordnet danach, wie gut das jeweilige Tool Veranstaltungsdaten von Haus aus verarbeitet.

1. Momentus

Am besten geeignet für: Kongresszentren, Arenen, Stadien, Veranstaltungszentren für darstellende Künste, Firmengelände und Universitäten, die eine BI benötigen, die speziell auf Veranstaltungen zugeschnitten ist und nicht nur an diese angepasst wird.

Besondere Funktionen: Momentus Analytics bietet von Haus aus standortspezifische Berichte wie den Pace-Bericht, den Auslastungsbericht und den Auslastungspipeline-Bericht sowie anpassbare, interaktive Dashboards mit Echtzeit-Datenzugriff und Echtzeit-Benachrichtigungen.

Integrierte KI: Mit „Ask Mo“ können Mitarbeiter Fragen zu den Daten ihres Veranstaltungsortes in einfacher Sprache stellen, sodass ein Vertriebsleiter den Buchungsstand überprüfen kann, ohne auf einen Analysten warten zu müssen.

Warum es auf Platz eins steht: Die Daten werden direkt in derselben Veranstaltungsmanagement-Software erfasst, in der auch Buchungen, Verträge und Veranstaltungsaufträge verwaltet werden, sodass die Übersichten bereits zum Zeitpunkt der Arbeitsausführung korrekt sind. Keine Exporte, kein Abgleich.

2. Microsoft Power BI

Am besten geeignet für: Unternehmen im Microsoft 365-, Azure- und Excel-Ökosystem, die unternehmensweite Berichterstellung benötigen.

Besondere Merkmale: Low-Code-Datenaufbereitung mit Power Query und KI-gestützte Analyse mit Copilot.

Für Veranstaltungsorte: Power BI verfügt über kein integriertes Modell für Buchungen, Räumlichkeiten oder Veranstaltungsaufträge, sodass Analysten dieses selbst erstellen und pflegen müssen; zudem wird die Lizenzierung mit steigenden Funktionsanforderungen immer komplexer.

3. Tableau

Am besten geeignet für: Daten-Storytelling, visuelle Analyse und Dashboards für Führungskräfte in Präsentationsqualität.

Besondere Merkmale: Eine flexible Drag-and-Drop-Oberfläche für große Datensätze sowie Tableau Prep zur Bereinigung der Daten vor der Visualisierung.

Für Veranstaltungsorte: Tableau visualisiert Daten auf beeindruckende Weise, ist jedoch auf saubere Veranstaltungsdaten angewiesen, die aus einem anderen System stammen, und die Kosten steigen im Unternehmensmaßstab.

4. Google Looker

Am besten geeignet für: Geregelte Datenmodellierung in Google Cloud und BigQuery.

Besonderes Merkmal: Die semantische Ebene von LookML, die dafür sorgt, dass die Definitionen der Kennzahlen abteilungsübergreifend einheitlich sind.

Für Veranstaltungsorte: LookML erfordert technische Kenntnisse, über die die meisten Veranstaltungsteams intern nicht verfügen, und Veranstaltungskennzahlen wie die Buchungsrate müssen noch von Grund auf definiert werden.

5. Qlik Cloud Analytics

Am besten geeignet für: Assoziative Datenexploration für allgemeine Geschäftsanwender.

Besonderes Merkmal: Eine assoziative Engine, die Datenzusammenhänge aufdeckt, die von linearen Abfragewerkzeugen häufig übersehen werden.

Für Veranstaltungsorte: Die Plattform eignet sich gut zur Analyse, aber veranstaltungsortbezogene Berichte wie zum Buchungsverlauf oder zur Auslastungspipeline müssen manuell erstellt werden.

6. Amazon QuickSight

Am besten geeignet für: Cloud-native Teams, die bereits mit AWS arbeiten.

Besondere Merkmale: Abfragen in natürlicher Sprache und durch maschinelles Lernen gestützte Anomalieerkennung.

Für Veranstaltungsorte: QuickSight bietet nur dann den größtmöglichen Nutzen, wenn Ihre Veranstaltungsdaten bereits in AWS gespeichert sind.

Weitere häufig genannte Namen sind Databricks AI/BI für Lakehouse-basierte Datenteams, Zoho Analytics für kleine Unternehmen mit begrenztem Budget und Sisense für Entwickler, die Analysefunktionen in Apps integrieren. Die Bewertungen von Gartner zu Analyse- und BI-Plattformen bieten eine nützliche Grundlage für einen Vergleich, doch keine dieser Lösungen ist speziell auf die Arbeitsabläufe von Veranstaltungsorten und Events zugeschnitten.

Ein Vergleich der führenden BI-Tools für Veranstaltungsorte

Hier sehen Sie im direkten Vergleich, wie die führenden Plattformen mit Veranstaltungsort- und Veranstaltungsdaten umgehen.

Warum ereignisorientierte BI einem generischen Dashboard überlegen ist

Allgemeine BI-Tools sind Ihren Daten nachgelagert. Sie visualisieren alles, was Sie ihnen zur Verfügung stellen. Ein Veranstaltungsort, der Buchungen in einem System, Veranstaltungsaufträge in einem anderen und die Finanzen in Tabellenkalkulationen verwaltet, erhält daher Dashboards, deren Genauigkeit von der des letzten manuellen Exports abhängt. Veranstaltungsorientierte BI kehrt diese Reihenfolge um. Veranstaltungsmanagement-Software mit integrierter Berichterstellung standardisiert die Daten bereits während der Arbeit, da Buchungen, Verträge, Räumlichkeiten und Veranstaltungsaufträge alle an einem Ort gespeichert sind und jede Abteilung auf eine einzige verlässliche Datenquelle zurückgreift.

Wenn Ihr Unternehmen jedoch bereits ein Enterprise-BI-Tool einsetzt, muss Momentus dieses nicht ersetzen. Momentus wird zur vertrauenswürdigen Quelle für Veranstaltungsortdaten in Ihrem Event-Tech-Stack, sodass das Unternehmensreporting auf sauberen, konsistenten Veranstaltungsinformationen basiert und nicht mehr auf den „Freitags-Tabellen“. Das ist von größerer Bedeutung, als die meisten Teams erwarten. Selbst die besten Business-Intelligence-Tools können keine Daten korrigieren, die nie strukturiert erfasst wurden.

Was Venue BI in den Bereichen Vertrieb, Betrieb und Finanzen messen sollte

Die optimale BI-Lösung für einen Veranstaltungsort erfasst die Veranstaltungs-KPIs, die jede Abteilung wöchentlich überprüft, und hier liefert Momentus Berichte zu jedem einzelnen davon.

Vertrieb

• Das Buchungstempo im Vergleich zum Vorjahreszeitraum, der Wert der Pipeline nach Veranstaltungsart und -phase sowie die Umwandlung von vorläufigen Buchungen in unterzeichnete Verträge – all dies wird im „Momentus Pace Report“ und im „Utilization Pipeline Report“ behandelt.
• Freie Termine im Kalender und entgangene Geschäftsmöglichkeiten – all das deutet direkt auf entgangene Einnahmen hin.

Operations

• Raumauslastung nach Raum und Tag, Arbeitsstunden pro Veranstaltung sowie Echtzeit-Benachrichtigungen bei Verzögerungen bei Aufbauarbeiten oder Veranstaltungsaufträgen – alles nachverfolgbar über den Momentus-Auslastungsbericht und Echtzeit-Dashboards.
• Mobiler Zugriff, damit die Mitarbeiter vor Ort Veranstaltungsdetails einsehen und Probleme direkt vor Ort melden können – ein unverzichtbares Merkmal jeder Veranstaltungsberichterstattungssoftware.

Finanzen

• Umsatz und Marge pro Veranstaltung, Vergleich der Prognosegenauigkeit mit den Ist-Zahlen sowie Berichte über die wirtschaftlichen Auswirkungen für Vorstände oder Kongressbehörden.
• Der ROI der Technologie selbst, gemessen an den durch den Wegfall manueller Berichterstellung eingesparten Stunden und den durch eine bessere Raumnutzung erzielten Mehreinnahmen. Mit einem ROI-Rechner für Veranstaltungsorte lässt sich dieser schnell abschätzen.

Warum sich Veranstaltungsortbetreiber für Momentus als Business-Intelligence-Lösung entscheiden

Die führenden Business-Intelligence-Tools versprechen alle bessere Entscheidungen, doch für Veranstaltungsorte beginnen bessere Entscheidungen mit Daten, die den tatsächlichen Ablauf von Veranstaltungen widerspiegeln. Das ist die Lücke, die allgemeine BI-Plattformen hinterlassen, und genau diese Lücke soll Momentus schließen. Momentus erfasst Buchungen, Räumlichkeiten, Verträge, Veranstaltungsaufträge und Vorfälle in standardisierten Arbeitsabläufen und wandelt diese anschließend in veranstaltungsortbezogene Echtzeit-Berichte und Dashboards um, die die Abteilungen Vertrieb, Betrieb und Finanzen eigenständig nutzen können. Einfach ausgedrückt: Es ist das beste Business-Intelligence- und Berichtstool für die Vertriebs-, Betriebs- und Finanzteams von Kongresszentren, die es leid sind, ihre Zahlen immer wieder zu hinterfragen.

Momentus wurde 1985 gegründet und unterstützt mehr als 90.000 Nutzer in über 57 Ländern. Zu seinen Kunden zählen das SoFi Stadium und das Apollo Theater, wobei die Vergleichsdaten von mehr als 4.000 Veranstaltungsorten stammen. Momentus hat es sich zum Ziel gesetzt, „einen klaren Überblick über Vergangenheit, Gegenwart und Zukunft zu bieten“ – und genau das erwarten Veranstaltungsortleiter von Business Intelligence. Von Veranstaltungsortleitern hören wir immer wieder, dass das Problem bei der Berichterstattung nie das Dashboard war, sondern die Daten, die darin einflossen.

Demo buchen

‍