Il ne suffit plus d'organiser un événement sans accroc. Les organisateurs d'événements recherchent désormais des moyens novateurs et passionnants de créer des souvenirs et des expériences inoubliables autour de leurs événements. Une tendance qui n'est pas vraiment nouvelle, mais qui gagne du terrain dans le secteur de l'événementiel, est celle des événements éphémères. Vous ne connaissez pas ce terme ? Les événements éphémères sont des événements temporaires organisés dans des lieux uniques, allant d'installations temporaires dans des espaces publics ouverts à des espaces commerciaux inutilisés. Les locations à court terme sont de plus en plus faciles et rapides à obtenir, ce qui permet aux événements éphémères de se développer sur le marché de l'événementiel. Les événements éphémères sont de plus en plus nombreux et importants, mais ils ne sont pas nécessairement un concept nouveau. Prenez l'exemple des magasins de costumes d'Halloween : ils « apparaissent » juste avant Halloween, puis disparaissent en un clin d'œil après. Le même concept de magasin éphémère est mis en œuvre dans le secteur de l'événementiel.
Tendance croissante des lieux uniques
L'une des tendances les plus discutées dans le secteur des réunions et des événements est le passage des lieux traditionnels, tels que les centres de congrès, les hôtels et les halls d'exposition, à des lieux uniques comme les galeries, les musées ou les espaces commerciaux. Les participants ont soif d'expériences captivantes et mémorables, et le lieu a un rôle important à jouer pour satisfaire cette soif. Qu'il soit unique, inattendu ou magnifiquement pittoresque, c'est l'atmosphère générale du cadre qui déterminera l'attitude des participants à l'égard de l'événement.
L'évolution des habitudes d'achat et son impact sur le secteur événementiel
De nombreux professionnels de l'événementiel attribuent l'augmentation du nombre d'événements éphémères à l'évolution des habitudes d'achat des consommateurs. Ces derniers se tournent de plus en plus vers le commerce en ligne, laissant ainsi de nombreux espaces inutilisés à exploiter. De plus, grâce aux progrès réalisés dansle domaine des technologies événementielles et des systèmes de gestion, la location d'espaces est devenue de plus en plus facile à gérer, ce qui signifie que les locations à court terme sont désormais beaucoup plus accessibles et moins compliquées qu'auparavant. Les organisateurs d'événements disposent désormais d'un choix plus large de lieux et de prix.
Une attention accrue portée aux demandes des participants
Avec l'attention toujours croissante portée aux demandes et aux commentaires des participants, il n'est pas étonnant que les événements éphémères semblent surgir aux moments les plus opportuns. Nous savons que les événements font l'objet de nombreuses recherches. Cependant, les événements éphémères présentent leurs propres défis et exigences. Le lieu est l'un des facteurs les plus importants, et les organisateurs d'événements doivent choisir avec soin le lieu afin d'attirer les participants ciblés.
La planification d'un événement éphémère nécessite beaucoup de diligence raisonnable, car le lieu n'est généralement pas connu pour accueillir des événements, qu'il soit temporaire, réaménagé, etc. Il est donc très important de choisir le lieu approprié. Afin d'attirer les participants (en particulier lesbonsparticipants), le lieu doit être choisi, adapté et considéré comme un lieu incontournable où se trouve déjà la grande majorité du marché cible visé.
Pop-ups : plateforme intégrée de marketing expérientiel
Les événements éphémères gagnent en popularité maintenant que les entreprises et les spécialistes du marketing comprennent mieux l'importance des événements et des expériences en direct pour les relations commerciales, le réseautage et les ventes. Les événements éphémères suscitent l'enthousiasme et le buzz et sont créés dans un but précis ou pour atteindre un objectif marketing. Les événements éphémères font généralement partie d'un événement, d'une campagne marketing ou d'une stratégie plus large. Les événements constituent l'un des moyens les plus efficaces et les plus simples de sensibiliser le public et de diffuser des informations. Les spécialistes du marketing font preuve de créativité avec les événements éphémères et attirent ainsi beaucoup d'attention.
Les événements éphémères peuvent également servir d'avant-première pour des événements plus importants ou être associés à d'autres événements, et ils peuvent même « emprunter » les clients d'autres entreprises. Matthew Glass, vice-président d'Allied Experiential Marketing, évoque le concept de « pop-overs », qu'il décrit comme un croisement entre un événement éphémère et une transformation d'établissement. L'établissement existant est temporairement rebaptisé. Par exemple, son entreprise a aidé YouTube à reprendre une boulangerie à New York ; les clients réguliers de la boulangerie ont eu une surprise lorsqu'ils se sont présentés. L'élément de surprise et d'excitation touche les émotions des gens, ce qui laisse une impression plus mémorable de la marque ou de l'événement.
Comment organiser un événement éphémère
Si les événements éphémères ne conviennent pas à toutes les entreprises ou organisations, ils peuvent s'avérer très bénéfiques lorsqu'ils sont mûrement réfléchis. De nombreux éléments doivent être pris en compte lors de la planification d'un événement éphémère : l'organisation, la communication et la coordination sont autant d'éléments clés pour la réussite d'un événement éphémère.
1. Ayez une idée et des objectifs réalistes
Pour réussir, les pop-ups doivent avoir une raison d'être (qu'il s'agisse d'une idée à partager ou d'une histoire à raconter). Commencez votre planification par votre idée et adaptez l'espace à ce concept, et non l'inverse. Déterminer l'histoire ou l'objectif du pop-up contribue directement au résultat. Créez des activités et des occasions d'engagement pour encourager le résultat souhaité et atteindre vos objectifs.
Identifiez votre argument de vente unique et concentrez-vous sur sa présentation. Il est extrêmement difficile de faire des prévisions financières précises et de réaliser des bénéfices dès le début d'un événement éphémère. C'est pourquoi de nombreux événements éphémères ont pour objectif initial de simplement atteindre le seuil de rentabilité.
Ne vous découragez pas si le premier événement éphémère ne génère pas immédiatement de bénéfices pour la marque. Entourez-vous plutôt de personnes motivées et créatives et efforcez-vous d'améliorer l'expérience. Comprenez que vous pouvez fixer le prix que vous jugez raisonnable, puis écoutez les commentaires et les demandes du marché pour apporter les ajustements nécessaires.
2. Comprendre et respecter les aspects juridiques
Étant donné que les pop-ups sont généralement organisés dans des lieux non traditionnels, assurez-vous de vous renseigner sur les permis, licences et assurances nécessaires pour organiser un événement à l'endroit souhaité. Veillez à disposer de tous les documents nécessaires pour garantir que vous pouvez organiser l'événement de manière légale, sûre et responsable.
Chaque État et chaque municipalité locale aura des exigences différentes en matière de licences, de réglementations et de politiques, selon le lieu où se déroule l'événement éphémère. Si vous servez de la nourriture ou des boissons, assurez-vous d'obtenir les licences appropriées pour servir ces produits dans un environnement sûr et sain. Si un événement est interrompu par les autorités pour des raisons juridiques, cela ne laissera pas une impression favorable sur la marque ou l'entreprise.
3. Planifier, planifier, planifier
Avec un événement éphémère, on ne planifie jamais trop. En fait, une planification minutieuse est essentielle pour éviter de nombreuses erreurs et malentendus. Organiser un événement éphémère, c'est comme ouvrir une nouvelle entreprise chaque semaine : les choses peuvent très mal tourner.
Assurez-vous de bien réfléchir à votre plan, de couvrir tous les aspects et d'avoir des plans de secours en cas de problème. Prévoyez le pire scénario, par mesure de sécurité et pour garantir le bon déroulement de l'événement.
4. Gérez votre budget judicieusement
Certaines salles éphémères peuvent absorber une part importante du budget de l'événement, alors assurez-vous de bien prendre en compte vos autres coûts. Surveillez vos coûts de personnel et vos dépenses logistiques, mais soyez très prudent en ce qui concerne vos dépenses en matière de restauration. Les produits alimentaires et les boissons sont devenus de plus en plus chers à mesure que la demande en produits alimentaires uniques et de haute qualité augmente. La restauration peut finir par vous coûter environ 25 % de votre budget ! Comparez les prix et les coûts et assurez-vous de recouper et de comparer les fournisseurs afin d'obtenir le meilleur rapport qualité-prix.
5. Faites passer le mot
Élaborez une stratégie marketing efficace et efficiente afin de susciter l'enthousiasme avant l'événement et d'attirer du monde à votre pop-up store. De nombreux pop-up stores sont commercialisés en mettant l'accent sur l'urgence et l'exclusivité. Étant donné que les pop-up stores ont tendance à n'être organisés qu'une seule fois, pour une durée limitée et dans des lieux restreints, les tactiques marketing visant à susciter la « peur de passer à côté » (ou FOMO) sont très efficaces pour ce type d'événements.
Tendance, pertinent
Les événements éphémères sont actuellement très en vogue dans le secteur de l'événementiel et des réunions, et leur popularité tient en grande partie aux tendances et aux changements actuels dans ce secteur. Les événements éphémères constituent un moyen créatif et innovant de tirer parti d'espaces sous-utilisés, de créer des événements uniques et d'interagir avec les clients et les participants de manière passionnante et ludique.
Si les événements éphémères semblent surgirde manière inattendue etspontanée, leur réussite nécessite en réalité un travail de recherche, de préparation et d'organisation considérable. Cependant, tous ces efforts et ce dévouement en valent la peine une fois que l'événement prend vie. Les événements éphémères sont très mémorables et génèrent souvent beaucoup de buzz autour de l'événement, de la marque, des sponsors et des autres parties impliquées, ce qui conduit à une augmentation de la notoriété et de la connaissance de la marque.
.svg)