So verbessern Sie Ihre Online-Eventbuchungen

Wir leben in einer Welt, in der Verbraucher erwarten, die benötigten Informationen schnell online zu finden. Für das Veranstaltungsort- und Eventmanagement bedeutet dies, dass potenzielle Eventbucher nicht bereit sind, eine Anfrage zu stellen und auf eine Antwort ihres bevorzugten Veranstaltungsortes oder Veranstaltungsunternehmens zu warten. Stattdessen wünschen sie sich Self-Service-Tools, mit denen sie ihre Eventbuchungen selbstständig und mit möglichst wenigen Klicks vornehmen und verwalten können.    

Die gute Nachricht für Veranstaltungsorte und Eventveranstalter ist, dass effiziente Online-Eventbuchungen Ihr Geschäft verändern können, unabhängig von Ihrer Branche oder der Art der Veranstaltungen, die Sie ausrichten. Wenn Sie jedoch keine effektiven Buchungstools implementieren, kann dies zu einer schlechten Kundenerfahrung führen und Chaos für Ihr Veranstaltungsteam verursachen. 

Vorteile von Online-Veranstaltungsbuchungen

Online-Buchungsplattformen werden von Unternehmen weltweit genutzt. Von Hotelzimmern über Flüge bis hin zu Apple Genius Bars – jedes Produkt und jede Dienstleistung, die buchbar ist, kann und sollte durch ein Online-Buchungstool unterstützt werden.  

In der Welt des Veranstaltungs- und Eventmanagements ermöglichen Online-Plattformen für die Buchung von Veranstaltungen den Nutzern, die Verfügbarkeit zu prüfen, ihre bevorzugten Räume oder Flächen auszuwählen, ihre Veranstaltungsdetails festzulegen und in einigen Fällen auch das Catering und die Ausstattung für ihre Veranstaltung zu bestellen. In der Regel stützten sich Veranstaltungsabteilungen bei der Verwaltung von Buchungen auf manuelle Prozesse. Der Umstieg auf eine selbstbedienbare Online-Plattform kann unzählige Vorteile bieten, darunter:  

• Verbessertes Kundenerlebnis: Die Nutzung einer modernen Online-Plattform für Veranstaltungsbuchungen verbessert und beschleunigt den Buchungsprozess für Ihre Kunden, da unnötige Kommunikationswege entfallen. Anstatt anzurufen oder eine Anfrage zu stellen und auf die Antwort des Veranstaltungsortes oder der Veranstalter zu warten, finden Kunden alle Informationen, die sie für eine sofortige Buchung benötigen. 
• Optimierte Veranstaltungsabwicklung: Durch die Synchronisierung neuer Veranstaltungsbuchungen, die über das Buchungsportal vorgenommen wurden, mit Ihrer Veranstaltungsmanagement-Plattform wird Ihr Veranstaltungsteam sofort benachrichtigt, wenn eine neue Buchung erstellt wird. Es kann dann auf alle Informationen zugreifen, die es benötigt, um mit den Vorbereitungen für die bevorstehende Veranstaltung zu beginnen. 

• Geringere Abhängigkeit von internen Ressourcen: Indem Sie Ihren Kunden die Möglichkeit geben, ihre Buchungen selbst vorzunehmen und zu verwalten, reduzieren Sie die Arbeitsbelastung für Ihre Mitarbeiter im Veranstaltungsbereich erheblich. Stattdessen kann Ihr Team diese Zeit dort investieren, wo sie die größte Wirkung erzielt – bei Besichtigungen vor Ort, bei Verkaufsgesprächen, bei der Zusammenarbeit mit bestehenden Kunden, um außergewöhnliche Veranstaltungserlebnisse zu bieten, usw. 
• Gesteigerte Rentabilität: Online-Portale für Veranstaltungsbuchungen helfen Veranstaltungsorten und Veranstaltern, die Auslastung ihrer Räumlichkeiten zu erhöhen und zusätzliche Waren und Dienstleistungen wie Catering-Aufträge und Ausrüstungsverleih zu verkaufen, was die Umsatzgenerierung fördert und zu einer höheren Rentabilität führt. 

Was können Veranstaltungsorte und Veranstaltungsteams also tun, um ihre Online-Buchungsprozesse zu verbessern? Lesen Sie weiter, um mehr über bewährte Verfahren für Online-Veranstaltungsbuchungen und Möglichkeiten zur Optimierung Ihres Workflows zu erfahren. 

5 Möglichkeiten, Ihre Online-Veranstaltungsbuchungen zu verbessern und zu beschleunigen

Hier sind die fünf besten Strategien, die Sie in Ihrer Veranstaltungsabteilung umsetzen können, um das Online-Buchungserlebnis für Ihre Kunden zu verbessern und die Veranstaltungsplanung zu optimieren: 

1. Machen Sie Ihr Online-Buchungsportal leicht auffindbar: Genauso wie Sie für Veranstaltungen an Ihrem Veranstaltungsort werben würden, ist es wichtig, auch für Ihr Portal zu werben. Stellen Sie sicher, dass Ihr Online-Veranstaltungsbuchungsportal beworben wird und über Ihre Unternehmenswebsite oder Ihr Intranet leicht zu finden ist, damit potenzielle Veranstaltungsbucher es finden können, wenn sie Buchungen vornehmen und die Details ihrer bevorstehenden Veranstaltung koordinieren möchten.  
2. Veröffentlichen Sie die Verfügbarkeit in Echtzeit: Veröffentlichen Sie die Verfügbarkeit in Echtzeit auf Ihrer Online-Veranstaltungsbuchungsseite, damit Interessenten ihr bevorzugtes Datum/ihre bevorzugte Uhrzeit überprüfen oder bei Bedarf eine Alternative finden können. Dies spart nicht nur Zeit für den Nutzer, sondern hilft Ihnen auch, die Auslastung Ihrer Räumlichkeiten zu maximieren. 
3. Online-Zahlungen akzeptieren: Durch die Aktivierung von Online-Zahlungen können Sie die Arbeitsbelastung für Ihre Vertriebs- und Buchhaltungsteams erheblich reduzieren, da Zahlungen sofort abgeglichen werden. Dies bedeutet eine enorme Zeitersparnis für Ihr Team, das sich nun ganz auf die Zufriedenheit Ihrer Kunden oder umsatzgenerierende Aktivitäten konzentrieren kann, anstatt ausstehende Zahlungen zu verfolgen – eine Win-Win-Situation für alle.  
4. Automatische Buchungsbestätigungen und Benachrichtigungs-E-Mails: Online-Tools für die Veranstaltungsbuchung kommen in erster Linie den Nutzern zugute, aber es ist wichtig zu bedenken, wie sich dies auf Ihr Veranstaltungsteam auswirkt. Durch die Automatisierung von Bestätigungs-E-Mails an den Buchenden und Benachrichtigungs-E-Mails an Ihr Veranstaltungsteam, um dieses über neue Buchungen zu informieren, wird sichergestellt, dass alle Beteiligten Zugang zu den wichtigen Informationen haben, die sie bei einer Buchung benötigen.  
5. Synchronisieren Sie Online-Buchungen mit Ihrer Veranstaltungsmanagement-Software: Das Duplizieren von Veranstaltungsbuchungsdaten in mehreren Systemen ist zeitaufwändig und birgt Fehlerquellen. Durch die Synchronisierung Ihrer Online-Buchungen mit Ihrer Veranstaltungsmanagement-Software können Ihre Veranstaltungsteams mit den Vorbereitungen für bevorstehende Veranstaltungen beginnen, anstatt Zeit mit unnötigen Dateneingaben zu verschwenden, was die Gesamtproduktivität verbessert. 

Verwandeln Sie Ihre Online-Buchungsprozesse mit Momentus

Manuelle Buchungsprozesse schrecken potenzielle Teilnehmer Ihrer Veranstaltungen ab. Die Verbraucher von heute wünschen sich Zugang zu Self-Service-Tools und Echtzeitinformationen. Die Verbraucher von heute wünschen sich Online-Anmeldungen für Veranstaltungen, wie sie nur mit einer Veranstaltungsbuchungssoftware möglich sind.  

Using venue and event management software with a purpose-built online event bookings portal, users can log in at any time of the day or night, check availability, coordinate the details of their event and make payments. As a result, sales aren’t restricted to business hours and, instead, you can accept bookings from committed buyers 24/7. 

Contact us if you’d like to learn more about how you can transform your online event booking —   and business — using software for your venue.