Comment satisfaire les exposants et les visiteurs : meilleures pratiques pour les centres de congrès, les salons et les foires commerciales

Le succès d'un congrès, d'un salon ou d'une exposition ne se mesure pas uniquement aux bénéfices qu'il génère, mais surtout aux commentaires des exposants et des visiteurs. Pourquoi ? Parce qu'en satisfaisant les exposants et les visiteurs, vous fidélisez votre clientèle, qui reviendra et s'inscrira à nouveau, ce qui réduit le coût d'acquisition pour les événements futurs.

Pour les exposants et les visiteurs, l'expérience événementielle ne se limite pas à l'événement lui-même. Elle commence dès la réservation et se poursuit pendant et après l'événement. Voici quelques conseils pratiques que vous pouvez mettre en œuvre pour satisfaire les exposants et les visiteurs à chaque étape du processus de gestion événementielle.

Comment satisfaire les exposants et les visiteurs à chaque étape d'un événement

Avant l'événement

Avant tout événement, vous souhaitez prendre un bon départ. Il sera impératif de mettre en avant votre service client et la facilité avec laquelle il est possible de travailler avec votre organisation.

1. Pour les exposants : simplifiez le processus de planification grâce aux portails en libre-service

Planifier un stand ou un stand d'exposition dans un centre de congrès ou d'exposition peut être difficile. De la réservation de l'espace à la conception de l'agencement, en passant par l'organisation de l'audiovisuel et de l'alimentation électrique, la commande de supports promotionnels et bien plus encore, il y a de nombreux éléments et délais à respecter, ce qui peut rapidement devenir accablant. Les principaux centres de congrès et d'exposition simplifient le processus de planification pour les exposants, en leur permettant de s'inscrire, de préparer et de gérer les détails de leur événement via des portails de réservation en libre-service. Ces portails permettent aux exposants de gérer leurs réservations d'événements à leur propre rythme.

2. Pour les visiteurs : simplifier le processus d'inscription à l'événement

Les principaux centres de congrès et d'exposition permettent aux visiteurs potentiels de s'inscrire facilement et d'effectuer leurs paiements en ligne grâce à des plateformes d'inscription interactives. L'inscription en ligne accélère vos processus d'enregistrement et facilite le rapprochement des paiements. De plus, vous pouvez suivre les inscriptions en temps réel, ce qui vous permet de prévoir avec précision les événements à venir sans avoir à faire appel à votre personnel, ce qui vous fait gagner du temps et de l'argent.

Pendant l'événement

Il existe plusieurs façons d'améliorer l'expérience des exposants et des visiteurs pendant l'événement.

1. Outils d'orientation et accessibilité : installez des bornes d'information numériques interactives et des panneaux d'affichage aux entrées, sorties et ascenseurs afin que les visiteurs puissent s'orienter dans le lieu et mettre en avant les messages clés et les mises à jour en direct de l'événement. Vous pouvez également proposer des plans téléchargeables, des guides des exposants et des supports marketing à l'aide de codes QR afin de fournir des informations supplémentaires aux exposants et aux visiteurs pendant l'événement. Il est également essentiel que les organisateurs d'événements accordent la priorité au confort et à la sécurité de tous les exposants et visiteurs. Des points d'accès accessibles à la présence d'interprètes en langue des signes en passant par la prise en compte des besoins sensoriels, les centres de congrès et d'exposition peuvent faire beaucoup pour rendre leurs événements plus inclusifs et accessibles.

2. Protocoles efficaces de gestion des risques : il est essentiel que tous les exposants et visiteurs soient en sécurité lors des événements et qu'une aide soit disponible en cas de problème.

• Réalisez une évaluation approfondie des risques avant l'événement et mettez en œuvre un plan détaillé de gestion des risques.
• Informer tous les exposants des règles de sécurité du site (c'est-à-dire montage, capacité de charge, circulation des véhicules, besoins en électricité, calendrier général des arrivées, installations et équipements, vêtements haute visibilité, etc.).
• Veillez à ce que tous les plans relatifs aux structures, activités et installations à haut risque soient fournis au lieu ou à l'organisateur de l'événement afin qu'ils puissent les examiner et les approuver avant l'événement.
• Examinez les plans des lieux de l'événement et définissez des stratégies pour une évacuation en toute sécurité.
• Veuillez vous assurer qu'il y a suffisamment de personnel présent pendant le chargement et le déchargement afin d'aider les exposants.
• Surveiller les activités pendant le chargement et le déchargement afin d'identifier les zones de travail à haut risque.
• Assurez-vous de disposer sur place, pendant l'événement, d'un personnel qualifié et formé (secouristes, pompiers, etc.).
• Organisez des réunions d'information sur la sécurité et les situations d'urgence à l'intention du personnel clé et des parties prenantes avant l'événement et veillez à conserver une trace écrite de toutes ces réunions.
• Donnez au personnel et aux parties prenantes concernées les outils nécessaires pour documenter et suivre les incidents lorsqu'ils se produisent.

3. Pratiques événementielles durables : les exposants et les visiteurs sont de plus en plus conscients de l'impact des événements en direct sur l'environnement. Il est essentiel de leur permettre de participer activement à la réduction des émissions de carbone lors des événements en proposant des options telles que :

• Choix de menus à base de plantes.
• Proposez aux exposants des options locales de recyclage ou encouragez la réutilisation des stands d'exposition existants.
• Stations/bacs de recyclage.
• Stations de remplissage de bouteilles d'eau.
• Options biodégradables ou réutilisables à la place des plastiques à usage unique.

4. Privilégiez l'expérience : les exposants et les visiteurs s'attendent désormais à vivre une expérience mémorable et haut de gamme, car c'est ce qui détermine le succès d'un événement. Je me souviens très bien des événements, des lieux et des sites qui ont su offrir cette expérience, et j'en parle encore aujourd'hui autour de moi. L'engagement à offrir une expérience haut de gamme à vos exposants et visiteurs doit être fondamental pour votre site et votre marque. Voici quelques-uns des principaux facteurs qui influent sur l'expérience événementielle :

• Service : lorsque le personnel du site et les organisateurs de l'événement offrent un niveau de service aux visiteurs et aux exposants qui leur permet de se sentir accueillis et valorisés, cela joue un rôle important dans l'expérience globale de l'événement. Tout le personnel doit être équipé des outils nécessaires pour offrir une expérience mémorable et être informé de la « personnalité », des objectifs et des priorités de l'événement.
• Alimentation et boissons : pour de nombreux exposants et visiteurs, vos offres alimentaires et boissons donnent un aperçu de votre ville et de votre quartier. C'est une occasion unique de proposer un « circuit gastronomique », où les produits locaux, de la ferme à la table, s'associent aux préférences personnelles et alimentaires. Mettez en avant la qualité et le savoir-faire culinaire à travers les aliments et les boissons servis, tout en soutenant les pratiques durables.
• Équipements du lieu : en tant que créatures de confort, les équipements proposés sur le lieu ont également un impact sur l'expérience événementielle. Tenez compte de ces éléments et assurez-vous qu'ils offrent une expérience positive (par exemple, sièges, éclairage, climatisation, bornes de recharge, points d'eau, etc.).
• Connexions : L'objectif principal des événements en direct est de rassembler les gens, ce qui est exactement la raison d'être des centres de congrès et d'exposition. Les événements réussis, de par leur conception, permettent aux exposants et aux visiteurs d'entrer en contact. Organisez des événements de réseautage préalables, prévoyez suffisamment d'espace dans votre plan d'étage pour les réunions impromptues et offrez des possibilités de réseautage social sur les applications événementielles.

Après l'événement

Après chaque événement, vous devez évaluer son succès et déterminer des stratégies d'amélioration afin de continuer à satisfaire les visiteurs et les exposants lors des prochains événements.

1. Collectez les données : rassemblez toutes les mesures pertinentes pouvant être utilisées pour évaluer le succès de l'événement.

• Rapports/statistiques sur les ventes réalisées sur les stands.
• Statistiques d'enregistrement des visiteurs.
• Statistiques de suivi des présences.
• Formulaires d'évaluation remplis par les exposants et les visiteurs.
• Flux de visiteurs.
• Demande de rupture et réponses.
• Demandes relatives au contenu.
• Temps passé par le visiteur au stand et/ou au pavillon.
• Qualité des prospects.
• Quantité de prospects.

2. Mesurer les résultats : une fois toutes les données pertinentes recueillies, analysez-les et convertissez-les en indicateurs significatifs. Ces indicateurs significatifs deviennent la référence pour déterminer le succès de l'événement.

• Comparez les données avec les événements passés.
• Évaluer les données par rapport aux années précédentes.
• Analyser la valeur totale des ventes.
• Réalisez une analyse des profits et pertes.
• Générer des résultats démographiques détaillés/des profils types pour les visiteurs qui ont assisté à l'événement.
• Identifiez les commentaires récurrents des exposants et des visiteurs, y compris les plaintes, les commentaires positifs et les suggestions d'amélioration.

3. Faites rapport sur vos conclusions et partagez-les avec les parties prenantes concernées : suivez de près le succès et les opportunités de chaque événement. S'il s'agit d'une activité récurrente, comparez-la aux événements précédents. Et veillez à partager ces données avec les différentes parties prenantes, telles que vos exposants et visiteurs, la direction, les organisateurs d'événements, les fournisseurs, les prestataires et votre office du tourisme local. Votre succès a un impact sur l'ensemble de votre communauté.

4. Identifiez les stratégies d'amélioration : la dernière étape consiste à collaborer avec vos principaux partenaires et à mettre en œuvre des stratégies visant à améliorer les événements futurs pour vos exposants et vos visiteurs.

Transformez l'expérience de vos exposants et visiteurs grâce à des solutions spécialement conçues à cet effet.

Découvrez le logiciel complet de Momentus Technologies destiné aux centres de congrès et d'exposition, qui vous aidera à simplifier la gestion complexe de vos sites de grande envergure. Nous pouvons vous aider à améliorer vos flux de travail, à maximiser vos profits et à offrir une expérience exceptionnelle aux exposants et aux visiteurs.