Dans un environnement commercial en constante évolution, marqué par les risques et les incertitudes, la gestion des incidents événementiels est devenue un pilier de la résilience organisationnelle.
Gestion des événements vs gestion des risques
La gestion des incidents liés aux événements est étroitement liée à la gestion des risques, bien que les deux présentent des différences fondamentales.
Gestion des incidents vs gestion des risques
Bien que très proches, la gestion des incidents et la gestion des risques ont des objectifs différents au sein d'une organisation. Voici en quoi elles diffèrent :
Qu'est-ce que la gestion des incidents liés aux événements ?
La gestion des incidents consiste à réagir et à résoudre des événements imprévus ou des perturbations. Sur un site, les incidents peuvent aller de problèmes mineurs tels que des glissades, des trébuchements et des chutes à des situations majeures nécessitant la mobilisation de toutes les équipes, de l'informatique à la sécurité, afin de rétablir le fonctionnement normal.
La gestion des incidents consiste principalement à enregistrer l'incident, à le signaler à un niveau supérieur si nécessaire et à prendre des mesures correctives pour résoudre le problème, rétablir le fonctionnement normal et empêcher qu'il ne se reproduise. Le processus s'articule autour du signalement, de l'enregistrement, de la réponse et de la résolution du problème en question.
Qu'est-ce que la gestion des incidents liés aux événements ?
La gestion des incidents lors d'événements consiste à réagir et à résoudre un événement imprévu ou une interruption. Sur un site ou lors d'un événement, un incident mobilise tout le monde : du service informatique à la sécurité, tout le monde participe à la résolution de l'incident et à la reprise des opérations normales.
La gestion des incidents vise à résoudre un problème actuel et à mettre en place des mesures de sécurité pour éviter qu'il ne se reproduise à l'avenir. Elle repose sur la réaction et la résolution.
Qu'est-ce que la gestion des risques événementiels ?
La gestion des risques liés aux événements, quant à elle, consiste à identifier, évaluer et atténuer les risques potentiels qui pourraient avoir une incidence sur le succès futur d'un événement. Elle est axée sur la planification d'activités visant à prévenir les incidents ou, s'ils se produisent, à en minimiser l'impact. Les risques sont des événements futurs qui peuvent affecter la sûreté et la sécurité, perturber le déroulement de l'événement ou nuire à la réputation du lieu.
Une gestion efficace des risques est essentielle pour anticiper les menaces, les dangers et les perturbations, et garantir le succès et la sécurité d'un événement. Alors que la gestion des risques vise à la fois à prévenir les événements indésirables et à minimiser leur impact, la gestion des incidents consiste à traiter les événements qui se sont déjà produits et à utiliser ces informations pour orienter les futures activités de gestion des risques.
4 questions sur la gestion des événements et des incidents : questions et réponses
1. Les systèmes de gestion des incidents sont-ils nécessaires ?
Il existe un besoin constant de technologies permettant de gérer et de suivre efficacement les données relatives aux incidents. À mesure que les événements deviennent plus complexes et que les priorités se multiplient, la technologie aide à gérer cette complexité et à améliorer les résultats futurs. Non seulement les sites et les espaces événementiels ont besoin de systèmes pour minimiser les perturbations et optimiser l'expérience client, mais ils ont également besoin d'enregistrements précis de ce qui s'est passé, quand cela s'est produit et à qui, en cas de litige potentiel.
Les sites doivent gérer et évaluer la manière dont les incidents sont traités et résolus. Grâce aux données collectées sur la manière, le moment et le lieu où les incidents se produisent, l'agrégation de ces informations peut révéler des domaines à améliorer dans l'entreprise. Après tout, « ce qui est mesuré est géré » !
À l'heure actuelle, certains de ces outils peuvent être considérés comme « agréables à avoir », mais à l'avenir, ils seront essentiels pour permettre aux établissements de minimiser le gaspillage des ressources et d'optimiser l'expérience client.
Conseil de pro : les sites qui utilisent la solution de gestion des incidents de WeTrack ont accès à toutes les données relatives aux incidents. Ils peuvent ainsi prendre de meilleures décisions et gérer plus efficacement les risques au fil du temps.
2. Quelles sont les idées fausses concernant les systèmes de gestion des incidents ?
L'une des plus grandes idées fausses en matière de gestion des incidents est la croyance selon laquelle le fait de documenter les incidents augmentera la responsabilité d'une organisation en cas de problème.
Dans le passé, certains avis juridiques recommandaient d'éviter de consigner par écrit les incidents afin d'empêcher leur divulgation devant les tribunaux. Cependant, pour réussir à se défendre contre les actions en responsabilité, les avocats rechercheront des preuves documentées de pratiques raisonnables et pratiques en matière de gestion des risques et des incidents afin de prouver que l'incident était inévitable et que la réponse a été bien gérée.
« Vous êtes damné si vous ne le faites pas, mais vous êtes moins damné si vous le faites ! »
Des registres d'incidents et des réponses bien documentés peuvent aider à protéger l'organisation contre les actions en responsabilité civile et fournir une base pour mesurer les performances et prévenir les problèmes futurs.
Aujourd'hui, de nombreux sites utilisent des tableurs obsolètes ou ne disposent d'aucun système d'enregistrement. Les organisations doivent se poser les questions suivantes : suivons-nous correctement les tendances ? Disposons-nous d'un ensemble de données sur les incidents pouvant être utilisé à des fins juridiques ? Pouvons-nous agréger les données de plusieurs sites afin d'obtenir une vue d'ensemble ? Prenons-nous des décisions mieux informées ? Si la réponse est « non », il est temps d'envisager la mise en place d'un système de gestion des incidents.
Avant d'adopter une nouvelle plateforme, tenez compte de sa facilité d'utilisation. Les systèmes complexes nécessitent des investissements plus importants en termes de personnel et de mise en œuvre, ce qui peut rendre le rapport coût-bénéfice plus difficile à justifier.
Conseil de pro : l'un des avantages de WeTrack est qu'il est modulaire et facile à mettre en œuvre. Vous pouvez utiliser tous les modules pour obtenir une vue d'ensemble complète ou commencer par déployer la gestion des incidents ou des risques, puis intégrer d'autres composants ultérieurement. La mise en œuvre ne doit pas nécessairement être difficile ou intimidante.
3. Comment savoir qu'il est temps de mettre à niveau votre logiciel de gestion des incidents ?
Il est peut-être temps de changer si vous payez pour une plateforme mais que vous n'êtes pas sûr de l'utiliser pleinement. Vous devriez peut-être explorer d'autres moyens de gérer vos données avec un partenaire capable d'adapter le système à vos besoins spécifiques.
Tout d'abord, réfléchissez à la manière dont les données sont distribuées à ceux qui en ont besoin. Créez-vous de nombreux rapports ? Combien de temps passez-vous à adapter les rapports aux besoins spécifiques de chacun ? Votre équipe de direction a-t-elle besoin d'informations plus détaillées ? Peut-elle facilement comprendre les dimensions des données qui vont au-delà de la réponse aux incidents ? Si vous ne pouvez pas faire tout cela, il est peut-être temps de passer à la vitesse supérieure.
Ensuite, réfléchissez aux personnes qui ont besoin d'accéder aux données et aux données qu'elles consultent. Est-il facile pour elles d'obtenir rapidement un aperçu de ce dont elles ont besoin ? Combien de temps y consacrent-ils et dans quelle mesure le système est-il flexible ? Est-il compatible avec les appareils mobiles ? Pouvez-vous accéder aux informations relatives aux incidents ou les saisir lorsque vous êtes en déplacement ?
Réfléchissez à la manière dont la gestion des incidents est liée à d'autres domaines, tels que l'évaluation des risques et le profilage des risques liés aux événements. Pensez aux tâches routinières accomplies par le personnel : comment sont-elles suivies ? Y a-t-il un intérêt à tout relier entre eux ?
Conseil de pro : la solution de gestion des incidents de WeTrack peut faire tout cela et bien plus encore !
4. Comment la mise en œuvre réussie d'un système de gestion des incidents événementiels influe-t-elle sur la réussite ?
La mise en place d'une plateforme efficace de gestion des incidents améliore l'ensemble des opérations événementielles, en créant un registre plus précis qu'un simple journal radio. Elle fournit des données permettant d'améliorer les temps de réponse et de suivre ce qui fonctionne bien. Les organisations doivent s'assurer que les choses sont faites de manière sûre, correcte et transparente.
Conseil de pro : la plateforme de gestion des incidents de WeTrack diffuse rapidement les informations, escalade automatiquement les problèmes non résolus et offre des fonctionnalités de reporting complètes. Cela permet aux responsables de sites et d'événements de disposer des données nécessaires pour mesurer leur succès.
Conclusion : exploiter la puissance d'un système de gestion des incidents événementiels
.png)
La gestion des risques liés aux événements et la gestion des incidents sont des éléments essentiels à la résilience organisationnelle et au succès des sites événementiels. En adoptant un système moderne de gestion des incidents, les organisations peuvent gérer efficacement les risques, coordonner les interventions en cas d'incident, améliorer la conformité et obtenir des résultats positifs pour les parties prenantes.
Le logiciel de gestion des risques et des incidents de WeTrack offre une supervision essentielle des opérations de votre site ou de votre événement, vous garantissant ainsi d'être prêt à faire face à toute situation imprévue. Nos flux de travail continus couvrent le profilage des risques avant l'événement, l'évaluation des risques, les vérifications avant l'événement, la gestion des incidents et les interventions.
Conseil de pro : regardez cette courte interview vidéo sur la solution de gestion des risques et des incidents de WeTrack.
Grâce à la plateforme WeTrack de Momentus, les organisations peuvent naviguer en toute confiance dans les méandres du paysage commercial moderne et en sortir plus fortes, plus résilientes et mieux équipées pour prospérer dans un monde en constante évolution.
.svg)