Un système de réservation d'espaces en lignefacilite et accélère la réservation de salles de réunion dans les locaux de l'entreprise. Il rationalise le processus de gestion des espaces partagés en permettant aux utilisateurs de rechercher des salles, de vérifier leur disponibilité, d'effectuer des réservations, de commander des services de restauration et du matériel, et d'effectuer les paiements eux-mêmes. Ils peuvent vérifier la disponibilité en temps réel et gérer leurs propres réservations partout où ils ont accès à Internet.
Cette approche en libre-service élimine les tâches administratives inutiles, réduit les erreurs telles que les doubles réservations et améliore l'efficacité en supprimant les feuilles de calcul obsolètes et les allers-retours de communication. Un système de réservation d'espace en ligne vous fait gagner un temps précieux dans votre journée de travail. De plus, la simplicité d'utilisation encourage les employés à venir au bureau et à utiliser l'espace.
Comment fonctionne la réservation d'espace en ligne
Pour démontrer la facilité d'utilisation d'un logiciel de réservation d'espaces en ligne et la manière dont il peut transformer l'expérience de réservation au sein de votre organisation, examinons un scénario hypothétique :
C'est l'heure du team building ! Vous avez été chargé d'organiser la réunion de tout le monde sur place afin qu'ils puissent se rencontrer en personne. Il s'agit d'un événement qui dure toute la journée, donc le déjeuner sera fourni. Il y a deux façons de faire cette réservation : la façon facile ou la façon difficile. Bon, peut-être que « la façon difficile » est un terme trop sévère. Appelons plutôt cela « la façon traditionnelle ».
La méthode traditionnelle.Tout d'abord, vous devez vérifier quels espaces sont disponibles à la réservation le jour de votre événement. Vous envoyez une demande de réservation à Becky, la personne qui gère les locaux. Malheureusement, Becky est occupée lorsqu'elle reçoit votre demande et ne peut pas y répondre immédiatement.
Pendant que vous attendez que Becky confirme sa disponibilité, vous commencez à organiser le repas. Votre équipe compte 12 personnes, et vous savez qu'il sera difficile de choisir un menu qui plaira à tout le monde. Vous envoyez donc un e-mail à chacun pour leur demander ce qu'ils souhaitent manger. Problème résolu, n'est-ce pas ? Pas si vite. Tom est allergique aux arachides, Rashaad suit un régime cétogène et Alice est végétalienne. Hum...
Pendant que vous réfléchissez à ce que vous allez faire pour le déjeuner, Becky vous répond enfin avec une mauvaise nouvelle : la salle que vous souhaitez réserver n'est pas disponible le jour où vous en avez besoin. Heureusement, il existe un deuxième espace de taille similaire que vous pouvez utiliser. Becky vous demande de remplir une nouvelle demande de réservation et vous êtes prêt à vous lancer...
… jusqu'à ce qu'Erikah vous rappelle qu'elle doit travailler à distance ce jour-là pour faire réparer sa climatisation. Elle vous en avait informé à l'avance, mais cela vous est sorti de l'esprit dans le chaos des réservations. Elle viendra au bureau une fois les réparations terminées, mais en attendant, elle devra se connecter à distance. La salle que vous avez réservée dispose-t-elle de l'équipement audiovisuel nécessaire pour cela ? Non ? Retournez voir Becky pour lui soumettre une nouvelle demande de réservation pour une autre salle.
À présent, vous êtes agité et frustré. Et le déjeuner n'est toujours pas organisé. Ce qui devait être un événement de team building amusant s'est transformé en une charge de travail supplémentaire pour vous. Les processus de réservation manuels prennent beaucoup de temps et peuvent dissuader les gens de réserver des espaces partagés. C'est tout simplement trop compliqué.
Examinons maintenant le même scénario en utilisant un logiciel de réservation d'espace en ligne, autrement dit « la méthode facile ».
La méthode facile. Dès quevous avez fixé la date de l'événement de team building, vous vous rendez sur le portail de réservation en ligne de votre organisation. Vous pouvez immédiatement voir toutes les salles disponibles à cette date, ainsi que des informations détaillées telles que leur capacité d'accueil, leur mobilier et leur équipement audiovisuel. Vous faites votre choix, saisissez les informations relatives à la réunion, y compris les besoins en restauration (plus d'informations à ce sujet ci-dessous), et réservez officiellement la salle en quelques minutes.
Revenons maintenant au service traiteur. Après avoir réservé la salle, vous affichez un menu avec des photos et des descriptions détaillées qui vous permettent de répondre facilement aux besoins et aux préférences alimentaires de chacun. Vous sélectionnez vos plats et ajoutez les instructions de livraison pour le traiteur. Une fois la commande finalisée, vous effectuez le paiement directement sur le portail. Quelques secondes plus tard, vous recevez un e-mail de confirmation automatique que vous pouvez consulter jusqu'au jour de l'événement.
C'est fait ! L'événement est réservé, le déjeuner est servi et tout le monde est content sans que vous ayez eu à passer des coups de fil, remplir des formulaires ou rédiger des e-mails.
Pourquoi votre organisation a besoin d'un système de réservation d'espaces en ligne
Ungerboeck travaille en étroite collaboration avec des entreprises et des sites événementiels du monde entier, dont beaucoup commencent à revenir au bureau au moins quelques jours par semaine. Nous comprenons que les événements et les salles de réunion sont des facteurs importants pour inciter les gens à revenir. Des séances d'intégration aux présentations aux clients, en passant par de simples occasions de collaboration entre employés, toutes les organisations ont besoin d'espaces de réunion fonctionnels, de salles de conférence et d'autres espaces partagés.
Les principaux clients et parties prenantes peuvent également profiter du système de réservation d'espaces en ligne d'Ungerboeck. Certaines entreprises proposent leurs espaces de bureau comme avantage à leurs meilleurs clients, qui peuvent alors les utiliser pour organiser leurs propres événements et réunions d'entreprise. Le système de réservation d'espaces en ligne d'Ungerboeck peut être configuré de manière à donner aux invités externes un accès restreint au portail de réservation de votre entreprise. Les utilisateurs externes peuvent alors vérifier les disponibilités et réserver des salles sans perturber vos réunions et événements internes.
La pandémie de COVID-19 a révolutionné la façon dont les gens travaillent dans le monde entier. Les modèles de travail à distance et hybrides sont susceptibles de perdurer, malgré l'assouplissement des restrictions dans la plupart des pays. Bien que le retour au bureau présente de nombreux avantages, il est important que les entreprises trouvent de nouveaux moyens d'encourager la collaboration entre les équipes, quel que soit l'endroit où se trouvent leurs employés. Faciliter la réservation d'un espace sur site est un excellent moyen de répondre à cette nouvelle flexibilité.
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