Dans un environnement commercial en constante évolution, marqué par les risques et les incertitudes, la gestion des incidents événementiels est devenue un pilier de la résilience organisationnelle.
Gestion des événements vs gestion des risques
La gestion des incidents liés aux événements est étroitement liée à la gestion des risques, bien que les deux présentent des différences fondamentales.
Gestion des incidents vs gestion des risques
Bien que très proches, la gestion des incidents et la gestion des risques ont des objectifs différents au sein d'une organisation. Voici en quoi elles diffèrent :
Qu'est-ce que la gestion des incidents ?
La gestion des incidents consiste à réagir et à résoudre des événements imprévus ou des perturbations. Sur un site, les incidents peuvent aller de problèmes mineurs tels que des glissades, des trébuchements et des chutes à des situations majeures nécessitant la mobilisation de toutes les équipes, de l'informatique à la sécurité, afin de rétablir le fonctionnement normal.
La gestion des incidents consiste principalement à enregistrer l'incident, à le signaler à un niveau supérieur si nécessaire et à prendre des mesures correctives pour résoudre le problème, rétablir le fonctionnement normal et empêcher qu'il ne se reproduise. Le processus s'articule autour du signalement, de l'enregistrement, de la réponse et de la résolution du problème en question.
Qu'est-ce que la gestion des incidents liés aux événements ?
La gestion des incidents lors d'événements consiste à réagir et à résoudre un événement imprévu ou une interruption. Sur un site ou lors d'un événement, un incident mobilise tout le monde : du service informatique à la sécurité, tout le monde participe à la résolution de l'incident et à la reprise des opérations normales.
La gestion des incidents vise à résoudre un problème actuel et à mettre en place des mesures de sécurité pour éviter qu'il ne se reproduise à l'avenir. Elle repose sur la réaction et la résolution.
Qu'est-ce que la gestion des risques événementiels ?
La gestion des risques liés aux événements, quant à elle, consiste à identifier, évaluer et atténuer les risques potentiels qui pourraient avoir une incidence sur le succès futur d'un événement. Elle est axée sur la planification d'activités visant à prévenir les incidents ou, s'ils se produisent, à en minimiser l'impact. Les risques sont des événements futurs qui peuvent affecter la sûreté et la sécurité, perturber le déroulement de l'événement ou nuire à la réputation du lieu.
Une gestion efficace des risques est essentielle pour anticiper les menaces, les dangers et les perturbations, et garantir le succès et la sécurité d'un événement. Alors que la gestion des risques vise à la fois à prévenir les événements indésirables et à minimiser leur impact, la gestion des incidents consiste à traiter les événements qui se sont déjà produits et à utiliser ces informations pour orienter les futures activités de gestion des risques.
Qu'est-ce que la gestion des incidents et des événements de sécurité ?
La gestion des incidents et des événements de sécurité, souvent appelée SIEM, est une approche centralisée qui consiste à collecter, surveiller et analyser les données liées à la sécurité sur l'ensemble des systèmes, des sites et des événements afin de détecter les menaces, d'enquêter sur les incidents et de favoriser la prévention des risques à long terme. Elle rassemble les pratiques de réponse aux incidents et de gestion des risques dans un cadre unique axé sur la visibilité, la responsabilité et l'amélioration continue.
S'appuyant sur la différence entre la gestion des incidents et la gestion des risques, le SIEM relie la réponse en temps réel aux incidents à la planification proactive des risques. Alors que la gestion des incidents se concentre sur la résolution des perturbations actives et que la gestion des risques se concentre sur la prévention des problèmes futurs, la gestion des incidents et des événements de sécurité fait le lien entre les deux en capturant les événements de sécurité au moment où ils se produisent et en utilisant ces données pour renforcer la préparation future. Associées à un logiciel d'évaluation des risques, ces informations peuvent être utilisées pour mettre à jour les évaluations des dangers, affiner les plans d'atténuation et améliorer la planification des événements futurs.
Dans le cadre d'un événement ou d'un lieu, le SIEM aide les équipes à surveiller les systèmes de contrôle d'accès, l'activité réseau, les plateformes opérationnelles et les technologies sur site afin d'identifier les comportements inhabituels, les failles de sécurité ou les risques de non-conformité. Lorsqu'un incident se produit, le système facilite la rapidité de l'enquête, de l'escalade et de la documentation. Ces informations peuvent ensuite être directement intégrées dans un logiciel d'évaluation des risques, garantissant ainsi que les menaces et vulnérabilités identifiées sont formellement évaluées et traitées.
En unifiant le reporting, la surveillance, l'analyse et les évaluations structurées des risques, la gestion des incidents et des événements de sécurité permet aux organisations de passer d'une résolution réactive des problèmes à une protection proactive. Elle garantit que les enseignements tirés des incidents passés sont directement pris en compte dans les futures stratégies d'atténuation des risques, aidant ainsi les sites et les équipes événementielles à fonctionner de manière plus sûre, plus sécurisée et plus confiante.
Comment fonctionnent les systèmes de gestion des incidents et des événements de sécurité
Les systèmes de gestion des incidents et des événements de sécurité fonctionnent en collectant des données provenant de plusieurs sources, en surveillant l'activité en temps réel et en analysant les informations afin d'identifier les menaces potentielles, les problèmes opérationnels ou les risques de non-conformité. Ces systèmes agrègent les données provenant des contrôles d'accès, des plateformes de planification, des outils opérationnels et des technologies sur site afin de créer une vue centralisée de la sécurité et des performances. En évaluant en permanence ces données, les équipes peuvent détecter des schémas inhabituels, réagir rapidement aux incidents et conserver des enregistrements détaillés à des fins de reporting et d'amélioration.
Dans un environnement type, les systèmes SIEM utilisent des alertes automatisées, des workflows standardisés et des tableaux de bord centralisés pour guider les équipes dans leurs investigations et leurs interventions. Lorsqu'un problème est détecté, le système aide à documenter ce qui s'est passé, à informer les parties prenantes concernées et à suivre les mesures correctives jusqu'à leur résolution. Au fil du temps, ces données sont utilisées pour renforcer les politiques, améliorer la formation et réduire les risques futurs.
Au sein d'une plateforme intégrée telle que Momentus, la gestion des incidents et des événements liés à la sécurité est directement intégrée aux flux de travail des logiciels de gestion des sites et des événements. Plutôt que de s'appuyer sur des outils disparates, les équipes peuvent surveiller les risques, documenter les incidents et gérer la conformité au sein du même système qu'elles utilisent pour les réservations, la planification, la gestion du personnel et les opérations.
Momentus rassemble les rapports d'incidents, les évaluations des risques, les données opérationnelles et les registres financiers sur une plateforme unique. Cela permet aux sites et aux organisateurs d'événements de relier les incidents de sécurité à des espaces, des horaires, des ressources et des contrats spécifiques. Les équipes bénéficient ainsi d'une meilleure visibilité, de temps de réponse plus courts et d'une meilleure coordination entre la planification de la sécurité et les opérations quotidiennes, ce qui se traduit par une approche plus proactive et plus résiliente de la gestion des événements et des sites.
Composantes clés de la gestion des incidents et événements de sécurité Momentus
Momentus rassemble la gestion des incidents et des événements de sécurité au sein d'une plateforme unique et connectée qui prend en charge la surveillance proactive et la réponse efficace. Les principaux composants sont les suivants :
- Signalement centralisé des incidents : permet au personnel de documenter les problèmes de sécurité, les préoccupations en matière de sûreté et les perturbations opérationnelles dans un seul système, garantissant ainsi la cohérence des enregistrements et une résolution plus rapide.
- Évaluations intégrées des risques : relie les données relatives aux incidents aux outils d'évaluation des risques afin d'aider les équipes à identifier les tendances, à hiérarchiser les menaces et à renforcer les plans de prévention futurs.
Alertes et notifications en temps réel : informe immédiatement les équipes concernées lorsqu'un incident se produit, ce qui permet une réponse plus rapide et une meilleure coordination. - Workflows de réponse standardisés : fournit des processus structurés pour l'investigation, l'escalade et la résolution afin de garantir que chaque incident est traité de manière cohérente et conforme.
- Données connectées sur les événements et les lieux : relie directement les informations de sécurité aux calendriers, aux espaces, aux contrats et aux ressources, offrant ainsi aux équipes une visibilité totale sur l'impact des incidents sur les opérations.
Ensemble, ces composants aident les équipes à documenter rapidement les problèmes, à collaborer entre les services et à garantir le suivi des mesures correctives jusqu'à leur achèvement, améliorant ainsi la responsabilité et la performance globale en matière de sécurité.
Avantages des logiciels de gestion d'événements
Les logiciels de gestion d'événements aident les organisations à planifier, exécuter et évaluer plus efficacement leurs événements en centralisant les informations et en automatisant les processus clés. Grâce à une plateforme unifiée, les équipes peuvent améliorer la communication, réduire le travail manuel et minimiser les erreurs dans la planification, la gestion du personnel et la logistique. Les rapports et analyses intégrés fournissent des informations claires sur les performances et les risques, tandis que les flux de travail rationalisés permettent d'offrir aux participants et aux parties prenantes une expérience plus cohérente, conforme et de haute qualité.
Préoccupations courantes concernant la gestion des incidents et des événements
1. Les systèmes de gestion des incidents sont-ils nécessaires ?
Il existe un besoin constant de technologies permettant de gérer et de suivre efficacement les données relatives aux incidents. À mesure que les événements deviennent plus complexes et que les priorités se multiplient, la technologie aide à gérer cette complexité et à améliorer les résultats futurs. Non seulement les sites et les espaces événementiels ont besoin de systèmes pour minimiser les perturbations et optimiser l'expérience client, mais ils ont également besoin d'enregistrements précis de ce qui s'est passé, quand cela s'est produit et à qui, en cas de litige potentiel.
Les sites doivent gérer et évaluer la manière dont les incidents sont traités et résolus. Grâce aux données collectées sur la manière, le moment et le lieu où les incidents se produisent, l'agrégation de ces informations peut révéler des domaines à améliorer dans l'entreprise. Après tout, « ce qui est mesuré est géré » !
À l'heure actuelle, certains de ces outils peuvent être considérés comme « agréables à avoir », mais à l'avenir, ils seront essentiels pour permettre aux établissements de minimiser le gaspillage des ressources et d'optimiser l'expérience client.
Conseil de pro : les sites qui utilisent la solution de gestion des incidents de WeTrack ont accès à toutes les données relatives aux incidents. Ils peuvent ainsi prendre de meilleures décisions et gérer plus efficacement les risques au fil du temps.
2. Quelles sont les idées fausses concernant les systèmes de gestion des incidents ?
L'une des plus grandes idées fausses en matière de gestion des incidents est la croyance selon laquelle le fait de documenter les incidents augmentera la responsabilité d'une organisation en cas de problème.
Dans le passé, certains conseils juridiques recommandaient d'éviter de consigner par écrit les incidents afin d'empêcher qu'ils ne soient divulgués devant les tribunaux. Cependant, pour se défendre avec succès contre les actions en responsabilité, les avocats rechercheront des preuves documentées de pratiques raisonnables et pratiques en matière de gestion des risques et des incidents afin de prouver que l'incident était inévitable et que la réponse a été bien gérée. « Vous êtes condamné si vous ne le faites pas, mais vous êtes moins condamné si vous le faites ! »
Des registres d'incidents et des réponses bien documentés peuvent aider à protéger l'organisation contre les actions en responsabilité civile et fournir une base pour mesurer les performances et prévenir les problèmes futurs.
Aujourd'hui, de nombreux sites utilisent des tableurs obsolètes ou ne disposent d'aucun système d'enregistrement. Les organisations doivent se poser les questions suivantes : suivons-nous correctement les tendances ? Disposons-nous d'un ensemble de données sur les incidents pouvant être utilisé à des fins juridiques ? Pouvons-nous agréger les données de plusieurs sites afin d'obtenir une vue d'ensemble ? Prenons-nous des décisions mieux informées ? Si la réponse est « non », il est temps d'envisager la mise en place d'un système de gestion des incidents.
Avant d'adopter une nouvelle plateforme, tenez compte de sa facilité d'utilisation. Les systèmes complexes nécessitent des investissements plus importants en termes de personnel et de mise en œuvre, ce qui peut rendre le rapport coût-bénéfice plus difficile à justifier.
Conseil de pro : l'un des avantages de WeTrack est qu'il est modulaire et facile à mettre en œuvre. Vous pouvez utiliser tous les modules pour obtenir une vue d'ensemble complète ou commencer par déployer la gestion des incidents ou des risques, puis intégrer d'autres composants ultérieurement. La mise en œuvre ne doit pas nécessairement être difficile ou intimidante.
3. Comment savoir qu'il est temps de mettre à niveau votre logiciel de gestion des incidents ?
Il est peut-être temps de changer si vous payez pour une plateforme mais que vous n'êtes pas sûr de l'utiliser pleinement. Vous devriez peut-être explorer d'autres moyens de gérer vos données avec un partenaire capable d'adapter le système à vos besoins spécifiques.
Tout d'abord, réfléchissez à la manière dont les données sont distribuées à ceux qui en ont besoin. Créez-vous de nombreux rapports ? Combien de temps passez-vous à adapter les rapports aux besoins spécifiques de chacun ? Votre équipe de direction a-t-elle besoin d'informations plus détaillées ? Peut-elle facilement comprendre les dimensions des données qui vont au-delà de la réponse aux incidents ? Si vous ne pouvez pas faire tout cela, il est peut-être temps de passer à la vitesse supérieure.
Ensuite, réfléchissez aux personnes qui ont besoin d'accéder aux données et aux données qu'elles consultent. Est-il facile pour elles d'obtenir rapidement un aperçu de ce dont elles ont besoin ? Combien de temps y consacrent-elles et dans quelle mesure le système est-il flexible ? Est-il adapté aux appareils mobiles ? Pouvez-vous accéder aux informations relatives aux incidents ou les saisir lorsque vous êtes en déplacement ?
Réfléchissez à la manière dont la gestion des incidents est liée à d'autres domaines, tels que l'évaluation des risques et le profilage des risques liés aux événements. Pensez aux tâches routinières accomplies par le personnel : comment sont-elles suivies ? Y a-t-il un intérêt à tout relier entre eux ?
Conseil de pro : la solution de gestion des incidents de WeTrack peut faire tout cela et bien plus encore !
4. Comment la mise en œuvre réussie d'un système de gestion des incidents événementiels influe-t-elle sur la réussite ?
La mise en place d'une plateforme efficace de gestion des incidents améliore l'ensemble des opérations événementielles, en créant un registre plus précis qu'un simple journal radio. Elle fournit des données permettant d'améliorer les temps de réponse et de suivre ce qui fonctionne bien. Les organisations doivent s'assurer que les choses sont faites de manière sûre, correcte et transparente.
Conseil de pro : la plateforme de gestion des incidents de WeTrack diffuse rapidement les informations, escalade automatiquement les problèmes non résolus et offre des fonctionnalités de reporting complètes. Cela permet aux responsables de sites et d'événements de disposer des données nécessaires pour mesurer leur succès.
Conclusion : exploiter la puissance d'un système de gestion des incidents événementiels
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La gestion des risques liés aux événements et la gestion des incidents sont des éléments essentiels à la résilience organisationnelle et au succès des sites événementiels. En adoptant un système moderne de gestion des incidents, les organisations peuvent gérer efficacement les risques, coordonner les interventions en cas d'incident, améliorer la conformité et obtenir des résultats positifs pour les parties prenantes.
Le logiciel de gestion des risques et des incidents de WeTrack offre une supervision essentielle des opérations de votre site ou de votre événement, vous garantissant ainsi d'être prêt à faire face à toute situation imprévue. Nos flux de travail continus couvrent le profilage des risques avant l'événement, l'évaluation des risques, les vérifications avant l'événement, la gestion des incidents et les interventions.
Conseil de pro : regardez cette courte interview vidéo sur la solution de gestion des risques et des incidents de WeTrack.
Grâce à la plateforme WeTrack de Momentus, les organisations peuvent naviguer en toute confiance dans les méandres du paysage commercial moderne et en sortir plus fortes, plus résilientes et mieux équipées pour prospérer dans un monde en constante évolution.
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