Comment rationaliser la gestion des stades

Les stades et les arènes, bastions des événements de grande envergure, sont confrontés à une multitude de défis qui nécessitent une aide.

‍

Outre les défis opérationnels liés à la gestion d'événements de grande envergure, plusieurs facteurs externes rendent difficile la gestion de ces espaces.  

‍

C'est pourquoi il est important de prendre un moment pour réfléchir aux principaux défis auxquels votre stade ou votre arène est confronté. Pourquoi ? Cela vous aidera à découvrir où se trouvent vos plus grandes opportunités.

Les principaux défis auxquels sont confrontés les stades et les arènes

Dans le domaine dynamique de la gestion des stades et des arènes, de nombreux défis se présentent, qui nécessitent une navigation avisée pour garantir un succès durable. Analysons-les en détail.  

1. Revenus irréguliers

Les concerts très médiatisés donnés par des musiciens et des groupes emblématiques ou les grands événements sportifs comme le Super Bowl ne se produisent pas tous les jours et ne constituent pas une source de revenus régulière. Vous devez donc tirer parti de ces événements ponctuels en maximisant les profits générés par les principales sources de revenus les jours de l'événement, notamment :

• Adhésion
• Billets/entrées
• Concessions
• Marchandises
• Stationnement
• Suites d'entreprise, loges et espaces VIP
• Visites du stade et autres expériences en coulisses
• Achats intégrés

2. Concurrence

La construction de nouvelles installations et la rénovation des stades et arènes existants à travers le monde représentent un investissement considérable. Par exemple, les Tennessee Titans ont engagé une agence de design qui a estimé que la rénovation du Nissan Stadium coûterait entre 500 et 600 millions de dollars en 2019 ; deux ans plus tard, dans un contexte perturbé par la COVID-19, le coût des rénovations prévues a été réévalué à 900 millions de dollars. En Australie, les projets de reconstruction de stades en vue des Jeux olympiques de Brisbane en 2032 ont été estimés à 7 milliards de dollars australiens.

Une arène ou une salle vieillissante peut avoir du mal à rivaliser avec les salles nouvelles ou récemment rénovées, en plus de devoir soumissionner pour des événements privés ou d'entreprise. Au-delà de la pression exercée par les nouvelles salles et les rénovations, il y a également la pression et la concurrence pour obtenir les meilleures réservations.  

3. Pénurie de main-d'œuvre  

Anthony Klotz, professeur agrégé en gestion à l'université Texas A&M, a inventé le terme « The Great Resignation » (la grande démission) dans Bloomberg Businessweek. Dans cet article, il prédisait des démissions massives provoquées par la pandémie mondiale. Le secteur de l'hôtellerie et de l'événementiel a été et continue d'être largement touché par cette tendance. L'intégration et le recrutement de personnel à partir d'un vivier plus restreint de candidats qualifiés, en plus de la perte importante de capital humain, continuent de peser lourdement sur l'ensemble du secteur.  

4. Augmentation des coûts

Les stades et les arènes du monde entier ont du mal à maintenir leur rentabilité tout en faisant face à une augmentation des coûts des biens et des services, à des problèmes de chaîne d'approvisionnement et à une baisse du pouvoir d'achat des consommateurs due à une hausse considérable du coût de la vie. Il est difficile de trouver des moyens de minimiser les coûts et de maximiser la rentabilité tout en garantissant une expérience de premier ordre aux fans et aux partenaires commerciaux.

5. Conditions météorologiques extrêmes

De nombreux stades étant des sites en plein air ou comportant une partie en plein air, les conditions météorologiques peuvent avoir un impact significatif sur le succès des événements. Des tempêtes hivernales qui perturbent les matchs de la NFL aux États-Unis aux mauvaises conditions météorologiques qui retardent plusieurs matchs de football de la Premier League, en passant par la chaleur extrême qui menace la sécurité des spectateurs, les gestionnaires de sites doivent continuer à améliorer leurs réponses aux conditions météorologiques extrêmes afin de garantir le bon déroulement et la sécurité des événements.

6. Attentes des consommateurs et technologie événementielle

Les attentes des consommateurs, des fans et des partenaires commerciaux ne cessent d'augmenter, comme nous l'avions prédit dans nos tendances événementielles pour 2024. Trouver et mettre en œuvre les solutions numériques et en libre-service adaptées pour répondre aux nouvelles attentes des consommateurs et améliorer le parcours de l'acheteur avant et pendant les événements peut représenter un défi de taille pour de nombreux stades et arènes. Les choix actuels comprennent des offres telles que les plateformes de réservation en ligne, les solutions de billetterie électronique, l'affichage numérique, les achats mobiles « dans l'application », les paiements sans contact, etc.

7. Gestion des risques

Avec les défis actuels, qui vont de la pandémie mondiale aux catastrophes naturelles en passant par les troubles politiques, vos sites doivent continuellement évaluer et améliorer leurs protocoles de gestion des risques afin de faire face à toutes les difficultés qui peuvent se présenter. Aujourd'hui plus que jamais, l'évaluation des risques ne peut plus être abordée avec une mentalité du « tout est réglé ». Elle met en avant la nécessité d'évoluer et d'améliorer constamment les protocoles existants en matière de risques, tout en identifiant les nouveaux risques potentiels, avec des valeurs quantitatives.

Comment rationaliser la gestion des stades

Pour rationaliser l'exploitation des stades, vous devez centraliser vos systèmes, normaliser vos processus et mettre en relation toutes les équipes impliquées dans l'organisation des événements. Au lieu de gérer les réservations, les opérations, les finances et le reporting à l'aide d'outils disparates, les sites de premier plan regroupent toutes ces fonctions au sein d'une plateforme unifiée, telle que Momentus, afin d'améliorer la visibilité, la coordination et l'efficacité tout au long du cycle de vie des événements.

‍

À partir de là, la rationalisation devient concrète et mesurable dans tous les domaines clés de votre activité :

• Centraliser les opérations entre les différents services
  Veiller à ce que les services commerciaux, événementiels et financiers travaillent à partir des mêmes données en temps réel afin de réduire les malentendus et d'améliorer la coordination, de la réservation à la mise en œuvre.
• Standardiser les flux de travail et réduire les tâches manuelles
  Mettre en place des processus cohérents et reproductibles pour la planification, les validations et l'exécution afin de minimiser les inefficacités et de réduire le recours à la coordination manuelle.
• Optimisez la planification et la gestion des ressources
  Utilisez un calendrier unifié et un système de suivi des ressources pour éviter les conflits, réduire les délais d'exécution et optimiser l'utilisation des espaces et des équipements.
• Exploitez pleinement les opportunités de revenus
  Bénéficiez d'une meilleure visibilité sur les réservations, les services et les performances des événements afin d'identifier plus facilement les opportunités de vente incitative et de tirer le meilleur parti de chaque événement.
• Améliorez la prise de décision grâce à des données en temps réel et àl'
  des rapports. Tirez parti d'un système de rapports centralisé pour analyser les performances de vos événements et opérations, ce qui vous permettra de prendre des décisions plus rapides et mieux éclairées.

En regroupant ces fonctionnalités au sein d'un seul et même système, le logiciel de gestion de sites Momentus aide les stades et les salles à intégrer ces bonnes pratiques dans leurs opérations quotidiennes, ce qui facilite l'organisation d'événements à grande échelle plus efficaces, plus rentables et mieux coordonnés.

Foire aux questions sur le fonctionnement du stade

Qu'est-ce qu'un logiciel de réservation pour installations sportives ?
Un logiciel de réservation pour installations sportives estune solution numérique qui aide les stades, les arènes et les sites à gérer les réservations d'événements, la disponibilité des espaces et les demandes des clients. Il centralise la planification, simplifie le processus de réservation et s'intègre souvent aux systèmes de gestion d'événements, d'exploitation et de facturation afin de prendre en charge l'ensemble du cycle de vie d'un événement.

Qu'est-ce que la gestion des plannings d'une salle ?
La gestion des plannings d'une salledésigne le processus d'organisation et de gestion des événements, des matchs et des activités au sein d'un site. Cela implique de coordonner les dates, les horaires, les espaces et les ressources afin d'éviter les conflits et d'optimiser l'utilisation des installations. Une gestion efficace des plannings garantit le bon déroulement des opérations, une rotation efficace entre les événements et une génération optimale de revenus.

Comment les stades peuvent-ils améliorer leur efficacité opérationnelle ?
Les stades peuvent améliorer leur efficacité opérationnelleen centralisant leurs systèmes, en standardisant leurs processus et en améliorant la communication entre les services. L'utilisation d'une plateforme tout-en-un telle que le logiciel de gestion des sites et des événements Momentus permet de réduire les tâches manuelles, d'éliminer les cloisonnements et d'offrir une visibilité en temps réel sur les opérations.

Quelles fonctionnalités un logiciel de gestion de stade doit-il inclure ?
Un logiciel de gestion de stadeset d'événements sportifs doit inclure des outils de réservation et de planification, des fonctionnalités de gestion d'événements, des outils de planification des ressources et des espaces, des fonctionnalités de gestion de la relation client (CRM), ainsi que des outils de reporting et d'analyse. Ces fonctionnalités aident les sites à gérer l'ensemble du cycle de vie des événements tout en améliorant la coordination et la prise de décision.

Pourquoi la centralisation des données est-elle importante pour la gestion d'un stade ?
La centralisation des données garantit que toutes les équipes travaillent à partir des mêmes informations. Cela permet de réduire les erreurs, d'améliorer la collaboration et de prendre des décisions plus rapides et mieux fondées, ce qui se traduit au final par des événements plus efficaces et plus réussis.

‍

‍