Die zehn häufigsten Fehler beim Veranstaltungsort- und Eventmanagement und wie man sie vermeiden kann

Veranstaltungen sind risikoreiche Umgebungen, da sie zeitlich begrenzt sind. Sie haben nur eine Chance, eine großartige Veranstaltung zu organisieren, dann ist es vorbei. Aus diesem Grund haben Veranstaltungsort- und Eventprofis nur ein begrenztes Zeitfenster, um den Teilnehmern außergewöhnliche Erlebnisse und den Stakeholdern die bestmöglichen Geschäftsergebnisse zu bieten. Das lässt wenig Raum für Fehler und vermeidbare Fehler im Veranstaltungsmanagement. 

Dennoch können bei Veranstaltungen Fehler passieren, und das tun sie auch. Manchmal sind diese Fehler vollständig vermeidbar, manchmal entstehen sie aufgrund mangelnder Erfahrung oder unvorhergesehener Umstände. Die Herausforderung für erfolgreiche Veranstaltungsunternehmen besteht darin, häufige vermeidbare Fehler zu vermeiden, die Auswirkungen anderer Vorfälle zu begrenzen und letztendlich eine erfolgreiche Durchführung der Veranstaltung sicherzustellen.  

Was sind die häufigsten Fehler beim Eventmanagement?

Fehler beim Veranstaltungsort- und Eventmanagement variieren je nach Ihrer Organisation und der Art der Veranstaltungen, mit denen Sie arbeiten. Dennoch gibt es einige häufige Fehler beim Eventmanagement, denen Sie mit ziemlicher Sicherheit begegnen werden. 

1. Überbuchung von Räumlichkeiten, Ausrüstung und Ressourcen

Einer der häufigsten Fehler im Veranstaltungsmanagement, den Veranstaltungsorte und Veranstalter begehen, sind Buchungskonflikte. Ob Doppelbuchungen von Veranstaltungsorten, audiovisueller Ausrüstung oder Möbeln – Buchungskonflikte verursachen unnötigen, aber vermeidbaren Stress für Veranstaltungsprofis.  

Um Buchungsfehler zu minimieren, benötigen Sie die richtigen Tools für die Veranstaltungsortbuchung und Bestandsverwaltung, damit Ihr Team bei der Buchung von Räumlichkeiten und anderen Ressourcen auf genaue Verfügbarkeitsdaten zugreifen kann.  

2. Fehlen eines geeigneten Notfallplans

Wie Benjamin Franklin einmal sagte: „Wer sich nicht vorbereitet, bereitet sich auf sein Scheitern vor.“  

Veranstaltungs- und Eventmanager ohne effektive Backup-Lösungen bringen sich selbst, die Teilnehmer und wichtige Stakeholder in eine äußerst gefährdete Lage. Von fehlenden Alternativen für Outdoor-Veranstaltungen bei schlechtem Wetter bis hin zur Abhängigkeit von einzelnen Stromquellen ohne Notstromaggregate – viele häufige Fehler im Veranstaltungsmanagement sind auf fehlende oder unzureichende Notfallpläne zurückzuführen. 

Führen Sie vor jeder Veranstaltung eine gründliche Risikobewertung durch. Berücksichtigen Sie dabei alle möglichen Risiken, von Sicherheitsfragen über Wetterereignisse bis hin zu Änderungen des Veranstaltungsortes usw. Überlegen Sie sich dann im Vorfeld der Veranstaltung wirksame Ausweichlösungen, anstatt erst dann, wenn das Problem während der Veranstaltung auftritt. 

3. Mangelhafte Registrierungsverfahren

Einer der größten Fehler, den Veranstaltungsorte und Eventagenturen machen, ist wohl, dass sie nicht erkennen, dass das Eventerlebnis bereits mit der Buchung oder Anmeldung beginnt – und nicht erst mit der Ankunft vor Ort. Veranstaltungsorte und Eventagenturen, die sich auf veraltete, manuelle Systeme verlassen, riskieren potenzielle Anmeldungen zu verlieren, wenn Nutzer vom Anmeldeprozess frustriert sind.  

Beugen Sie diesem Problem vor, indem Sie sich für eine moderne Registrierungsplattform mit einer vereinfachten Benutzeroberfläche entscheiden. Die richtige Plattform ermöglicht es Veranstaltungsorten und Eventorganisatoren, potenzielle Teilnehmer zur Registrierung für bevorstehende Veranstaltungen zu motivieren und gleichzeitig den Prozess selbst zu vereinfachen. 

4. Misswirtschaft bei Veranstaltungsbudgets und -mitteln

Veranstaltungsorganisationen weltweit haben Schwierigkeiten, ihre Rentabilität aufrechtzuerhalten, während sie gleichzeitig mit steigenden Kosten konfrontiert sind. Auch die Verbraucher verfügen aufgrund gestiegener Lebenshaltungskosten über weniger verfügbares Einkommen, was sich zusätzlich auf die Veranstaltungsbranche auswirkt. Es gab noch nie einen schlechteren Zeitpunkt, um Fehler bei der Veranstaltungsbudgetierung zu machen, doch es kommt nicht selten vor, dass Veranstaltungsabteilungen zu viel ausgeben. 

Genauso wie Sie einen Notfallplan erstellt und dabei alle möglichen Risiken im Voraus geprüft haben, müssen Sie auch einen Budgetplan entwickeln. Listen Sie Ihre potenziellen Kosten auf, holen Sie Angebote von mehreren Anbietern ein und planen Sie einen Puffer für kurzfristige Änderungen ein. 

5. Begrenzte Einblicke

Von der Auswertung vergangener Leistungen bis hin zur Prognose für die Zukunft benötigen Veranstaltungsorte und Eventteams Zugang zu genauen und relevanten Daten, um fundierte Geschäftsentscheidungen treffen zu können. Allerdings fehlen Managementteams oft die richtigen Tools, um die Leistung ihres Eventgeschäfts zu überwachen und zu messen. Das bedeutet, dass sie nur ein begrenztes Verständnis der wichtigsten Geschäftskennzahlen haben, was zu schlechten Entscheidungen für ihr Unternehmen und in extremen Fällen zu kritischen Fehlern im Eventmanagement führen kann. 

Wenn Sie eine Veranstaltungssoftware verwenden, prüfen Sie, ob diese historische Daten und Einblicke bietet. Ist dies nicht der Fall, suchen Sie nach einer Veranstaltungsmanagement-Software, die plattformübergreifende Daten, Einblicke und historische Daten bietet. So können Sie fundiertere Entscheidungen treffen, Ihr Budget prognostizieren, Umsätze planen und vieles mehr. 

6. Ineffektives Vertriebsmanagement

Veranstaltungsorte und Eventveranstalter haben bekanntermaßen wenig Zeit und begehen oft den Fehler, sich zu sehr darauf zu konzentrieren, den Veranstaltungsteilnehmern unvergessliche Erlebnisse zu bieten. Infolgedessen widmen sie den notwendigen Verwaltungsaufgaben, dem Vertriebsmanagement und den Aktivitäten zur Geschäftsentwicklung, wie der Beantwortung neuer Anfragen und der Nachverfolgung bestehender Geschäftsmöglichkeiten, nicht genügend Zeit. Dies kann zum Verlust potenzieller Buchungen und erheblicher Einnahmen führen, was das Geschäftswachstum einschränkt. 

Beziehen Sie Vertriebsleiter und CRM-Spezialisten in die langfristige Veranstaltungsplanung ein. So können diese Ihnen Arbeit abnehmen und gleichzeitig die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit fördern. Dies ist der perfekte Zeitpunkt, um Ideen für das Veranstaltungsmarketing zu sammeln, über Leads zu sprechen und vieles mehr. 

7. Inkonsistente Kommunikation

Effektive Kommunikation ist für den Erfolg jedes Unternehmens von entscheidender Bedeutung. Veranstaltungsorte und Events bilden da keine Ausnahme. Bei Events kommt es häufig zu kurzfristigen Änderungen, weshalb Kommunikation besonders wichtig ist. Dennoch verlassen sich Eventabteilungen oft auf manuelle Berichte und unterschiedliche Kommunikationskanäle. Dieser Ansatz kann dazu führen, dass bestimmte Personen nicht informiert sind und Fehler auftreten. Wenn beispielsweise das Catering-Team nicht über Änderungen der endgültigen Gästeanzahl informiert ist, kann dies für einige Gäste zu einem weniger als idealen Speiseerlebnis führen. 

Optimieren Sie die interne und externe Kommunikation, um alle relevanten Stakeholder über Änderungen auf dem Laufenden zu halten. Stellen Sie sicher, dass alle dieselbe Kommunikationsplattform oder denselben Messenger nutzen, senden Sie regelmäßig Berichte an die richtigen Stakeholder und sorgen Sie dafür, dass immer Redundanzen vorhanden sind, falls jemand krankheitsbedingt ausfällt. Die bereichsübergreifende Schulung Ihres Teams in verschiedenen Funktionen ist eine hervorragende Möglichkeit, diese Redundanzen zu schaffen und insgesamt eine effektivere Veranstaltungsfunktion aufzubauen. 

8. Veraltete Zahlungsoptionen

Viele Veranstaltungsorte und Eventagenturen begehen den Fehler, sich bei der Zahlungsabwicklung für Veranstaltungen auf veraltete Zahlungssysteme wie Banküberweisungen und manuelle Kreditkartentransaktionen zu verlassen. Das Problem bei diesen Zahlungsoptionen ist, dass sie umständlich und zeitaufwendig sind und zahlreiche Sicherheitsrisiken bergen.   

Durch die Umstellung auf sichere Online-Zahlungsportale können Veranstaltungsorte und Eventteams ihren Cashflow und ihre Kontenabstimmungen optimieren und gleichzeitig ihre Kunden mit benutzerfreundlichen Zahlungsoptionen begeistern. 

9. Versäumnis, Kundenfeedback zu priorisieren

Das Erfassen, Überprüfen und Umsetzen von Kundenfeedback – egal ob positiv oder negativ – ist entscheidend, um Stammkunden zu gewinnen und den langfristigen Geschäftserfolg zu sichern. Ein häufiger Fehler, den Veranstaltungsort- und Eventmanager begehen, ist, dass sie nicht nach jeder Veranstaltung um Kundenfeedback bitten. Das bedeutet, dass sie nicht von wertvollen Verbesserungsvorschlägen ihrer Kunden profitieren. In manchen Fällen führt dies auch zu wiederkehrenden, vermeidbaren Fehlern und beeinträchtigt die Kundenbindung.  

Durch das Versenden automatisierter Kundenfeedback-Umfragen oder -Formulare an alle Kunden und Veranstaltungsteilnehmer nach Ihren Veranstaltungen können Sie wertvolle Erkenntnisse gewinnen, die Ihnen helfen, Bereiche mit Verbesserungspotenzial zu priorisieren. Erstellen Sie anschließend einen Plan, um relevante Rückmeldungen zu priorisieren und entsprechend zu handeln.  

10. Sich auf manuelle Prozesse verlassen und Automatisierung nicht ausreichend nutzen

Veranstaltungs- und Veranstaltungsortmanager sind in der Regel Perfektionisten, denen es schwerfällt, die Kontrolle abzugeben. Von allen Fehlern, die Veranstaltungsorte und Veranstalter machen, ist derjenige mit den größten Auswirkungen, dass sie oft zu viele Aufgaben übernehmen. Diese Überlastung kann zu Burn-out führen und zu Flüchtigkeitsfehlern beim Veranstaltungsmanagement.  

Durch den Einsatz von Automatisierung zur Übernahme grundlegender Verwaltungsaufgaben und zur Verteilung der Arbeitslasten auf die zuständigen Teams stellen Veranstaltungsort- und Eventbetreiber sicher, dass wichtige Eventmanagementprozesse termingerecht und gemäß den geltenden Standards durchgeführt werden. Auf diese Weise gewinnen sie wertvolle Zeit, die sie in wichtige Aufgaben wie Geschäftsentwicklungsaktivitäten, Kundenbetreuung und die Entwicklung innovativer Methoden zur Verbesserung ihrer Veranstaltungen investieren können. 

Vermeiden Sie häufige Fehler mit einer All-in-One-Lösung für das Veranstaltungsmanagement.

Es versteht sich von selbst, dass Vorbeugen besser ist als Heilen. Heute stehen innovative Technologien zur Verfügung, mit denen Sie häufige Fehler beim Veranstaltungsmanagement an Ihrem Veranstaltungsort oder bei Ihrer Veranstaltungsorganisation vermeiden und überwinden können.   

Der Einsatz einer End-to-End-Software kann die Komplexität der Verwaltung Ihrer großen Veranstaltungsorte oder Events vereinfachen und Ihnen ermöglichen, Ihren Umsatz zu steigern, Kosten zu senken, die Produktivität zu steigern, die Effizienz zu verbessern und langfristige Rentabilität sicherzustellen. 

Kontaktieren Sie uns noch heute direkt, um Möglichkeiten für Ihren Veranstaltungsort oder Ihre Veranstaltungsorganisation zu erkunden.