Les centres de congrès comptent parmi les institutions les plus importantes de leurs communautés. Bon nombre d'entre eux, tels que le Raleigh Convention Center, le Brooklyn Expo Center, le Hynes Convention Center et bien d'autres, sont étroitement associés aux villes dans lesquelles ils sont implantés, contribuant ainsi à leur réputation mondiale et à leur statut de pôles d'affaires. Même les installations plus modestes deviennent rapidement à la fois des lieux de premier plan, des centres économiques et des employeurs de premier plan dans leurs communautés locales.
Les employés sont le moteur des centres de congrès ; beaucoup d'entre eux sont fiers d'être associés à ces lieux emblématiques et à l'impact positif qu'ils ont sur leurs communautés. Cependant, les centres de congrès ont souvent du mal à attirer et à fidéliser leurs employés. Outre les difficultés à trouver des travailleurs pour des emplois spécifiques, les centres de congrès sont souvent lents à moderniser leurs ressources humaines et à améliorer l'expérience tant de leurs employés que de leurs clients.
Trois façons de moderniser le personnel de votre centre de congrès
Au cœur des défis auxquels sont confrontés les employés se trouve la complexité des tâches, chaque événement ayant des exigences différentes en termes de ressources, d'opérations, de communication et de reporting. Les employés n'ont souvent pas accès à des outils numériques centralisés qui faciliteraient leur travail pour tous les événements, des outils qui permettraient d'obtenir de meilleurs résultats et fourniraient également des rapports et des analyses plus solides aux dirigeants des centres de congrès.
Dans cet article, nous explorons trois façons dont une plateforme numérique spécialement conçue pour la gestion et l'organisation d'événements à grande échelle peut contribuer à améliorer l'expérience de travail dans les centres de congrès modernes. Nous examinons ses capacités et ses résultats potentiels, ainsi que la manière dont ils génèrent de la valeur tant pour les travailleurs que pour les résultats commerciaux des centres de congrès.
1. Numérisez les flux de travail des employés pour simplifier les tâches et la communication
Chaque conférence, spectacle ou événement a des exigences différentes, ainsi que des incidents et des résultats différents au fur et à mesure que l'événement se déroule. Par exemple, les employés peuvent être amenés à travailler avec différents traiteurs et fournisseurs d'un événement à l'autre ; chaque événement peut avoir des protocoles de sécurité différents ou présenter des risques différents en termes d'activités et de participants.
Ces éléments créent une certaine incertitude chez les employés et ajoutent du stress à leur travail quotidien en raison de la nature imprévisible de leurs rôles. Mais si chaque événement a sa propre complexité, un outil numérique centralisé peut garantir aux travailleurs l'accès à des ressources familières, à des outils de communication et à des fonctions de reporting pour chaque événement. Ces outils indépendants des événements garantissent que l'intégration des employés ne se fait en grande partie qu'une seule fois, ce qui leur permet de s'adapter plus rapidement à leurs responsabilités, quelles que soient les exigences du prochain événement.
2. Centraliser toutes les données et ressources dans un espace numérique unique
Les équipes événementielles souffrent souvent du fait que les informations critiques (avant, pendant et après un événement, en temps réel) sont fragmentées entre les équipes et les technologies. Les équipes de sécurité peuvent par exemple s'appuyer sur des rapports papier et des communications vocales, tandis que d'autres membres de l'équipe utilisent des outils de messagerie tels que WhatsApp et Google Docs pour établir leurs rapports. Cette fragmentation crée des obstacles inutiles, des complications et un surcroît de travail entre les équipes.
Un outil numérique unique et spécialement conçu peut répondre à tous ces besoins en matière de données et d'informations pour tous les membres de l'équipe concernés. Le bon outil permet aux équipes de préparer les informations relatives à l'événement sur la plateforme pour un accès basé sur les rôles entre les employés ; elles peuvent créer des listes de contrôle pour des tâches spécifiques et des réponses aux incidents qui sont visibles par toutes les parties et servent de référentiel centralisé pour toutes les données alignées sur les différentes fonctions d'un événement. La centralisation des ressources de cette manière garantit également la cohérence des rapports et des analyses entre les responsables de l'événement et du site après la fin de l'événement.
3. Améliorer l'expérience des employés en automatisant les processus clés
Quel que soit l'événement ou le lieu, les employés doivent être prêts à agir et à réagir lorsqu'un incident prévu ou imprévu se produit. Par conséquent, chaque événement nécessite toujours un certain niveau de travail manuel. Cependant, certaines responsabilités des employés se prêtent parfaitement à l'automatisation, quels que soient leurs rôles ou la nature de l'événement.
Par exemple, les organisateurs d'événements peuvent automatiser les rappels, les rapports et les communications afin de simplifier les flux de travail des employés dans l'exercice de leurs fonctions pendant un événement. Dans ces cas, l'automatisation garantit une cohérence et une précision accrues, ainsi qu'une expérience de travail plus agréable. Une telle numérisation peut même permettre à un centre de congrès de se démarquer des autres employeurs qui n'ont pas encore adopté ces fonctionnalités sophistiquées.
Préparez votre centre de congrès pour l'avenir du travail
Les jeunes employés ont tendance à avoir des attentes plus élevées en matière de numérisation des processus par les employeurs. Ils sont également plus enclins à travailler pour des employeurs qui accordent la priorité à une expérience professionnelle positive. Une plateforme numérique spécialement conçue pour le personnel des centres de congrès peut non seulement améliorer le déroulement et les résultats des événements, mais aussi contribuer à créer un lieu de travail plus attrayant pour les membres de l'équipe dont les centres de congrès ont besoin pour assurer le succès des événements à l'avenir.
Pourquoi les principaux centres de congrès choisissent Momentus
Momentus est la seule plateforme numérique spécialement conçue pour les lieux événementiels et les équipes. Déjà, des centres de congrès du monde entier utilisent Momentus pour offrir une meilleure expérience à leurs employés et à leurs invités, ainsi que pour améliorer les résultats commerciaux de leurs événements les plus importants.
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