Ein vollständiger Leitfaden zur Terminologie der Veranstaltungsplanung

Veranstaltungsort- und Eventmanagement-Software spielt eine entscheidende Rolle bei der Optimierung von Abläufen und der Sicherstellung des Erfolgs Ihrer Veranstaltungen sowie der Zufriedenheit Ihrer Gäste. Mit der richtigen Software können Sie die Auslastung Ihres Veranstaltungsortes optimieren und Doppelbuchungen minimieren, sodass Sie Ihrer Organisation und Ihren Teilnehmern ein nahtloses Erlebnis bieten können. Allerdings kann Venue- und Eventmanagement-Software selbst für erfahrene Eventprofis verwirrend sein. Wenn Sie die Aufgabe haben, eine Venue- und Eventmanagement-Software Ihr Unternehmen auszuwählen, ist es wichtig, dass Sie wissen, worauf Sie achten müssen, um schnell und einfach eine Lösung zu finden, die Ihren geschäftlichen Anforderungen entspricht.

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Dieses Glossar ist eine wertvolle Ressource für Eventmanager, Veranstaltungsorganisatoren, Eventprofis, Veranstaltungsortmanager und andere, um sich in der komplexen Sprache und den Konzepten dieses Bereichs zurechtzufinden. Tauchen Sie ein und vertiefen Sie Ihr Verständnis der Terminologie, die die Welt des Event- und Veranstaltungsortmanagements prägt.  

Glossar zu Veranstaltungsplanung, Veranstaltungsmanagement und Veranstaltungsortmanagement

Dieses Glossar umfasst Begriffe aus dem Bereich Veranstaltungsplanung, die sich auf Veranstaltungsortgestaltung, Betrieb, Logistik, Registrierung, Sicherheit und Durchführung beziehen, um eine klare Kommunikation innerhalb der Branche zu unterstützen.

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Veranstaltungsplanung, Aufgabenbereiche und berufliche Weiterentwicklung

• Veranstaltungsplaner / Veranstaltungsorganisator: Die Kombination aus Projektmanagement und der Entwicklung kleiner und großer Veranstaltungen, darunter Festivals, Konferenzen, formelle Feiern, Konzerte, Sportveranstaltungen, Kongresse, Messen, Firmenveranstaltungen und vieles mehr.
• Veranstaltungsmanager/Veranstaltungsortmanager: Multitasking-Fachleute, die für die Überwachung aller Aktivitäten, Mitarbeiter und Geschäfte im Zusammenhang mit einem Veranstaltungsort oder einer Veranstaltung verantwortlich sind.
• Certified Meeting Professional (CMP) / Certified Meeting Planner: Eine Person, die über eine branchenspezifische Akkreditierung des Events Industry Council verfügt.
• Catering und Verkauf (C&S): Veranstaltungsortbetrieb , der speziell für die Verwaltung von Veranstaltungen mit Ressourcen wie Tagungsräumen, Pausenräumen, Mahlzeiten und mehr ausgelegt ist.
• Teilnehmergarantie: Die endgültige bestätigte Anzahl der Gäste, die den Anbietern oder Veranstaltungsorten vor einer Veranstaltung mitgeteilt wird und zur Festlegung des Personalbedarfs, des Caterings und der Rechnungsstellung dient.
• Banquet Event Order (BEO): Ein zentrales Planungsdokument, das die Anforderungen für eine Veranstaltung wie Raumgestaltung, Catering-Details, Zeitplan, Personalbedarf und technische Anforderungen zusammenfasst.
• Attrition: Eine vertragsbasierte Messung, bei der die tatsächliche Anzahl der Gästezimmer oder Besucher mit der ursprünglichen Reservierung verglichen wird, was sich auf die endgültige Abrechnung auswirken kann.
• Service Level Agreement (SLA): Eine formelle Vereinbarung, in der Leistungsstandards, Reaktionszeiten und Serviceerwartungen zwischen den Veranstaltungspartnern festgelegt sind.
• Notfallplan: Eine vordefinierte Strategie, die festlegt, wie die Organisatoren auf mögliche Störungen wie Wetter, technische Ausfälle oder Personalprobleme reagieren werden.

Veranstaltungstypen, Formate und Anwendungsfälle für Unternehmen

• B2B-Veranstaltung: Jede persönliche, virtuelle oder hybride Veranstaltung, bei der zwei oder mehr Unternehmen zusammenkommen.
• Firmenveranstaltung: Eine von einem Unternehmen gesponserte Veranstaltung, die sich an seine Mitarbeiter oder Kunden richtet.
• Messe: Eine Großveranstaltung, bei der Unternehmen einer bestimmten Branche ihre Produkte und Dienstleistungen bewerben.
• Hybride Veranstaltung: Jede Zusammenkunft, die Aspekte von Live-Veranstaltungen und virtuellen Veranstaltungen kombiniert.
• Virtuelle Veranstaltung: Eine Zusammenkunft, die in digitaler Form stattfindet.

Veranstaltungsmanagement, Logistik und Dokumentation

• Bankett-Veranstaltungsauftrag (BEO) / Veranstaltungsauftrag / Ablaufplan: Ein vom System generiertes Dokument, in dem alle Anforderungen und logistischen Details für die gesamte Veranstaltung von Anfang bis Ende aufgeführt sind.
• Big Book: Vor dem Aufkommen der Veranstaltungstechnik stützte sich die Branche auf ein physisches Buch, das als Hauptquelle für alle Informationen zu einer Veranstaltung diente. Das Big Book enthielt alle Reservierungen, Veranstaltungsdetails, Catering-Bestellungen und vieles mehr, alles mit Bleistift geschrieben. Die Vertriebsteams waren für das Buch verantwortlich, wechselten sich bei Anrufen und Aktualisierungen ab und fungierten als Ansprechpartner für die Koordination des „Buches“.
• Aufbauzeit / Einbau / Bump-In: Die Zeit, die benötigt wird, um den Raum oder Saal für eine Veranstaltung vorzubereiten. Während dieser Zeit kann keine andere Veranstaltung für diesen Raum gebucht werden.
• Teilnehmerzahl: Die Anzahl der Teilnehmer einer Veranstaltung.
• Back of House (BOH): Alle Bereiche, die Kunden/Teilnehmer bei einer Veranstaltung normalerweise nicht zu sehen bekommen, z. B. Küche, Green Room, Pausenräume, Büroräume usw.
• Zimmerkontingent: Eine bestimmte Anzahl von Zimmern, die in einer Unterkunft, beispielsweise einem Hotel, reserviert werden, in der Regel zu einem vergünstigten Preis.

Veranstaltungsorte, Raumaufteilung und physische Infrastruktur

• Sitzungssaal: Ein physischer Besprechungsraum mit einem einzigen großen Tisch, der nicht verschoben werden kann. Der Sitzungssaal eignet sich in der Regel für kleine und mittelgroße Besprechungen.
• Breakout-Session / Breakout-Räume: Kleinere Besprechungsräume und Veranstaltungsräume, die von Teilnehmern für Besprechungen und Networking-Sessions außerhalb der Haupt-/Plenarsitzungen bei Konferenzen und Veranstaltungen genutzt werden.
• Raumteiler / Luftwände: Das Trennwandsystem, mit dem größere Räume in kleinere Bereiche unterteilt werden können.
• Raumdiagramm / Raumaufteilung / Sitzpläne: Die für die Art der Veranstaltung relevante Anordnung der Tische und Stühle im Veranstaltungsort.
• Unternehmensimmobilien (CRE): Die physischen Immobilien, die ein Unternehmen für seine betrieblichen Zwecke nutzt.

Sitz- und Raumkonfigurationsstile

• Chevron-/Theaterbestuhlung: Stühle, die in Reihen mit Blick auf die Bühne aufgestellt sind. Die Anordnung von Stühlen und Tischen für eine bestimmte Veranstaltung oder Funktion.
• Sitzordnung im Klassenzimmer-/Schulraumstil: Tische und Stühle sind in Reihen aufgestellt und zeigen zu einem bestimmten Bereich im Besprechungsraum. Diese Anordnung erleichtert es den Zuhörern, sich Notizen zu machen.
• U-förmige / Hufeisenförmige Bestuhlung: Die Tische sind in U-Form aufgestellt, die Stühle stehen außen und sind zum inneren freien Raum hin ausgerichtet.

Vertrieb, Angebote und Buchungsprozesse

• Angebotsanfrage (RFP) / Preisanfrage (RFQ) / Informationsanfrage (RFI): Eine Anfrage eines potenziellen Kunden oder Kunden, in der die Anforderungen für die Buchung einer Veranstaltung oder eines Veranstaltungsortes dargelegt werden, einschließlich, aber nicht beschränkt auf Catering, Inventar, audiovisuelle und andere für die Veranstaltung erforderliche Elemente. In diesem Fall muss der Veranstaltungsort mit einem formellen Angebot/einer formellen Preisanfrage antworten, in dem/der dargelegt wird, wie die Anforderungen des Kunden erfüllt werden können.

Veranstaltungsproduktion & Erlebnis-Technologie

• Audiovisuelle Technik (AV): Die Beleuchtung, Bildschirme, Lautsprecher und andere technische Geräte, die zur Unterstützung der Ton- und Bildpräsentationen bei einer Veranstaltung eingesetzt werden.
• Eventproduktion: Die technische und kreative Umsetzung einer Veranstaltung unter Einsatz von Ton, Licht, Video, Design und weiteren Elementen, um die Atmosphäre für die Teilnehmer zu beeinflussen.
• Live-Streaming: Übertragung oder Empfang von Live-Video- und Audioberichten über das Internet.
• Augmented Reality: Die Integration digitaler Informationen oder Bilder in die reale Umgebung.
• Künstliche Intelligenz (KI): Intelligenz , die von Maschinen, insbesondere Computersystemen, gezeigt wird. Im Veranstaltungs- und Veranstaltungsortmanagement wird KI häufig eingesetzt, um sich wiederholende Aufgaben zu rationalisieren und vorherzusagen.

Nachhaltigkeit, Risiko und verantwortungsbewusstes Veranstaltungsmanagement

• Nachhaltiges Veranstaltungsmanagement / Event Greening: Die ökologischen, wirtschaftlichen und sozialen Aspekte des Veranstaltungsmanagements. Dabei geht es darum, Prinzipien der nachhaltigen Entwicklung in die gesamte Planung, Durchführung und Teilnahme an Veranstaltungen zu integrieren, um eine verantwortungsvolle Ausrichtung zu erreichen.
• Event Incident Management: Der Prozess der Reaktion auf und Lösung von unvorhergesehenen Ereignissen oder Unterbrechungen.
• Veranstaltungsrisikomanagement: Umfasst das Erkennen, Bewerten und Mindern potenzieller Risiken, die sich auf den Ausgang einer Veranstaltung und die Sicherheit der Teilnehmer auswirken könnten.

Softwarearchitektur und Bereitstellungsmodelle

• Cloud: Cloud Computing ist ein Softwarebereitstellungsmodell, bei dem Ressourcen und Daten über das Internet nach Bedarf abgerufen werden können. Der Begriff „Cloud“ verdeutlicht, dass Informationen jederzeit und überall verfügbar sind und Nutzer sich nicht an einem bestimmten Ort befinden müssen, um darauf zuzugreifen.
• Software-as-a-Service (SaaS): Manchmal auch als „On-Demand“ bezeichnet, ist SaaS ein Lizenz- und Bereitstellungsmodell, bei dem Software über das Internet auf Abonnementbasis bereitgestellt wird.
• Multi-Tenant: Eine einzige Instanz der Software, die mehrere Mandanten unterstützt. Alle Mandanten teilen sich eine einzige Datenbank, sind jedoch voneinander isoliert, sodass sie für andere Mandanten nicht sichtbar sind.
• Enterprise-Grade: Software , die skalierbar ist und eine große Anzahl von Benutzern unterstützen kann.
• Sandbox: Duplizierte Umgebung der Softwareplattform zum Trainieren und Testen neuer Funktionen.

Systeme, Integrationen und technologische Infrastruktur

• Application Programming Interface (API): Eine Schnittstelle, die es Ihnen ermöglicht, Informationen zwischen verschiedenen Anwendungen/Systemen/Softwareprogrammen, die nicht ausdrücklich für die Zusammenarbeit konzipiert wurden, nahtlos zu synchronisieren.
• Integration: In Bezug auf Software ist Integration ein Prozess, bei dem zwei oder mehr Systeme mithilfe einer ein- oder bidirektionalen Synchronisierung zusammengeführt werden, sodass Daten/Funktionen frei zwischen ihnen fließen können.
• Technologie-Ökosystem (Tech Ecosystem): Die Gesamtheit der Technologien, die ein bestimmtes Unternehmen für seine Geschäftstätigkeit nutzt, und insbesondere die Art und Weise, wie diese Lösungen miteinander verbunden sind.
• Technologie-Stack (Tech Stack): Die Gesamtheit der Technologien, die ein bestimmtes Unternehmen für seine Geschäftstätigkeit einsetzt.

Kunden-, Benutzer- und Kontoverwaltung

• Kundenbeziehungsmanagement (CRM): Der Prozess, bei dem automatisierte Technologien die Interaktionen eines Unternehmens mit seinen Kunden verwalten, in der Regel unter Verwendung von Datenanalysen zur Auswertung großer Informationsmengen.
• Mieter: Ein Mieter ist eine Gruppe von Benutzern, die gemeinsamen Zugriff mit bestimmten Berechtigungen auf die Softwareinstanz haben.
• Benutzeroberfläche: Der Punkt, an dem der Benutzer und die Software/das System interagieren.

Plattformfunktionen, Erweiterungen und Akzeptanz

• Zusatzmodul: Zusätzliche Funktionen, die zum Kernsystem hinzugefügt werden können, um dessen Leistungsfähigkeit zu erweitern.‍
• Change Management: Der Prozess der Vorbereitung und Unterstützung von Einzelpersonen, Teams und Organisationen bei organisatorischen oder technologischen Veränderungen.

Veranstaltungs-, Veranstaltungsort- und Software-Akronyme  

• Unterkunft (ACM)  
• Ankünfte und Abflüge (AAD)  
• Back of House (BOH)  
• Rundfunk (BRD)  
• Broadcast Compound (BCC)  
• Bump-In-Bump-Out (BIBO)  
• Catering (CAT)  
• Catering, Reinigung und Abfall (CCW)  
  
• Zeremonien und Fackelintegration (CER)  
  
• Stadtlenkungsgruppe (CSG)  
• Kommerzielles Partnerprogramm (XPP)  
• Kommunikation (COM)  
  
• Gemeinschaftliches Engagement (CEG)  
  
• Computerunterstütztes Zeichnen (CAD)  
  
• CRM, Digital & Social (CDS)  
  
• Kundenbeziehungsmanagement (CRM)  
  
• Tage bis zum Start (DTG)  
  
• Delegationsregistrierungstreffen (DRM)  
  
• Digital (DIG)  
  
• Event Mapping Tool (EMT)  
  
• Veranstaltungsservice (EVS)  
  
• Funktionsbereiche (FBs)  
  
• Spielfeld (FoP)  
  
• Front of House (FOH)  
  
• Möbel, Einrichtungsgegenstände und Ausrüstung (FFE)  
  
• Bestimmungen des Grünen Leitfadens (GGS)  
  
• Host-Compliance und Betrieb (HCO)  
  
• Gastgewerbe (HOP)  
  
• Internationales Sendezentrum (IBC)  
  
• Intelligenz (INT)  
  
• International geschützte Person (IPP)  
  
• Ausschreibung (ITT)  
  
• Leistungskennzahlen (KPIs)  
  
• Lokales Organisationskomitee (LOC)  
  
• Logistik (LOG)  
  
• Hauptlogistikzentrum (MLC)  
  
• Hauptoperationszentrum (MOC)  
  
• Hauptpressezentrum (MPC)  
  
• Materialprüfungsanlage (MFS)  
  
• Master-Lieferplan (MDS)  
  
• Medien (MDA)  
  
• Medienhotel (MDH)  
  
• Medizinisch (MED)  
  
• Monate bis zum Start (MTG)  
  
• Einsatzbereitschaft (ORS)  
  
• Overlay & Dienstprogramme (OVL)  
  
• Park & Ride (PAR)  
  
• Parkbetriebszentrale (POC)  
  
• Programmmanagementbüro (PMO)  
  
• Programm / Einsatzbereitschaft (POR)  
  
• Programmfortschrittsbesprechungen (PPM)  
  
• Beschaffung (PRO)  
  
• Protokoll (PRT)  
  
• Ergebnisse Technologiedienstleistungen (RTS)  
  
• Rechteinhaber (RHB)  
  
• Programm zum Schutz von Rechten (RPP)  
  
• Sicherheit (SAF)  
  
• Sicherheit (SEC)  
  
• Zuschauererlebnis (SPS)  
  
• Zuschauerbetreuung (SPS)  
  
• Zuschauer-Transportdepot (STD)  
  
• Sportpräsentation (SPN)  
  
• Nachhaltigkeit (SUS)  
  
• Team-Verbindungsbeauftragter (TLO)  
  
• Ticketing (TIC)  
  
• Turnierzentrale (TCH)  
  
• Turnierinformationssystem (TIS)  
  
• Ausbildungsstätten (TRV)  
  
• Transport (TRA)  
  
• Transportkoordinierungszentrum (TCC)  
  
• Verkehrsnachfragemanagement (TDM)  
  
• Uniform (UNI)  
  
• Uniform- und Akkreditierungszentrum (UAC)  
  
• Veranstaltungsort-Akkreditierungszentrum (VAC)  
  
• Veranstaltungsort-Geschäftsführer (VGM)  
  
• Veranstaltungsort-Mietvertrag (VHA)  
  
• Veranstaltungsortmanagement (VMA)  
  
• Veranstaltungsort Medienzentrum (VMC)  
  
• Veranstaltungsort-Medienmanager (VMM)  
  
• Veranstaltungsortbetrieb (VOP)  
  
• Veranstaltungsort-Planungssitzungen (VPM)  
  
• Veranstaltungsort-Planungsprozess (VPP)  
  
• Veranstaltungsort-Sicherheitsmanager (VSM)  
  
• Veranstaltungsort-Technologiedienstleistungen (VTS)  
  
• Nutzungsvereinbarung für Veranstaltungsorte (VUA)  
  
• Sehr wichtige Person (VIP)  
  
• Freiwillige (VOL)  
  
• In Bearbeitung (WIP)  
  
• Arbeitskräfte (WKF)  
  
• Zonenoperationszentrum (ZOC)  

Navigieren durch die Terminologie der Veranstaltungsplanung und die Fachsprache der Branche  

Dieses umfassende Glossar soll Fachleuten dabei helfen, sich mit der Terminologie der Veranstaltungsplanung in den Bereichen Veranstaltungsorte, Betrieb und Technologie vertraut zu machen. Eine klare Terminologie trägt dazu bei, Missverständnisse zu vermeiden und ermöglicht eine effektivere Planung, Koordination und Durchführung.

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