Die Herausforderungen des Veranstaltungs- und Eventmanagements von heute

In den letzten zehn Jahren hat sich die Veranstaltungslandschaft in allen Branchen in vielerlei Hinsicht verändert. Konzerte sind nach der Pandemie größer und beliebter denn je, Unternehmen legen Wert auf die Mitarbeiterbindung durch Veranstaltungen, Universitäten finden neue Wege, um Räumlichkeiten zu vermieten und Finanzmittel zu beschaffen, und so weiter.  

Da praktisch jede Branche, die mit Veranstaltungen zu tun hat, Veränderungen durchläuft, ist es nicht verwunderlich, dass viele der heutigen Herausforderungen im Bereich Veranstaltungsort- und Veranstaltungsmanagement relativ neu sind.

Die Pandemie war für niemanden und keine Branche einfach, und Veranstaltungen bilden da keine Ausnahme. Von der Personalbesetzung über die Budgetierung bis hin zu einer wieder steigenden Nachfrage nach Präsenzveranstaltungen stehen Eventmanager vor beispiellosen Herausforderungen.

Glücklicherweise können Sie diese Herausforderungen mit der richtigen Vorbereitung und der richtigen Plattform für das Veranstaltungs- und Veranstaltungsortmanagement bewältigen.

„Unabhängig davon, in welcher Nische Sie tätig sind, erleben Veranstaltungen derzeit ein enormes Wachstum und einen starken Wandel. Planer, die Firmenveranstaltungen organisieren, konzentrieren sich zunehmend auf das Engagement, diejenigen, die Konzerte organisieren, wollen Analysen darüber, wie oft Songs gespielt werden, Veranstaltungsortmanager wollen detailliertere Analysen zur Raumnutzung und so weiter. Noch nie gab es so viele Veränderungen und so viele neue Herausforderungen im Veranstaltungsbereich.“ – Steve Mackenzie, Chief Innovation Officer bei Momentus

Die 7 größten Herausforderungen im Veranstaltungs- und Eventmanagement

Die Anzahl neuer Herausforderungen im Bereich Veranstaltungsort- und Eventmanagement wächst ständig und verändert sich. Je nach Branche und Region können auch ganz individuelle Herausforderungen auftreten. Es gibt jedoch eine Reihe allgemeiner Herausforderungen im Bereich Veranstaltungsort- und Eventmanagement, auf die Sie sich schon jetzt vorbereiten können.

1. Herausforderungen bei der Personalbesetzung

Während der Coronavirus-Pandemie mussten viele Veranstaltungsabteilungen schließen. Weltweit wurden Präsenzveranstaltungen ausgesetzt, wodurch die Veranstaltungsbranche in eine schwierige Lage geriet.  

Infolge dieser Schließungen kam es nicht selten vor, dass erfahrene Veranstaltungsspezialisten vorzeitig in den Ruhestand gingen. Dies führte nicht nur zu Personalmangel, sondern auch zum Verlust von unersetzlichem Wissen in vielen Organisationen.

Die Branche hat aufgrund der Pandemie viel historisches Wissen und Erfahrung im Veranstaltungsbereich verloren. In Las Vegas gab es beispielsweise Menschen, die ihre gesamte Karriere als Bankettkellner verbracht hatten, sich aber für eine vorzeitige Pensionierung entschieden haben. Jetzt müssen ganze Abteilungen von Grund auf neu aufgebaut werden, der Schulungsbedarf und die Kosten sind gestiegen, und Veranstaltungsmanager scheiden aufgrund des hohen Stresses aus.

Diese Herausforderung meistern: Die Personalbesetzung ist ein vielschichtiges Thema, daher gibt es mehrere Strategien, die Sie anwenden können.

• Arbeiten Sie daran, Ihre Unternehmenskultur zu verbessern, und bewerben Sie diese dann auf Ihrer Website und in Stellenanzeigen. Dies kann sich erheblich auf Ihre Fähigkeit auswirken, Mitarbeiter einzustellen und zu halten, da 90 % der Fachkräfte angeben, dass sie sich vor der Annahme eines Angebots über die Unternehmenskultur informieren.
• Schulen Sie Ihre Mitarbeiter bereichsübergreifend, damit alle Beteiligten wissen, wie sie die Aufgaben der anderen übernehmen können. So lassen sich krankheitsbedingte Ausfälle leichter auffangen, es entstehen mehr Aufstiegsmöglichkeiten und die Motivation Ihres Teams bleibt erhalten.
• Nutzen Sie Event- und Veranstaltungsmanagement-Software, um Prozesse zu optimieren. Bei weniger Personal und mehr Arbeit ist es entscheidend, Ineffizienzen zu minimieren. Die richtige Software kann Silos aufbrechen, Margen steigern und den Zeitaufwand für gängige Aufgaben im Veranstaltungsmanagement reduzieren.
  
  

Oben: Die richtige Eventmanagement-Software kann den Zeitaufwand für verschiedene Aufgaben drastisch reduzieren.

Personalprobleme lassen sich nicht von heute auf morgen lösen, aber Software kann den derzeitigen Mitarbeitern schnell Entlastung verschaffen. In Verbindung mit bereichsübergreifenden Schulungen und kulturellen Verbesserungen sind Sie auf dem besten Weg zu einer effizienten Veranstaltungsabteilung.

2. Steigende Softwareanforderungen

Wie bereits erwähnt, muss Software unabhängig von der Branche, in der Sie tätig sind, mehr leisten als früher – tiefere Einblicke in die Veranstaltungsleistung, Möglichkeiten zur Erfassung der Raumnutzung, Tools zur Förderung der Interaktion, abteilungsübergreifende Kommunikationsmittel und vieles mehr.

Unzureichende Personalausstattung, knappe Budgets und die zunehmende Komplexität von Veranstaltungen führen ebenfalls zu einem allgemeinen Bedarf an besserer Software für das Veranstaltungs- und Veranstaltungsortmanagement. Ähnlich wie die veralteten manuellen Prozesse von früher werden auch viele der derzeit verfügbaren Softwareoptionen von der Geschwindigkeit des Wachstums im Veranstaltungsbereich überholt.

Diese Herausforderung meistern: Die richtige Software für das Veranstaltungs- und Veranstaltungsortmanagement macht den Unterschied. Es gibt einige Anbieter, die auf eine bestimmte Branche zugeschnitten sind oder nur einen kleinen Teil des Veranstaltungsmanagements abdecken.  

Die Suche nach der richtigen Veranstaltungsort-Management-Software ist zwar ein aufwendiger Prozess, aber es gibt ein paar schnelle Tipps, die Sie beachten sollten:

• Verzichten Sie auf eine Stückwerk-Lösung. Finden Sie eine Plattform, die alle Veranstaltungsprozesse, mit denen Sie zu kämpfen haben, optimiert.
• Suchen Sie nach einem Anbieter mit Erfahrung in Ihrer Branche oder Nische, da dieser Ihnen einen besseren Support und ein maßgeschneidertes Produkt bieten kann.
• Führen Sie eine Glaubwürdigkeitsprüfung durch und prüfen Sie, ob der Anbieter positive Bewertungen und einen guten Ruf hat.
  

Read our blog on finding the right venue and event management software to ensure you make the right choice for your unique organization.

3. Stärkerer Fokus auf Nachhaltigkeit

In den letzten Jahrzehnten ist Nachhaltigkeit für viele Branchen zunehmend in den Fokus gerückt. In der Automobilindustrie setzen Elektrofahrzeuge durch, produzierende Unternehmen nutzen Solarenergie und so weiter. Auch im Bereich Veranstaltungen streben Unternehmen nach mehr Nachhaltigkeit.

• 83 % der Veranstaltungsspezialisten berücksichtigen Nachhaltigkeit mittlerweile als zentrales Anliegen bei der Planung von Veranstaltungen.
  
• 77 % der Verbraucher berücksichtigen Nachhaltigkeit bei ihrer Entscheidung für eine Marke.

Nachhaltige Veranstaltungen zu organisieren ist leichter gesagt als getan. Veranstaltungsplaner sind in der Regel nicht darauf vorbereitet, Nachhaltigkeitsinitiativen offiziell zu starten, geschweige denn, Fortschritte zu messen und konsistente Ergebnisse zu erzielen.

Diese Herausforderung meistern: Die Komplexität von Veranstaltungen und die Vielzahl von Bereichen, in denen nachhaltigkeitsorientierte Entscheidungen Auswirkungen haben können, lassen sich nicht umgehen. Es gibt jedoch Maßnahmen, mit denen Sie bereits in diesem Jahr und darüber hinaus nachhaltigere Veranstaltungen durchführen können.

• Entwickeln Sie einen Plan, um Nachhaltigkeitsmaßnahmen in Kategorien zu unterteilen, damit Sie Ihre Bemühungen und deren Nachverfolgung leichter fokussieren können.
• Vernachlässigen Sie nicht die Rolle der sozialen Verantwortung von Unternehmen und der DEI-Bemühungen im Bereich der Nachhaltigkeit.
• Überprüfen Sie Ihre internen Prozesse und Abteilungen, um positive Veränderungen vorzunehmen, die das Leben Ihrer Mitarbeiter verbessern. Dies kann zu einer motivierenderen Arbeitsatmosphäre für die Mitarbeiter führen und den Ruf Ihres Unternehmens als verantwortungsbewusster Arbeitgeber stärken.
• Nutzen Sie Nachhaltigkeitssoftware, um Ihre Nachverfolgungsmaßnahmen zu optimieren und greifbare Ergebnisse zu erzielen, die Ihrem Publikum Ihr Engagement verdeutlichen.

Nachhaltigkeit wird immer wichtiger werden. Wenn Sie jetzt die richtigen Schritte unternehmen, können Sie Ihr Unternehmen auf eine gesündere und nachhaltigere Zukunft vorbereiten. Lesen Sie unser E-Book über nachhaltige Veranstaltungen, um sicherzustellen, dass Sie nichts unversucht lassen.

4. Zurück zu Präsenzveranstaltungen

Während der Pandemie mussten Veranstaltungsabteilungen überall improvisieren und herausfinden, wie sie virtuelle Veranstaltungen durchführen können. Jetzt verlagert sich der Fokus wieder weitgehend auf Präsenzveranstaltungen.

Diese schnelle Rückkehr zu Präsenzveranstaltungen würde normalerweise keine Probleme für Veranstaltungsabteilungen mit sich bringen, aber da viele erfahrene Veranstaltungsspezialisten während der Pandemie in den Ruhestand gegangen sind, ist dieser Wandel schwieriger als er sein sollte.

Diese Herausforderung meistern: Es ist gut möglich, dass Ihr Veranstaltungsteam nicht mehr so gut besetzt und erfahren ist wie noch vor ein paar Jahren. Zum Glück können die gleichen Tipps, die Ihnen bei Ihren Personalproblemen helfen, auch hier einen großen Unterschied machen.

• Priorisieren Sie die bereichsübergreifende Schulung Ihrer bestehenden Mitarbeiter, damit Ihr Team bei Bedarf einspringen und bei weiteren Aufgaben helfen kann.  
• Nutzen Sie Event- und Veranstaltungsort-Management-Software, um Veranstaltungen für Teams jeder Größe und jedes Erfahrungsniveaus besser verwaltbar zu machen.
• Wenn Sie erfahrene Mitarbeiter haben, geben Sie ihnen die Möglichkeit, sich zu profilieren. Nehmen Sie sich Zeit, damit sie Prozesse dokumentieren und weniger erfahrenen Mitarbeitern das Leben erleichtern können.

Schließlich können Sie durch die Fokussierung auf die Mitarbeitererfahrung nicht nur Ihr Unternehmen für potenzielle Mitarbeiter attraktiver machen, sondern auch Ihr aktuelles Veranstaltungsteam insgesamt effizienter gestalten.

5. Zunehmende Sicherheitsbedenken bei Live-Veranstaltungen

Da Veranstaltungen wieder weitgehend in Präsenzform stattfinden, rückt die Minderung von Risiken und Sicherheitsbedenken zunehmend in den Fokus. Dafür gibt es eine Reihe von Gründen.

• Zunehmende Waffengewalt.
• Zunehmende Häufigkeit von Massenpaniken: Astroworld in Houston, Halloween in Seoul und Asake-Konzert in London.
• Datenverstöße sind teurer denn je zuvor, wobei ein durchschnittlicher Datenverstoß 4,35 Millionen Dollar kostet.

Jede Person, die an einer Ihrer Veranstaltungen teilnimmt, vertraut darauf, dass Sie für ihre Sicherheit sorgen. Unabhängig davon, ob Sie Präsenzveranstaltungen, hybride oder rein virtuelle Veranstaltungen durchführen, vertrauen Ihre Teilnehmer darauf, dass Sie ihre Daten schützen, sobald sie Ihre Veranstaltung buchen oder sich dafür anmelden.  

Diese Herausforderung meistern: Sicherheit und Risikomanagement bei Veranstaltungen sind ein komplexes Thema, das einen vielschichtigen Ansatz erfordert.

• Führen Sie eine Risikobewertung für Veranstaltungen durch, um potenzielle Risiken zu identifizieren und Lösungen zu entwickeln.
• Befolgen Sie die Risikomanagement-Richtlinien ISO 31000:2018, um sicherzustellen, dass Sie bewährte Verfahren für das Risikomanagement anwenden.
• Vereinfachen Sie Ihre Arbeit mit einer speziell auf Veranstaltungen zugeschnittenen Event-Risikomanagement-Software.

Allzu oft warten Unternehmen, bis eine Katastrophe eintritt, bevor sie das Risikomanagement ernst nehmen. Mit den oben genannten Schritten können Sie das Risiko einer Katastrophe minimieren und unvergessliche – und sichere – Veranstaltungen durchführen.

6. Die Rollen bei Veranstaltungen sind komplexer.

Mehrere Faktoren haben dazu geführt, dass die Aufgaben von Veranstaltungsspezialisten immer komplexer geworden sind:

• Durch freie Stellen in den Veranstaltungsabteilungen ist die derzeitige Belegschaft stärker belastet.
• Da Veranstaltungen immer komplexer und größer werden, hat der Arbeitsaufwand für ihre Durchführung zugenommen und die Event-Spezialisten vor größere Herausforderungen gestellt.
• Knappe Budgets machen es wichtiger, mit weniger mehr zu erreichen. Dies bedeutet, dass der Fokus verstärkt auf Analysen und Berichterstattung liegt, was oft Aufgabe der Mitarbeiter in der Veranstaltungsabteilung ist.

Bewältigung dieser Herausforderung: Ähnlich wie bei anderen Herausforderungen im Veranstaltungsbereich helfen die Methoden, die zur Bewältigung der immer komplexer werdenden Aufgaben im Veranstaltungsbereich eingesetzt werden, auch bei anderen Problemen.

Die bereichsübergreifende Schulung von Mitarbeitern trägt zur Verbesserung der betrieblichen Effizienz und zur Stärkung der Zusammenarbeit im Team bei. Und wenn Mitarbeiter bessere Wege finden, bestimmte Prozesse zu handhaben, können sie dieses Wissen weitergeben und so allen das Leben erleichtern.

Venue and event management software will also help with more complex roles. With the right platform, you can reduce the time your team spends on various tasks, foster communication between departments and ultimately streamline events as a whole.

7. Wunsch nach Konsolidierung der Technologieplattform

Angesichts schrumpfender Abteilungen und Budgets kann sich ein einst passabler Tech-Stack nun schwerfällig anfühlen. Da die aktuelle Lage jedoch mehr Effizienz und Einblicke erfordert, ist die Reduzierung Ihres Tech-Stacks nicht so einfach wie das Streichen von Software, da dies zum Verlust wichtiger Funktionen führen kann.

Diese Herausforderung meistern: Da in den letzten Jahren verschiedene Eventmanagement-Lösungen auf den Markt gekommen sind, war es für Abteilungen einfach, einzelne Tools zur Lösung einer bestimmten Herausforderung auszuwählen. Jetzt ist die Konsolidierung Ihrer Technologieplattform einfacher denn je.

• Erstellen Sie eine Checkliste mit unverzichtbaren Funktionen, Sicherheitsanforderungen und anderen organisationsspezifischen Anforderungen.
• Überprüfen Sie Ihre bestehenden Event-Technologien und suchen Sie nach Überschneidungen zwischen den Tools sowie nach Tools, die Funktionen bieten, die Sie nicht mehr benötigen.
• Markieren Sie Tools, die Sie nicht mehr benötigen oder die Ihre zusätzlichen Kriterien (Sicherheit, Betriebssystemanforderungen usw.) nicht mehr erfüllen.

Zu guter Letzt sollten Sie in Betracht ziehen, Ihre Technologieplattform durch eine einzige Plattform für die Verwaltung von Veranstaltungen und Veranstaltungsorten zu vereinfachen.  

Eine Veranstaltungsmanagement-Plattform für die heutige Landschaft

Momentus bietet eine echte End-to-End-Plattform für das Veranstaltungs- und Eventmanagement, die für die Herausforderungen von heute und darüber hinaus entwickelt wurde. Unsere Plattform hilft Ihnen dabei, Veranstaltungen unabhängig von der Branche zu optimieren, und zwar mit:

• Online-Veranstaltungsbuchung
• Veranstaltungskalender
• Dashboards mit Analysen und Erkenntnissen
• CRM, E-Mail-Vorlagen und Vertragsmanagement
• Raumpläne, Geräteinventar und Arbeitsaufträge
• Nachhaltigkeit und Risikomanagement-Tools
• Und mehr

Mit der Momentus-Plattform können Sie den aktuellen Herausforderungen begegnen, Ihre Technologieplattform vereinfachen und Ihre Veranstaltungsabteilung zukunftssicher machen. Melden Sie sich für eine kostenlose Demo an und erfahren Sie aus erster Hand, wie wir Ihrem Unternehmen heute helfen können.

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