Leitfaden zur Nachhaltigkeit bei Konferenzen und Veranstaltungen

Tipps für den Erfolg und Fehler, die Sie vermeiden sollten, wenn Sie Ihren Weg zur Nachhaltigkeit einschlagen.

Nachhaltigkeit bei Veranstaltungen ist kein Luxus mehr. Sie ist eine strategische Priorität für Konferenzen und Großveranstaltungen.

Großveranstaltungen wie Konferenzen, Konzerte und Sportveranstaltungen hinterlassen Spuren in den Gemeinden, in denen sie stattfinden. „Eine durchschnittliche Tagung oder Konferenz wirkt sich auf eine Reihe anderer, voneinander unabhängiger, aber miteinander verbundener Branchen aus, was wiederum an deren Schnittstellen direkte wirtschaftliche, soziale und ökologische Auswirkungen haben kann“, wie die US-Umweltschutzbehörde (EPA) beschreibt. Richtig durchgeführt, können Veranstaltungen enorme Vorteile in Bezug auf die Wirtschaftstätigkeit, die Inklusion sowie soziale und sogar politische Vorteile mit sich bringen.

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Bei der Nachhaltigkeit von Veranstaltungen steht die Verringerung der Umweltbelastung im Vordergrund, während gleichzeitig der soziale und wirtschaftliche Nutzen für die Gastgemeinden gestärkt wird. Konferenzen und Veranstaltungen, die nachhaltige Praktiken anwenden, schützen ihren Ruf, verringern Risiken und schaffen langfristigen Mehrwert.

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Veranstaltungen haben erhebliche Auswirkungen auf die Umwelt, die gezielt gesteuert werden müssen.

Was jedoch die Umwelt betrifft, sind die Auswirkungen fast immer negativ. Teilnehmer, Mitarbeiter, Referenten, Künstler und andere müssen aus verschiedenen Regionen lange Strecken zurücklegen, oft mit dem Flugzeug oder mit benzinbetriebenen Fahrzeugen. Bei Veranstaltungen kommen zudem zahlreiche Materialien zum Einsatz, von denen viele dazu bestimmt sind, nach Ende der Veranstaltung entsorgt zu werden. Auch verpassen Veranstalter möglicherweise Gelegenheiten, positive soziale, gerechte und wirtschaftliche Auswirkungen in den Regionen zu erzielen, in denen ihre Veranstaltungen stattfinden. Entscheidend ist, dass sie oft schlecht auf regulatorische Anforderungen und Verbrauchererwartungen in Bezug auf diese Themen vorbereitet sind, die für ihren langfristigen Erfolg entscheidend sind. Glücklicherweise gibt es praktische Möglichkeiten, wie Veranstaltungsplaner Schäden mindern und positive Effekte in jedem dieser Bereiche erzielen können. In diesem Leitfaden bieten wir sowohl Einblicke als auch praktische Schritte, um im Rahmen Ihrer Veranstaltungsabläufe eine nachhaltige Entwicklung voranzutreiben.

Veranstaltungen und Nachhaltigkeit: Eine sich wandelnde Beziehung

Laut Association Meetings International (AMI) verursacht ein einzelner Teilnehmer einer nationalen Konferenz täglich mehr als 1,89 Kilogramm Abfall, von dem ein Großteil auf Deponien landet. „Jeder, der schon einmal an einer Konferenz oder Messe teilgenommen hat, kann sehen, woher der Abfall stammt: massive Überschüsse an Lebensmitteln, Unmengen an Drucksachen, Goodie-Bags voller Werbematerialien [und] von Grund auf neu errichtete Ausstellungsflächen“, erklärt AMI. Weltweit ist nur ein sehr geringer Prozentsatz der Veranstaltungen in ökologischer Hinsicht wirklich nachhaltig oder klimaneutral. Doch Veranstaltungen können auf andere Weise einen enormen positiven Einfluss haben, insbesondere was den Aufbau von Gemeinschaften, die Förderung von Inklusion und die Ankurbelung des Wirtschaftswachstums betrifft – zum Beispiel in Regionen mit einkommensschwachen Einwohnern, die von Arbeitsplätzen im Veranstaltungsbereich profitieren. Veranstalter können:

• Materialien und Ressourcen von lokalen Unternehmen.
• Stellen Sie Arbeitskräfte vor Ort ein, insbesondere aus benachteiligten Bevölkerungsgruppen.
• Engagieren Sie sich bei lokalen Wohltätigkeitsorganisationen oder ehrenamtlichen Aktivitäten.
• Heben Sie in der Kommunikation und im Marketing die kulturellen Besonderheiten der Region hervor.
• Bringen Sie weltweit Gemeinschaften oder Führungskräfte zusammen, die sonst miteinander im Konflikt stehen.

Was versteht man unter Veranstaltungsnachhaltigkeit?

Veranstaltungsnachhaltigkeit bezieht sich auf die strategische Planung und die operativen Maßnahmen, die Umweltschäden verringern und gleichzeitig positive soziale und wirtschaftliche Auswirkungen verstärken. Dazu gehören Abfallvermeidung, CO₂-Management, verantwortungsbewusste Beschaffung, Initiativen zur Förderung der Vielfalt sowie transparente Berichterstattung. Eine starke Strategie zur Veranstaltungsnachhaltigkeit schafft ein Gleichgewicht zwischen ökologischer Verantwortung, finanzieller Leistungsfähigkeit und dem Erlebnis der Teilnehmer.

Nachhaltigkeit für Ihre eigene Veranstaltung definieren

Die Vereinten Nationen haben Nachhaltigkeit bekanntlich sowohl als Ziel als auch als Handlung definiert: „Die Bedürfnisse der Gegenwart zu befriedigen, ohne die Fähigkeit künftiger Generationen zu beeinträchtigen, ihre eigenen Bedürfnisse zu befriedigen.“ Dies dient als hilfreicher, altruistischer Leitfaden für Veranstaltungsleiter, die im Laufe der Zeit sowohl regional als auch global positive Veränderungen bewirken möchten. Doch auch kurzfristige regionale, organisatorische und finanzielle Vorteile sind möglich. Wenn Sie nachweisen, dass Ihre Veranstaltung wirklich nachhaltig ist, verbessern Sie Ihren Ruf bei Verbrauchern und Sponsoren, steigern Ihre Attraktivität als Arbeitgeber und Partner und fördern die Akzeptanz Ihrer Veranstaltung in den Gemeinden und an den Veranstaltungsorten. Ihre Transformation kann nicht über Nacht geschehen – die Messung von Verbesserungen im Laufe der Zeit ist der beste Weg, um damit zu beginnen. Wie wir zeigen werden, müssen Veranstalter Ziele setzen, Kennzahlen festlegen und sowohl praktische als auch realisierbare Methoden entwickeln, um diese Ergebnisse zu erzielen und die negativen Auswirkungen ihrer Aktivitäten zu mindern.

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Häufige Fehler bei Veranstaltern

Obwohl Nachhaltigkeit in vielen Organisationen ein zentrales Diskussionsthema ist, räumen Veranstaltungsplaner Nachhaltigkeitsinitiativen bei der Organisation ihrer Veranstaltungen oft keine Priorität ein. Dies liegt wahrscheinlich nicht an Nachlässigkeit oder böswilliger Absicht. Vielmehr sind ihre Defizite häufig auf einen oder mehrere häufige Faktoren zurückzuführen: Sie kennen keine konkreten Wege, um in diesen Bereichen Ergebnisse zu erzielen. Sie kennen die richtigen Kennzahlen zur Erfassung ihrer Fortschritte nicht. Sie sind nicht in der Lage, eine einheitliche Umsetzung dieser Ziele durch das Personal sicherzustellen. Angesichts dieser Faktoren sind Veranstaltungsplaner schlichtweg nicht darauf vorbereitet, ihre Nachhaltigkeitsinitiativen offiziell zu starten, geschweige denn, Fortschritte zu messen und konsistente Ergebnisse zu erzielen. Dies kann zu einem Teufelskreis aus Fehlern führen, der nur schwer zu durchbrechen ist.

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Fehler, die man vermeiden sollte

Nachhaltigkeit nur als Lippenbekenntnis. Führungskräfte betrachten Nachhaltigkeit als PR-Initiative und legen mehr Wert auf Marketing und Öffentlichkeitsarbeit als auf echte Ergebnisse. Jemandem im Unternehmen die Verantwortung übertragen – ohne klare Vorgaben. Führungskräfte ernennen einen „Nachhaltigkeitsbeauftragten“ oder eine ähnliche Position für einen bestehenden Mitarbeiter, der zwar keine Vorkenntnisse oder kein Verständnis für die Anforderungen dieser Rolle hat, aber die Kapazität besitzt, sich schnell einzuarbeiten. Die falschen Dinge messen. Führungskräfte legen zu viel Wert auf Aufgaben und Kennzahlen, die keine echten Ergebnisse in Sachen Nachhaltigkeit bringen, geschweige denn messbare Ergebnisse. Versäumnis, kontinuierliche Fortschritte in Gang zu setzen. Führungskräfte führen erste Gespräche über Aufgaben, KPIs und Ziele, die zur Erreichung der Nachhaltigkeitsziele notwendig sind, versäumen es jedoch, Benchmarks, „Check-ins“ oder Berichtsanforderungen für die für diese Ergebnisse verantwortlichen Mitarbeiter festzulegen. Führungskräfte müssen die Lücke zwischen Nachhaltigkeitsambitionen und -strategien – und dem operativen Wert – schließen. Glücklicherweise können benutzerfreundliche Systeme Teams dazu ermutigen, proaktiv zu werden, Informationen auszutauschen und gemeinsam auf die Erreichung ihrer Nachhaltigkeitsziele hinzuarbeiten.

8 Schritte zum Erfolg Ihrer Veranstaltung im Bereich Nachhaltigkeit

Um ein erfolgreiches Nachhaltigkeitsprogramm im Veranstaltungsmanagement zu entwickeln und umzusetzen, müssen Nachhaltigkeitsaspekte als Kernwerte verankert und Nachhaltigkeitsinitiativen anschließend fest in die Veranstaltungsabläufe integriert werden. Im Folgenden werden die wichtigsten Schritte näher beleuchtet, mit denen Veranstalter sicherstellen können, dass sie Nachhaltigkeit in die Praxis umsetzen und klar definierte, langfristige Nachhaltigkeitsziele erreichen – wobei sie sowohl gesetzliche Vorgaben als auch die Erwartungen ihres Publikums erfüllen.

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1. Machen Sie Nachhaltigkeit zu einer Priorität der Unternehmensleitung.

Nachhaltigkeit ist per Definition ein langfristiges Ziel – sie ist nichts, was Unternehmen einmalig „erledigen“ und dann ad acta legen können. Deshalb erfordert ein wirklich wirksamer Nachhaltigkeitsansatz die Unterstützung durch die Unternehmensführung. Dazu gehört, Nachhaltigkeitsinitiativen als Teil umfassenderer Unternehmensziele zu definieren, mit rollenspezifischen Leistungskennzahlen (KPIs) für Mitarbeiter und Teams. Zu den wichtigsten Schritten gehören: Die Zusammenarbeit mit Führungsberatern, um den Umfang Ihrer Initiativen festzulegen. Identifizierung der wichtigsten Risiken und Chancen innerhalb der bestehenden Betriebsabläufe. Entwicklung eines Leitbilds mit klaren Zielen auf der Grundlage dieser Erkenntnisse. Verpflichtung zu einem kulturellen Wandel durch einen iterativen Ansatz. Die Verantwortlichen müssen zudem eine oder mehrere Personen für Führungsrollen im Bereich Nachhaltigkeit auswählen. Entscheidend ist jedoch, dass sie die Rolle jeder Person und die entsprechenden Erfolgskriterien klar definieren. Führungskräfte im Bereich Nachhaltigkeit sollten zudem in der Lage sein, mit den Mitarbeitern so zu interagieren, dass diese ihre KPIs erreichen können.

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2. Legen Sie die richtigen Ziele für Ihr Unternehmen und Ihre Teams fest.

Die Verwirklichung Ihrer Ziele beginnt damit, zu definieren, wie Erfolg für Ihre Teams „aussieht“. Zu den Zielen können unter anderem das Erreichen einer CO₂-Neutralität, die Vermeidung von Deponieabfällen und die Erfüllung von Zielen zur Diversität bei der Personalbeschaffung gehören. Entscheidend ist jedoch, dass Führungskräfte die richtigen KPIs festlegen, um den Fortschritt bei jedem Ziel zu messen, und geeignete Kennzahlen entwickeln, die für jeden Bereich der Organisation gelten. Beispiele für mögliche Ziele und die damit verbundenen Abteilungen sind: Produktion: Reduzierung des Materialabfalls im Jahresvergleich, beispielsweise durch die Herstellung wiederverwendbarer Ausweise oder die Konsolidierung physischer Strukturen. Personalwesen: Festlegung und Erreichung von Zielen in Bezug auf Vielfalt sowie lokale Personalbeschaffung und Auftragsvergabe. Finanzen: Umsetzung von Kostensenkungsmaßnahmen bei Veranstaltungsaktivitäten mit hohem Abfallaufkommen. Beschaffung: Umstellung auf nachhaltigere Bezugsquellen und Versandmethoden.

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3. Passen Sie die richtigen Nachhaltigkeitskennzahlen an jedes Ihrer Teams an.

Nachhaltigkeitsinitiativen sind nur dann sinnvoll, wenn sie messbare Ergebnisse erzielen. Deshalb investieren erfolgreiche Veranstalter in Systeme, die ihnen helfen, wichtige KPIs zu verfolgen und alle Mitglieder der Organisation für die Erreichung ihrer Ziele zur Verantwortung zu ziehen. Zu den messbaren, erreichbaren KPIs könnten gehören: Reduzierung der Deponieabfallmenge pro Teilnehmer (kg). Vorrangige Nutzung von Strom aus erneuerbaren Energiequellen (kWh). Erhöhung des Anteils lokaler und vielfältiger Teammitglieder an der Gesamtbelegschaft (%). Steigerung der Spenden für wohltätige Zwecke durch die Organisation und die teilnehmenden Besucher ($).

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Es ist schwierig, die Ergebnisse im Tagesgeschäft voranzutreiben – geschweige denn, sie genau zu dokumentieren. Mit den richtigen digitalen Tools können Veranstalter jedoch dafür sorgen, dass Teammitglieder in ihren jeweiligen Funktionen problemlos über den aktuellen Stand informiert werden.

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4. Führen Sie eine ehrliche Bestandsaufnahme durch, die sich an Ihren Zielen orientiert.

Sobald Sie die Kennzahlen ermittelt haben, die für Ihr Unternehmen wichtig sind, müssen Sie eine ehrliche Bestandsaufnahme Ihrer aktuellen Situation in diesen Bereichen vornehmen. Das bedeutet, dass Sie Ihre aktuellen Daten und Vorgehensweisen analysieren müssen, um zu verstehen, wie weit Sie noch gehen müssen, um Ihre Nachhaltigkeitsziele zu erreichen. Auf dieser Grundlage ist es unerlässlich, einen Fahrplan für den weiteren Weg zu erstellen. Erstellen Sie einen Zeitplan für die Umsetzung der verschiedenen Komponenten Ihres Nachhaltigkeitsprogramms und benennen Sie Teammitglieder, die für die einzelnen Bereiche verantwortlich sind. Lassen Sie sich nicht entmutigen, wenn Sie noch viel Arbeit vor sich haben – auch kleine Fortschritte sind besser als gar keine.

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5. Digitalisieren Sie Ihre Kompetenzen.

Mit moderner Veranstaltungsmanagement-Software können Verantwortliche ganz einfach festlegen, welche Kennzahlen sie verfolgen möchten, und anschließend den einzelnen Beteiligten oder Teams entsprechende Aufgaben zuweisen. Integrierte Veranstaltungsort-Management-Software unterstützt Teams zudem dabei, den Energieverbrauch, die Raumnutzung und die Koordination mit Dienstleistern im Hinblick auf Nachhaltigkeitsziele zu überwachen. Plattformen, die hinsichtlich der Kennzahlen flexibel sind, ermöglichen es Organisationen, eigene Maßeinheiten festzulegen, die ideale Häufigkeit der Berichterstattung zu bestimmen, Erinnerungen und Benachrichtigungen für Mitarbeiter zu automatisieren und die Bemühungen aller Beteiligten direkt auf die Unternehmensziele abzustimmen. Letztendlich kann eine spezielle digitale Plattform zu einem hilfreichen Bestandteil langfristiger Nachhaltigkeitsinitiativen werden. So hilft beispielsweise Nachhaltigkeits-Tracking-Software Veranstaltern und Beteiligten dabei, KPIs auf ihrem Weg zu mehr Nachhaltigkeit zu erfassen und zu berichten, während sie gleichzeitig ihre umfassenderen operativen Bemühungen langfristig intensiv unterstützt.

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6. Nachhaltigkeit als wesentliche Funktion etablieren.

Oftmals besteht die größte Herausforderung für Veranstaltungsleiter darin, ihre Mitarbeiter zu motivieren und von ihnen Informationen über ihre Fortschritte bei wichtigen Nachhaltigkeitskennzahlen einzuholen. Teammitglieder haben möglicherweise Angst vor schlechten Leistungen oder tun sich einfach schwer damit, Nachhaltigkeitsmaßnahmen als Teil ihrer regulären Aufgaben zu etablieren. Software kann Veranstaltungsleitern dabei helfen, Mitarbeiter zur Rechenschaft zu ziehen und Defizite bei der Umsetzung ihrer Initiativen sichtbar zu machen. Außerdem kann sie Erinnerungen automatisieren und den Zugriff der Mitarbeiter auf Tools optimieren, die ihnen helfen, ihre Nachhaltigkeitsziele im Blick zu behalten.

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7. Standardisieren Sie die Berichterstattung durch abgestufte Zielsetzung und Gamifizierung.

Mit der Zeit wird die Nachhaltigkeitsberichterstattung in allen Organisationen ebenso selbstverständlich und unverzichtbar werden wie die Finanzberichterstattung. Andererseits sind Nachhaltigkeitsinitiativen weitaus integrativer als finanzielle Ziele, die oft an die Buchhaltung und die Führungsteams delegiert werden. Diese Integrativität – bei der sich jeder auf individuelle, aber einheitliche Weise an der Nachhaltigkeit beteiligt – eröffnet spannende Möglichkeiten für Gamification, Auszeichnungen, Belohnungen und Feierlichkeiten. Mit der richtigen Software können Veranstaltungsorganisatoren: Wichtige Details zu ihren jüngsten Nachhaltigkeitserfolgen speichern. die Details dieser Erfolge intern und extern teilen. Meilensteine feiern, zum Beispiel durch Bronze-, Silber- und Gold-Ranglisten. Teammitglieder inspirieren, indem sie echte nachhaltige Ergebnisse aufzeigen (z. B. CO2e-Reduktionen, lokales Wirtschaftswachstum).

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8. Nutzen Sie Ihre neuen bewährten Vorgehensweisen und Erfolge zu Ihrem finanziellen Vorteil.

Fortschritte im Bereich Nachhaltigkeit können für Veranstaltungen echte wirtschaftliche Vorteile mit sich bringen und dafür sorgen, dass sie Bußgelder aufgrund von Vorschriften vermeiden. Marketing- und PR-Teams können Erfolge im Bereich Nachhaltigkeit in ihren Kampagnen nutzen und diese sogar durch Sponsoring monetarisieren. Veranstaltungen, die soziale Verantwortung zeigen, wecken oft größeres Interesse bei potenziellen Besuchern und Ausstellern und erschließen so zusätzliche Einnahmequellen. Dies zeigt, dass Nachhaltigkeit eine kluge geschäftliche Entscheidung ist, von der die Branche profitiert – und darüber hinaus die Welt im weiteren Sinne, weit über Ihre Veranstaltung hinaus.

Man kann sich erst verbessern, wenn man anfängt.

Wenn Nachhaltigkeit zu einem festen Bestandteil der Entscheidungsfindung wird – wenn wichtige Nachhaltigkeitskennzahlen mit Entscheidungen im gesamten Unternehmen verknüpft werden –, werden sich langfristig Erfolge einstellen. Sie sollten damit rechnen, dass Sie Ihre Nachhaltigkeitsziele anfangs nicht ganz erreichen. Möglicherweise fällt es Ihnen zu Beginn schwer, die richtigen Kennzahlen zu ermitteln, Ihre Mitarbeiter zu motivieren oder all ihre Leistungen zu erfassen. Doch mit den richtigen Tools werden Sie Ihre Veranstaltung als Vorreiter in Ihrem Bereich positionieren. Sie werden Ihre Organisation als Vorreiter für Veranstaltungsnachhaltigkeit in Ihrer Branche positionieren. Entdecken Sie, wie integrierte Veranstaltungsmanagement-Software Ihnen helfen kann, Nachhaltigkeitskennzahlen zu verfolgen, Ressourcen zu verwalten und Teams auf messbare Ziele auszurichten.

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