Qu'est-ce qu'un lieu événementiel intelligent ?

Dans ce blog, je parle de notre vision de ce qui fait qu'un lieu est un lieu (d'événementiel) intelligent.

Nous sommes nombreux à connaître le concept de bâtiment intelligent. Il s'agit de toute structure qui utilise des capteurs et d'autres technologies pour automatiser les fonctions et les opérations d'un bâtiment. Les capteurs peuvent allumer et éteindre les lumières et les escaliers roulants, régler le chauffage et la climatisation, gérer les systèmes de sécurité, la signalisation et d'autres infrastructures en fonction de l'utilisation du bâtiment. Ces types d'automatisation et de technologies rendent l'infrastructure d'un bâtiment ou d'un lieu plus intelligente et plus efficace à exploiter. Si les lieux sont fiers d'investir massivement dans la transformation intelligente d'un bâtiment, ce n'est là qu'un des ingrédients qui font d'un lieu un lieu (d'événement) intelligent.

Qu'est-ce qui différencie un lieu événementiel intelligent d'un bâtiment intelligent ?

Un lieu intelligent est un lieu qui offre :

1. Un excellent résultat financier (rendements et impact économique).
2. Une joie pour les planificateurs, les partenaires et les employés avec qui travailler.
3. Contribue à créer des expériences mémorables pour les visiteurs.

Un lieu événementiel intelligent consiste donc à exploiter les atouts d'un bâtiment et à les associer à des technologies de l'information, des processus et des services afin d'obtenir les résultats susmentionnés.

Dans le secteur événementiel actuel, les attentes en matière de service et de technologie sont élevées. Dans un lieu événementiel, tous les prestataires de services doivent adhérer à l'idée de faire de ce lieu un lieu événementiel intelligent. Les lieux intelligents prospèrent parce qu'ils fidélisent leur clientèle et créent une culture organisationnelle qui permet aux employés de s'épanouir professionnellement. Les propriétaires doivent eux aussi penser en termes de lieux intelligents et non de bâtiments intelligents afin d'obtenir les résultats escomptés, qu'il s'agisse de résultats financiers, de réputation ou d'utilisation.

Voici notre cadre qui passe en revue les éléments qui composent un lieu intelligent.

Présentation des lieux intelligents

Tout d'abord, un lieu intelligent a besoin d'une plateforme de données immersive qui touche tous les aspects de l'activité, du stationnement à l'enregistrement, en passant par les fonctions, les places assises, la restauration, la facturation, etc. Tous les points de contact et toutes les expériences doivent être reliés par une plateforme technologique immersive et complète qui crée une autoroute de l'information.

Deuxièmement, les processus mis en place dans un lieu intelligent doivent être fluides. Les centaines d'éléments qui composent l'événement ne doivent pas donner l'impression d'être des étapes distinctes avec des barrières. Les changements doivent être possibles grâce à un flux d'informations qui informe toutes les parties concernées de tous les ajustements.

Troisièmement, les équipes travaillant dans des lieux/événements intelligents doivent collaborer afin d'améliorer l'expérience. En fin de compte, ce sont les personnes qui offrent les expériences.

Plateforme de données immersive

Complet. Intuitif. Intelligent. Tels sont les piliers d'une plateforme de données immersive nécessaire pour héberger des informations sans les contraintes des silos organisationnels ou des clivages départementaux. Non seulement les données du système sont faciles à consulter, mais elles nous aident également à prendre rapidement de meilleures décisions. Les données sont toutes reliées entre elles, précises et accessibles.

« Complet » signifie que le système touche tous les aspects de votre activité. Le secteur événementiel traite de nombreux points de contact et préférences qui évoluent et changent constamment. Il s'agit notamment des dates, des heures, du nombre de participants, des fonctions, des préférences alimentaires, des stocks, des équipements audiovisuels, de la gestion des foules, de la main-d'œuvre, de la sécurité, du chargement, de l'installation, de la facturation, des paiements, etc. Si certains de ces éléments, tels que les stocks, se trouvent dans un tableur Excel ou dans un autre système, des étapes supplémentaires sont nécessaires pour accéder à ces informations, les maintenir à jour et les utiliser. Dans ce cas, la plateforme d'information n'est ni complète ni en temps réel. Sans une plateforme complète et en temps réel, il faut consacrer beaucoup d'argent, de temps et de ressources pour consolider et vérifier les différents éléments de données. Cela ne rend pas un lieu intelligent.

Les plateformes d'information doivent également être intuitives et conçues pour le secteur événementiel. Chaque utilisateur doit pouvoir utiliser facilement la plateforme et prendre plaisir à l'utiliser. Si elle est difficile à utiliser ou à accéder, les données resteront enfermées dans le système. À l'heure actuelle, les outils technologiques doivent être visuels. Il est essentiel de pouvoir partager facilement des informations avec d'autres personnes, qu'il s'agisse de collègues, de clients, de partenaires ou de participants. Le flux de données doit être naturel et facile.

Enfin, notre plateforme d'information doit être intelligente. Le logiciel doit guider l'utilisateur afin qu'il prenne les bonnes décisions en connaissance de cause et l'empêcher de prendre de mauvaises décisions. Imaginons, par exemple, qu'une personne souhaite modifier sa commande de restauration. Dans un lieu intelligent, cela devrait être possible avec un minimum d'efforts. Le système devrait guider cette modification en tenant compte du personnel et des stocks disponibles. Ou si un exposant souhaite bénéficier de services supplémentaires, le système lui propose les options disponibles à ce moment-là.

Processus sans friction

Le deuxième élément important d'un lieu intelligent concerne les processus. Ceux-ci doivent être fluides. La fluidité est l'expérience que l'on ressent lorsqu'on n'a pas l'impression qu'il y a plusieurs petites étapes distinctes qui s'enchaînent. La mise en place de processus fluides permet de libérer la valeur d'une plateforme d'information immersive. Pour atteindre cette fluidité, il faut une transparence de l'information, une agilité pour changer de cap et un flux continu.

Pour garantir le bon déroulement des processus, la transparence des informations et des ressources est essentielle. Permettre aux clients et aux partenaires de participer à la planification et à l'exécution élimine les obstacles et encourage la collaboration. Le partage des prix, des stocks et des ressources avec vos partenaires, vos planificateurs et vos clients permet à ces derniers d'optimiser les ressources et les expériences. Cette transparence doit se poursuivre tout au long de l'exécution de l'événement, en partageant ouvertement l'état d'avancement de toutes les étapes, afin que chacun puisse aider à résoudre les exceptions qui pourraient survenir.

De nos jours, être agile et itératif est un mode de vie. L'itération pour améliorer une idée précédente est attendue et personne ne veut être empêché d'apporter des changements plusieurs semaines ou mois à l'avance. Traditionnellement, la planification d'événements et la gestion de sites n'ont pas été itératives ou agiles. Nous avons toujours tendance à vouloir tout savoir à l'avance et tout planifier. En combinant transparence et agilité, vous créez une expérience complètement différente. Toutes les demandes de modification ne doivent pas nécessairement commencer par « Oh, vous arrivez trop tard » ou « Oh, vous auriez dû vous décider plus tôt ». Grâce à une approche agile et flexible, tout est mis sur la table et tous les participants au processus peuvent collaborer et itérer, ce qui se traduit par une expérience de planification et de conception plus dynamique.

Enfin, être continu signifie que tout se déroule naturellement. Vous n'avez pas l'impression qu'il y a un processus de vente, puis un processus de planification, puis une équipe et un processus différents pour la mise en place et la livraison. Aujourd'hui, dans de nombreux lieux, il existe de nombreux points de rupture, transferts et transitions qui augmentent le risque d'erreurs et de fautes. Au contraire, dans un lieu intelligent doté d'un processus continu, le système et l'équipe communiquent de manière proactive à chaque étape et à chaque jalon. Le dialogue ressemble davantage à « Vous vous souvenez des articles que vous avez récemment ajoutés ? Ils ont déjà été commandés pour vous. » Et « Oui, la salle est déjà installée pour vous. » Le flux continu de notifications avec des visuels est vraiment rassurant pour tout le monde tout au long de l'expérience.

Personnes collaboratives

Enfin, un lieu intelligent a besoin de personnes collaboratives. Mais il ne s'agit pas seulement des personnes. De nombreux employés sont désireux de fournir un excellent service. Cependant, s'ils ne sont pas habilités à le faire, ils ne sont alors que des personnes sympathiques avec un beau sourire, mais incapables de résoudre les exceptions. Pour être efficaces, ils doivent être 1) informés et 2) habilités.

Pourquoi est-ce que je parle d'information ? Nous avons besoin que les membres de nos organisations aient accès à l'information à tout moment. Cette approche est complètement différente de la mentalité du « besoin d'en connaître ». L'époque où l'accès à l'information était limité et où les rapports et les ordres de travail étaient imprimés sur papier est révolue. Nous devons fournir beaucoup plus d'informations à nos équipes afin qu'elles puissent non seulement gérer les situations favorables, mais aussi prendre les choses en main lorsque les choses tournent mal. En adoptant cette approche informée, nous obtenons des employés enthousiastes qui savent ce qui se passe et sont équipés des bons outils pour agir.

Une fois que nous avons rendu l'information accessible, nous devons responsabiliser les gens. Responsabiliser ne se limite pas à dire aux employés et aux sous-traitants que s'ils voient quelque chose qui doit être fait, ils doivent le faire. Cela nécessite également de modéliser, de reconnaître et de récompenser les bons comportements, ainsi que de fournir des outils tels que la possibilité d'effectuer des paiements ou de consulter facilement les stocks. C'est à ce moment-là que vous commencerez à observer les employés reconnaître les situations et prendre des mesures. « Oh, vous avez besoin d'un écran supplémentaire ici ? Très bien, je peux vous l'apporter. » « Êtes-vous prêt à payer ici ? Je peux m'en occuper immédiatement. » Et voilà, c'est fait.

En résumé, nous devrions tous nous efforcer de disposer d'une plateforme de données immersive, de processus fluides et d'une équipe collaborative. Si nous y parvenons, nous transformerons nos bâtiments intelligents en lieux événementiels intelligents. Au final, les lieux intelligents offrent des résultats financiers, un impact économique, une facilité d'organisation et des expériences incroyables pour les visiteurs, tout cela avec les mêmes contraintes, dans les mêmes bâtiments et avec la même infrastructure.

Grâce à un lieu intelligent, nous pouvons obtenir des résultats exceptionnels lors d'événements.