Das Leben ohne Veranstaltungsort-Management-Software

Unabhängig davon, wie groß oder klein die Veranstaltungsstätte ist, ist das Veranstaltungsmanagement eine herausfordernde Aufgabe. Von der Koordination bevorstehender Veranstaltungen über die Überwachung von Budgets und Umsatzzielen bis hin zur Zufriedenstellung der Kunden und der Leitung zahlreicher Mitarbeiter, Lieferanten und Interessengruppen – die Gewährleistung eines reibungslosen Betriebs einer Veranstaltungsstätte ist eine enorme Verantwortung mit zahlreichen beweglichen Teilen und wenig Spielraum für Fehler. 

Einer der größten Fehler, den Veranstaltungsorte machen, ist, dass sie nicht über die richtige Technologie verfügen, um ihre vielbeschäftigten Teams zu unterstützen. Anstatt ihre Veranstaltungsabläufe zu automatisieren und zu optimieren, verlassen sie sich auf manuelle Prozesse oder unterschiedliche Technologien, die nicht zweckmäßig sind. Dies beeinträchtigt die Effizienz und schränkt letztendlich ihr wahres Potenzial ein. 

Mit mehr als 35 Jahren Erfahrung in der Entwicklung branchenführender Veranstaltungsort-Management-Software haben wir viel über die Organisation erfolgreicher Veranstaltungen gelernt. Wir haben auch gesehen, welche Vorteile Software für Veranstaltungsorte und Veranstaltungsorganisationen bieten kann. Unabhängig von Branche, Standort, Art des Veranstaltungsortes oder Veranstaltungsstil gibt es sechs Phasen eines effektiven Veranstaltungsmanagements. Jede dieser Phasen ist gleichermaßen wichtig und muss während des Veranstaltungsmanagementprozesses die gleiche Aufmerksamkeit erhalten, um ein erfolgreiches Ergebnis zu gewährleisten.   

Lassen Sie uns also die sechs Phasen eines effektiven Veranstaltungsmanagements für Veranstaltungsorte untersuchen und die Auswirkungen manueller Prozesse im Vergleich zu automatisierten Technologien in jeder Phase vergleichen. 

Die sechs Stufen eines effektiven Veranstaltungsmanagements für Veranstaltungsorte

Die Anzahl neuer Herausforderungen im Bereich Veranstaltungsort- und Eventmanagement wächst ständig und verändert sich. Je nach Branche und Region können auch ganz individuelle Herausforderungen auftreten. Es gibt jedoch eine Reihe allgemeiner Herausforderungen im Bereich Veranstaltungsort- und Eventmanagement, auf die Sie sich schon jetzt vorbereiten können. 

Stufe 1: Erfassen

Aus Sicht des Veranstaltungsortes beginnt jede Veranstaltungsbuchung mit einer ersten Anfrage. Bei Veranstaltungsorten, die auf manuelle Prozesse angewiesen sind, bedeutet die Erfassung der Anfrage, dass die Details der geplanten Veranstaltung physisch aufgezeichnet werden müssen, bevor die Verfügbarkeit geprüft werden kann. Anschließend folgt ein reger Austausch mit dem Kunden, um dessen spezifische Anforderungen und den gewünschten Termin zu bestätigen.  

Nachfolgend finden Sie eine Übersicht über die Zeitersparnis, die Veranstaltungsorte erzielen können, indem sie Automatisierung nutzen, um sicherzustellen, dass alle neuen Anfragen online eingereicht werden und direkt in die Veranstaltungsort-Management-Software fließen, wo sie für Ihr Team zur Bearbeitung bereitstehen. 

Neben der Zeitersparnis besteht einer der größten Vorteile von Veranstaltungsort-Management-Software darin, dass die Mitarbeiter Zugriff auf die Verfügbarkeit von Veranstaltungsorten in Echtzeit haben. Echtzeit-Buchungsdaten verhindern nicht nur Buchungskonflikte, sondern helfen Veranstaltungsorten und Veranstaltern auch dabei, Wartelisten zu priorisieren und die Auslastung der Veranstaltungsorte zu verbessern.

Stufe 2: Konvertieren

Um eine Buchung zu sichern, senden die meisten Veranstaltungsorte potenziellen Kunden Angebote oder Kostenvoranschläge zu, in denen die Leistungen und Preise aufgeführt sind. Die folgende Tabelle zeigt, wie viel Zeit Veranstaltungsorte durch die Automatisierung des Angebotsprozesses sparen können, damit der Vertrieb Anfragen mühelos in bestätigte Buchungen umwandeln kann. 

Stufe 3: Vorbereiten

Bei der Vorbereitung einer bevorstehenden Veranstaltung spielen viele Faktoren eine Rolle. Manuelle Prozesse bergen ein zu hohes Fehlerrisiko, wenn wichtige Schritte übersehen werden. Der Einsatz einer Veranstaltungsort-Management-Software stellt sicher, dass alle Mitarbeiter im Vorfeld einer Veranstaltung die gleichen standardisierten Veranstaltungsmanagementprozesse befolgen, was zu einer Verbesserung des Kundenerlebnisses führt. 

Im Folgenden finden Sie einige Möglichkeiten, wie Veranstaltungsorte Zeit sparen und Fehler reduzieren können, indem sie wichtige Aufgaben während der Veranstaltungsvorbereitung automatisieren. 

Stufe 4: Ausliefern

Der Einsatz einer automatisierten Veranstaltungsort-Management-Software optimiert die Kommunikation, verbessert die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit und stellt sicher, dass alle Benutzer Zugriff auf die neuesten Informationen haben, was zu einem besseren Veranstaltungserlebnis für die Teilnehmer führt. In der folgenden Tabelle vergleichen wir manuelle Prozesse mit automatisierten mobilen Tools zur Unterstützung des ersten Schritts im Veranstaltungsprozess – der Einrichtung des Veranstaltungsortes. 

Das oben beschriebene Szenario ist zwar effektiv, aber ineffizient und basiert auf mehreren manuellen Prozessen und gedruckten Arbeitsaufträgen, die aufgrund von kurzfristigen Änderungen schnell veralten. Nachfolgend finden Sie ein Beispiel für einen effizienten Workflow zur Veranstaltungsvorbereitung, der mithilfe automatisierter mobiler Tools realisiert wird, die in Echtzeit aktualisiert werden. 

Sobald die Veranstaltungsvorbereitungen abgeschlossen sind, gibt es noch viele weitere Schritte, die zur „Durchführung“ der Veranstaltung gehören und bei denen Veranstaltungsort-Management-Software Veranstaltungsorte dabei unterstützen kann, ein besseres Veranstaltungserlebnis zu bieten. Die vielleicht wichtigsten dieser Automatisierungen sind Live-Updates und Benachrichtigungen für Mitarbeiter und Lieferanten über kurzfristige Änderungen an Veranstaltungsdetails und Servicezeiten.

Stufe 5: Bericht

Es ist unerlässlich, detaillierte Berichte zu erstellen, um den Erfolg der Veranstaltung zu analysieren. Die folgende Tabelle verdeutlicht die enorme Zeitersparnis, die durch den Einsatz einer Veranstaltungsort-Management-Software zur Automatisierung von Berichten erzielt werden kann. 

Stufe 6: Fördern

Laut HubSpot sind die Kosten für die Gewinnung eines neuen Kunden fünf- bis 25-mal höher als die Kosten für die Bindung eines bestehenden Kunden. Im Folgenden finden Sie einige Beispiele dafür, wie automatisierte Veranstaltungsort-Management-Software Veranstaltungsorten dabei helfen kann, bessere Veranstaltungserlebnisse zu bieten, um Kunden zu einer erneuten Buchung zu animieren. 

Das Leben mit der besten Veranstaltungsort-Management-Software

Im Jahr 2023 können sich Veranstaltungsorte weltweit nicht mehr auf manuelle Systeme verlassen und auch nicht mehr mit Behelfslösungen wie Excel oder unterschiedlichen Plattformen auskommen, die nicht ausgereift genug sind, um ihre komplexen Geschäftsanforderungen zu erfüllen.  

Stattdessen benötigen sie eine robuste Veranstaltungsmanagement-Plattform, die als zentrale Informationsquelle dient und ihre Technologieplattformen konsolidiert. Außerdem benötigen sie eine Plattform, die sich in ihre anderen wichtigen Geschäftsanwendungen wie Finanzpakete, Marketingsysteme, HR-Plattformen und E-Mail-Anbieter integrieren lässt, um die Datenintegrität und Transparenz in ihrem gesamten Unternehmen zu verbessern.  

Wie sieht also das Leben mit der besten Veranstaltungsort-Management-Software aus? Hier sind einige der wichtigsten Vorteile, die Veranstaltungsorte durch die Automatisierung ihrer Veranstaltungsmanagementprozesse mit Momentus erfahren haben: 

1. Automatisierung hilft Veranstaltungsorten, mit weniger Aufwand mehr zu erreichen, indem sie den Mitarbeitern Werkzeuge an die Hand gibt, mit denen sie ihre Produktivität und Leistungsfähigkeit steigern können.   
2. Die Ausstattung Ihres Teams mit der richtigen Technologie fördert die Leistung, das Engagement und die Arbeitszufriedenheit. Das Ziel einer Veranstaltungsort-Management-Software ist es nicht, Mitarbeiter zu ersetzen, sondern sie dabei zu unterstützen, weniger Zeit mit mühsamen Verwaltungsaufgaben zu verbringen und mehr Zeit für umsatzgenerierende Aktivitäten und die Bereitstellung außergewöhnlicher Veranstaltungserlebnisse aufzuwenden. 
3. Eliminieren Sie kostspielige manuelle Prozesse wie doppelte Dateneingaben, um Zeit zu sparen, die Effizienz zu steigern und das Risiko menschlicher Fehler zu verringern. 
4. Eine einzige Quelle der Wahrheit verbessert die Datenintegrität, fördert die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit, optimiert die Kommunikation und gewährleistet eine genaue Berichterstattung sowie bessere geschäftliche Einblicke. 
5. Verbessern Sie das Kundenerlebnis mit einem detaillierten CRM-System, mit dem Sie mit wenigen Klicks auf historische Ereignisdaten und Kundendateien zugreifen können, und optimieren Sie digitale Kontaktpunkte mithilfe von Webformularen und Online-Buchungsportalen. 

Sind Sie bereit, Ihre Veranstaltungsmanagementprozesse zu automatisieren? Unsere Experten helfen Ihnen dabei, die richtige Veranstaltungsort-Management-Software zu finden, um den langfristigen Erfolg Ihres Veranstaltungsortes zu sichern.

Kontaktieren Sie uns noch heute, um zu erfahren, wie Momentus Ihnen dabei helfen kann, Ihre Arbeitsabläufe zu optimieren, die Effizienz zu steigern und Ihren Veranstaltungsort in die Zukunft zu führen.