Trouver le lieu idéal et la solution de gestion d'événements adaptée

La technologie peut transformer la gestion de vos sites et événements en automatisant, rationalisant et standardisant vos processus de gestion événementielle. Cela dit, si vous êtes prêt à investir dans de nouvelles technologies, mais que vous avez jusqu'à présent utilisé des processus manuels, vous pourriez avoir du mal à déterminer ce dont vous avez besoin en matière de solution de gestion de sites et d'événements. Et même si vous savez ce dont vous avez besoin, comment trouver la solution de gestion de sites et d'événements adaptée à votre entreprise ? 

Prendre le temps de mener des recherches approfondies et de planifier minutieusement vous permettra de définir clairement vos objectifs et de prendre une décision éclairée. Vous augmenterez ainsi les chances que le logiciel que vous choisirez vous offre un excellent retour sur investissement et assure le succès à long terme de votre organisation, à condition que vous élaboriez également un plan détaillé de gestion du changement afin de garantir une mise en œuvre réussie.  

Alors, par où commencer ? Ce n'est pas aussi compliqué qu'on pourrait le croire. Grâce à notre processus en trois étapes, vous apprendrez rapidement à analyser, évaluer et sélectionner le logiciel de gestion d'événements et de lieux qui convient à votre entreprise. 

Étape 1. Analyse des besoins

Avant d'acheter un nouveau logiciel pour votre salle ou votre organisme événementiel, commencez par identifier vos défis actuels. Ensuite, définissez les fonctionnalités dont vous pensez avoir besoin dans un système de gestion d'événements pour vous aider à relever ces défis. Ce processus s'appelle une analyse des besoins. 

Vous trouverez ci-dessous quelques conseils pour vous aider à identifier vos défis et comment une nouvelle solution de gestion des lieux et des événements peut vous aider à les relever : 

1. Impliquez toutes les parties prenantes clés : rassemblez un groupe de parties prenantes clés concernées par la nouvelle technologie afin de vous aider dans l'analyse des besoins. Il peut s'agir du personnel, des clients, de la direction, des membres du conseil d'administration, etc. 
2. Évaluez la situation actuelle: examinez vos systèmes et processus actuels et interrogez vos parties prenantes sur les défis auxquels elles sont confrontées, les domaines dans lesquels elles estiment qu'il existe le plus grand potentiel d'amélioration et les fonctionnalités qu'elles souhaiteraient voir intégrées dans un nouveau système.  
3. Définissez vos objectifs : une fois que vous avez identifié les principaux défis de votre organisation et les besoins des utilisateurs, traduisez ces informations en objectifs clairs pour la mise en œuvre d'une nouvelle solution logicielle. 
4. Définissez votre budget : il est essentiel de bien comprendre votre budget pour trouver le lieu et la solution de gestion d'événements adaptés à votre entreprise. Collaborez avec la direction et les équipes financières pour établir un budget reflétant le retour sur investissement attendu et les gains de temps que vous espérez réaliser après la mise en œuvre. 
5. Liste de contrôle des fonctionnalités : créez une liste de contrôle des exigences fonctionnelles spécifiques (comme une liste de courses) pour vous aider à évaluer les solutions logicielles et vous assurer qu'elles répondent aux besoins de vos parties prenantes.  
   

Étape 2. Évaluation des différentes solutions

Une fois votre analyse des besoins terminée, vous pouvez commencer à rechercher et à évaluer les différents systèmes. La plupart des fournisseurs de logiciels vous proposeront une démonstration personnalisée afin de vous présenter les principales fonctionnalités et de mettre en avant les avantages du système. Pour tirer le meilleur parti de cette démonstration, il est essentiel que vous : 

1. Envoyez au fournisseur de logiciels votre liste de contrôle des fonctionnalités et demandez-lui d'adapter la démonstration afin de montrer comment sa solution peut résoudre les problèmes et les défis spécifiques que vous avez identifiés lors de votre analyse des besoins.
2. Impliquer autant que possible les parties prenantes qui ont participé à l'analyse des besoins lors de la démonstration. 
3. Posez des questions pendant la démonstration. Impliquez-vous et prenez des notes afin de pouvoir prendre une décision éclairée. 
4. Organisez une réunion après la démonstration avec vos principales parties prenantes afin de mettre en évidence leurs préoccupations ou ce qu'elles apprécient. 

Conseil de pro: si vous n'avez pas de connaissances en informatique, évaluer des systèmes peut s'avérer compliqué en raison du jargon technique utilisé. Voici quelques termes clés qui vous aideront à comprendre ce que vous achetez avant de signer :  

• Approche « best-of-breed » : stratégie selon laquelle les entreprises recherchent les meilleures solutions pour répondre à des besoins spécifiques plutôt que de choisir une plateforme unique qui répond partiellement à tous leurs besoins (par exemple, utiliser les calendriers Outlook pour gérer les réservations d'événements plutôt qu'une plateforme dédiée à la gestion d'événements).  
• Solution sur site (on-prem) : logiciel installé dans les locaux physiques d'une entreprise (c'est-à-dire sur des ordinateurs ou des serveurs locaux) plutôt que dans le cloud ou sur des serveurs hébergés dans une installation distante. 
• Solution cloud : contrairement aux solutions sur site, les solutions cloud sont hébergées dans des centres de données distants et gérées par un fournisseur de services cloud (ou CSP). Les solutions cloud offrent un accès à la demande via Internet. 
• Prêt à l'emploi : les solutions prêtes à l'emploi sont des plateformes toutes faites. Elles sont conçues pour être faciles à mettre en œuvre et comprennent des flux de travail prescrits basés sur les principes des meilleures pratiques. 
• Solution personnalisable : contrairement aux solutions prêtes à l'emploi, les solutions personnalisables sont conçues pour offrir aux entreprises la flexibilité nécessaire pour définir leurs flux de travail afin de répondre à leurs besoins spécifiques. 

• SaaS (Software as a Service) : modèle de licence et de fourniture de logiciels dans lequel les logiciels sont accessibles en ligne via un abonnement plutôt que d'être achetés et installés sur des ordinateurs individuels. 
• API (interface de programmation d'application) : ensemble de règles et de protocoles permettant à différents logiciels de partager des données (par exemple, le partage d'informations de paiement entre un logiciel de gestion d'événements et un système de point de vente). 
• Intégration : L'intégration est le processus de synchronisation des informations entre deux applications logicielles, généralement via des API. 
• Écosystème technologique : désigne l'ensemble des systèmes utilisés par une organisation pour soutenir divers aspects de son activité (plateformes de point de vente, systèmes marketing, outils RH, systèmes de messagerie électronique, solutions de gestion d'événements et de sites, etc.).  
• Migration des données : transfert de données d'un système de stockage ou d'un environnement informatique vers un autre. 

Étape 3. Sélectionner votre fournisseur préféré

Profitez-en pour examiner les valeurs commerciales, l'expérience, le contrat et les avis clients de votre prestataire préféré avant de vous engager à acheter. Voici quelques éléments que vous devez comprendre au sujet du lieu et de la solution de gestion d'événements que vous avez choisis :  

• À qui appartient l'entreprise ? 
• Quelles sont leurs valeurs fondamentales ?  
• Depuis combien de temps l'entreprise existe-t-elle ? 
• Qui sera votre interlocuteur privilégié pendant la mise en œuvre et au-delà ? 
• L'entreprise a-t-elle déjà fourni des logiciels à d'autres clients dans votre secteur d'activité ?  

• Connaissez-vous leur feuille de route produit ? 
• L'entreprise respecte-t-elle la législation et la réglementation locales en matière de données ? 
• Quelles sont les conditions contractuelles ? 

Si vous n'êtes pas convaincu de la capacité d'un fournisseur potentiel à aider votre organisation, même après une démonstration, les critères ci-dessus peuvent vous aider à identifier les principaux signaux d'alerte. En cas de doute, contactez d'autres fournisseurs et voyez si vous trouvez quelqu'un qui correspond mieux à vos besoins. 

Choisir le lieu et la solution de gestion d'événements adaptés à votre entreprise

When a company experiences issues implementing a new system across the organization, it can often come down to how the analysis, evaluation and selection stages are handled. By following the three stages outlined above, you can rest assured you'll choose the right venue and event management solution for your business. Then, you can work on getting buy-in from key stakeholders to avoid any unnecessary resilience during the implementation. 

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