Ich hatte das Vergnügen, Event-Teams zu leiten und habe an Dutzenden von Veranstaltungsorten gearbeitet. Die Fachleute, die Events und Veranstaltungsorte managen, haben einen der anspruchsvollsten Jobs der Welt, und dennoch sind sie so kundenorientiert wie kaum jemand sonst, den ich kenne.
Ihre Arbeit ist aufgrund strenger Zeitpläne, anspruchsvoller Kunden und mühsamer Verwaltungsaufgaben sehr anstrengend – all dies kann die Qualität ihrer Veranstaltungen beeinträchtigen. Viele Event- und Veranstaltungsort-Teams haben mehr zu kämpfen, als sie sollten, weil ihnen keine effektive Technologie zur Verfügung steht, die sie unterstützt.
In diesem Beitrag untersuchen wir dieses Dilemma, seine Auswirkungen auf die Branche und wie innovative Lösungen für das Veranstaltungs- und Veranstaltungsmanagement Fachleuten die Möglichkeit geben, sich auf das zu konzentrieren, was sie am besten können: außergewöhnliche Veranstaltungen zu organisieren. Lassen Sie uns eintauchen.
Warum sind Eventmanager mit Verwaltungsaufgaben beschäftigt?
Veranstaltungsmanager sind während des gesamten Veranstaltungsmanagementprozesses ständig mit typischen administrativen Aufgaben überhäuft .
Infolgedessen verbringen Eventprofis ihre Tage oft eher mit organisatorischen Aufgaben als mit sinnvollen Interaktionen mit Kunden – nicht nur während der Arbeitszeit, sondern auch nach Feierabend.
Laut einem aktuellen Bericht von MICE und VenueSuite über Online-Buchungen von Veranstaltungsorten erfolgen 28 % der über die Website eines Veranstaltungsortes angefragten Veranstaltungen außerhalb der Geschäftszeiten. Und wie der Bericht hervorhebt, besteht ein direkter Zusammenhang zwischen der Reaktionszeit und den Konversionsraten, da 70 % der Anfragen, die innerhalb einer Stunde beantwortet werden, zu einer bestätigten Veranstaltungsbuchung führen – das bedeutet, dass Kunden sich anderweitig umsehen könnten, wenn Veranstaltungsorte Buchungsanfragen nicht schnell bearbeiten.
Um mühsame Aufgaben zu rationalisieren, greifen 85 % der Veranstaltungsmanager auf Veranstaltungsmanagement-Software zurück, die sie bei der Verwaltung und Planung von Veranstaltungen unterstützt. MICE und VenueSuite berichten, dass integrierte Buchungstools Veranstaltungsorten dabei helfen, 81 % der Anfragen und Ausschreibungen (RFPs) innerhalb von 24 Stunden zu beantworten. Diese Tools bearbeiten 48 % dieser Anfragen innerhalb von nur einer Stunde.
Dies trägt nicht nur zu einem reibungsloseren Ablauf der Veranstaltungen bei, sondern entlastet auch den Veranstaltungsmanager.
Aber warum kommt es überhaupt zu dieser Kluft?
1. Begrenzte Technologieakzeptanz
Einige Veranstaltungsorte oder Eventmanagement-Teams haben möglicherweise noch keine modernen Technologien und Eventmanagement-Software eingeführt, die den Buchungsprozess rationalisieren. Dies kann zu einer starken Abhängigkeit von manuellen Methoden führen.
2. Veraltete Systeme
Wenn die Buchungssysteme des Veranstaltungsortes veraltet sind oder keine Automatisierungsfunktionen bieten, müssen Veranstaltungsmanager möglicherweise zeitaufwändige manuelle Aufgaben wie Dateneingabe, E-Mail-Kommunikation und Terminplanung übernehmen.
3. Komplexe Buchungsverfahren
Wenn die Buchungsverfahren des Veranstaltungsortes komplex sind und mehrere Schritte oder Beteiligten umfassen, kann es für Veranstaltungsmanager schwierig sein, die Feinheiten manuell zu verwalten, insbesondere wenn es sich um eine große Anzahl von Veranstaltungen handelt.
4. Ressourcenbeschränkungen
Einige Veranstaltungsorte verfügen möglicherweise nicht über spezielles Personal oder ausreichende Ressourcen, um in automatisierte Buchungssysteme zu investieren. In solchen Fällen müssen Veranstaltungsmanager aufgrund begrenzter Alternativen möglicherweise auf manuelle Bearbeitung zurückgreifen.
5. Herausforderungen bei der Integration
Integrationsprobleme zwischen verschiedenen Systemen, die im Veranstaltungsmanagement eingesetzt werden, wie CRM-, Finanz- und Planungstools, können den nahtlosen Informationsfluss behindern und Veranstaltungsmanager dazu zwingen, Buchungen manuell zu bearbeiten.
5 Wege, wie Eventmanagement-Technologie Beziehungen aufbaut
Der Aufbau und die Pflege von Kundenbeziehungen sind für den langfristigen Erfolg in der Veranstaltungsbranche von entscheidender Bedeutung. Hier sind einige Gründe, warum Veranstaltungsortmanager den Aufbau starker Beziehungen zu Kunden vorrangig behandeln sollten, anstatt sich ausschließlich auf Buchungen zu konzentrieren:
1. Kundenbindung aufbauen
Starke Beziehungen tragen zur Kundenbindung bei. Loyale Kunden suchen seltener nach alternativen Veranstaltungsorten, was Ihrem Veranstaltungsort eine konstante Einnahmequelle sichert.
2. Schaffung von Empfehlungsmöglichkeiten
Zufriedene Kunden sind eher geneigt, Ihre Dienstleistungen weiterzuempfehlen. Mundpropaganda ist ein wirkungsvolles Marketinginstrument und kann zu neuen und wertvollen Geschäftsmöglichkeiten führen.
Laut der Prognose „2024 Global Meetings and Events Forecast” von American Express Global Business Travels werden 59 % der Meetings im Jahr 2024 voraussichtlich persönlich stattfinden, und 67 % der Veranstaltungsexperten prognostizieren Budgeterhöhungen, um der Nachfrage gerecht zu werden. Daher können großartige Erlebnisse und zufriedene Kunden leicht zu weiteren Buchungen führen.
3. Förderung der Markenbekanntheit
Kunden, die sich stark mit Ihrem Unternehmen verbunden fühlen, werden zu Fürsprechern Ihres Veranstaltungsortes. Ihre positiven Erfahrungsberichte und Empfehlungen können Ihren Ruf in der Branche erheblich verbessern.
4. Krisenmanagement
In Krisenzeiten oder bei unvorhergesehenen Herausforderungen bildet eine solide Kundenbeziehung eine Vertrauensbasis. Kunden sind eher bereit, zusammenzuarbeiten und gemeinsam nach Lösungen zu suchen, wenn bereits ein gutes Verhältnis besteht.
5. Aufbau einer verbesserten Reputation
Die Konzentration auf Kundenbeziehungen trägt zu einem guten Ruf in der Veranstaltungsbranche bei. Ein ausgezeichneter Ruf zieht insgesamt mehr Kunden und Geschäftsmöglichkeiten an.
Wie Sie mehr Zeit mit Ihren Kunden verbringen können
Einige Veranstaltungsorte verwalten zwar die Räumlichkeiten, in denen sie Menschen unterbringen, aber nicht die Beziehungen zu den Menschen in diesen Räumlichkeiten. Bei der Buchung geht es um mehr als nur den Raum, in dem die Veranstaltung stattfindet. Sie buchen Räumlichkeiten mit Menschen. Wenn Sie häufiger und genauer mehr Räumlichkeiten buchen möchten, benötigen Sie eine Technologie, die sowohl Räumlichkeiten bucht als auch Ihre Beziehungen zu den Menschen in diesen Räumlichkeiten verwaltet.
Hier kommen integrierte Vertriebsinstrumente wie ein Customer Relationship Management (CRM)-System ins Spiel. CRMs helfen Veranstaltungsortmanagern, ihren Umsatz zu maximieren und gleichzeitig die Effizienz zu steigern. Wie funktioniert das? Indem sie den Benutzern die Möglichkeit geben, den Verkauf von der Anfrage bis zur Buchung zu verwalten und gleichzeitig den Fortschritt in Richtung vorab festgelegter Ziele zu verfolgen. Veranstaltungsortmanager können CRMs auch nutzen, um Angebote und Verträge mit E-Sign-Komponenten zu erstellen – was bedeutet, dass mehr Geschäfte schneller abgeschlossen werden können.
Wie verwaltet Ihr Veranstaltungsort seine Kundenbeziehungen? Haben Sie das Gefühl, dass Sie über die begrenzten Funktionen Ihres aktuellen Softwaresystems, das nur die Buchung von Räumlichkeiten ermöglicht, hinausgewachsen sind?
Unsere Plattform wurde von Event- und Veranstaltungsort-Profis für Event- und Veranstaltungsort-Profis entwickelt. Wir zeigen Ihnen gerne, wie Sie mit unserer speziell entwickelten, cloudbasierten Veranstaltungsort-Management-Software mühsame Aufgaben eliminieren und Ihre Eventabläufe optimieren können, damit Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können: Ihre Kunden.
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