La vie sans logiciel de gestion de salle

Quelle que soit la taille du site, la gestion d'un lieu événementiel est une tâche difficile. De la coordination des événements à venir au suivi des budgets et des objectifs de chiffre d'affaires, en passant par la satisfaction des clients et la gestion de nombreux collaborateurs, fournisseurs et parties prenantes, assurer le bon déroulement d'un événement est une responsabilité énorme qui implique de nombreux éléments variables et laisse peu de place à l'erreur. 

L'une des plus grandes erreurs commises par les sites événementiels est de ne pas disposer des technologies adéquates pour soutenir leurs équipes très occupées. Au lieu d'automatiser et de rationaliser leurs opérations événementielles, ils s'appuient sur des processus manuels ou des technologies disparates qui ne sont pas adaptées à leurs besoins. Cela compromet leur efficacité et, en fin de compte, limite leur véritable potentiel. 

Avec plus de 35 ans d'expérience dans le développement de logiciels de gestion de sites événementiels leaders sur le marché, nous avons beaucoup appris sur la gestion d'événements réussis. Nous avons également constaté les avantages que les logiciels peuvent apporter aux sites et aux organisateurs d'événements. Quels que soient le secteur d'activité, le lieu, le type de site ou le style d'événement, la gestion efficace d'un événement se déroule en six étapes. Chacune de ces étapes est tout aussi importante et doit bénéficier du même niveau d'attention pendant le processus de gestion de l'événement afin de garantir son succès.   

Explorons donc les six étapes d'une gestion efficace des événements pour les sites et comparons les impacts des processus manuels et des technologies automatisées à chaque étape. 

Les six étapes d'une gestion efficace des événements pour les sites

Le nombre de nouveaux défis liés à la gestion des lieux et des événements ne cesse d'augmenter et d'évoluer. Selon votre secteur d'activité et votre région, vous pouvez également être confronté à des défis qui vous sont propres. Mais il existe tout de même un certain nombre de défis communs en matière de gestion des lieux et des événements auxquels vous pouvez vous préparer dès maintenant. 

Étape 1 : Capture

Du point de vue du lieu, chaque réservation d'événement commence par une demande initiale. Pour les lieux qui s'appuient sur des processus manuels, la saisie de la demande implique l'enregistrement physique des détails de l'événement potentiel avant de vérifier la disponibilité. Cette étape est suivie d'un échange avec le client afin de confirmer ses exigences spécifiques et la date/heure souhaitées.  

Vous trouverez ci-dessous un aperçu du gain de temps que les sites peuvent réaliser en tirant parti de l'automatisation pour garantir que toutes les nouvelles demandes soient soumises en ligne et transmises directement au logiciel de gestion du site, prêtes à être traitées par votre équipe. 

Outre le gain de temps, l'un des principaux avantages des logiciels de gestion de sites est qu'ils permettent au personnel d'accéder en temps réel à la disponibilité des sites. Les données de réservation en temps réel permettent non seulement d'éviter les conflits de réservation, mais aident également les sites et les organisateurs d'événements à hiérarchiser les listes d'attente et à améliorer le taux d'occupation des sites.

Étape 2 : Convertir

Pour garantir une réservation, la plupart des établissements envoient des propositions ou des devis aux clients potentiels, dans lesquels ils précisent les prestations incluses et les tarifs. Le tableau ci-dessous montre le gain de temps que les établissements peuvent réaliser en automatisant le processus de proposition, ce qui permet aux commerciaux de convertir facilement les demandes de renseignements en réservations confirmées. 

Étape 3 : Préparation

De nombreux facteurs entrent en jeu dans la préparation d'un événement à venir. Le recours à des processus manuels laisse trop de place à l'erreur lorsque des étapes critiques sont omises. L'utilisation d'un logiciel de gestion des sites garantit que tout le personnel suit les mêmes processus standardisés de gestion des événements avant leur déroulement, ce qui améliore l'expérience client. 

Voici quelques moyens permettant aux sites événementiels de gagner du temps et de réduire les erreurs en automatisant certaines tâches clés lors du processus de préparation d'un événement. 

Étape 4 : Livraison

L'utilisation d'un logiciel automatisé de gestion des sites permet de rationaliser la communication, d'améliorer la collaboration entre les services et de garantir à tous les utilisateurs l'accès aux informations les plus récentes, ce qui se traduit par une meilleure expérience pour les participants. Dans le tableau ci-dessous, nous comparons l'utilisation de processus manuels et d'outils mobiles automatisés pour soutenir la première étape du processus d'organisation d'un événement : la mise en place du site. 

Bien que le scénario ci-dessus soit efficace, il est inefficace et repose sur de multiples processus manuels et des bons de travail imprimés, qui deviennent rapidement obsolètes en raison de changements de dernière minute. Vous trouverez ci-dessous un exemple de workflow efficace pour la mise en place d'un événement, réalisé à l'aide d'outils mobiles automatisés qui se mettent à jour en temps réel. 

Une fois la configuration de l'événement terminée, de nombreuses autres étapes composent la « livraison » de l'événement, et le logiciel de gestion des sites peut aider les sites à offrir une meilleure expérience événementielle. Les automatisations les plus importantes sont sans doute les mises à jour en direct et les notifications destinées au personnel et aux fournisseurs concernant les changements de dernière minute apportés aux détails de l'événement et aux horaires des services.

Étape 5 : Rapport

Il est essentiel de produire des rapports détaillés pour analyser le succès de l'événement. Le tableau ci-dessous met en évidence le gain de temps considérable que permet l'utilisation d'un logiciel de gestion de site pour automatiser les rapports. 

Étape 6 : Entretenir

Selon HubSpot, le coût d'acquisition d'un nouveau client est cinq à 25 fois plus élevé que celui de la fidélisation d'un client existant. Vous trouverez ci-dessous quelques exemples illustrant comment un logiciel automatisé de gestion des sites peut aider ces derniers à offrir une meilleure expérience événementielle afin d'encourager les clients à réserver à nouveau. 

La vie avec le meilleur logiciel de gestion de salle

En 2023, les sites événementiels du monde entier ne pourront plus se permettre de s'appuyer sur des systèmes manuels ni se contenter de solutions de contournement telles qu'Excel ou des plateformes disparates qui ne sont pas suffisamment sophistiquées pour répondre à leurs besoins commerciaux complexes.  

Ils ont plutôt besoin d'une plateforme de gestion des sites robuste qui serve de source unique d'informations fiables et consolide leur infrastructure technologique. Ils ont également besoin d'une plateforme pouvant s'intégrer à leurs autres applications métier essentielles, telles que les progiciels financiers, les systèmes marketing, les plateformes RH et les fournisseurs de messagerie électronique, afin d'améliorer l'intégrité et la visibilité des données dans l'ensemble de leur entreprise.  

Alors, à quoi ressemble la vie avec le meilleur logiciel de gestion de sites événementiels ? Voici quelques-uns des principaux avantages dont ont bénéficié les sites événementiels qui ont automatisé leurs processus de gestion d'événements à l'aide de Momentus : 

1. L'automatisation aide les sites à faire plus avec moins, en fournissant au personnel des outils permettant d'augmenter la productivité et les performances.   
2. Donner à votre équipe les moyens d'agir grâce à la technologie appropriée favorise la performance, l'engagement et la satisfaction au travail. L'objectif d'un logiciel de gestion de site n'est pas de remplacer le personnel, mais plutôt de l'aider à consacrer moins de temps aux tâches administratives fastidieuses et davantage aux activités génératrices de revenus et à l'organisation d'événements exceptionnels. 
3. Éliminez les processus manuels coûteux tels que la duplication de la saisie des données afin de gagner du temps, d'accroître l'efficacité et de réduire le risque d'erreur humaine. 
4. Une source unique d'informations fiables améliore l'intégrité des données, ce qui favorise la collaboration entre les services, rationalise les communications et garantit l'exactitude des rapports et une meilleure compréhension des activités. 
5. Améliorez l'expérience client grâce à un CRM détaillé qui vous permet d'accéder en quelques clics aux données historiques et aux dossiers clients, et optimisez les points de contact numériques à l'aide de formulaires Web et de portails de réservation en ligne. 

Prêt à automatiser vos processus de gestion d'événements ? Nos experts peuvent vous aider à trouver le logiciel de gestion de site adapté pour assurer le succès à long terme de votre site.

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