Veranstaltungsrisiko: Was es ist, warum es wichtig ist und wie man es reduzieren kann

Das Risikomanagement für Veranstaltungen hat für Veranstaltungsorte und Veranstaltungsteams höchste Priorität, und die Gründe dafür liegen auf der Hand. Live-Veranstaltungen bringen große Menschenmengen, komplexe Logistik und temporäre Infrastruktur mit sich, was allesamt potenzielle Schwachstellen mit sich bringt.

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Allzu oft konzentrieren sich Organisationen jedoch erst dann auf die Reaktion, wenn etwas schiefgelaufen ist. Notfallpläne sind zwar wichtig, aber echte Resilienz beginnt schon früher. Ein umfassender Ansatz für das Veranstaltungsrisikomanagement legt den Schwerpunkt auf Prävention, indem Betriebsprozesse, Infrastruktur, Personalausstattung und Kommunikationsstrategien vor Beginn einer Veranstaltung überprüft werden. Wenn Prävention und Vorbereitung Hand in Hand gehen, sind Veranstaltungsorte besser gerüstet, um nicht nur sicherere Veranstaltungen zu bieten, sondern auch stärkere, vertrauensvollere Erlebnisse für Teilnehmer und Organisatoren gleichermaßen.

Was ist ein Ereignisrisiko?

Die Definition von „Veranstaltungsrisiko“ ist recht umfassend und beschränkt sich nicht nur auf sicherheitsrelevante Vorfälle. Das Veranstaltungsrisiko umfasst alles, was bei einer Veranstaltung schiefgehen kann: 

• Wetterereignisse (z. B. Es regnet am Tag Ihrer Veranstaltung im Freien.) 

• Vortragsbezogene Ereignisse, wie z. B. dass sie es nicht schaffen oder zu spät kommen. 
• Stromprobleme, wie z. B. ein Stromausfall. 
• Sicherheitsrelevante Risiken wie Massenpanik, Feuer usw. 
• Das Ausschenken von Alkohol und ob dies überwacht wird. 

Die oben aufgeführte Liste der Risiken ist keineswegs vollständig, da Risiken je nach Art der Veranstaltung, Veranstaltungsort und Auswirkungen des Eintretens des Risikos variieren.  

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Das Ereignisrisikomanagement selbst ist die Praxis, Risiken zu bewerten, bevor sie auftreten, und einen Plan zu entwickeln, um jedes einzelne Risiko durch Prävention und/oder Vorsorge zu mindern. In der Regel ist eine Kombination dieser Strategien der effektivste Ansatz, insbesondere bei größeren Risiken.  

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Ein effektives Risikomanagement erfordert auch eine Priorisierung der Risiken mithilfe eines Prozesses, der als Risikoanalyse bezeichnet wird. Dies hilft dabei, die Bedeutung der einzelnen Risiken im Verhältnis zueinander zu ermitteln, und ermöglicht eine bessere Entscheidungsfindung, selbst bei begrenzten Ressourcen. 

Minimierung des Veranstaltungsrisikos durch Veranstaltungsrisikomanagement

Jede Veranstaltung, jeder Veranstaltungsort und jedes Publikum sind unterschiedlich, sodass es schwierig ist, Risiken vollständig zu vermeiden. Es gibt mehrere Maßnahmen, die Sie ergreifen können, um die Sicherheit Ihres Publikums so weit wie möglich zu gewährleisten und gleichzeitig eine unvergessliche Veranstaltung zu bieten. 

Eine Risikobewertung durchführen

Der erste Schritt in jedem Risikomanagementplan für Veranstaltungen ist die Durchführung einer Risikobewertung. Dabei kann eine Risikobewertungssoftware helfen, oder Sie können dies manuell durchführen. Betrachten Sie während einer Bewertung jede bevorstehende Veranstaltung und berücksichtigen Sie dabei Folgendes:

• Der Veranstaltungsort: Welche besonderen Risiken birgt der Veranstaltungsort? Befindet er sich im Freien? Handelt es sich um einen belebten, beliebten Ort? Verfügt der Veranstaltungsort über eine Notstromversorgung? Welche Gefahren bestehen an diesem Veranstaltungsort und gibt es bestimmte Stellen, die besonders gefährdet sind?
  
• Transport: Wie gelangen die Teilnehmer zum Veranstaltungsort? Wenn Sie den Transport organisieren, gibt es einen Notfallplan für den Fall, dass der Transport ausfällt? Ist der Veranstaltungsort leicht zu erreichen?
  
• Kontrolle der Menschenmenge: Gibt es Bedenken hinsichtlich der Zugänge für den Einlass, Auslass oder die Bewegung der Menschenmenge? Bei Musikveranstaltungen kommt es immer häufiger zu Massenpaniken, daher ist es wichtig, sich Gedanken darüber zu machen, wie die Besucher sitzen oder stehen. Gibt es genügend Platz für die Menschen, um sich zu bewegen, und sind die Notausgänge leicht zugänglich?
  

• Wetter: Wird das Wetter diese Veranstaltung beeinflussen? Wenn sie im Freien stattfindet, haben Sie eine Möglichkeit, den Veranstaltungsort zu überdachen oder einen Ausweichort, an den Ihre Teilnehmer ausweichen können? Wind, Temperatur, Regen und Blitzschlag sind besonders bei Veranstaltungen im Freien sehr wichtige Faktoren, die es zu berücksichtigen gilt. 
  
• Mitarbeiter: Die Mitarbeiter spielen eine entscheidende Rolle beim Risikomanagement von Veranstaltungen, da viele operative Maßnahmen eine strukturierte Reaktion von Mitarbeitern und Freiwilligen erfordern. Verfügen Sie über genügend Mitarbeiter oder Freiwillige? Stehen zusätzliche Mitarbeiter zur Verfügung, falls einige Personen nicht kommen können? Sind einige der Mitarbeiter qualifiziert, um denjenigen, die dies benötigen, spezielle Hilfe zu leisten? Wurden sie angemessen eingearbeitet und geschult, um ihre Aufgaben effektiv ausführen zu können? 

Eine Taskforce einrichten

Nachdem die Risiken bewertet wurden, ist es an der Zeit, ein Team zusammenzustellen. Identifizieren und beziehen Sie relevante Stakeholder für das Veranstaltungsrisikomanagement ein und bilden Sie eine Arbeitsgruppe. Jeder Stakeholder sollte für ein bestimmtes Risiko oder eine bestimmte Risikogruppe verantwortlich sein und alle notwendigen Maßnahmen zur Risikominderung und für den Fall, dass etwas schiefgeht, leiten. 

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Typische Stakeholder können beispielsweise Ihr internes Veranstaltungsteam, Sicherheitsspezialisten und externe Anbieter sein, die bei der Veranstaltung mitwirken, usw. 

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Jeder Stakeholder sollte außerdem dazu beitragen, gegebenenfalls Notfallpläne für jedes Risiko zu entwickeln. 

Bewerten Sie jedes identifizierte Ereignisrisiko nach Wahrscheinlichkeit und Schweregrad.

Gehen Sie die Liste durch, die Sie im vorherigen Schritt erstellt haben, und ordnen Sie jedes Ereignisrisiko nach Schweregrad und Wahrscheinlichkeit. Setzen Sie die Ereignisse, deren Eintreten am wahrscheinlichsten ist oder die den höchsten Schweregrad oder das höchste Risiko aufweisen, ganz oben auf die Liste und priorisieren Sie sie. 

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In dieser Phase sollten Sie auch Stakeholder oder Verantwortliche für jedes Risiko oder jede Risikokategorie benennen. Überlegen Sie, welche Stakeholder für das jeweilige Ereignisrisiko am relevantesten sind, und sprechen Sie sie dann darauf an, die Verantwortung für dieses Risiko zu übernehmen. 

Notfallpläne entwickeln

Entwickeln Sie Notfallpläne für Veranstaltungsrisiken basierend auf deren Rangfolge in Ihrer Liste. Diejenigen, deren Eintrittswahrscheinlichkeit am höchsten ist oder die die größte Schwere aufweisen, sollten oberste Priorität haben. 

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Die zuvor identifizierten Stakeholder sollten bei der Entwicklung von Notfallplänen für jedes relevante Risiko mitwirken und mit Ihrem Veranstaltungsteam zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass ein angemessener Backup-Plan vorhanden ist. 

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Wenn beispielsweise ein externer Caterer das Essen liefert, sollte er in der Lage sein, einen Notfallplan vorzulegen, in dem genau festgelegt ist, was zu tun ist, wenn bestimmte Produkte ausfallen, es zu Verzögerungen kommt usw. 

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Insbesondere bei Drittanbietern ist es ratsam, einen Backup-Plan außerhalb des Plans des Anbieters zu haben. Der Anbieter kann und sollte zwar einen Notfallplan für X, Y, Z bereitstellen, aber Ihr Team sollte einen Backup-Plan für den Fall haben, dass der Anbieter seinen Plan nicht umsetzen kann. Gibt es einen Backup-Anbieter, der bereitsteht? Ein lokales Unternehmen, das helfen kann? 

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Hinweis: Es ist nicht immer möglich, für jedes einzelne Ereignisrisiko einen Notfallplan zu erstellen. Minimieren Sie die Risiken, die Sie minimieren können, insbesondere die oben genannten. Stellen Sie für alle anderen Risiken einfach sicher, dass Ihre Mitarbeiter sich der Risiken bewusst sind und bereit sind, zu helfen, wenn etwas schiefgeht. Der Rückgriff auf eine Versicherung ist ein letzter, aber wichtiger Ausweg. Stellen Sie sicher, dass jeder Lieferant über eine angemessene Versicherung verfügt und dass er eine Versicherungsbescheinigung vorlegen kann, um nachzuweisen, dass er versichert ist. 

Führen Sie nach Möglichkeit Tests Ihrer Notfallpläne durch.

Auch wenn dies je nach Umfang des Notfallplans nicht immer möglich ist, empfiehlt es sich, Ihre Notfallpläne zu testen. Dies kann so einfach sein, wie sich mit Ihren Stakeholdern an einen Tisch zu setzen und den Plan Schritt für Schritt durchzugehen, um zu sehen, ob es irgendwelche Hindernisse oder potenzielle Schwachstellen gibt. 

Nehmen wir beispielsweise an, Sie möchten einen Notfallplan für widrige Wetterbedingungen testen. Setzen Sie sich mit allen relevanten Beteiligten zusammen und gehen Sie den Prozess Schritt für Schritt durch. Es ist der Tag der Veranstaltung und es regnet. Was nun? Wer verlegt die Veranstaltung an einen neuen Ort oder sorgt dafür, dass Überdachungen aufgestellt werden? Was könnte bei diesen Prozessen schiefgehen? 

Vereinfachung des Veranstaltungsrisikomanagements

Das Risikomanagement für Veranstaltungen ist entscheidend für den langfristigen Erfolg Ihres Veranstaltungsortes oder Ihrer Organisation. Eine einzige Katastrophe reicht aus, damit die Menschen das Vertrauen in Ihr Unternehmen verlieren oder Schlimmeres passiert. Mit den richtigen Maßnahmen können Sie Prozesse entwickeln, die dazu beitragen, die Wahrscheinlichkeit des Eintretens von Risiken zu verringern und gleichzeitig großartige Veranstaltungen zu bieten. 

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Darüber hinaus kann die richtige Event-Risikomanagement-Software Ihre Prozesse noch fruchtbarer machen. 

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Risiken und Unsicherheiten werden für Veranstaltungsplaner immer wichtiger. Angesichts der zunehmenden Häufigkeit extremer Wetterereignisse und der Verstärkung von Reputationsrisiken durch soziale Medien ist es wichtiger denn je, Risiken zu erkennen und entsprechende Maßnahmen zu priorisieren. Gehen Sie Risiken proaktiv an und warten Sie nicht, bis sie eintreten, bevor Sie reagieren. 

Mit Momentus Risk Manager können Sie Ihr Risikomanagement dank verschiedener Funktionen optimieren: 

• Fragebogen zur Risikoprüfung, der einen Risikowert generiert. 
• Risikoanalyse- und -bewertungstools, die Risiken anhand von Punktzahlen vergleichen. 

• Tool zur Risikominderung, das die Auswahl von Kontrollmaßnahmen vereinfacht. 
• Echtzeit-Updates von Stakeholdern zu Risiken und damit verbundenen Aktivitäten. 
• Umfassende Risikoüberwachung, die alle Aspekte von der Planung bis nach dem Ereignis abdeckt. 

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