Ideen für das Event-Marketing zur Steigerung der Besucherzahlen, des Engagements und des Event-ROI

Sie haben den Veranstaltungsort gesichert, die Referenten bestätigt und das Programm zusammengestellt. Nun kommt der Teil, der darüber entscheidet, ob all das überhaupt von Bedeutung ist: die richtigen Teilnehmer zusammenzubringen, ihr Interesse aufrechtzuerhalten und sicherzustellen, dass die Veranstaltung auch lange nach Ende der letzten Sitzung messbare Ergebnisse liefert. 

Die wirkungsvollsten Ideen für das Event-Marketing leisten mehr, als nur Aufmerksamkeit zu erregen. Sie wecken Neugier, geben den Menschen einen Grund zur Anmeldung, halten die Vorfreude nach der Anmeldung aufrecht und machen die Teilnehmer nach Ende der Veranstaltung zu Fürsprechern. Dazu braucht es mehr als nur ein paar Werbe-E-Mails und Beiträge in den sozialen Medien. Es erfordert einen koordinierten Ansatz, der die gesamte Teilnehmerreise begleitet.

Nicht jede Idee in diesem Artikel eignet sich für Ihre nächste Kampagne. Was bei einer Kundenkonferenz mit 500 Teilnehmern auf einem Firmengelände funktioniert, unterscheidet sich von den Faktoren, die die Anmeldezahlen für ein dreitägiges Festival, eine regionale Fachmesse oder einen Führungskräftegipfel steigern.

Nutzen Sie die folgenden Ideen als Bausteine für Ihren Veranstaltungsmarketingplan. Wählen Sie die Maßnahmen aus, die zu Ihrer Zielgruppe, Ihren Zielen, Ihrem Budget, Ihren verfügbaren Ressourcen und dem Veranstaltungsformat passen. Verknüpfen Sie diese anschließend durch einheitliche Botschaften, einen einheitlichen Zeitplan und einheitliche Messmethoden.

Gutes Event-Marketing sorgt für Dynamik, nicht nur für Bekanntheit

Das Bewusstsein ist nur der Ausgangspunkt. Veranstaltungen, die ihre Anmeldeziele regelmäßig erreichen, eine hohe Teilnehmerzahl verzeichnen und eine starke Rendite erzielen, fallen nicht einfach so ins Auge. Die besten Ideen für das Veranstaltungsmarketing sorgen für Dynamik über die gesamte Teilnehmerreise hinweg – vom ersten Kontaktpunkt bis hin zur Nachbereitung nach der Veranstaltung.

Diese Dynamik beginnt bereits vor Beginn der Anmeldung. Sie wächst, wenn potenzielle Teilnehmer erfahren, warum die Veranstaltung wichtig ist, Vorträge von glaubwürdigen Referenten hören, sehen, wer sonst noch teilnehmen wird, und immer wieder Anreize erhalten, aktiv zu werden. Sie setzt sich nach der Anmeldung durch nützliche Inhalte, Networking-Möglichkeiten und praktische Vorbereitungen fort. Während der Veranstaltung zeigt sie sich durch Beteiligung, Gespräche und Momente, die die Teilnehmer teilen möchten. Im Anschluss daran wirkt sie sich auf die Nachbereitung, Aktivitäten in der Community und zukünftige Veranstaltungen aus.

Jede Phase erfordert eine andere Art der Kommunikation. Jemand, der noch nie von der Veranstaltung gehört hat, braucht einen Grund, sich dafür zu interessieren. Jemand, der die Anmeldeseite besucht, das Formular aber nicht ausgefüllt hat, benötigt möglicherweise einen deutlicheren Nachweis des Nutzens oder einen zeitnahen Anreiz zum Handeln. Jemand, der sich vor sechs Wochen angemeldet hat, muss vielleicht daran erinnert werden, warum er sich ursprünglich darauf gefreut hat.

Deshalb funktioniert eine effektive Veranstaltungswerbung eher als zusammenhängende Abfolge denn als Ansammlung einzelner Maßnahmen. Die richtige Botschaft zur falschen Zeit kann leicht übersehen werden. Die richtige Botschaft zum richtigen Zeitpunkt kann jemanden dazu bewegen, von der Wahrnehmung über das Interesse zur Anmeldung, zur Teilnahme und schließlich zur Weiterempfehlung zu gelangen.

Das Ziel besteht nicht darin, jede verfügbare Taktik umzusetzen. Vielmehr geht es darum, die Ideen auszuwählen, die Ihre Zielgruppe und Ihre Geschäftsziele unterstützen, und diese dann konsequent genug umzusetzen, um während der gesamten Kampagne eine Dynamik zu erzeugen.

Ideen für das Event-Marketing zur Steigerung der Bekanntheit vor Beginn der Anmeldephase

Der größte Fehler, den Event-Vermarkter begehen, ist, erst mit dem Aufbau ihrer Zielgruppe zu beginnen, wenn die Anmeldung startet. Dann fängt man nämlich bei Null an. Der klügere Ansatz besteht darin, schon Wochen oder sogar Monate, bevor sich überhaupt jemand anmelden kann, Neugier zu wecken und eine Community aufzubauen.

Teaser-Kampagnen

Ein Teaser sollte Interesse wecken, ohne alle Details preiszugeben. Ein kurzer Countdown, ein Ausschnitt aus dem Bild eines Redners, ein Hinweis auf das Thema oder eine Frage zum Thema der Veranstaltung können die Menschen dazu anregen, zukünftige Updates zu verfolgen.

Die besten Teaser knüpfen an etwas an, das dem Publikum bereits am Herzen liegt. Eine vage Botschaft kann Verwirrung stiften, während ein sorgfältig formulierter Hinweis einen fruchtbaren Dialog in Gang setzen kann.

Eine „Save-the-Date“-Ankündigung versenden

Es ist ein echter Vorteil, wenn Sie den Termin noch vor der Konkurrenz in den Kalendern Ihrer Zielgruppe eintragen können. Halten Sie die Angaben einfach. Geben Sie das Datum, den Ort, den Anlass der Veranstaltung und einen klaren Grund an, warum man darauf achten sollte.

Das Hinzufügen eines Kalenderlinks erleichtert den nächsten Schritt, auch wenn die Anmeldung noch nicht möglich ist. Bei Veranstaltungen, die eine Anreise, eine interne Genehmigung oder ein beträchtliches Budget erfordern, ist diese frühzeitige Ankündigung besonders wertvoll.

Eine Warteliste oder eine „Demnächst verfügbar“-Seite erstellen

Eine „Coming soon“-Landingpage mit der Möglichkeit, sich auf eine Warteliste einzutragen, erfüllt zwei Zwecke gleichzeitig. Sie erfasst das frühe Interesse Ihrer motiviertesten Interessenten und vermittelt den Eindruck einer hohen Nachfrage, wodurch spätere Anmelder das Gefühl bekommen, an einer Veranstaltung teilzunehmen, die es wert ist, besucht zu werden.

Inhalte aus dem Hintergrund teilen

Zeigen Sie einige Einblicke in die Arbeit, die hinter der Organisation der Veranstaltung steckt. Kurze Videos von Rundgängen durch die Veranstaltungsorte, Planungsgesprächen mit den Referenten, Diskussionen über das Programm oder Produktionsbesprechungen können das Erlebnis persönlicher machen.

Dieser Inhalt vermittelt potenziellen Teilnehmern zudem ein Gefühl der Teilhabe. Personen, die sich schon früh mit dem Prozess verbunden fühlen, werden später eher Updates verfolgen und Ankündigungen teilen.

Fragen Sie das Publikum, was es sich wünscht

Umfragen und kurze Befragungen können das Engagement fördern und gleichzeitig die Veranstaltung selbst verbessern. Fragen Sie, welche Themen am wichtigsten sind, welche Herausforderungen die Teilnehmer angesprochen sehen möchten oder welche Veranstaltungsformate sie bevorzugen.

Die Antworten können als Orientierung für die Programmgestaltung dienen und nützliche Marketinginhalte liefern. Ein Beitrag, in dem die am häufigsten nachgefragten Themen vorgestellt werden, kann beispielsweise zeigen, dass die Agenda an den tatsächlichen Bedürfnissen des Publikums ausgerichtet ist.

Beginnen Sie mit dem Aufbau einer Community

Eine LinkedIn-Gruppe, eine geschlossene Community, eine E-Mail-Reihe oder regelmäßige virtuelle Diskussionen können bereits vor Beginn der Anmeldephase dazu beitragen, Beziehungen aufzubauen. Die Community sollte einen Mehrwert bieten, der über reine Veranstaltungsankündigungen hinausgeht, beispielsweise durch Branchendiskussionen, Expertenkommentare oder Fragen von Fachkollegen.

Dieser Ansatz funktioniert am besten, wenn die Veranstaltung Teil einer größeren Fachgemeinschaft ist und nicht nur eine einmalige Angelegenheit darstellt.

Wenn man über mehrere Wochen hinweg Vorfreude weckt, sorgt dies in der Regel für einen erfolgreicheren Start der Anmeldung, als wenn man alles auf einmal ankündigt. Das gibt dem Publikum zahlreiche Gründe, aufmerksam zu bleiben, und schafft mehr Gelegenheiten für Referenten, Partner und potenzielle Teilnehmer, die Veranstaltung weiterzuempfehlen.

‍

Nutzen Sie konversionsorientierte Werbeideen

Sobald Ihre Zielgruppe weiß, dass die Veranstaltung stattfindet, und neugierig genug ist, mehr darüber zu erfahren, verlagert sich Ihr Fokus auf die Konversion. Hier spielen Mehrwert, Nachweise, der richtige Zeitpunkt und Komfort die entscheidende Rolle.

Optimieren Sie die Anmeldeseite: Ihre Veranstaltungsseite leistet mehr als fast jedes andere Element Ihrer Kampagne. Ein klares Wertversprechen, sichtbare Empfehlungen, ein reibungsloser Anmeldeprozess und eine konkrete Antwort auf die Frage „Warum sollte ich hingehen?“ sind unverzichtbar.

Machen Sie das Wertversprechen leicht auffindbar, platzieren Sie die Anmeldeschaltfläche gut sichtbar und entfernen Sie unnötige Formularfelder. Fügen Sie Informationen zu den Referenten, Höhepunkte des Programms, Teilnehmerbewertungen, Preise und Antworten auf häufige Einwände hinzu.

Sehen Sie sich die Seite sowohl auf Mobilgeräten als auch auf dem Desktop an. Eine langsame oder unübersichtliche Darstellung auf Mobilgeräten kann die Konversionsrate verringern, insbesondere wenn der Traffic über soziale Medien oder E-Mail generiert wird.

Erstellen Sie eine E-Mail-Nurture-Sequenz: Die meisten Menschen melden sich nicht bereits nach der ersten Ankündigung an. Eine gut durchdachte Sequenz bietet dem Team mehrere Gelegenheiten, für das Angebot zu werben.

Jede E-Mail sollte einem bestimmten Zweck dienen. In einer E-Mail könnte der Nutzen der Veranstaltung vorgestellt werden, in einer anderen ein Referent vorgestellt werden, in einer weiteren die Gelegenheit zum Networking hervorgehoben werden und in einer weiteren praktische Fragen zu Kosten oder Anreise beantwortet werden. In späteren Nachrichten können dann Fristen und die Dringlichkeit des Themas angesprochen werden.

Vermeiden Sie es, immer wieder dieselbe allgemeine Erinnerung zu versenden. Die Zielgruppe sollte mit jeder Nachricht neue Informationen oder einen neuen Anreiz zum Handeln erhalten.

Ankündigungen der Referenten: Wenn Sie die Namen der Referenten nicht auf einmal, sondern nach und nach bekannt geben, sorgen Sie im Verlauf Ihrer Kampagne für mehrere Momente mit hoher Interaktion. Jede Ankündigung bildet einen eigenen Nachrichtenzyklus, der von der Zielgruppe des jeweiligen Referenten geteilt werden kann.

Geben Sie jeder Ankündigung einen klaren Schwerpunkt. Erläutern Sie, worüber der Referent sprechen wird, warum seine Sichtweise wichtig ist und welche Erkenntnisse die Teilnehmer daraus mitnehmen werden. Stellen Sie den Referenten freigegebene Texte für soziale Medien, Grafiken und Anmeldelinks zur Verfügung, damit sie die Neuigkeiten in ihren Netzwerken teilen können.

Richten Sie ein Empfehlungsprogramm ein: Registrierte Teilnehmer können zu einem der effektivsten Kanäle für die Neukundengewinnung im Rahmen der Kampagne werden. Bieten Sie ihnen eine einfache Möglichkeit, Kollegen über einen individuellen Link, einen Gruppenrabatt oder einen kleinen Anreiz einzuladen.

Die Belohnung muss nicht teuer sein. Vorrangiger Zugang, exklusive Inhalte, Event-Fanartikel oder eine öffentliche Anerkennung können bereits ausreichen, um zum Teilen anzuregen.

Setzen Sie Frühbucherpreise mit Bedacht ein: Frühbucherpreise können durch die Festlegung einer verbindlichen Frist zu einer schnelleren Entscheidung anregen. Geben Sie den regulären Preis deutlich an, damit der Vorteil einer frühzeitigen Anmeldung leicht nachvollziehbar ist.

Vermeiden Sie es, die Frist immer wieder zu verlängern. Wenn Fristen nicht glaubwürdig sind, lernen die Adressaten, dass es keinen Grund gibt, sofort zu handeln.

Stellen Sie Erfahrungsberichte und Erfolgsgeschichten in den Vordergrund: Wenn ehemalige Teilnehmer schildern, was sie gelernt haben, wen sie kennengelernt haben oder was sich nach der Teilnahme an Ihrer Veranstaltung in ihrer Arbeit verändert hat, ist das wirkungsvoller als alles, was Ihr Marketingteam schreiben könnte. Präsentieren Sie diese Berichte prominent auf Ihrer Landingpage und in Ihrer E-Mail-Kampagne.

Partner, Sponsoren und Referenten einbinden: Wenn Ihre Veranstaltung Sponsoren, Mitveranstalter oder Branchenpartner hat, verfügen diese über ein Publikum, das ihnen vertraut. Eine E-Mail unter gemeinsamer Markenführung oder ein Social-Media-Beitrag vom Konto eines Partners erreicht oft potenzielle Kunden, die Sie über Ihre eigenen Kanäle niemals erreichen würden.

Nutzen Sie bezahlte Werbung und Retargeting: Bezahlte Such- und Social-Media-Kampagnen können die Veranstaltung einem neuen Publikum vorstellen, während Retargeting Personen zurückgewinnen kann, die die Anmeldeseite besucht, den Vorgang jedoch nicht abgeschlossen haben.

Segmentieren Sie Kampagnen nach Zielgruppe und Absicht. Jemand, der nach einer Branchenkonferenz sucht, benötigt möglicherweise eine andere Botschaft als jemand, der sich ein Video eines Referenten angesehen oder die Preisseite besucht hat.

Behalten Sie die Kosten pro Registrierung im Blick, anstatt sich ausschließlich auf Klicks zu konzentrieren. Hohe Besucherzahlen sind wenig wert, wenn sich die Besucher der Seite nicht registrieren.

Zusammenarbeit mit Influencern und Community-Führungskräften: Vertrauenswürdige Stimmen aus der Branche können der Veranstaltung Glaubwürdigkeit verleihen und den Zugang zu etablierten Communities ermöglichen. Die stärksten Partnerschaften basieren auf Relevanz und Vertrauen, nicht nur auf der Anzahl der Follower.

Laden Sie Partner ein, einen Vortrag zu halten, eine Diskussion zu moderieren, Inhalte beizusteuern, einen Hauptredner zu interviewen oder eine Community-Veranstaltung zu leiten. Ihr Engagement sollte einen echten Mehrwert schaffen und nicht wie eine bloße Werbemaßnahme wirken.

Veröffentlichen Sie SEO-optimierte Inhalte: Blogbeiträge, Vergleichsratgeber und Interviews mit Referenten, die auf die Themen abzielen, nach denen Ihre Zielgruppe bereits sucht, um organische Anmeldungen zu generieren, die sich im Laufe der Zeit summieren. Ein einziger gut optimierter Beitrag kann noch Monate nach seiner Veröffentlichung Anmeldungen generieren.

Diese Maßnahmen entfalten ihre größte Wirkung im Zusammenspiel. Ein potenzieller Teilnehmer liest vielleicht zunächst einen Artikel, sieht dann einen Beitrag eines Referenten, besucht die Anmeldeseite, erhält eine Retargeting-Anzeige und meldet sich schließlich nach einer Erinnerungs-E-Mail an. Mehrere Kanäle verstärken die Wirkung und bieten den Menschen mehr als einen Weg zum Handeln.

Halten Sie die Teilnehmer schon vor der Veranstaltung bei Laune

Eine Anmeldung ist nicht gleichbedeutend mit einer Teilnahme. Manche melden sich an und vergessen es später, verlieren das Interesse, haben Terminkonflikte oder kommen zu dem Schluss, dass die Veranstaltung für sie keine Priorität mehr hat.

Die Zeit zwischen der Anmeldung und der Ankunft bietet die Gelegenheit, das Engagement zu stärken. Eine sinnvolle Kommunikation im Vorfeld der Veranstaltung kann die Teilnahmequote erhöhen, den Teilnehmern bei der Vorbereitung helfen und den Aufbau von Beziehungen fördern, noch bevor die Teilnehmer das Veranstaltungsgelände betreten.

Lehrinhalte und Webinare: Ein kurzes Webinar oder eine Reihe von Beiträgen in den Wochen vor Ihrer Veranstaltung vertieft die Beziehung zu den Teilnehmern und sorgt dafür, dass die Veranstaltung im Gedächtnis bleibt. Außerdem vermittelt es einen Eindruck davon, welchen Mehrwert die Teilnehmer vor Ort erwarten können.

Interviews mit Referenten und Einblicke in das Programm: Ein fünfminütiges Gespräch mit einem Hauptredner, das als Video oder Podcast-Folge veröffentlicht wird, weckt die Vorfreude der Teilnehmer und gibt ihnen die Möglichkeit, etwas Konkretes in ihren Netzwerken zu teilen.

Netzwerk-Vermittlungen: Wenn man die Teilnehmer bereits vor der Veranstaltung über eine Community-Plattform oder durch gezielte Vermittlungen miteinander in Kontakt bringt, steigert dies den sozialen Mehrwert der Teilnahme. Die Wahrscheinlichkeit, dass jemand eine Veranstaltung auslässt, bei der er bereits Verabredungen getroffen hat, ist deutlich geringer.

Veranstaltungs-Apps und personalisierte Programme: Eine mobile App, mit der Teilnehmer ihr eigenes Programm zusammenstellen, die Biografien der Referenten einsehen und personalisierte Empfehlungen für Vorträge erhalten können, verwandelt passive Teilnehmer bereits vor ihrem Eintreffen am Veranstaltungsort in aktive Teilnehmer.

Countdown-Kampagnen: Ein strukturierter Countdown per E-Mail oder in den sozialen Medien, bei dem in jedem Intervall ein anderer nützlicher Inhalt präsentiert wird, hält die Veranstaltung im Blickfeld, ohne sich zu wiederholen. Jeder Kontaktpunkt sollte einen Mehrwert bieten und nicht nur an die Veranstaltung erinnern.

Teilnehmer im Fokus: Die Vorstellung angemeldeter Teilnehmer, ihrer Organisationen oder ihrer Beweggründe für die Teilnahme stärkt das Gemeinschaftsgefühl und gibt diesen Teilnehmern einen Anreiz, dies in ihren eigenen Netzwerken zu teilen. Außerdem vermittelt dies den Eindruck, dass die Veranstaltung Menschen anzieht, deren Kennenlernen sich lohnt.

Schaffen Sie während der Veranstaltung Erlebnisse, die man teilen kann

Sobald die Teilnehmer eingetroffen sind, verlagert sich der Schwerpunkt im Marketing von der Überzeugungsarbeit hin zur Beteiligung. Im Mittelpunkt sollte die Schaffung nützlicher, unvergesslicher Erlebnisse stehen, über die die Menschen ganz von selbst sprechen und die sie gerne weitergeben möchten.

Legen Sie einen eindeutigen Hashtag für die Veranstaltung fest

Verwenden Sie einen einfachen Hashtag und stellen Sie ihn bereits vor der Veranstaltung vor. Integrieren Sie ihn in E-Mails, Beschilderungen, Präsentationsvorlagen und Social-Media-Beiträge.

Das Veranstaltungsteam sollte Live-Updates veröffentlichen, doch erst die Beteiligung der Teilnehmer verleiht dem Hashtag seinen Wert. Beobachten Sie die Beiträge und teilen Sie nützliche Kommentare, Fotos und Erkenntnisse.

Geben Sie nutzergenerierten Inhalten eine klare Vorgabe

Allgemeine Aufforderungen wie „Teilen Sie Ihre Erfahrungen mit“ führen oft nur zu begrenzten Ergebnissen. Konkrete Anleitungen erleichtern die Teilnahme.

Bitten Sie die Teilnehmer, ihre wichtigste Erkenntnis zu posten, ein Foto von einer Networking-Veranstaltung zu teilen, eine Frage zu beantworten oder zu zeigen, wie sie eine Idee umsetzen. Gestalten Sie die Aufforderung gut sichtbar und leicht verständlich.

Gamification mit Sinn und Zweck einbinden

Schnitzeljagden, Punktesysteme, Team-Herausforderungen und Ranglisten können die Teilnehmer dazu motivieren, das Veranstaltungsgelände zu erkunden, Sponsoren zu besuchen, an Veranstaltungen teilzunehmen oder neue Leute kennenzulernen.

Die Aktivität sollte die Ziele der Veranstaltung unterstützen, anstatt davon abzulenken. Ein kompliziertes Spiel, das zu viele Erklärungen erfordert, kann die Teilnehmer frustrieren, anstatt sie zu begeistern.

Netzwerk-Herausforderungen erstellen

Durch strukturierte Anregungen kann das Networking weniger einschüchternd wirken. Ermutigen Sie die Teilnehmer, jemanden aus einer anderen Branche kennenzulernen, einen Kollegen zu finden, der vor derselben Herausforderung steht, oder sich mit einem Erstteilnehmer auszutauschen.

Kleine Herausforderungen können zu sinnvollen Gesprächen führen und dazu beitragen, dass die Teilnehmer mit einem stärkeren Gefühl für den Mehrwert nach Hause gehen.

Nutzen Sie Live-Umfragen und interaktive Sitzungen

Laden Sie die Teilnehmer dazu ein, sich während der Sitzungen durch Umfragen, Fragen, Workshops und Gruppenübungen einzubringen.

Interaktive Formate geben den Referenten sofortiges Feedback und sorgen dafür, dass sich die Teilnehmer einbezogen fühlen. Umfrageergebnisse und Antworten der Teilnehmer können zudem während und nach der Veranstaltung als Inhalte geteilt werden.

Fotomotive zum Thema Design, die sich lohnen

Ein Fotomotiv muss nicht teuer sein, sollte aber einen Bezug zum Anlass haben.

Eine auffällige Installation, eine passende Kulisse, eine interaktive Ausstellung oder ein besonderer Moment können Inhalte schaffen, die die Besucher gerne teilen möchten. Platzieren Sie diese an Orten, an denen sich die Menschen ganz natürlich versammeln, und machen Sie Ihr Branding sichtbar, ohne das Erlebnis zu überlagern.

Relevante Wettbewerbe und Aktionen durchführen

Wettbewerbe können die Teilnahme fördern, wenn die Vorgehensweise und die Belohnung klar sind. Erlebnisorientierte Aktionen können unvergessliche Interaktionen mit Sponsoren, Produkten oder Veranstaltungsthemen schaffen.

Der Fokus sollte auf Relevanz liegen. Die besten Aktionen bereichern das Erlebnis der Teilnehmer, anstatt wie eine zusammenhanglose Unterhaltung zu wirken.

Ausgewählte Inhalte streamen

Durch Live-Streaming können Keynotes, Interviews oder ausgewählte Veranstaltungen auch jenen Menschen zugänglich gemacht werden, die nicht vor Ort dabei sein konnten.

Außerdem kann dies das Interesse an zukünftigen Veranstaltungen wecken. Anstatt alles zu streamen, sollten Sie die Veranstaltungen auswählen, die online voraussichtlich am besten ankommen und ein überzeugendes Seherlebnis bieten.

Unvergessliche Momente regen zum Teilen an. Anstatt die Teilnehmer immer wieder zum Posten aufzufordern, sollten Sie ihnen etwas Nützliches, Überraschendes oder so Bedeutungsvolles bieten, dass das Teilen ganz selbstverständlich wird.

Ideen für das Event-Marketing, die die Lebensdauer Ihrer Veranstaltung verlängern

Die Veranstaltung ist vorbei. Ihr Marketing sollte jedoch weitergehen. Was Sie in den Tagen und Wochen nach einer Veranstaltung tun, entscheidet darüber, ob Sie die nächste Veranstaltung von Grund auf neu starten oder auf dem Fundament engagierter Beziehungen aufbauen.

Rückblick-Blogs und Highlight-Videos: Ein gut gestalteter Veranstaltungsrückblick, der innerhalb von 48 Stunden veröffentlicht wird, generiert Suchverkehr, gibt den Teilnehmern Anlässe zum Teilen und dient als wichtige Informationsquelle für alle, die überlegen, ob sie das nächste Mal teilnehmen sollen.

Aufzeichnungen der Keynotes und Ausschnitte aus den Vorträgen: Die an die Teilnehmer versandten Aufzeichnungen in voller Länge bieten einen unmittelbaren Mehrwert nach der Veranstaltung. Kurze, für die Verbreitung in sozialen Medien optimierte Ausschnitte erweitern diesen Mehrwert, indem sie ein Publikum erreichen, das nicht vor Ort war.

Dankes-E-Mails und Teilnehmerumfragen: Eine persönliche Dankes-E-Mail, die am Tag nach der Veranstaltung versendet wird, gehört zu den Nachrichten mit der höchsten Öffnungsrate, die Sie jemals versenden werden. Kombinieren Sie diese mit einer kurzen Umfrage, und Sie gewinnen Erkenntnisse, solange die Erinnerung an das Erlebnis noch frisch ist.

Fotogalerien und Materialien zum Herunterladen: Indem Sie den Teilnehmern Veranstaltungsfotos, Präsentationen und Referenzmaterialien zur Verfügung stellen, geben Sie ihnen einen Grund, Ihre Veranstaltungsseite erneut zu besuchen und die Inhalte mit Kollegen zu teilen, die nicht dabei waren.

Podcast-Folgen und Community-Gruppen: Indem Sie die Gespräche der Referenten in Podcast-Inhalte umwandeln, verlängern Sie die Lebensdauer der Ideen Ihrer Veranstaltung und geben Ihrer Community einen wiederkehrenden Anlass, sich zu engagieren. Eine LinkedIn- oder Slack-Community, die zwischen den Veranstaltungen aktiv bleibt, ist eines der wertvollsten Assets, die Sie für die zukünftige Veranstaltungswerbung aufbauen können.

Ankündigung künftiger Veranstaltungen: Der beste Zeitpunkt für eine Anmeldung zur Veranstaltung im nächsten Jahr ist unmittelbar nach der diesjährigen Veranstaltung, wenn die Erinnerungen noch frisch sind. Warten Sie mit der Ankündigung nicht zu lange. Schließen Sie den Kreis, solange das Interesse Ihres Publikums noch groß ist.

Wiederverwendete Veranstaltungsinhalte erfüllen einen doppelten Zweck: Sie schaffen einen dauerhaften Mehrwert für Ihr bestehendes Publikum und sorgen gleichzeitig für Social Proof, SEO-Inhalte und Glaubwürdigkeit, die zukünftige Veranstaltungen auf organische Weise bewerben.

So wählen Sie die richtigen Ideen für das Event-Marketing aus

Eine lange Liste von Strategien ist nur dann hilfreich, wenn Sie wissen, welche davon zu Ihrer Veranstaltung passen.

Beginnen Sie mit Ihrer Zielgruppe. Überlegen Sie, wie potenzielle Teilnehmer Veranstaltungen finden, was ihre Entscheidungen beeinflusst, wie viel Vorlaufzeit sie benötigen und welchen Kommunikationskanälen sie vertrauen.

Überprüfen Sie anschließend das Geschäftsziel. Eine Kampagne, deren Schwerpunkt auf bezahlten Anmeldungen liegt, erfordert eine andere Zusammensetzung als eine Kampagne, bei der es um die Sichtbarkeit von Sponsoren, die Beteiligung von Mitgliedern, die Generierung von Leads oder die Kundenbindung geht. Das Budget spielt eine Rolle, aber ebenso wichtig sind Zeit und die Kapazitäten des Teams. Ein kleines Team, das sechs Kanäle nur unzureichend betreibt, wird oft schlechtere Ergebnisse erzielen als ein Team, das sich auf zwei oder drei Kanäle konzentriert, die es konsequent betreuen kann.

Schaffen Sie ein Gleichgewicht zwischen kostenintensiven und kostengünstigeren Maßnahmen. Bezahlte Werbung, groß angelegte Erlebnisaktionen und Kooperationen mit Influencern können zwar eine große Reichweite erzielen, erfordern jedoch unter Umständen einen erheblichen finanziellen Aufwand und einen hohen Planungsaufwand. E-Mail-Kampagnen, Vorträge, Empfehlungskampagnen, die Unterstützung durch Partner und Aktivitäten in der Community können ebenfalls effektiv sein und verursachen dabei geringere direkte Kosten.

Auch das Veranstaltungsformat spielt eine Rolle. Eine Hybridkonferenz erfordert andere Kommunikations- und Beteiligungsmethoden als eine Präsenzmesse. Eine Veranstaltung im Bereich der darstellenden Künste hängt möglicherweise vom lokalen Publikum und der Dringlichkeit des Kartenverkaufs ab, während ein Unternehmensgipfel eine kundenbezogene Ansprache und längere Entscheidungszyklen erfordern kann.

Suchen Sie nach sich ergänzenden Strategien. Inhalte zur Sensibilisierung sollten nahtlos in Registrierungskampagnen münden. Die Kommunikation im Rahmen der Registrierung sollte die Teilnehmer auf die Interaktion im Vorfeld der Veranstaltung vorbereiten. Live-Erlebnisse sollten Materialien für das Marketing nach der Veranstaltung liefern.

Es gibt keine allgemein gültige beste Taktik. Erfolgreiche Strategien zur Veranstaltungswerbung kombinieren mehrere Ideen, die sich gegenseitig verstärken und denselben Besucher-Erlebnisweg unterstützen.

Verwandeln Sie großartige Ideen für das Event-Marketing in noch bessere Event-Ergebnisse

Kreative Strategien sind wichtig, aber sie sind am effektivsten, wenn Teams sie konsequent umsetzen, die Leistung messen und Anpassungen vornehmen können, bevor Chancen verpasst werden.

Mit zunehmendem Umfang von Kampagnen müssen Marketingteams Zielgruppensegmente, Anmeldeaktivitäten, E-Mail-Sequenzen, bezahlte Medien, Partnerkampagnen, die Kommunikation mit Referenten, die Einbindung der Teilnehmer sowie die Nachbereitung nach der Veranstaltung verwalten. Wenn diese Informationen in voneinander getrennten Systemen gespeichert sind, wird es schwierig zu erkennen, was tatsächlich funktioniert.

Genau hier sorgt Eventmanagement-Software für den entscheidenden Unterschied. Momentus vereint Eventmarketing mit Anmeldung, Teilnehmerverwaltung, Terminplanung, Berichterstellung und Veranstaltungsortmanagement auf einer einzigen Plattform, sodass Teams erkennen können, was funktioniert, schneller darauf reagieren können und keine Zeit mehr mit manueller Koordination zwischen voneinander getrennten Systemen verlieren.

Was wir immer wieder von Teams hören, die Momentus nutzen, ist, dass Transparenz der entscheidende Faktor ist, der alles verändert. Wenn Sie Anmeldetrends in Echtzeit verfolgen, erkennen können, an welcher Stelle in Ihrem Trichter Teilnehmer abfallen, und die Marketingleistung mit den tatsächlichen Besucherzahlen und Umsatzergebnissen verknüpfen können, müssen Sie nicht mehr raten, sondern können Entscheidungen treffen, die zu besseren Ergebnissen führen.

Eine Veranstaltungsmanagement-Software auf Unternehmensebene muss mehr leisten als nur Buchungen zu verwalten. Organisationen wie das SoFi Stadium, die Harvard University und Google setzen Momentus ein, weil die Software die operativen und marketingbezogenen Aspekte von Veranstaltungen so miteinander verbindet, dass beide Bereiche effektiver werden. Sie verfolgen nicht nur einzelne Maßnahmen, sondern bauen ein reproduzierbares System für beständigen Veranstaltungserfolg auf.

Das Ziel besteht nicht darin, jede Idee aus diesem Beitrag umzusetzen. Vielmehr geht es darum, die richtigen Maßnahmen auszuwählen, diese über die gesamte Teilnehmerreise hinweg aufeinander abzustimmen, ihre Wirkung zu messen und die gewonnenen Erkenntnisse auf die nächste Veranstaltung anzuwenden. Momentus macht dies über den gesamten Veranstaltungszyklus hinweg möglich.

Möchten Sie sehen, wie das in der Praxis funktioniert? Buchen Sie eine Demo und erfahren Sie, wie Momentus Ihrem Unternehmen dabei helfen kann, erfolgreichere Veranstaltungen zu planen, zu vermarkten und durchzuführen.

Häufig gestellte Fragen

Was sind die besten Ideen für das Event-Marketing?

Die besten Ideen für das Event-Marketing hängen von Ihrer Zielgruppe, dem Veranstaltungsformat und Ihren Zielen ab. Zu den Strategien, die sich jedoch bei allen Veranstaltungsarten als besonders erfolgreich erweisen, gehören frühzeitige Teaser-Kampagnen, die bereits vor Beginn der Anmeldung Vorfreude wecken, E-Mail-Sequenzen über mehrere Kanäle, auf Referenten ausgerichtete Inhalte, Empfehlungsprogramme sowie die Weiterverwendung von Inhalten nach der Veranstaltung. Die Kombination verschiedener Ideen in den Phasen der Bekanntmachung, der Konversion und der Einbindung der Teilnehmer führt fast immer zu besseren Ergebnissen als der Einsatz einer einzelnen Strategie.

Wie bewirbt man eine Veranstaltung mit begrenztem Budget?

Beginnen Sie mit den Kanälen, über die Sie bereits verfügen: Ihrer E-Mail-Liste, Ihren Social-Media-Profilen und Ihrer bestehenden Community. E-Mail-Nurture-Sequenzen, Empfehlungsprogramme für Teilnehmer, Social-Media-Beiträge von Referenten und SEO-optimierte Inhalte liefern allesamt starke Ergebnisse, ohne dass dafür nennenswerte Ausgaben für bezahlte Werbung anfallen. Gemeinsame Werbeaktionen mit Partnern, bei denen ein Sponsor oder Branchenpartner bei seinem Publikum für die Veranstaltung wirbt, gehören zu den am wenigsten genutzten kostengünstigen Strategien in der Veranstaltungswerbung.

Wann sollte man mit der Werbung für eine Veranstaltung beginnen?

Bei den meisten Veranstaltungen sollte die Sensibilisierung sechs bis zwölf Wochen vor dem Veranstaltungstermin beginnen, wobei die Anmeldung je nach Größe der Veranstaltung und Bekanntheitsgrad beim Publikum vier bis acht Wochen im Voraus eröffnet wird. Große Konferenzen mit erheblichem Reiseaufwand erfordern möglicherweise eine längere Vorbereitungszeit. Das wichtigste Prinzip lautet, bereits vor Beginn der Anmeldung mit dem Aufbau Ihres Publikums zu beginnen – und nicht erst danach –, damit Sie vor einem bereits interessierten Publikum starten können, anstatt bei Null anzufangen.

Welche Marketingkanäle eignen sich am besten für die Werbung für Veranstaltungen?

E-Mail ist nach wie vor der Kanal mit der höchsten Konversionsrate für die Veranstaltungswerbung – und zwar für nahezu alle Veranstaltungsarten und Branchen. Soziale Medien, insbesondere LinkedIn für B2B-Veranstaltungen und Instagram für Verbraucherveranstaltungen, sorgen für eine hohe Bekanntheit und ein starkes Engagement. Bezahlte Suchanzeigen und Retargeting verbessern die Konversion bei Interessenten mit hoher Kaufabsicht. Die effektivsten Strategien zur Veranstaltungswerbung nutzen mehrere Kanäle gleichzeitig, wobei sich diese gegenseitig verstärken, anstatt unabhängig voneinander zu agieren.

Inwiefern verbessert Veranstaltungsmanagement-Software das Veranstaltungsmarketing?

Veranstaltungsmanagement-Software verbessert das Marketing, indem sie Anmeldedaten, das Verhalten der Teilnehmer und die Kampagnenleistung an einem Ort zusammenführt. Anstatt Daten aus mehreren voneinander getrennten Tools abzugleichen, können Teams in Echtzeit erkennen, woher die Anmeldungen stammen, welche Kommunikationsmaßnahmen zu Aktionen führen und an welchen Stellen es zu Abbrüchen kommt. Diese Transparenz ermöglicht schnellere Anpassungen und bessere Entscheidungen während des gesamten Veranstaltungszyklus.

‍