Comment les organisateurs de salons professionnels peuvent attirer et fidéliser les exposants

Cet article a été initialement publié le 7 novembre 2023 et mis à jour pour la dernière fois le 2 juillet 2024.  

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De bonnes nouvelles se profilent à l'horizon pour les centres de congrès et les organisateurs de salons professionnels. Selon les dernières projections de Globex 2023, le rapport annuel sur le secteur des salons professionnels publié par Stax, les plus grands marchés mondiaux des salons professionnels connaissent une forte reprise après la pandémie de COVID-19 et devraient dépasser leur taille de 2019 pour atteindre une valeur de 32,5 milliards de dollars d'ici 2025. Pour les organisateurs de salons professionnels, cette reprise représente à la fois une opportunité et une concurrence accrue pour les réservations des exposants. Pour rester compétitifs, les organisateurs de salons professionnels doivent clairement démontrer leur valeur aux exposants, qu'ils soient nouveaux ou fidèles.

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Tout d'abord, les organisateurs de salons professionnels doivent prouver qu'ils comprennent les objectifs commerciaux des exposants et fournir une plateforme à fort impact qui génère des résultats mesurables. Pour ce faire, ils doivent être en mesure de communiquer les objectifs de l'événement, c'est-à-dire, en bref, le type de visiteurs qu'ils espèrent attirer, leur nombre et la manière dont ils comptent les inciter à s'inscrire. 

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Deuxièmement, les organisateurs de salons professionnels doivent clairement montrer comment la participation à l'événement générera un retour sur investissement grâce à des prospects, des partenariats et la visibilité de la marque. Ils doivent promouvoir les marques et les produits des exposants afin de les aider à ouvrir de nouveaux marchés et canaux de distribution. À cet égard, les organisateurs de salons et les planificateurs d'événements doivent fournir des données pertinentes, telles que les statistiques de fréquentation passées, les commentaires des clients et d'autres informations pertinentes pour soutenir les objectifs de leur événement. 

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Dans ce guide, nous explorons les principaux défis auxquels sont confrontés les organisateurs de salons professionnels pour attirer et fidéliser les exposants, ainsi que les stratégies éprouvées qui permettent d'augmenter le nombre de réservations année après année.

5 raisons pour lesquelles les organisateurs de salons professionnels perdent des exposants 

Avec autant de salons professionnels, congrès, expositions et autres événements organisés à travers le monde, la vente d'espaces et la réservation de stands pour les événements à venir sont très concurrentielles. Voici les principaux défis auxquels sont confrontés les organisateurs d'expositions lorsqu'ils tentent d'attirer et de fidéliser les exposants pour leurs événements :

1. Restrictions budgétaires

Le coût des déplacements a considérablement augmenté, ce qui rend les budgets serrés lorsqu'il s'agit d'exposer et d'envoyer du personnel à des événements. Si un organisateur d'événements potentiel ne dispose pas du budget nécessaire, il ne réservera pas de stand ou d'espace. Dans ce cas, les organisateurs d'événements devraient les encourager à s'inscrire en tant que visiteurs afin qu'ils puissent découvrir le salon et envisager d'allouer des fonds à l'exposition à l'avenir.

2. Retour sur investissement attendu

Participer à des congrès et à des salons professionnels peut s'avérer coûteux pour les exposants potentiels. Par conséquent, ceux-ci doivent être convaincus du retour sur investissement (ROI) potentiel (y compris les prospects générés, la valeur des contrats potentiels, les ventes converties et les nouveaux canaux de distribution ou partenariats) avant de réserver un stand.

3. Concurrence d'autres événements

Les salons professionnels nouveaux et existants, ainsi que d'autres événements, rendent difficile l'attraction de nouveaux exposants et l'encouragement à renouveler les réservations de stands et d'espaces chaque année. Les organisateurs de salons professionnels doivent continuellement faire évoluer leurs événements afin de rester pertinents et compétitifs. Cela implique notamment de renouveler la programmation, d'améliorer le ciblage des participants et d'élargir les possibilités de réseautage, tant sur le salon qu'en dehors.

4. Faible taux de fréquentation et qualité médiocre des visiteurs

Si un événement ne parvient pas à attirer suffisamment de visiteurs et de participants pertinents, les exposants potentiels ne seront pas incités à réserver ou à renouveler leur réservation. C'est pourquoi les organisateurs de salons doivent suivre la fréquentation, y compris les données démographiques détaillées, afin de démontrer le succès de l'événement et de confirmer la présence des décideurs. 

5. Expérience acquise lors d'événements passés

Les exposants et les visiteurs doivent avoir confiance dans le fait que le lieu et les fournisseurs impliqués dans l'événement leur offriront une expérience agréable. Une mauvaise expérience lors d'un événement passé peut décourager la participation à de futurs événements. Les expositions, les salons professionnels et les événements connexes constituent un pilier coûteux de la stratégie marketing d'une entreprise. Il est donc essentiel que l'événement soit efficace et de grande qualité.

Stratégies clés pour attirer les exposants 

Pour attirer et fidéliser les exposants, les organisateurs de salons doivent s'engager à comprendre leurs besoins et continuer à trouver des moyens d'améliorer leur expérience événementielle. Voici les principales stratégies que les organisateurs de salons peuvent mettre en œuvre pour attirer de nouveaux exposants et fidéliser ceux qui existent déjà :

1. Comprendre les exposants potentiels

Si vous souhaitez attirer et fidéliser les exposants pour vos stands et espaces lors de vos événements, ceux-ci doivent être convaincus que vous comprenez leurs besoins et vous devez leur démontrer en quoi votre événement correspond à leurs objectifs. Voici quelques mesures que vous pouvez prendre pour mieux comprendre vos exposants potentiels : 

• Personnalités des acheteurs : créez des profils détaillés des acheteurs afin de comprendre qui sont vos acheteurs potentiels. 

• Sonder les exposants : sonder les exposants passés et potentiels afin de comprendre leurs défis et leurs objectifs actuels. 

• Étude de marché : étudiez le secteur d'activité auquel appartiennent vos exposants potentiels afin de comprendre les opportunités et les menaces qui pèsent sur le marché sur lequel ils opèrent.
• Autres facteurs externes : examinez comment d'autres facteurs extérieurs à leur secteur d'activité peuvent également avoir un impact sur leurs activités, tels que la conjoncture économique, les tendances, les attentes des consommateurs, le paysage politique, etc.

2. Capture et présentation des indicateurs clés

Chaque organisateur de salon préparera des outils de vente, tels qu'un prospectus, afin de présenter aux exposants potentiels ce qu'ils peuvent attendre de l'événement. Il est essentiel d'inclure les indicateurs clés suivants dans votre présentation afin de démontrer la valeur potentielle du salon et d'encourager les exposants à réserver : 

• Commentaires des anciens exposants : fournissez aux exposants potentiels les commentaires des événements passés afin qu'ils puissent lire ce que les anciens participants et exposants ont dit à propos de l'événement. 

• Données relatives à la fréquentation : fournissez un résumé du nombre de visiteurs lors des événements passés et des types de visiteurs qui y ont assisté, y compris des informations démographiques clés telles que leur provenance, leur fonction, etc. Plus leur empreinte et leur pouvoir décisionnel sont mondiaux, mieux c'est.
• Données sur les exposants : fournissez un résumé des anciens exposants et des principales entreprises déjà inscrites pour le prochain événement. Si les acheteurs potentiels voient que leurs concurrents seront présents, cela peut les inciter à réserver leur place. Veillez également à partager les réussites des anciens exposants qui ont su tirer parti de l'événement pour accélérer leur croissance. L'utilisation d'un logiciel centralisé de gestion d'événements permet aux organisateurs de suivre les tendances en matière de réservations, de consulter l'historique des exposants et d'identifier les comptes à forte valeur ajoutée pour les recontacter en vue d'un renouvellement.

3. Comment créer des expériences événementielles innovantes

Avant tout, l'objectif de tout organisateur d'exposition qui planifie un salon professionnel ou un congrès à venir doit être d'offrir une expérience mémorable qui facilite les relations commerciales entre les visiteurs et les exposants et génère des prospects et des ventes potentiels. Pour ce faire, les organisateurs d'expositions doivent sans cesse se dépasser pour créer des expériences modernes et innovantes qui répondent aux attentes de toutes les parties prenantes, voire les dépassent. Les logiciels modernes destinés aux centres de congrès peuvent y contribuer, mais il existe également d'autres stratégies clés à garder à l'esprit. Voici quelques exemples de moyens permettant aux organisateurs de salons professionnels de garantir le succès de leurs événements : 

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Intégrer des plans d'étage contemporains 

La disposition et la conception des plans d'étage des événements sont essentielles pour diriger la circulation des piétons et favoriser les relations commerciales fructueuses. Un plan d'étage bien structuré peut renforcer l'engagement et l'interaction entre les participants, ce qui améliore finalement l'expérience globale de l'événement et maximise les opportunités commerciales. 

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Expérimentez des opportunités de réseautage innovantes 

Des cocktails de bienvenue aux programmes destinés aux acheteurs invités, il existe de nombreuses façons d'encourager le réseautage au-delà des simples visites des stands et des kiosques lors des salons professionnels et autres événements. Les organisateurs de salons professionnels doivent envisager des moyens nouveaux et différents de mettre en relation les exposants et les visiteurs, notamment : 

• Ateliers interactifs et masterclasses : dynamisez vos sessions éducatives grâce à des éléments collaboratifs qui encouragent les participants au salon à s'impliquer. 

• Zones spécifiques à chaque secteur : organisez l'agencement du salon afin de créer des zones spéciales pour les secteurs similaires, afin de créer un pôle collaboratif de professionnels partageant les mêmes idées. 

• Rencontres et réseautage basés sur l'intelligence artificielle (IA) : utilisez l'apprentissage automatique pour mettre en relation les participants avec des personnes susceptibles de les intéresser.  

• Zones de bien-être et de pleine conscience : créez des espaces calmes où les participants au salon peuvent se déconnecter et se détendre.  

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Utiliser les technologies modernes 

La technologie joue un rôle essentiel dans l'amélioration de l'expérience des salons professionnels. Voici quelques exemples clés de technologies modernes utilisées par les organisateurs d'événements avant-gardistes : 

• Chatbots pour l'assistance événementielle: fournissez une assistance aux participants à un salon professionnel grâce à un élément de chat utile et non intrusif.  

• Technologie Beacon pour les offres géolocalisées : aidez les participants à trouver les activités de l'événement qui se déroulent à proximité.   

• Réalité virtuelle (RV) et réalité augmentée (RA) pour les démonstrations de produits: intégrez la technologie pour montrer le fonctionnement des produits.   

• Applications mobiles événementielles vs outils contemporains de suivi des participants tels que la RFID, la reconnaissance faciale, etc. : rationalisez l'enregistrement et l'inscription grâce à une technologie qui identifie les personnes qui franchissent les portes.  

• La gamification comme expérience immersive : défiez les attentes et ajoutez un élément ludique et interactif qui transporte les participants au salon dans un autre monde. 

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Sécuriser des lieux d'accueil attrayants 

Le lieu d'accueil est un facteur clé dans le processus décisionnel d'un exposant. Le lieu donne le ton à l'événement et son accessibilité, son emplacement et sa proximité avec les principaux acteurs du secteur jouent un rôle crucial dans la décision d'un exposant potentiel de réserver un espace.  

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Les organisateurs d'événements doivent choisir un lieu central et facilement accessible afin d'attirer les exposants et les visiteurs. La durabilité est également un sujet de plus en plus important. Les centres de congrès et les lieux d'événements peuvent montrer la voie en soutenant les organisateurs d'expositions qui souhaitent créer des événements durables. 

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De nombreux organisateurs de salons professionnels s'appuient également sur des logiciels intégrés de gestion des sites pour coordonner l'attribution des espaces, l'aménagement des sols, la logistique des fournisseurs et la planification des ressources. Cela garantit une expérience fluide tant pour les exposants que pour les participants.

Comment les organisateurs de salons professionnels peuvent augmenter leurs réservations grâce à la technologie appropriée

Pour les organisateurs de salons professionnels, la technologie n'est plus une option. Pour rester compétitifs, ils doivent investir dans des systèmes qui rationalisent les ventes, les réservations, les rapports et la communication avec les exposants. Les logiciels intégrés de gestion d'événements et de gestion de sites permettent d'éliminer les processus manuels, de réduire les erreurs et d'offrir la visibilité nécessaire pour prendre des décisions plus éclairées. Cependant, les organisateurs de salons doivent continuer à revoir et à améliorer leurs stratégies pour attirer et fidéliser les exposants afin d'assurer le succès continu de leurs événements. Pour ce faire, ils doivent consacrer du temps à comprendre les besoins des exposants potentiels, à leur montrer comment leur événement peut les aider à atteindre leurs objectifs commerciaux et à créer des expériences événementielles innovantes pour les encourager à réserver et à renouveler leur réservation pour de futurs événements. 

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Momentus Technologies permet aux organisateurs de salons professionnels de mettre en place des expositions hautement performantes grâce à une solution logicielle spécialement conçue à cet effet. Grâce à des outils de gestion de la relation client (CRM), de vente, de réservation, de comptabilité et de reporting réunis sur une seule et même plateforme, les organisateurs bénéficient d'une visibilité totale sur les performances des exposants et le fonctionnement du site. Avec des suites CRM, de vente, de réservation, de gestion événementielle, de comptabilité et de reporting réunies en un seul endroit, les organisateurs de salons professionnels organisent des événements plus importants et de meilleure qualité grâce à Momentus et à sa suite intégrée de solutions.  

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