Meilleures pratiques pour les salons professionnels, les centres de congrès et les expositions

Le succès d'un congrès, d'un salon ou d'une exposition ne se mesure pas uniquement aux bénéfices qu'il génère, mais surtout aux commentaires des exposants et des visiteurs. Pourquoi ? Parce qu'en satisfaisant les exposants et les visiteurs, vous fidélisez votre clientèle, qui reviendra et s'inscrira à nouveau, ce qui réduit le coût d'acquisition pour les événements futurs.

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Pour les exposants et les visiteurs, l'expérience événementielle ne se limite pas à l'événement lui-même. Elle commence dès la réservation et se poursuit pendant et après l'événement.

Le cadre moderne de l'expérience événementielle

Les événements exceptionnels ne sont pas le fruit du hasard. Ils sont conçus, coordonnés et réalisés grâce à une stratégie connectée qui couvre l'ensemble du cycle de vie de l'événement.

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Les lieux les plus performants reconnaissent que l'expérience ne se limite pas à l'espace d'exposition. Elle est le résultat d'une harmonisation opérationnelle entre tous les services, qui travaillent à partir d'une source d'informations commune.

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C'est là que les logiciels modernes de gestion d'événements et de sites jouent un rôle essentiel. Lorsque les systèmes sont déconnectés, les processus deviennent manuels, la communication est interrompue et les possibilités d'amélioration sont perdues. Mais lorsque les équipes sont unifiées grâce à une technologie spécialement conçue, les sites bénéficient d'une visibilité en temps réel sur les réservations, les ressources, la gestion des risques, etc. Cette visibilité se traduit par une meilleure prise de décision, une exécution plus fluide et une expérience plus cohérente pour les exposants et les visiteurs.

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Les meilleures pratiques suivantes sont organisées pour vous aider à avoir un impact mesurable sur les exposants, les visiteurs et votre site.

10 bonnes pratiques pour les salons professionnels, les centres de congrès et les expositions

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 Préparation et stratégie

Avant tout événement, vous souhaitez prendre un bon départ. Il sera impératif de mettre en avant votre service client et la facilité avec laquelle il est possible de travailler avec votre organisation.

1. Simplifiez le processus de planification grâce à des portails en libre-service

Planifier un stand ou un stand d'exposition dans un centre de congrès ou d'exposition peut être difficile. De la réservation de l'espace à la conception de l'agencement, en passant par l'organisation de l'audiovisuel et de l'alimentation électrique, la commande de supports promotionnels et bien plus encore, il y a de nombreux éléments et délais à respecter, ce qui peut rapidement devenir accablant. Les principaux centres de congrès et d'exposition simplifient le processus de planification pour les exposants, en leur permettant de s'inscrire, de préparer et de gérer les détails de leur événement via des portails de réservation en libre-service. Ces portails permettent aux exposants de gérer leurs réservations d'événements à leur propre rythme.

2. Rationaliser le processus d'inscription à l'événement

Les principaux centres de congrès et d'exposition permettent aux visiteurs potentiels de s'inscrire facilement et d'effectuer leurs paiements en ligne grâce à des plateformes d'inscription interactives. L'inscription en ligne accélère vos processus d'enregistrement et facilite le rapprochement des paiements. De plus, vous pouvez suivre les inscriptions en temps réel, ce qui vous permet de prévoir avec précision les événements à venir sans avoir à faire appel à votre personnel, ce qui vous fait gagner du temps et de l'argent.

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Expérience événementielle et opérations

Il existe plusieurs façons d'améliorer l'expérience des exposants et des visiteurs pendant l'événement.

3. Navigation et accessibilité pour les visiteurs :

Installez des bornes d'information numériques interactives et des panneaux d'affichage aux entrées, sorties et ascenseurs afin que les visiteurs puissent s'orienter dans le lieu et mettre en avant les messages clés et les dernières informations sur l'événement. Vous pouvez également proposer des plans, des guides des exposants et des supports marketing téléchargeables à l'aide de codes QR afin de fournir des informations supplémentaires aux exposants et aux visiteurs pendant l'événement. Il est également essentiel que les organisateurs d'événements accordent la priorité au confort et à la sécurité de tous les exposants et visiteurs. Des points d'accès accessibles à la présence d'interprètes en langue des signes en passant par la prise en compte des besoins sensoriels, les centres de congrès et d'exposition peuvent faire beaucoup pour rendre leurs événements plus inclusifs et accessibles.

4. Protocoles efficaces de gestion des risques :

Ilest essentiel que tous les exposants et visiteurs soient en sécurité lors des événements et qu'une aide soit disponible en cas de problème.

• Réalisez une évaluation approfondie des risques avant l'événement et mettez en œuvre un plan détaillé de gestion des risques.
• Informer tous les exposants des règles de sécurité du site (c'est-à-dire montage, capacité de charge, circulation des véhicules, besoins en électricité, calendrier général des arrivées, installations et équipements, vêtements haute visibilité, etc.).
• Veillez à ce que tous les plans relatifs aux structures, activités et installations à haut risque soient fournis au lieu ou à l'organisateur de l'événement afin qu'ils puissent les examiner et les approuver avant l'événement.
• Examinez les plans des lieux de l'événement et définissez des stratégies pour une évacuation en toute sécurité.
• Veuillez vous assurer qu'il y a suffisamment de personnel présent pendant le chargement et le déchargement afin d'aider les exposants.
• Surveiller les activités pendant le chargement et le déchargement afin d'identifier les zones de travail à haut risque.
• Assurez-vous de disposer sur place, pendant l'événement, d'un personnel qualifié et formé (secouristes, pompiers, etc.).
• Organisez des réunions d'information sur la sécurité et les situations d'urgence à l'intention du personnel clé et des parties prenantes avant l'événement et veillez à conserver une trace écrite de toutes ces réunions.
• Donnez au personnel et aux parties prenantes concernées les outils nécessaires pour documenter et suivre les incidents lorsqu'ils se produisent.

5. Pratiques événementielles durables : 

Les exposantset les visiteurs sont de plus en plus conscients de l'impact des événements en direct sur l'environnement. Il est essentiel que vous leur permettiez de participer activement à la réduction des émissions de carbone lors des événements en proposant des options telles que :

• Choix de menus à base de plantes.
• Proposez aux exposants des options locales de recyclage ou encouragez la réutilisation des stands d'exposition existants.
• Stations/bacs de recyclage.
• Stations de remplissage de bouteilles d'eau.
• Options biodégradables ou réutilisables à la place des plastiques à usage unique.

6. Excellence en matière de conception d'expérience et d'hospitalité :

Les exposantset les visiteurs s'attendent désormais à vivre une expérience mémorable et haut de gamme, car c'est ce qui détermine le succès d'un événement. Je me souviens très bien des événements, des lieux et des sites qui ont su offrir cette expérience, et j'en parle encore aujourd'hui autour de moi. L'engagement à offrir une expérience haut de gamme à vos exposants et visiteurs doit être fondamental pour votre site et votre marque. Voici quelques-uns des principaux facteurs qui influencent l'expérience événementielle :

• Service : lorsque le personnel du site et les organisateurs de l'événement offrent un niveau de service aux visiteurs et aux exposants qui leur permet de se sentir accueillis et valorisés, cela joue un rôle important dans l'expérience globale de l'événement. Tout le personnel doit être équipé des outils nécessaires pour offrir une expérience mémorable et être informé de la « personnalité », des objectifs et des priorités de l'événement.
• Alimentation et boissons : pour de nombreux exposants et visiteurs, vos offres alimentaires et boissons donnent un aperçu de votre ville et de votre quartier. C'est une occasion unique de proposer un « circuit gastronomique », où les produits locaux, de la ferme à la table, s'associent aux préférences personnelles et alimentaires. Mettez en avant la qualité et le savoir-faire culinaire à travers les aliments et les boissons servis, tout en soutenant les pratiques durables.
• Équipements du lieu : en tant que créatures de confort, les équipements proposés sur le lieu ont également un impact sur l'expérience événementielle. Tenez compte de ces éléments et assurez-vous qu'ils offrent une expérience positive (par exemple, sièges, éclairage, climatisation, bornes de recharge, points d'eau, etc.).
• Connexions : L'objectif principal des événements en direct est de rassembler les gens, ce qui est exactement la raison d'être des centres de congrès et d'exposition. Les événements réussis, de par leur conception, permettent aux exposants et aux visiteurs d'entrer en contact. Organisez des événements de réseautage préalables, prévoyez suffisamment d'espace dans votre plan d'étage pour les réunions impromptues et offrez des possibilités de réseautage social sur les applications événementielles.

Génération de prospects et suivi

Après chaque événement, vous devez évaluer son succès et déterminer des stratégies d'amélioration afin de continuer à satisfaire les visiteurs et les exposants lors des prochains événements.

7. Collectez les données :

Rassemblez toutes les mesures pertinentes pouvant être utilisées pour évaluer le succès de l'événement.

• Rapports/statistiques sur les ventes réalisées sur les stands.
• Statistiques d'enregistrement des visiteurs.
• Statistiques de suivi des présences.
• Formulaires d'évaluation remplis par les exposants et les visiteurs.
• Flux de visiteurs.
• Demande de rupture et réponses.
• Demandes relatives au contenu.
• Temps passé par le visiteur au stand et/ou au pavillon.
• Qualité des prospects.
• Quantité de prospects.

8. Mesurez les résultats :

Une foistoutes les données pertinentes rassemblées, analysez-les et convertissez-les en indicateurs significatifs. Ces indicateurs significatifs deviennent la référence pour déterminer le succès de l'événement.

• Comparez les données avec les événements passés.
• Évaluer les données par rapport aux années précédentes.
• Analyser la valeur totale des ventes.
• Réalisez une analyse des profits et pertes.
• Générer des résultats démographiques détaillés/des profils types pour les visiteurs qui ont assisté à l'événement.
• Identifiez les commentaires récurrents des exposants et des visiteurs, y compris les plaintes, les commentaires positifs et les suggestions d'amélioration.

9. Communiquez vos conclusions aux parties prenantes concernées : 

Suivez de près le succès et les opportunités de chaque événement. S'il s'agit d'une activité récurrente, comparez-la aux événements précédents. Et veillez à partager ces données avec les différentes parties prenantes, telles que vos exposants et visiteurs, la direction, les organisateurs d'événements, les fournisseurs, les prestataires et votre office du tourisme local. Votre succès a un impact sur l'ensemble de votre communauté.

10. Identifier les stratégies d'amélioration :

Ladernière étape consiste à collaborer avec vos principaux partenaires et à mettre en œuvre des stratégies visant à améliorer les événements futurs pour vos exposants et vos visiteurs.

Transformez l'expérience de vos exposants et visiteurs grâce à des solutions spécialement conçues à cet effet.

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