Wie Messeveranstalter Aussteller gewinnen und binden können

Dieser Blog wurde ursprünglich am 7. November 2023 veröffentlicht und zuletzt am 2. Juli 2024 aktualisiert.  

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Für Kongresszentren und Messeveranstalter gibt es gute Nachrichten. Laut den neuesten Prognosen von Globex 2023, dem von Stax veröffentlichten Jahresbericht der Messebranche, erleben die weltweit größten Messemärkte eine robuste Erholung von der COVID-19-Pandemie und werden bis 2025 voraussichtlich ihr Volumen von 2019 auf 32,5 Milliarden US-Dollar übertreffen. Für Messeveranstalter bedeutet diese Erholung sowohl Chancen als auch einen verstärkten Wettbewerb um Ausstellerbuchungen. Um wettbewerbsfähig zu bleiben, müssen Messeveranstalter sowohl neuen als auch wiederkehrenden Ausstellern einen klaren Mehrwert bieten.

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Zunächst müssen Messeveranstalter nachweisen, dass sie die Geschäftsziele der Aussteller verstehen und eine wirkungsvolle Plattform bieten, die messbare Ergebnisse liefert. Dazu müssen Messeveranstalter in der Lage sein, die Ziele der Veranstaltung zu kommunizieren – kurz gesagt, welche Art von Besuchern sie für die Veranstaltung gewinnen möchten, wie viele Besucher erwartet werden und wie sie diese zur Anmeldung bewegen wollen. 

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Zweitens müssen Messeveranstalter klar aufzeigen, wie die Teilnahme an der Veranstaltung durch Leads, Partnerschaften und Markenpräsenz einen ROI generiert. Sie müssen die Marken und Produkte der Aussteller vermarkten, um neue Märkte und Vertriebskanäle zu erschließen. In dieser Hinsicht müssen Messeveranstalter und Eventplaner relevante Daten wie Besucherstatistiken aus der Vergangenheit, Kundenfeedback und andere relevante Informationen bereitstellen, um ihre Veranstaltungsziele zu untermauern. 

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In diesem Leitfaden untersuchen wir die größten Herausforderungen, denen Messeveranstalter bei der Gewinnung und Bindung von Ausstellern gegenüberstehen, sowie bewährte Strategien, mit denen sich die Buchungszahlen Jahr für Jahr steigern lassen.

5 Gründe, warum Messeveranstalter Aussteller verlieren 

Bei so vielen Messen, Kongressen, Ausstellungen und anderen Veranstaltungen weltweit ist der Verkauf von Standflächen und Standbuchungen für bevorstehende Veranstaltungen hart umkämpft. Hier sind die größten Herausforderungen, denen sich Messeveranstalter gegenübersehen, wenn sie versuchen, Aussteller für Veranstaltungen zu gewinnen und zu halten:

1. Budgetbeschränkungen

Die Reisekosten sind erheblich gestiegen, was zu knappen Budgets für die Teilnahme an Messen und die Entsendung von Mitarbeitern zu Veranstaltungen führt. Wenn ein potenzieller Veranstalter nicht über das erforderliche Budget verfügt, wird er keinen Stand oder Platz buchen. In diesem Fall sollten Veranstalter ihn dazu ermutigen, sich als Besucher anzumelden, damit er die Messe erleben und eine zukünftige Teilnahme in Betracht ziehen kann.

2. Erwartete Kapitalrendite

Die Teilnahme an Messen und Ausstellungen kann für potenzielle Aussteller kostspielig sein. Daher müssen potenzielle Aussteller von der möglichen Kapitalrendite (ROI) überzeugt sein – einschließlich der generierten Leads, des Geschäftsvolumens der Leads, der konvertierten Verkäufe und neuer Vertriebskanäle oder Partnerschaften –, wenn sie sich für die Buchung eines Standes entscheiden.

3. Konkurrenz durch andere Veranstaltungen

Neue und bestehende Messen und andere Veranstaltungen machen es schwierig, jedes Jahr neue Aussteller zu gewinnen und sie dazu zu bewegen, ihre Stände und Flächen erneut zu buchen. Messeveranstalter müssen ihre Veranstaltungen kontinuierlich weiterentwickeln, um relevant und wettbewerbsfähig zu bleiben. Dazu gehören die Aktualisierung des Programms, die Verbesserung der Zielgruppenansprache und die Erweiterung der Networking-Möglichkeiten sowohl auf der Messe als auch außerhalb.

4. Schlechte Besucherzahlen und Besucherqualität

Wenn eine Veranstaltung nicht genügend geeignete Besucher und Teilnehmer anzieht, werden potenzielle Aussteller nicht dazu motiviert, sich anzumelden oder erneut anzumelden. Aus diesem Grund müssen Messeveranstalter die Besucherzahlen einschließlich detaillierter demografischer Daten erfassen, um den Erfolg der Veranstaltung zu belegen und die Teilnahme von Entscheidungsträgern zu bestätigen. 

5. Erfahrungen aus vergangenen Veranstaltungen

Sowohl Aussteller als auch Besucher müssen darauf vertrauen können, dass der Veranstaltungsort und die relevanten Lieferanten, die an der Veranstaltung mitwirken, ein angenehmes Erlebnis bieten. Eine schlechte Erfahrung bei einer vergangenen Veranstaltung kann von der Teilnahme an zukünftigen Veranstaltungen abhalten. Ausstellungen, Messen und ähnliche Veranstaltungen sind ein kostspieliger Pfeiler der Marketingstrategie eines Unternehmens. Daher sind effiziente und qualitativ hochwertige Ergebnisse der Veranstaltung von entscheidender Bedeutung.

Wichtige Strategien zur Gewinnung von Ausstellern 

Um Aussteller zu gewinnen und zu binden, müssen Messeveranstalter mit den Ausstellern in Kontakt treten, um ihre Bedürfnisse zu verstehen und kontinuierlich nach Möglichkeiten suchen, ihr Messeerlebnis zu verbessern. Hier sind die wichtigsten Strategien, die Messeveranstalter umsetzen können, um neue Aussteller zu gewinnen und bestehende Aussteller zu binden:

1. Potenzielle Aussteller verstehen

Wenn Sie Aussteller für Stände und Flächen auf Ihren Veranstaltungen gewinnen und binden möchten, müssen Ihre Aussteller davon überzeugt sein, dass Sie ihre Bedürfnisse verstehen, und Sie müssen ihnen zeigen, wie Ihre Veranstaltung zu ihren Zielen passt. Hier sind einige Schritte, mit denen Sie Ihre potenziellen Aussteller besser verstehen können: 

• Käuferprofile: Erstellen Sie detaillierte Käuferprofile, damit Sie verstehen, wer Ihre potenziellen Käufer sind. 

• Umfrage unter Ausstellern: Befragen Sie ehemalige und potenzielle Aussteller, um ihre aktuellen Herausforderungen und Ziele zu verstehen. 

• Marktforschung: Informieren Sie sich über die Branche, in der Ihre potenziellen Aussteller tätig sind, um die Chancen und Risiken zu verstehen, die sich auf den Markt auswirken, in dem sie agieren.
• Andere externe Faktoren: Berücksichtigen Sie , wie sich auch andere Faktoren außerhalb ihrer Branche auf ihr Geschäft auswirken, z. B. wirtschaftliche Bedingungen, Trends, Verbrauchererwartungen, politische Lage usw.

2. Erfassen und Präsentieren wichtiger Kennzahlen

Jeder Messeveranstalter erstellt Verkaufsunterlagen wie beispielsweise einen Veranstaltungsprospekt, um potenziellen Ausstellern zu zeigen, was sie auf der Veranstaltung erwartet. Es ist wichtig, die folgenden Kennzahlen in Ihre Übersicht aufzunehmen, um den potenziellen Wert der Messe aufzuzeigen und Aussteller zur Buchung zu motivieren: 

• Feedback früherer Aussteller: Stellen Sie potenziellen Ausstellern Feedback zu früheren Veranstaltungen zur Verfügung, damit sie lesen können, was frühere Besucher und Aussteller über die Veranstaltung zu sagen hatten. 

• Teilnehmerdaten: Geben Sie einen Überblick über die Anzahl der Besucher vergangener Veranstaltungen und die Art der Besucher, einschließlich wichtiger demografischer Details wie Herkunft, Berufsbezeichnungen usw. Je globaler die Präsenz und Entscheidungsgewalt, desto besser.
• Ausstellerdaten: Stellen Sie eine Übersicht über frühere Aussteller und wichtige Unternehmen bereit, die sich bereits für die bevorstehende Veranstaltung angemeldet haben. Wenn potenzielle Käufer sehen, dass ihre Konkurrenten teilnehmen werden, kann dies sie dazu motivieren, sich einen Platz zu sichern. Teilen Sie auch Erfolgsgeschichten von früheren Ausstellern, die die Veranstaltung erfolgreich als Wachstumsbeschleuniger genutzt haben. Mit einer zentralisierten Veranstaltungsmanagement-Software können Organisatoren Buchungstrends verfolgen, die Historie der Aussteller überwachen und hochwertige Kunden für die Verlängerung ihrer Teilnahme identifizieren.

3. Wie man innovative Event-Erlebnisse schafft

Das oberste Ziel jedes Messeveranstalters, der eine bevorstehende Messe oder Tagung plant, sollte es sein, ein unvergessliches Veranstaltungserlebnis zu bieten, das gesunde Geschäftsbeziehungen zwischen Besuchern und Ausstellern fördert und potenzielle Leads und Verkäufe generiert. Um dies zu erreichen, müssen sich Messeveranstalter kontinuierlich bemühen, moderne und innovative Veranstaltungserlebnisse zu schaffen, die die Erwartungen aller Beteiligten erfüllen und übertreffen. Moderne Kongresszentrum-Software kann dabei helfen, aber es gibt noch andere wichtige Strategien, die es zu beachten gilt. Hier sind einige Beispiele, wie Messeveranstalter eine erfolgreiche Durchführung ihrer Veranstaltungen sicherstellen können: 

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Moderne Grundrisse integrieren 

Die Gestaltung und das Design von Veranstaltungsplänen sind entscheidend für die Lenkung des Fußgängerverkehrs und die Förderung sinnvoller Geschäftsbeziehungen. Ein gut strukturierter Plan kann das Engagement und die Interaktion unter den Teilnehmern verbessern, was letztlich das Gesamterlebnis der Veranstaltung verbessert und die Geschäftsmöglichkeiten maximiert. 

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Experimentieren Sie mit innovativen Networking-Möglichkeiten 

Von Begrüßungscocktailpartys bis hin zu Hosted-Buyer-Programmen gibt es viele Möglichkeiten, das Networking über den Besuch von Ständen und Messeständen auf Messen und Veranstaltungen hinaus zu fördern. Messeveranstalter müssen neue und andere Wege in Betracht ziehen, um mit Ausstellern und Besuchern in Kontakt zu treten, darunter: 

• Interaktive Workshops und Meisterklassen: Peppen Sie Ihre Schulungen mit kollaborativen Elementen auf, die die Messebesucher zum Mitmachen animieren. 

• Branchenspezifische Bereiche: Organisieren Sie das Layout der Messe so, dass ähnliche Branchen in speziellen Bereichen untergebracht sind, um einen Treffpunkt für gleichgesinnte Fachleute zu schaffen. 

• Künstliche Intelligenz (KI) für Matchmaking und Networking: Nutzen Sie maschinelles Lernen, um Teilnehmer mit Gleichgesinnten zusammenzubringen, mit denen sie gerne in Kontakt treten möchten.  

• Wellness- und Achtsamkeitszonen: Schaffen Sie ruhige Bereiche, in denen Messebesucher abschalten und sich entspannen können.  

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Nutzen Sie moderne Technologien 

Technologie spielt eine entscheidende Rolle bei der Verbesserung des Messeerlebnisses. Hier sind einige wichtige Beispiele für moderne Technologien, die von zukunftsorientierten Veranstaltern eingesetzt werden: 

• Chatbots für die Veranstaltungsunterstützung: Bieten Sie Messebesuchern Unterstützung mit einem hilfreichen, unaufdringlichen Chat-Element.  

• Beacon-Technologie für standortbezogene Angebote: Helfen Sie den Teilnehmern, Veranstaltungsaktivitäten in ihrer Nähe zu finden.   

• Virtual Reality (VR) und Augmented Reality (AR) für Produktdemonstrationen: Integrieren Sie Technologie, um die Funktionsweise von Produkten zu zeigen.   

• Mobile Event-Apps vs. moderne Tools zur Teilnehmererfassung wie RFID, Gesichtserkennung usw.: Optimieren Sie den Check-in und die Registrierung mit Technologien, die erkennen, wer das Gebäude betritt.  

• Gamification als immersives Erlebnis: Fordern Sie Erwartungen heraus und fügen Sie ein unterhaltsames, interaktives Element hinzu, das Messebesucher in eine andere Welt entführt. 

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Sichere, attraktive Veranstaltungsorte 

Der Veranstaltungsort ist ein entscheidender Faktor für die Entscheidung eines Ausstellers. Der Veranstaltungsort prägt die Atmosphäre der Veranstaltung, und die Erreichbarkeit, Lage und Nähe zu wichtigen Akteuren der Branche spielen eine entscheidende Rolle dabei, ob ein potenzieller Aussteller die Buchung eines Standes in Betracht zieht.  

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Veranstalter sollten einen zentral gelegenen Veranstaltungsort wählen, der leicht erreichbar ist, um Aussteller und Besucher anzulocken. Auch Nachhaltigkeit wird zu einem immer wichtigeren Thema. Kongresszentren und Veranstaltungsorte können eine Vorreiterrolle übernehmen, indem sie Messeveranstalter unterstützen, die nachhaltige Veranstaltungen organisieren möchten. 

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Viele Messeveranstalter setzen auch auf integrierte Veranstaltungsort-Management-Software, um die Raumzuweisung, die Standplanung, die Lieferantenlogistik und die Ressourcenplanung zu koordinieren. Dies gewährleistet ein reibungsloses Erlebnis sowohl für Aussteller als auch für Besucher.

Wie Messeveranstalter mit der richtigen Technologie ihre Buchungen steigern können

Für Messeveranstalter ist Technologie nicht mehr optional. Um wettbewerbsfähig zu bleiben, müssen Veranstalter in Systeme investieren, die den Verkauf, die Buchung, die Berichterstattung und die Kommunikation mit den Ausstellern optimieren. Integrierte Veranstaltungsmanagement-Software und Veranstaltungsort-Management-Software helfen dabei, manuelle Prozesse zu eliminieren, Fehler zu reduzieren und die nötige Transparenz zu schaffen, um intelligentere Entscheidungen zu treffen. Allerdings müssen Messeveranstalter ihre Strategien zur Gewinnung und Bindung von Ausstellern kontinuierlich überprüfen und verbessern, um den anhaltenden Erfolg ihrer Veranstaltungen sicherzustellen. Dazu müssen sie Zeit investieren, um die Bedürfnisse potenzieller Aussteller zu verstehen, ihnen aufzuzeigen, wie ihre Veranstaltung ihnen helfen kann, ihre Geschäftsziele zu erreichen, und innovative Veranstaltungserlebnisse schaffen, um sie zu ermutigen, für zukünftige Veranstaltungen zu buchen und erneut zu buchen. 

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Momentus Technologies ermöglicht Messeveranstaltern die Durchführung leistungsstarker Ausstellungen mit einer speziell entwickelten Softwarelösung. Mit CRM-, Vertriebs-, Buchungs-, Buchhaltungs- und Berichtstools auf einer einzigen Plattform erhalten Veranstalter einen vollständigen Überblick über die Leistung der Aussteller und den Betrieb der Veranstaltungsorte. Mit CRM-, Vertriebs-, Buchungs-, Veranstaltungsmanagement-, Buchhaltungs- und Berichtstools an einem einzigen Ort können Messeveranstalter mit Momentus und seiner integrierten Lösungssuite größere und bessere Veranstaltungen durchführen.  

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