Die Bedeutung der Risikoprofilierung für jede Veranstaltung

Die Gewährleistung der Sicherheit und des Erfolgs jeder Veranstaltung ist für Veranstaltungsort- und Veranstaltungsleiter von größter Bedeutung. Von Konzerten und Konferenzen bis hin zu Sportveranstaltungen und Festivals – keine zwei Anlässe sind gleich, und jeder einzelne birgt seine eigenen Risiken. Es gibt jedoch Risiken, von denen Sie wissen, dass sie bekannt und wichtig sind – die zu erwartende Besucherzahl, das historische Verhalten der Besucher bei dieser Art von Veranstaltung, die Wetterbedingungen und deren Auswirkungen auf die An- und Abreise zum Veranstaltungsort, potenzielle bekannte Sicherheitsrisiken und andere besondere Überlegungen. Gute Veranstaltungsplaner berücksichtigen diese Faktoren selbstverständlich, aber nicht immer auf strukturierte und konsistente Weise.

Hier kommt der Event Risk Profiler ins Spiel – ein unverzichtbares Tool, das Unternehmen dabei hilft, potenzielle Risiken systematisch zu bewerten und sich auf unerwartete Ereignisse im Veranstaltungsmanagement vorzubereiten. 

Was ist ein Event Risk Profiler? 

Der Event Risk Profiler ist eine Form der Risikobewertung , die über Intuition und Vermutungen hinausgeht. Sie bietet einen strukturierten Prozess für Veranstaltungsorte, um Veranstaltungen auf der Grundlage von Risikofaktoren zu bewerten, die in der Vergangenheit problematisch waren.  Wenn beispielsweise mit großen Menschenmengen zu rechnen ist oder wenn bei ähnlichen Veranstaltungen in der Vergangenheit Sicherheitsvorfälle aufgetreten sind, kann der Risk Profiler helfen. Wenn bestimmte Veranstaltungen in der Regel mit hohem Alkoholkonsum verbunden sind oder spezifische Sicherheitsrisiken bergen, kann der Risk Profiler wertvolle Erkenntnisse liefern. Mithilfe eines konfigurierbaren Fragebogens unterstützt das Tool Veranstaltungsort- und Veranstaltungsmanager dabei, wichtige risikobasierte Entscheidungen zu treffen, wie zum Beispiel: 

• Welche wesentlichen Elemente der Veranstaltungsausstattung, des Verhaltens der Menschenmenge oder andere Faktoren könnten schiefgehen?   

• Wenn etwas schiefgeht, wie schwerwiegend könnten die Folgen sein? 

• Wie riskant ist die gesamte Veranstaltung insgesamt, und welche Genehmigungen sind auf Grundlage dieser Einschätzung erforderlich? 

• Welche Ressourcen und Pläne sind erforderlich, um diese Risiken zu mindern? 

Unter Berücksichtigung der bisherigen Erfahrungen des Veranstaltungsortes und auf der Grundlage des konfigurierbaren Fragebogens des Profilers wandelt ein Veranstaltungsrisikoprofilierer die Vermutungen und Bauchgefühle der Veranstaltungsplaner in quantifizierbare Kennzahlen um. Diese Bewertungen bilden dann die Grundlage für risikobasierte Entscheidungen und helfen dabei, Ressourcen zuzuweisen und gute Betriebspläne zur Risikominderung aufzustellen.  

Warum sollte man für jede Veranstaltung einen Risikoprofiler durchführen? 

Viele Veranstaltungsorte verlassen sich bei der Risikoplanung nach wie vor auf informelle Methoden, die oft von früheren Erfahrungen geprägt sind, bei denen etwas schiefgelaufen ist.  Bei der Planung von Veranstaltungen werden Risiken in der Regel anhand der Erfahrungen anderer identifiziert und gemindert, manchmal mithilfe von Checklisten oder einfach durch Intuition und Erfahrung. Dieser Ansatz mag für kleine Veranstaltungen mit geringem Risiko funktionieren, kann jedoch zu Unstimmigkeiten und Lücken bei der Vorbereitung größerer, komplexerer Veranstaltungen führen, insbesondere wenn neue Mitarbeiter beteiligt sind oder die Veranstaltung an größeren Veranstaltungsorten stattfindet.  

Traditionell waren Risikobewertungen sehr arbeitsintensiv oder wurden aufgrund von Bedenken hinsichtlich potenzieller Haftungsrisiken ganz vermieden. Allerdings birgt jede Veranstaltung, unabhängig von ihrer Größe, ein gewisses Risiko. Um Haftungsrisiken zu mindern und über manuelle Risikobewertungen hinauszugehen, kann die Erstellung eines Basis-Risikoprofils der Veranstaltung dabei helfen, den für die Vorbereitung erforderlichen Aufwand zu bestimmen.  

Mit einem Event-Risikoprofiler müssen Veranstaltungsorte nicht mehr auf veraltete Methoden zurückgreifen oder kritische Sicherheitsprobleme übersehen. Stattdessen können sie Risiken sicher managen, die Veranstaltungssicherheit verbessern und den operativen Erfolg sicherstellen. Ein Risikoprofiler hilft bei der Lösung dieser Herausforderungen, indem er: 

1. Standardisierung der Risikobewertung
   Der Event Risk Profiler stellt sicher, dass alle Veranstaltungsort- und Eventleiter von Anfang an die richtigen Fragen stellen. Ob es sich um eine Sportveranstaltung mit einer ausgelassenen Menge oder eine friedliche Aufführung handelt, dieses System bietet eine strukturierte Methode zur einheitlichen Bewertung von Veranstaltungsrisiken.
2. Bessere Entscheidungsfindung
   Durch den frühzeitigen Einsatz des Event Risk Profiler im Veranstaltungsbuchungsprozess können Veranstaltungsorte fundiertere Entscheidungen darüber treffen, welche Veranstaltungen sie ausrichten und wie sie diese planen möchten. Wenn beispielsweise eine Veranstaltung aufgrund der Vorgeschichte des Veranstalters oder des potenziellen Verhaltens der Besucher als risikoreich eingestuft wird, können die Veranstaltungsortmanager zusätzliche Sicherheitsvorkehrungen treffen oder die Alkoholrichtlinien anpassen, um potenzielle Probleme zu minimieren.
3. Proaktives Risikomanagement-
   Anstatt zu warten, bis eine Veranstaltung gebucht ist, um mit der operativen Planung zu beginnen, ermöglicht ein Risikoprofilierer den Veranstaltungsort- und Eventmanagern, bereits bei der ersten Buchung mit der Risikobewertung zu beginnen. Das bedeutet, dass die Entscheidung, eine Veranstaltung auszurichten, sowohl auf finanziellen Vorteilen als auch auf potenziellen operativen Risiken basiert. 

10 wesentliche Vorteile der Verwendung eines Event Risk Profilers 

1. Frühzeitige Risikoerkennung: Beginnen Sie mit der Risikobewertung bereits während des Buchungsprozesses und nicht erst nach Vertragsunterzeichnung.
2. Gewährleistete Konsistenz: Ein standardisierter Fragenkatalog stellt sicher, dass alle Teammitglieder Risiken auf die gleiche Weise bewerten.
3. Verbesserte Planung: Weisen Sie Ressourcen effektiver zu, indem Sie den gesamten Umfang der Risiken verstehen.
4. Verbesserte Sicherheit: Von der Kontrolle von Menschenmengen bis hin zum Umgang mit Personen unter Alkoholeinfluss hilft der Risikoprofiler dabei, potenzielle Sicherheitsrisiken anzugehen.
5. Datengestützte Entscheidungen: Treffen Sie fundiertere Entscheidungen auf der Grundlage der historischen Daten und vergangenen Veranstaltungen des Veranstaltungsortes.
6. Erhöhte betriebliche Effizienz: Sparen Sie Zeit und Aufwand, indem Sie den Risikobewertungsprozess systematisieren und einen umfassenden Aktionsplan erstellen.
7. Ausgerichtete Interessengruppen: Beziehen Sie Veranstaltungsbucher, Lieferanten und andere Interessengruppen in den Risikobewertungsprozess ein.
8. Verbessertes Organisationsbewusstsein: Fördern Sie eine Sicherheitskultur, indem Sie das Risikobewusstsein im gesamten Unternehmen stärken.
9. Einheitliche Risikobewertung: Vergleichen Sie das Risikoniveau verschiedener Ereignisse anhand einer einheitlichen Skala, um Situationen mit hohem Risiko schnell zu erkennen.
10. Optimierte Integration: Nahtlose Einbindung der Risikoprofilierung in umfassendere Risikomanagement- und Vorfallmanagementpraktiken zur Steigerung der betrieblichen Effizienz. 

Wie sich die Risikoprofilierung auf die Buchung von Veranstaltungen und finanzielle Entscheidungen auswirkt 

Die Risikoprofilierung beeinflusst nicht nur die operative Planung, sondern hat auch erhebliche Auswirkungen auf finanzielle Entscheidungen. Wenn Veranstaltungsort- und Eventmanager potenzielle Risiken frühzeitig – noch vor der Buchung einer Veranstaltung – einschätzen können, können sie die finanziellen Vorteile gegen die operativen Risiken abwägen.  

Beispielsweise könnte eine risikoreiche Veranstaltung mit einem großen Publikum hohe Einnahmen durch Ticketverkäufe versprechen, aber wenn das Risiko von Ausschreitungen oder Sachschäden hoch ist, könnten die Kosten für das Management dieser Risiken die Vorteile überwiegen. Durch das Verständnis sowohl der potenziellen Gewinne als auch der damit verbundenen Risiken können Veranstaltungsorte fundiertere und wirtschaftlich sinnvolle Entscheidungen treffen. 

Die Bedeutung der Ermittlung der Risikokapazität 

Risikokapazität bezieht sich auf die Fähigkeit des Veranstaltungsortes, potenzielle Risiken zu bewältigen, ohne die Sicherheit oder finanzielle Stabilität zu gefährden. Beispielsweise können einige Veranstaltungsorte mit großen Sicherheitsteams für turbulente Sportveranstaltungen ausgerüstet sein, während andere mit den betrieblichen Anforderungen solcher Veranstaltungen zu kämpfen haben.  

Die Kenntnis der Risikokapazität Ihres Veranstaltungsortes ist entscheidend für die Entscheidung, ob Sie eine bestimmte Veranstaltung übernehmen sollten. Der Risikoprofiler hilft Ihnen dabei, festzustellen, ob der Veranstaltungsort die notwendigen Vorkehrungen für eine sichere Durchführung einer Veranstaltung treffen kann. 

Faktoren, die die Risikotoleranz beeinflussen 

Jeder Veranstaltungsort hat ein anderes Maß an Risikotoleranz, das von mehreren Faktoren beeinflusst wird: 

• Größe der Veranstaltungsstätte: Größere Veranstaltungsstätten ziehen in der Regel mehr Menschen an, was ein höheres Potenzial für Zwischenfälle bedeutet. 

• Veranstaltungsgeschichte: Wenn es an dem Veranstaltungsort oder bei der Veranstaltung in der Vergangenheit zu Zwischenfällen wie Ausschreitungen oder starkem Alkoholkonsum gekommen ist, erhöht sich das Risiko. 

• Reputation: Die Bereitschaft eines Veranstaltungsortes, Risiken einzugehen, hängt oft von seinem Ruf ab – manche Veranstaltungsorte vermeiden möglicherweise risikoreiche Veranstaltungen, um ihr Image zu schützen. 

• Finanzielle Lage: Nach Zeiten des finanziellen Abschwungs (wie der Erholung nach der Pandemie) sind Veranstaltungsorte möglicherweise eher bereit, höhere Risiken einzugehen, um ihre Einnahmen zu steigern. 

Das Verständnis dieser Faktoren ermöglicht es Veranstaltungsort- und Eventmanagern, Entscheidungen zu treffen, die mit der Risikotoleranz und den finanziellen Zielen ihrer Organisation im Einklang stehen. 

Arten von Veranstaltungsrisikoprofilen 

Risikoprofile variieren je nach Art der Veranstaltung, und jeder Veranstaltungstyp bringt unterschiedliche Überlegungen mit sich: 

1. Sportveranstaltungen: Diese sind oft mit großen Menschenmengen, leidenschaftlichen Fans und potenziellen Problemen hinsichtlich der Kontrolle der Menschenmengen, Trunkenheit oder sogar Gewalt verbunden.
2. Konzerte: Das Profil könnte die Geschichte des Künstlers, das voraussichtliche Verhalten des Publikums oder Risiken im Zusammenhang mit Alkohol- und Drogenkonsum bewerten.
3. Konferenzen: Obwohl sie in der Regel mit einem geringen Risiko verbunden sind, können Faktoren wie hochkarätige Teilnehmer oder kontroverse Redner das Risikoprofil erhöhen.
4. Festivals oder Veranstaltungen im Freien: Diese erfordern besondere Aufmerksamkeit hinsichtlich der Wetterbedingungen, des Managements großer Menschenmengen und der Bereitschaft medizinischer Hilfsdienste. 

Jedes dieser Profile kann mithilfe eines Risikoprofiler angepasst werden, wodurch sichergestellt wird, dass jeder Ereignistyp auf der Grundlage seiner individuellen Risiken bewertet wird. 

Übersicht über die neue Event Risk Profiler-Software von WeTrack 

Ein Ereignisrisikoprofiler ist nun Teil der Risiko- und Vorfallmanagement-Software von WeTrack und wird die Art und Weise revolutionieren, wie Unternehmen Ereignisrisiken bewerten und verwalten.  

Die Event-Risiko-Profiling-Lösung von WeTrack bietet eine intuitive Plattform zur Bewertung und Quantifizierung von Event-Risiken. Sie ermöglicht es Kunden, mithilfe anpassbarer Fragebögen Risikobewertungen für Events zu erstellen, sodass Teams potenzielle Risiken leicht identifizieren und angehen können. 

Wichtigste Merkmale: 

• Anpassbare Fragebögen: Erstellen Sie maßgeschneiderte Fragebögen für Veranstaltungsorganisatoren und Teammitglieder, um das Risikoprofil einer Veranstaltung genau zu bewerten. 

• Konfigurierbare Risikokennzeichen: Legen Sie spezifische Fragen und Schwellenwerte fest, um Antworten mit hohem Risiko zu kennzeichnen, und stellen Sie so sicher, dass die Risikotoleranz klar definiert ist. 

• Historische Risikoprofile: Teilen und speichern Sie Profile für zukünftige Referenzzwecke, um kontinuierliches Lernen und ein verbessertes Risikobewusstsein zu fördern. 

• Risikostufen verfolgen: Weisen Sie verschiedenen Risikofaktoren (z. B. Alkoholkonsum, Verhalten der Menschenmenge) Punktzahlen zu, um zu quantifizieren, wie riskant eine Veranstaltung sein könnte. 

• Verbindung mit detaillierter Risikobewertung und Vorfallmanagement: Verknüpfen Sie das Risikoprofil mit einer detaillierten Risikobewertung und einem Vorfallmanagement, um einen vollständigen Überblick über vergangene Risiken und deren Folgen zu erhalten und so zukünftige Risiken besser vorhersagen zu können. 

Das Schöne an der Event Risk Profiler-Software ist ihre Flexibilität – jeder Veranstaltungsort kann sie an seine individuellen Bedürfnisse und Veranstaltungsarten anpassen. Die Lösung ermöglicht es Veranstaltungsort- und Eventmanagern außerdem, das Veranstaltungsrisikoprofil teamübergreifend zu teilen, sodass alle Mitarbeiter über potenzielle Gefahren und notwendige Vorsichtsmaßnahmen informiert sind. 

Einfache Interpretation der Ergebnisse des Event Risk Profilers von WeTrack 

Sobald das Risikoprofil vollständig ist, liefern die Ergebnisse wertvolle Erkenntnisse darüber, wie das Ereignis gemanagt werden sollte. Der Ereignis-Risikoprofiler erstellt eine Risikobewertung und eine Risikostufe für das Ereignis.  

• Der Risikowert ist ein numerischer Wert, der das mit dem Ereignis verbundene Gesamtrisiko angibt. 

• Das Risikoniveau bietet eine praktischere Interpretation, indem es das Ereignis als geringes, mittleres oder hohes Risiko einstuft. 

Die Risikobewertung basiert auf den Antworten, die im konfigurierbaren Fragebogen gegeben wurden, während die Risikostufe das Ereignis kategorisiert (z. B. geringes, mittleres oder hohes Risiko). Beispielsweise würde ein Ereignis mit einem hohen Risiko für Alkoholvergiftungen und Probleme bei der Kontrolle von Menschenmengen eine höhere Risikobewertung erhalten und mehr Vorsichtsmaßnahmen auslösen, wie z. B. mehr Sicherheitspersonal und Alkoholkontrollen.  

Dadurch können Entscheidungsträger schnell beurteilen, ob die Veranstaltung erhebliche operative Anpassungen erfordert. Eine Veranstaltung mit geringem Risiko kann mit der üblichen Personalausstattung und den üblichen Protokollen durchgeführt werden, während eine Veranstaltung mit hohem Risiko zusätzliche Ressourcen erfordert, wie z. B. erhöhte Sicherheitsvorkehrungen, medizinisches Personal und eine detailliertere Planung. 

Fazit: Ein Risikoprofiler ist ein Muss für jede Veranstaltung. 

Durch die Erstellung eines Risikoprofils für jede Veranstaltung können Veranstaltungsorte nicht nur die Sicherheit gewährleisten, sondern auch ihre finanzielle und operative Planung optimieren.   

DieRisiko- und Vorfallmanagement-Software von WeTrackmit dem Event Risk Profiler dient als Grundlage für fundierte Entscheidungen. Anstatt sich allein auf Intuition oder Erfahrung zu verlassen, verfügen Veranstaltungsort- und Eventmanager über harte Daten, an denen sie sich orientieren können. Durch das Verständnis der spezifischen Risiken, die mit einer Veranstaltung verbunden sind, können Unternehmen proaktiv planen. Es ist ein unverzichtbares Werkzeug, um das Risiko von Vorfällen zu minimieren und den Ruf Ihres Veranstaltungsortes und Ihrer Veranstaltungen zu schützen. 

Mit dem Event Risk Profiler ist WeTrack weiterhin führend darin, Veranstaltungsorten zu ermöglichen, intelligentere und sicherere Entscheidungen für das Veranstaltungsmanagement zu treffen.