Veranstaltungsleiter im Hochschulbereich haben die Aufgabe, den größtmöglichen Nutzen aus Veranstaltungen auf dem Campus zu ziehen – unabhängig davon, ob diese in Sportarenen, Theatern, Hörsälen oder Musikhallen stattfinden. Leider ist dies aufgrund der Vielfalt der Räumlichkeiten und Ressourcen sowie der Vielzahl der Veranstaltungsarten eine komplexe Herausforderung.
Die Optimierung der Verwaltung von Campusflächen und Veranstaltungen sowie die Verbesserung der Transparenz und Kommunikation zwischen den Teams sind entscheidend, damit diese Einrichtungen den größtmöglichen Nutzen aus ihren Räumlichkeiten ziehen können. Facility-Teams, Veranstaltungsmanager und Führungskräfte der Einrichtungen benötigen eine zentralisierte Möglichkeit, diese Räumlichkeiten zu verwalten.
In diesem Artikel untersuchen wir die Komplexität des Veranstaltungsmanagements im Hochschulbereich. Wir zeigen mehrere Möglichkeiten für Führungskräfte in diesem Bereich auf, ein grundlegendes digitales Tool für Veranstaltungen auf dem Campus einzusetzen, um den Umsatz zu steigern und die besten Veranstaltungsergebnisse zu erzielen.
Beginnen Sie mit der Verbesserung der Kommunikation und Koordination.
Die vielleicht häufigste Herausforderung an diesen Einrichtungen ist die Schwierigkeit der Kommunikation und Koordination zwischen den Teams. Die Kombination aus einer langen Liste potenzieller Veranstaltungen, darunter Sportwettkämpfe und -treffen, Alumni-Aktivitäten, Symposien und viele andere, sowie der Notwendigkeit, Räume zu füllen und Einnahmen zu generieren, führt zu verpassten Chancen. Dazu können ungenutzte Räume und schlechte Veranstaltungsergebnisse gehören.
Aus diesem Grund zentralisieren viele Institutionen diese Funktionen mithilfe digitaler Tools. Speziell entwickelte, rollenbasierte digitale Portale ermöglichen es jedem Teammitglied, verfügbare Räume und geplante Veranstaltungen zu visualisieren, unabhängig davon, ob es sich um einen Veranstaltungskoordinator, einen Vertriebsmitarbeiter oder einen Administrator handelt. Der Zugriff auf diese Details in Echtzeit verbessert die Kommunikation und Koordination zwischen den Teammitgliedern erheblich.
Wichtige Kennzahlen und Schlüsselindikatoren (KPIs) definieren
Der Erfolg jeder Veranstaltung hängt davon ab, ob die Veranstaltungsleiter in der Lage sind, wichtige Leistungskennzahlen zu definieren und die Aktivitäten des Teams auf die KPIs in diesen Bereichen abzustimmen. Beispielsweise könnten Veranstaltungsleiter für eine Spendenaktion ein bestimmtes Spendenziel, eine entsprechende Besucherzahl und einen bestimmten Grad an Zufriedenheit der Gäste anstreben.
Durch die Zentralisierung dieser Kennzahlen, ihre Abstimmung mit wichtigen Maßnahmen und Richtlinien und die Ausstattung der Teams mit den Mitteln zur Berichterstattung über die Ergebnisse werden die Veranstaltungsteams in die Lage versetzt, den größtmöglichen Erfolg zu erzielen. Ein digitales Tool kann auch sicherstellen, dass alle die richtigen Maßnahmen zur Erreichung der Veranstaltungsziele ergreifen.
Fokus auf Reduzierung von Haftung und Risiko
Angesichts dieser Vielzahl potenzieller Ereignisse müssen sich Institutionen auf eine noch größere Bandbreite potenzieller Risiken und Haftungsfälle vorbereiten. Dazu können große Risiken wie Personenschäden oder rechtliche Probleme gehören, aber auch wichtige zielorientierte Risiken wie Leistungsprobleme, geringe Besucherzahlen und andere Faktoren, die den Erfolg der Veranstaltung gefährden können.
Glücklicherweise können Veranstaltungsteams mit dem richtigen digitalen Tool potenzielle Risiken im Voraus definieren und klare Richtlinien für das Verhalten der einzelnen Personen festlegen. Beispielsweise können die Mitglieder des Veranstaltungsteams vor Ort eine mobile App verwenden, um sich mit einer zentralen Plattform zu verbinden, auf der vordefinierte Checklisten und Berichterstellungstools für jedes Risiko oder jeden Vorfall bereitstehen, falls ein Problem auftritt. Unfälle passieren – aber das bedeutet nicht, dass Veranstaltungsteams nicht darauf vorbereitet sein können, ihre Auswirkungen zu mindern und im Falle eines Unfalls eine ordnungsgemäße Berichterstattung sicherzustellen.
Jedes Ereignis mit erfolgreicher Berichterstattung und Strategie abstimmen
Eine der größten Herausforderungen für Führungskräfte im Zusammenhang mit Veranstaltungen ist es, die Ergebnisse von Veranstaltungen zu visualisieren und sie in Zukunft zu verbessern. Wenn jedoch sowohl Führungskräfte als auch Veranstaltungsteams dieselbe Plattform nutzen, können sie wichtige Daten aus jeder Veranstaltung in ein digitales Repository einspeisen. Mithilfe von Reporting-Tools können Führungskräfte die Leistung, Vorfälle und Ergebnisse von Veranstaltungen zentral visualisieren. Dies bietet Führungskräften mehr Möglichkeiten, ihre Veranstaltungsstrategie zu verbessern und bei allen zukünftigen Veranstaltungen bessere Ergebnisse zu erzielen.
Der nächste Schritt ist einfacher, als Sie denken.
Die Einführung neuer institutioneller Technologien kann ein schwieriger Prozess sein, insbesondere an Hochschulen. Glücklicherweise lässt sich die richtige digitale Plattform in die bereits vorhandenen bevorzugten Tools der Teams integrieren, was sowohl die Akzeptanz bei den Nutzern als auch in der Organisation vereinfacht. Dadurch können Veranstaltungsteams schnell bessere Veranstaltungsergebnisse erzielen, und die Investition macht sich schnell auf dem gesamten Campus bezahlt.
Software für das Veranstaltungsmanagement im Hochschulbereich
Momentus ist eine speziell entwickelte digitale Plattform für das Veranstaltungsmanagement im Hochschulbereich, die auf die besonderen Bedürfnisse und Anforderungen der Veranstaltungsteams dieser Organisationen zugeschnitten ist. Hochschulen und Universitäten entscheiden sich für Momentus, um die Koordination, den Vertrieb, die Planung und die Strategie zu optimieren und so den Erfolg ihrer Veranstaltungen auf dem Campus zu maximieren.
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