Die Wahl eines Theater-Ticketingsystems für Ihre Kulturstätte

Wenn die Kasse mit drei verschiedenen Systemen betrieben wird

Am Premierenabend in einem Gemeindetheater mit 300 Plätzen fällt es dem Hausleiter auf: Eine im gemeinsamen Tabellenkalender gebuchte Vermietung überschneidet sich mit einem Aufbau, den auf der Ticketseite niemand bemerkt hat. Der Ticketverkauf läuft über eine Plattform, Proben und Vermietungen werden in dieser Tabelle erfasst, und Spenden werden in einem dritten System verbucht. Für ein kleines Kunstteam bedeutet jedes isolierte Tool stundenlange Doppeleingaben sowie ungenauere Zahlen für Vorstandsberichte und Förderanträge. Die Wahl des richtigen Theater-Ticketingsystems hängt von der Größe Ihres Veranstaltungsortes, Ihrem Budget und davon ab, ob Ihr Team Spenderverwaltung, Abonnements und Kalenderverwaltung an einem Ort benötigt. Im Folgenden finden Sie die wichtigsten Plattformtypen, die für Theater relevanten Funktionen und Gebühren sowie Hinweise zur Entscheidung zwischen einer speziellen Ticketing-Software und einer integrierten Veranstaltungsmanagement-Plattform.

Das Wichtigste auf einen Blick

• Hosting-Plattformen eignen sich für die meisten kleinen Theater, da der Anbieter die Wartung übernimmt.
• Kaufen Sie entsprechend der tatsächlichen Stufe Ihrer Veranstaltungsstätte, nicht der darüber oder darunter liegenden.
• Die angegebene Gebühr pro Ticket spiegelt selten die tatsächlichen Gesamtkosten wider.
• Veranstaltungsorte, die regelmäßig Räumlichkeiten vermieten und über ihre eigene Saison hinaus Programme anbieten, profitieren besonders von einer integrierten Plattform.
• Die Eigentumsrechte an Kundendaten und ein reibungsloser Bezahlvorgang sind genauso wichtig wie ein guter Sitzplan.

Hosted vs. Self-Hosted: Die beiden Arten, wie Ticketing-Plattformen aufgebaut sind

Ticketplattformen lassen sich je nach Ausführungsort der Software und Verantwortlichem für die Wartung in zwei Kategorien einteilen. Gehostete Plattformen (auch als SaaS bezeichnet) laufen auf den Servern des Anbieters und bieten eine schnelle Einrichtung, integrierte Sitzpläne, Tools für den Kartenverkauf sowie eine fortlaufende Wartung. Die meisten erheben eine Gebühr pro Ticket oder einen Prozentsatz jedes Verkaufs. Gehostete Software für die Veranstaltungsanmeldung und den Ticketverkauf ist der Standard für kleine und mittelgroße Theater, da sich kein Mitarbeiter um die Wartung der Server kümmern muss.

Selbst gehostete Software läuft auf einer Website, die der Veranstaltungsort selbst verwaltet – häufig handelt es sich dabei um WordPress in Kombination mit einem E-Commerce-Plugin. Der Reiz liegt auf der Hand: Sie sind alleiniger Eigentümer Ihrer Kundendaten und sparen sich Marktplatz- oder Ticketgebühren. Der Haken dabei: Hosting, Einrichtung, Sicherheit und Fehlerbehebung liegen vollständig in der Verantwortung Ihres Teams. Die Sache ist die: Diese Einsparungen gehen oft in der Arbeitszeit der Mitarbeiter unter – und genau das ist die knappste Ressource eines Theaters mit zwei oder drei Vollzeitmitarbeitern.

Anpassung der Bühne an die Größe und das Programm Ihres Veranstaltungsortes

Die meisten Ticketverwaltungsplattformen sind auf eines von drei Veranstaltungsortprofilen zugeschnitten. Wenn Sie sich für ein Paket entscheiden, das nicht Ihrem Profil entspricht, zahlen Sie entweder für nicht genutzte Funktionen oder das System reicht bereits nach ein oder zwei Spielzeiten nicht mehr aus.

Gemeinde-, Schul- und kleine bis mittelgroße Theater

• Entwickelt für einfache Bedienung und geringe Anschaffungskosten, oft ohne Einrichtungsgebühren oder Verträge.
• Die Reservierung von Sitzplätzen, die Anmeldung zu Kursen und Camps, die Erfassung von Freiwilligen, das Sammeln von Spenden und der Versand von Newslettern sind oft Teil des Ticketverkaufs.
• Die Preisgestaltung basiert in der Regel auf Gebühren pro Eintrittskarte, die der Veranstaltungsort selbst tragen oder an den Besucher weitergeben kann, sodass die Software für die Organisation oft keine Kosten verursacht.

Mittlere bis große sowie große Organisationen im Bereich der darstellenden Künste

• Entwickelt für regionale Theater, Opernhäuser und gemeinnützige Organisationen mit hohem Besucheraufkommen, die auf Abonnements, Flex-Pässe und die Pflege von Spenderbeziehungen angewiesen sind.
• Achten Sie auf umfassende CRM- und Spenderdatenbanken, die Nachverfolgung von Interaktionen, gezieltes E-Mail-Marketing und White-Label-Checkout-Seiten auf der eigenen Website der Veranstaltungsstätte.
• Rechnen Sie mit einem höheren Investitionsaufwand und mehr Schulungsaufwand; zudem kann die Implementierung von Unternehmenssystemen, die Ticketverkauf, Großspenden-Fundraising und CRM vereinen, Monate in Anspruch nehmen.

Kinos und stark frequentierte öffentliche Einrichtungen

• Kinos, Broadway-Tourneetheater und große kommerzielle Veranstaltungsorte entscheiden sich aufgrund der hohen Lautstärke und des Betrugsschutzes für diese Systeme.
• Kinosysteme bieten Snack- und Getränkeverkauf, Kioske und Treueprogramme, während kommerzielle Plattformen zwar große Verkaufsmengen abwickeln, jedoch die Anpassungsmöglichkeiten und die Kontrolle über Kundendaten einschränken.

Die wichtigsten Funktionen für Kinos

Die Funktionslisten sehen plattformübergreifend nahezu identisch aus. Fragen Sie daher, auf welche Funktionen Sie bei einer Veranstaltungsmanagement-Software achten sollten, um einem kleinen Theaterteam manuelle Arbeit abzunehmen.

1: Interaktive Sitzplatzreservierung

Sitzpläne sollten einen Platz reservieren, solange ein Besucher gerade den Kaufvorgang abschließt, damit nicht zwei Personen denselben Platz kaufen können. Flexible Anordnungen sind wichtig, wenn Ihr Veranstaltungsraum zwischen Proszenium, Kabarett und freier Platzwahl wechselt.

2: Tools für den Kartenverkauf und die Einlassabwicklung

Die speziell für Ihr Team entwickelte Ticketverwaltungssoftware wickelt den Verkauf an der Kasse, die Abholung am Schalter, telefonische Bestellungen und das schnelle Scannen von QR-Codes per Smartphone ab – wobei alle Funktionen auf denselben Echtzeit-Bestand zurückgreifen wie der Online-Verkauf.

3: Saisonabonnements und Flex-Pässe

Stellen Sie Mehrfach-Show-Pakete zusammen, wickeln Sie Verlängerungen ab und ermöglichen Sie es Inhabern von Flex-Pässen, Vorstellungen auszuwählen, ohne dass die Kasse die Tickets manuell neu ausstellen muss.

4: CRM für Spender und Förderer

Kartenkäufer und Spender sollten in einem Datensatz erfasst werden, damit die Mitarbeiter der Förderabteilung die Besuchsgeschichte eines Förderers einsehen können, bevor sie ihn um eine Spende bitten. Viele Tools für kleine Veranstaltungsorte haben hier ihre Grenzen – informieren Sie sich daher genau darüber, welche Daten ein Veranstaltungs-CRM erfassen sollte, bevor Sie sich festlegen.

5: Eigentumsrechte an Kundendaten und ein reibungsloser Bezahlvorgang

Sie benötigen uneingeschränkte Rechte, um Ihre Inhalte zu exportieren und an Ihr Publikum zu vermarkten. Das Einkaufserlebnis ist ebenso wichtig: Ein kurzer, mobilfreundlicher Bezahlvorgang auf Ihrer eigenen Website verhindert, dass Besucher ihren Warenkorb auf halbem Weg bei der Sitzplatzauswahl verlassen. Jeder zusätzliche Bildschirm oder jede Weiterleitung durch einen Drittanbieter birgt das Risiko, den Verkauf zu verlieren.

Was das Ticketverkaufssystem einen kleinen Veranstaltungsort wirklich kostet

Die Preisgestaltung für den Ticketverkauf folgt in der Regel einem von drei Modellen: einem Prozentsatz zuzüglich einer Pauschalgebühr pro bezahltem Ticket (beispielsweise 5 % plus 0,75 $), einer Pauschalgebühr pro Ticket ohne Provision oder einer monatlichen bzw. jährlichen Lizenzgebühr; bei vielen Anbietern können Sie die Gebühren an den Besucher weitergeben. Die Zahlungsabwicklung wird oft separat berechnet, manchmal mit etwa 3 % pro Online-Transaktion, sodass die angegebene Gebühr nicht die gesamte Kostenbelastung darstellt. Fragen Sie nach, ob die Zahlungsabwicklung inbegriffen ist, wie schnell das Geld eingeht und wie die verschiedenen Zahlungslösungen für Veranstaltungsorte und Events die Auszahlungen handhaben. Die gute Nachricht? Kostenlose und Bar-Tickets sind oft gebührenfrei, und für günstige Tickets gilt möglicherweise ein ermäßigter Satz, was für Jugendtheater und kommunale Programme von Bedeutung ist.

Allerdings tauchen die größten Kosten selten auf einer Preisseite auf. Die Migration der Kundenhistorie nimmt Zeit in Anspruch. Ebenso wie die Schulung der Mitarbeiter und die wöchentliche Neueingabe der Daten in separate Kalender-, Buchhaltungs- und Spender-Tools. Für ein kleines Team kostet diese Zeit oft mehr, als die Gebühr pro Ticket jemals kosten würde.

Spezielle Ticketverwaltungssoftware oder eine integrierte Veranstaltungsmanagement-Plattform?

Für die meisten kleinen Kunstveranstaltungsorte ist dies die eigentliche Entscheidung, und die Antwort hängt weniger vom Budget ab als vielmehr davon, wie viel Ihrer Arbeit außerhalb der Kasse stattfindet.

1: Wann eine spezielle Ticketverwaltungssoftware ausreicht

Ein Ein-Bühnen-Theater mit einem kleinen Team, das hauptsächlich seine eigenen Produktionen vermarktet und nur selten Räumlichkeiten vermietet, kommt mit einem eigenständigen Tool gut zurecht. Die Einrichtung geht schnell, die Kosten sind überschaubar und der Lernaufwand ist gering. Als Faustregel gilt: Spielstätten mit weniger als etwa 50 Veranstaltungen pro Jahr ohne regelmäßige Vermietungen sind in der Regel mit einer speziellen Software gut bedient. Der Nachteil: Kalender, Verträge, Rechnungsstellung und Berichterstellung laufen über andere Systeme, sodass jemand die Daten manuell zusammenführen muss.

2: Wann eine integrierte Plattform sinnvoller ist

Veranstaltungsorte, die neben ihrem eigenen Spielplan auch Vermietungen, Bildungsprogramme, Galas und Gemeinschaftsveranstaltungen ausrichten, profitieren besonders von einem System, in dem Kalender, Verträge, Ticketverkauf und Berichterstattung auf einer gemeinsamen Datenbasis basieren. Eine so konzipierte Veranstaltungsmanagement-Software verhindert Doppeleingaben und erkennt Buchungskonflikte – wie den oben genannten Konflikt bezüglich der Premiere – bereits im Vorfeld. Da jede Buchung bereits in einem zentralen Veranstaltungskalender erfasst ist, lassen sich die von Vorständen und Förderern angeforderten Auslastungs- und Umsatzzahlen ohne Neuanlage von Tabellenkalkulationen abrufen. Das System ist zudem skalierbar: Das Hinzufügen eines zweiten Veranstaltungsraums oder einer umfangreicheren Spielzeit erfordert keinen Systemwechsel.

Wie Momentus das Ticketingsystem mit den übrigen Bereichen Ihrer Veranstaltungsstätte vernetzt

Bei der Entscheidung zwischen einer dedizierten und einer integrierten Lösung geht es im Grunde darum, wo die Daten Ihrer Spielstätte gespeichert sind. Die meisten kleinen Kunstteams brauchen keine zusätzlichen Tools. Sie benötigen ein Theater-Ticketing-System, das bereits weiß, was im Kalender steht, was vertraglich vereinbart ist und welche Einnahmen jede Veranstaltung erzielt hat. Momentus Ticketing läuft auf derselben Plattform wie Ihr Kalender, Ihre Verträge und Ihr Berichtswesen. So ist eine in den Kalender eingetragene Veranstaltung sofort verkaufsbereit, und die Verkaufszahlen fließen direkt in die Umsatzberichte ein. Was wir immer wieder von Führungskräften im Kulturbereich hören, ist, dass das Ticketverkaufstool nie das Problem war. Das Problem war vielmehr alles, womit es nicht kommunizieren konnte.

Teams aus dem Bereich der darstellenden Künste nutzen Momentus, um ein Gleichgewicht zwischen ihrem programmlichen Auftrag und umsatzgenerierenden Vermietungen herzustellen, und Programmteams verlassen sich darauf, um ihrem Vorstand und ihren Geldgebern klare Daten zur Auslastung und zu den Ergebnissen zu präsentieren. Für kleine Teams, die eine schnellere Berichterstattung an den Vorstand und für Förderanträge wünschen, erläutert unser Leitfaden zu KI-Tools für Berichterstattung und Prognosen, wie KI Leistungszusammenfassungen automatisieren und Besucherzahlen prognostizieren kann. Die Veranstaltungsort-Management-Software von Momentus wird unter anderem vom Apollo Theater genutzt. Momentus wurde 1985 gegründet und unterstützt mehr als 90.000 Nutzer in über 57 Ländern. Im Jahr 2023 wurde Ungerboeck zu Momentus Technologies und vereinte damit EventBooking, Priava, Showorks und Risk Manager auf einer Plattform. Das Ziel ist ein klarer Überblick über vergangene, aktuelle und zukünftige Leistungen, damit Sie jeden Moment zu etwas Besonderem machen können. Demo buchen

Häufig gestellte Fragen

Wie schwierig ist es, das Ticketingsystem zu wechseln?

Mit guter Planung ist der Wechsel gut zu bewältigen. Die größten Aufgaben sind die Übertragung der Besucher- und Spenderdaten, die Neugestaltung der Sitzpläne und die Umschulung des Kassenpersonals, weshalb die meisten Veranstaltungsorte den Umzug zwischen zwei Spielzeiten planen. Erkundigen Sie sich, wie viel praktische Unterstützung der Anbieter während dieses Zeitraums bietet.

Lässt sich eine Ticket-Software mit Buchhaltungs- und E-Mail-Tools integrieren?

Ja. Die meisten aktuellen Plattformen lassen sich mit Buchhaltungs-, E-Mail-Marketing- und CRM-Tools verknüpfen, doch der Umfang dieser Integrationen variiert stark. Native Integrationen funktionieren zuverlässiger als Umgehungslösungen, die auf Exporten oder Middleware basieren. Fragen Sie daher die Anbieter, welche Anbindungen bereits integriert sind.

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